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6 hábitos que debes cambiar tras la nueva Ley de Protección de datos

6 hábitos que debes cambiar tras la nueva Ley de Protección de datos

Ya han pasado 3 años de la entrada en vigor del Reglamento Europeo en materia de Protección de Datos, conocido como RGPD. Por eso, hoy queremos recordar 6 hábitos que debes aplicar en tu empresa para cumplir la Ley de Protección de Datos y RGPD:

 

1. Protege tu equipo informático

Seguro que confías plenamente en tu entorno de trabajo y muchas veces, cuando te levantas a realizar alguna gestión, dejas abierta tu sesión en el ordenador, porque reconozcámoslo, nos da mucha pereza introducir la contraseña de nuevo e iniciar sesión.

Tras el RGPD lo correcto sería dejar bloqueado tu equipo cuando te ausentes de tu puesto de trabajo. Y por supuesto, no compartir tus contraseñas, ni apuntarlas en lugares visibles. Estos gestos ayudarán a proteger el contenido de tu ordenador.

Ahora que el teletrabajo se ha extendido en muchas empresas, se ha incrementado el uso de memorias externas y USB con datos de clientes o claves. Estos deben ser custodiados debidamente.

Otro hábito saludable es no guardar contraseñas importantes en el «llavero» de Google Chrome o Mozzilla. ¿Sabías lo fácil que resulta para cualquier informático averiguar tus contraseñas desde este llavero?

 

2. Vigila estos detalles cuando envíes email 

Uno de los pasos fundamentales para adaptarse al RGPD es cambiar la firma de tu email, incluyendo las referencias normativas al Reglamento, e informando al usuario al que se envía sobre sus derechos y obligaciones de confidencialidad.

Y por supuesto, se debe especificar qué fin se dará a sus datos y a quién deben dirigirse en caso de no querer que se le continúen enviando emails.

Muy importante: Suele ser el error habitual, cuando envíes un email a varias personas, utiliza siempre la opción CCO. Es decir, con copia oculta. Esto te evitará muchos problemas, ya que si no lo utilizas, estarás enviando el contacto de email de personas a un tercero sin su autorización.

Y por último, todo el personal debe ser informado sobre el uso de internet y correo corporativo, que debe ser sólo con fines profesionales.

 

3. Mantén tu espacio ordenado y sin documentación confidencial

Aquí más de uno/a se estará llevando las manos a la cabeza, porque cuidar este tipo de detalles en pleno mes de impuestos puede ser una locura, ¿verdad?

El RGPD afecta a todos los datos, también a los incluidos en documentos impresos. Si por algún motivo alguno de estos datos llegan a personas inadecuadas, puede suponer un riesgo para tu empresa.

Si dispones de archivo físico, lo recomendable es que establezcáis un protocolo para su uso y que todos los documentos que allí se guardan estén protegidos de alguna manera. Por ejemplo, una cámara de seguridad o un cierre con llave.

En el caso de usar una impresora o escáner, no olvides retirar los originales y todas las copias que hayas hecho.

 

4. Atender adecuadamente a los clientes que quieren ejercer sus derechos 

Tras la entrada en vigor del Reglamento recibimos infinidad de emails informando sobre las políticas de privacidad, sobre el uso de tus datos, y ya llega un momento que ni los leemos, ¿verdad?

Bien, pues debes saber que en la mayoría de ellos te informan sobre tus derechos como usuario, con la entrada en vigor de la nueva normativa tienes derecho a ser informado sobre los datos que constan sobre ti, a su rectificación, y por supuesto a solicitar la baja si no deseas recibir más emails comerciales.

Esto te puede ocurrir también con tus clientes, que te soliciten ejercer sus derechos.

Es fundamental que todas las solicitudes de baja se atiendan adecuadamente y se les dé una respuesta ágil confirmando la baja en tu base de datos.

Y más importante aún, si han solicitado la baja, debes recopilar todas estas solicitudes para evitar enviarle emails de nuevo por error.

Si utilizas alguna herramienta para el envío de email como Activecampaign o Mailchimp, suelen tener un listado donde se almacenan todos los email que han solicitado su baja del fichero e impiden que se le envíen nuevos email a los usuarios incluidos.

 

5. Disponer de un consentimiento informado para recoger los datos

A la hora de recoger los datos de clientes, bien sea vía online, como de forma impresa, tus formularios deben contener un consentimiento informado donde les facilites todos los detalles sobre el uso de esos datos.

El consentimiento informado debe permitir que haya una aceptación «libre, específica, informada e inequívoca por la cual el interesado acepta, mediante clara acción afirmativa, el tratamiento de sus datos personales». Como puede ser por ejemplo, la marcación de un «check box» antes de enviar un formulario en tu web.

En caso de incidencia, tu empresa estará obligada a demostrar que cuenta con ese consentimiento informado para usar los datos de los clientes.

 

6. Conserva los datos según los plazos legales

Algo que también se debe cumplir con rigurosidad, tras la entrada en vigor del RGPD son los plazos de conservación de los documentos.

Según indica el Reglamento, no se deben conservar estos datos más allá del necesario para cumplir con el servicio o del tiempo legalmente establecido.

Normalmente en un despacho profesional este tiempo puede oscilar entre 4 y 10 años, por motivos relacionados con la Ley de prevención de blanqueo de capitales y para atender a posibles requerimientos de las autoridades.

A continuación te ofrecemos un resumen de lo más destacado y sus referencias normativas:

  1. Datos contables y mercantiles: 6 años. (Artículo 30 CC).
  2. Datos fiscales (liquidaciones, deuda, devoluciones, etc..): 4 años. (Artículo 66 de la Ley 58/2003).
  3. Seguridad Social: 4 años. (Artículo 4.2 del Real Decreto Legislativo 5/2000).
  4. Prevención de Riesgos Laborales: 5 años. (Artículo 4.3 del Real Decreto Legislativo 5/2000).
  5. Currículum vitae: se recomienda como máximo un año. Lo recomendable es su destrucción una vez que se haya finalizado el proceso de selección para el que fueron recogidos.

Muy importante: debes informar a tus clientes sobre el margen temporal al que estás obligado a conservar la documentación que incluye sus datos.

Y una vez que ya no sean necesarios, deberán ser destruidos. En el caso del material impreso, te aconsejamos utilizar una destructora de papel o contratar los servicios de una empresa que te facilite una certificación de dicha destrucción si es mucho volumen.

Formación bonificada para empresas de Grupo2000

A continuación compartimos con vosotros esta infografía que hemos elaborado para que os sea más fácil cumplir con estos consejos y la podáis imprimir para tener a mano:

Infografia_LOPD_Grupo2000

Si te preocupa el tema del cumplimiento del Reglamento de Protección de Datos, también puedes leer los siguientes artículos de nuestro blog:

¿Cómo debe adaptarse mi despacho profesional al RGPD?

¿Cómo afecta la normativa de Protección de datos a las pymes?

Qué empresas están obligadas a tener delegado de protección de datos

 

 

 

 

¿Cómo hacer la declaración de la renta en tiempos de coronavirus?

¿Cómo hacer la declaración de la renta en tiempos de coronavirus?

Ya ha comenzado la campaña de la renta con una dificultad añadida: el confinamiento. ¿Cómo hacer la declaración de la renta en tiempos de coronavirus?

El día 1 de abril comenzó la presentación de la que será probablemente la campaña más deseada, miles de contribuyentes desean obtener la devolución de Hacienda lo antes posible para mejorar su situación económica.

Medidas de prevención como el confinamiento de gran parte de la población y el cierre de puertas de AEAT no lo ponen fácil, sobre todo para la identificación del contribuyente.

En principio, si las circunstancias lo permiten, está previsto que el servicio de cita previa de Hacienda comience el 13 de mayo. Pero si no quieres esperar, en este artículo veremos varias opciones para poder hacer la declaración desde casa:

Cómo hacer la Declaración de la Renta online

Hacienda ha habilitado con en años anteriores dos vías online para presentar tu declaración:

  • El servicio de tramitación Renta Web, a través de su página www.agenciatributaria.es
  • A través de su aplicación «Agencia Tributaria», que puedes descargar de forma gratuita en tu teléfono.

Renta Web te permitirá tramitar y presentar tu borrador y declaración.

Desde la aplicación móvil se puede tramitar el borrador en un sólo clic, consultar el estado de tu declaración o solicitar cita previa.

Existe un servicio telefónico «Le llamamos», con el que Hacienda te llamaría para ayudarte a confeccionar la declaración por teléfono a partir del 7 de mayo. No obstante, la saturación de la Administración puede hacer que no funcione como en anteriores ejercicios.

Cualquiera de los trámites online se inician a través de una identificación mediante DNI electrónico, Clave PIN o Certificado Digital.

Tras identificarte, debes consultar o modificar tu declaración. Para ello, debes seleccionar la opción «Borrador/Declaración Renta Web».

Si es la primera vez que accedes, verás tus datos identificativos y componentes de tu unidad familiar. Revisa que está todo correcto y haz las modificaciones que correspondan.

Aunque tu estado civil sea casado, si lo deseas, puedes realizar la declaración individual marcando la casilla que lo indica. Si va a ser conjunta, debes identificar también a tu cónyuge con su referencia.

Si la aplicación detecta que tienes que añadir datos fiscales adicionales, te lo irá indicando. Una vez introducidos, podrás ver un resumen de resultados.

Un consejo: no aceptes el borrador de tu declaración sin comprobar que esté correcto antes con tu asesor fiscal. Son servicios esenciales y siguen trabajando para ayudarte. Y la forma más fiable de realizar tu Renta.

Cómo identificarse. ¿Se puede conseguir un certificado digital online?

 

Cl@ve PIN:

Para identificarse online, puedes utilizar el Sistema Cl@ve PIN. Debes tener en cuenta que esta clave es temporal y tiene una validez limitada para hacer esta gestión. A través de la App Store también existe una aplicación para conseguir tu Cl@ve PIN.

Si estás registrado podrás utilizar este sistema. Si no, tendrás que registrarte en la web de AEAT. Te enviará una carta a tu casa con un código de acceso. La App agiliza el proceso.

Importante: parece que hay más aplicaciones similares no oficiales, que están aprovechando la situación y están creando confusión. Debes tener cuidado ya que la información que facilitas es muy delicada. Un consejo para distinguir la oficial, debe tener el logo de AEAT y en el nombre de autor, debe indicar que es la Agencia Tributaria.

Certificado Digital:

Otra forma de identificación es a través del DNI electrónico. Si no dispones de DNIe, puedes solicitar un Certificado Digital.

Puedes obtener tu Certificado Digital online en el momento, solicitándolo en Grupo2000. Somos Autoridad de Registro. Emitimos el Certificado Digital en la nube con plena validez legal y un sistema de encriptado de máxima seguridad.

La ventaja es que, además de ser el formato más seguro de Certificado Digital, te permitirá realizar tu declaración en el mismo día.

Si lo prefieres, también podrás delegárselo formalmente a tu asesor de confianza, sin moverte de tu casa, a través de tu zona privada FirmaCloud.

La delegación que permite nuestro certificado digital online es imprescindible, ya que puedes limitar el uso que haga el asesor desde tu zona privada (por ejemplo, sólo para realizar tu declaración) y comprobar todas las gestiones que haya realizado con él, puesto que quedan registradas.

Para conseguir tu Certificado, contacta con nosotros en el 958 998 294 o el Punto de Verificación más cercano a tu domicilio.

Si eres un despacho profesional, también puedes ser Punto de Verificación y emitir certificados digitales online a tus clientes en el mismo día. Consúltanos como formar parte de nuestra red.

Novedades importantes para la campaña de la Renta 2019

Esta campaña, que se presenta entre el 1 de abril y el 30 de junio de 2020, trae dos novedades importantes:

Se incrementa el importe exento de declarar con más de 2 pagadores

En la renta del año 2018, estaban obligados a declarar los contribuyentes con más de un pagador cuyos ingresos anuales por rendimiento de trabajo fuesen superiores a 12.643 euros.

Para la declaración de 2019, esta cifra se incrementa hasta los 14.000 euros, estando menos personas obligadas a declarar. Es decir, si has estado contratado por 2 o más empresas y la suma de tus ingresos no llegó a los 14.000 euros, no estarás obligado a hacer la Renta.

Se incluye en un apartado toda la información de inmuebles

De esta forma, incluirán en este apartado toda la información relacionada con inmuebles de los que sea titular el contribuyente y los usos durante el ejercicio.

En caso de que haya habido un arrendamiento, se desglosarán los conceptos para ayudarte a calcular el rendimiento de capital inmobiliario, en concreto, los destinados a amortización.

En la campaña de 2020, este importe de amortización aparecerá directamente en Renta Web.

Así mismo, se especifica que sólo deberán identificarse los NIF de los arrendatarios cuando sea un alquiler de una vivienda destinada a vivienda habitual, no debe informarse de los arrendatarios si es un arrendamiento turístico o local de negocio.

Esperamos que esta información sea de ayuda. ¿Ya has presentado tu declaración? ¿Has tenido dificultades este año? Déjanos un comentario más abajo. ¡Gracias!

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Cómo repercutirá el Brexit en los autónomos y Pymes

Cómo repercutirá el Brexit en los autónomos y Pymes

Cómo repercutirá el Brexit en los autónomos y Pymes. Aunque parezca que nos queda muy lejano, también afectará al pequeño negocio, te contamos por qué.

 

¿En qué consiste el Brexit?

El Brexit es un conflicto que tiene su origen en marzo de 2017, tras la votación de los ciudadanos británicos, en la que se decidió que el Reino Unido saliese de la UE.

En esa fecha, el Reino Unido notificó su intención y dio inicio a un largo proceso de negociaciones con la Unión Europea para llegar un acuerdo sobre su salida.

Según el artículo 50 del TUE los Tratados dejarían de aplicarse sobre el Reino Unido cuando entrase en vigor el acuerdo de retirada o a los 2 años desde la notificación, excepto si se decide ampliar el plazo.

El citado plazo ya se amplió hasta el 31 de octubre de 2019 y parece ser que su presidente está determinado a que sea el último día que permanezcan dentro de la UE.

 

¿Qué consecuencias tendría el Brexit para autónomos y Pymes?

En el momento en que el Reino Unido haga efectiva su salida de la Unión Europea tendrá consideración de «tercer país» y tendría gran repercusión especialmente en impuestos como el IVA y en la aduana.

La salida del Reino Unido supondrá un cambio en las relaciones con el resto de países de la UE, posibles imposiciones de aranceles tanto de entrada como salida y controles sobre los productos.

El Gobierno ha creado una página informativa donde facilita información sobre el Brexit y ya adelanta que podría afectar especialmente a los sectores agroalimentario, aeronáutico, farmacéutico, químico y de automoción.

Según la Unión Europea, el Brexit afectará a las pequeñas empresas y autónomos si está entre alguno de los siguientes supuestos:

  • Vende bienes o presta servicios en el Reino Unido.
  • Compra o recibe bienes y servicios del Reino Unido.
  • Se dedica a transportar bienes a ese país.

Si finalmente no se llega a un acuerdo para una salida ordenada de la nación británica, las relaciones comerciales que tenga tu negocio con ese país se regirán por las normas generales de la OMC, sin aplicar preferencias.

Estas son algunas de las consecuencias:

  1. Se aplicarán formalidades aduaneras para importaciones y exportaciones sin preferencias.
  2. Podrían prohibirse o restringirse algunos bienes que entren a la UE desde R.U.
  3. Dejarán de ser válidos los certificados de importación y exportación expedidos por el Reino Unido.
  4. Se aplicará IVA a la importación de los bienes que procedan de Gran Bretaña.

Además, hay que tener en cuenta otras consecuencias que pueden afectar a las Pymes y autónomos de nuestro país:

Según Iberinform, hay un 47% de Pymes españolas que exportan al Reino Unido. El Brexit dificultaría sus exportaciones.

Otro impacto importante se apreciaría sobre el consumo, porque los productos que provengan del R.U. verán un incremento en sus costes.

Y por supuesto, repercutirá sobre sectores fundamentales para nuestra economía, de los que viven muchas pequeñas empresas, como el hostelero, inmobiliario y comercio, que se benefician den turismo británico.

Si deseas ampliar información sobre los efectos que puede tener el Brexit en tu empresa, puedes consultar la guía que ha preparado el Gobierno aquí.

 

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Notificación oficial: usar el Certificado Digital de un tercero es ilegal

Notificación oficial:  el uso del Certificado Digital por un tercero es ilegal

Notificación oficial: el uso del Certificado Digital por un tercero es ilegal

Notificación oficial del Ministerio de Economía y Empresa: el uso del Certificado Digital por un tercero es ilegal.

Recientemente, MINECO ha emitido una comunicación oficial sobre la utilización de Certificados Electrónicos por personas diferentes del titular o firmante.

Tras recientes fraudes cometidos usando Certificados Digitales de clientes difundidos en prensa, el Ministerio recuerda que el uso de los Certificados Electrónicos es personal e intransferible.

En el comunicado advierten que el hecho de facilitar los datos de creación de firma o su Certificado Digital a un tercero limitaría la responsabilidad de los prestadores ante los daños y perjuicios causados al dueño de la firma electrónica, porque éste es responsable de custodiar su Certificado.

 

El Certificado Digital se expide a nombre del titular y es su deber custodiarlo. Transferir el certificado y sus claves a un tercero va contra la legislación vigente

Frente a esta notificación muchos despachos profesionales han manifestado su preocupación, ya que casi todos los trámites que realizan actualmente para sus clientes exigen disponer del Certificado Digital de éstos.

Normalmente, el cliente les cede su Certificado Digital, para que hagan todas las gestiones en su nombre.

Pero esta práctica, pone en riesgo al cliente frente a posibles fraudes, ya que un tercero puede realizar todo tipo de usos con su firma sin que él lo sepa.

Y por supuesto, pone en un compromiso al despacho profesional, que debe poner especial cuidado en su custodia para evitar que caiga en malas manos, se vea afectado por algún ataque informático, pérdidas, etc..

Situación agravada con el hecho de que esta práctica es considerada ilegal a todos los efectos, tanto por la Ley 59/2003, de firma electrónica, el Reglamento UE 910/2014 y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos.

Puedes ver la nota oficial del Ministerio de Economía completa haciendo haciendo clic aquí.

 

¿Cómo se puede delegar legalmente un Certificado Digital?

Hay una forma de poder solucionar este tipo de situaciones y que los clientes puedan delegar oficialmente su Certificado Digital a su asesor de confianza sin riesgos, cumpliendo con la citada normativa, a través de FirmaCloud.

Con FirmaCloud, los Certificados Digitales se emiten directamente en la nube, con un sistema cifrado de máxima seguridad.

Una vez que el cliente expide su Certificado Digital con FirmaCloud, desde la aplicación tiene una opción para delegar el uso del certificado oficialmente a un tercero.

En la aplicación queda constancia de esa cesión del uso del Certificado y además un detallado registro de todos los usos que se hagan con el mismo.

Otra ventaja importante de FirmaCloud es el control que tiene el cliente de su certificado en todo momento, pudiendo limitar su uso para la persona a la que se lo delega. Se puede delimitar:

  • El periodo de tiempo durante el que se lo delega.
  • El tipo de gestiones que puede hacer con él.
  • Días y horas en los que lo podrá usar.

Y revocar su uso en cualquier momento, en un sólo clic.

Grupo2000 somos Autoridad de Registro y emitimos Certificados Digitales oficiales que incluyen la aplicación FirmaCloud.

Expedimos este tipo de Certificados en el momento, mucho más seguros para tus clientes y despacho, a través de nuestros Puntos de Verificación Presencial.

Te explicamos todo con detalle en el teléfono 958 806 760, ¿hablamos?

 

La obligación de registrar la jornada en 2019 podría venir de la UE

La obligación de registrar la jornada en 2019 podría venir de la UE

La obligación de registrar la jornada en 2019 podría venir de la UE. Recientemente hemos tenido novedades sobre esta obligación, que lleva ya varios años de idas y venidas. Parece que, por fin, 2019 va a ser el año del registro de la jornada. Veremos a continuación por qué.

 

Novedades en el registro de la jornada. Europa lo estima necesario

En 2017, el actual Gobierno planteó una proposición de Ley con el fin de imponer el registro de la jornada para todos los trabajadores.

La Propuesta de Ley se encargaría de reformar el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, incluyendo una nueva obligación de registrar los horarios de entrada y salida de los trabajadores.

Esta norma se encuentra en fase de enmiendas, y dada la situación política actual, parecía que se iba a quedar en el tintero.

Ahora, la UE, puede ser quien tome las riendas de este asunto. Te explicamos qué ha ocurrido en las últimas semanas:

El 19 de Enero de 2019, la Audiencia Nacional, en vista de la controversia surgida con el registro, elevó al TJUE este asunto, para que determine si nuestra actual normativa se ciñe a las obligaciones europeas.

Este Auto de la Audiencia Nacional pone en el centro del debate los artículos 34 y 35 del Estatuto de los Trabajadores, que se analizan para ver si garantizan los derechos de los trabajadores.

Recientemente, hemos tenido conocimiento a través de diferentes medios sobre novedades al respecto. El Abogado General de la UE ha estimado necesario que nuestro país incluya nueva legislación con el fin de que exista un control efectivo sobre la jornada de los trabajadores.

Aunque la sentencia definitiva se espera para finales de primavera, todo parece apuntar que instará al Gobierno a modificar esta normativa. Ya que Abogado General de la UE ha indicado en estos días que, sin un sistema de cálculo del tiempo del trabajo, no existen garantías de que se respeten los límites temporales fijados en la Directiva 2003/88.

 

¿Cuáles son las obligaciones actuales para el registro de la jornada?

Según las últimas sentencias del Tribunal Supremo, estas son las obligaciones actuales en materia de registro de la jornada:

  • Trabajadores a tiempo parcial (Artículo 1 del Real Decreto Ley 16/2013).
  • Horas extraordinarias.
  • Informar al representante legal de los trabajadores (RDL 16/2013).

Puedes ampliar información sobre las circunstancias, sentencias y normativas que introducen estas obligaciones haciendo clic aquí.

A raíz de los últimos acontecimientos habrá que estar atentos a la determinación de Inspección sobre el registro. Entendemos que esperarán a la sentencia europea antes de modificar su criterio. En los próximos meses os iremos informando sobre las novedades que surjan sobre este tema.

¿Cuál es tu caso? ¿Ya aplicas el registro de la jornada en tu empresa? Nos encantará conocer tu opinión sobre el tema. Déjanos un comentario. Gracias por leernos.

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