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El INSS remite el parte de baja IT directamente a las empresas
El 1 de abril de 2023 entró en vigor una importante modificación que vino a simplificar los trámites relacionados con las bajas IT: el INSS remite el parte de baja IT directamente a las empresas.
Esta novedad viene recogida en el Real Decreto 1060/2022. El fin de la norma es evitar que la persona trabajadora tenga que realizar laboriosos trámites burocráticos mientras se encuentra en esa situación de incapacidad temporal.
Según el INSS, la pandemia resaltó la necesidad de simplificar el sistema y mejorar sus deficiencias. A continuación, te ofrecemos todos los detalles de esta novedad.
¡Importante! A pesar de que no existe obligación de entregar el parte de baja médica por parte de la persona trabajadora, la Audiencia Nacional (en su sentencia número 136/2023) ha señalado que lo que sí persiste es la obligación de comunicar a la empresa cuando se está de baja.
Te lo contamos, más abajo:
Desde el 1 de abril de 2023 no es necesario que las personas trabajadoras entreguen el parte médico en la empresa
Esta es la novedad más relevante que introduce el Real Decreto 1060/2022 por el que se modificó el Real Decreto 625/2014, por el que se regulaban determinados aspectos de la gestión y control de procesos de incapacidad temporal en los primeros 365 días de su duración.
La nueva norma suprimió la obligación por parte de los trabajadores de entregar una copia en papel del parte médico en la empresa.
Con la simplificación de trámites, desde el 1 de abril del año pasado es el INSS quien debe comunicar a la empresa por vía telemática los datos del parte de baja y alta que emitan los médicos o la mutua.
Es decir, las personas trabajadoras que sufran una baja médica, bien por enfermedad o accidente, dentro o fuera del trabajo, ya no tienen que entregar a la empresa una copia con el parte elaborado por el médico.
Tampoco van a tener que hacerlo si la baja persiste y el facultativo considera necesario alargar la situación de incapacidad.
A continuación, te contamos más detalles sobre cómo es ahora el proceso.
¿Cómo se tramitan desde abril las bajas IT?
Tras la nueva normativa, cuando alguien de tu plantilla acuda al médico ya no está obligado a entregarte el parte de baja IT.
A consecuencia de este cambio, el facultativo sólo tiene que entregar una copia del parte de baja a la persona trabajadora. Se suprime la segunda copia que normalmente se emitía para la empresa o mutua.
El facultativo, en función de cuando estime que la persona va a recuperarse, consigna en el parte también la fecha de alta (que podrá ser la misma que la del día de la baja o dentro de los 3 días naturales siguientes).
Una vez aprobada la baja, tu empresa recibe una comunicación telemática del INSS, en la que se incluyen los datos relativos al parte de baja.
El INSS está obligado a realizar esta comunicación a tu empresa, como máximo, en el primer día hábil siguiente al de la recepción de los datos de la baja.
A continuación, tu empresa debe transmitir a Seguridad Social una comunicación con carácter inmediato o como máximo en 3 días hábiles a través de Sistema RED, a contar desde la recepción de la comunicación de la baja médica, de los datos económicos del parte de baja.
Las empresas ya no tienen que transmitir al INSS los datos económicos contenidos en los partes de confirmación y de alta, simplificando también estos procesos.
Esta obligación sólo es necesaria para los colectivos que estén obligados a estar dados de alta en Sistema RED.
El incumplimiento de esta obligación podría suponer una infracción leve del artículo 21.4 de la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000).
Cuando se produzca la confirmación o alta, el servicio público de salud o tu mutua realizará también una comunicación telemática inmediata o en el primer día hábil siguiente a la expedición del parte.
En bajas inferiores a 5 días naturales, la persona puede solicitar un nuevo reconocimiento médico para el día que se haya indicado como fecha de alta y el médico puede emitir un parte de confirmación de baja, si lo estima conveniente.
Para procesos con duración entre 5 y 30 días naturales, el facultativo o la mutua van a emitir un parte de baja indicando la fecha de revisión médica prevista, que será como máximo en 7 días naturales a la fecha inicial.
En la revisión se emite el parte de alta o confirmación de baja. Los sucesivos partes de confirmación no podrán emitirse con una diferencia de más de 14 días naturales.
Si se trata de bajas con duración entre 31 y 60 días, después de la primera confirmación de baja, los siguientes partes de confirmación no podrán emitirse con una diferencia de más de 28 días naturales entre sí.
Para procesos con duración superior a 61 días, la revisión médica prevista será como máximo en 14 días naturales a la baja.
En caso de confirmación de baja, los sucesivos partes no podrán emitirse con una diferencia de más de 35 días naturales entre sí.
¿Cómo es el nuevo sistema de la Seguridad Social para tramitar la baja laboral desde el 1 de abril de 2023?
Como comentamos, desde el 1 de abril de 2023 las personas trabajadoras ya no tienen la obligación de entregar el parte de baja, confirmación o alta médica a su empresa.
A través del nuevo sistema es la mutua o la empresa colaboradora la que debe remitir los datos al INSS vía telemática.
Es decir, desde abril, el facultativo que expida el parte médico le va a entregar únicamente una copia del mismo a la persona trabajadora y no es necesario que ésta lo lleve a la empresa.
El parte médico se puede descargar del Fichero INSS Empresas y estará disponible en la sede electrónica de la Seguridad Social.
Las empresas pueden acceder al INSS y consultar la información a través del fichero FIE/FIER.
Los datos que tienen que comunicar las empresas a través del Sistema RED son el puesto de trabajo y la descripción de funciones de la persona trabajadora.
Para simplificar las labores de las empresas, éstas deben remitir al INSS los datos económicos únicamente en los partes de baja.
Estos cambios han conllevado la adaptación informática de los ficheros FDI y FRI y del servicio ‘Incapacidad Temporal Online’ del Sistema RED.
Ahora se incluyen dos campos nuevos de cumplimentación voluntaria:
- Puesto de trabajo. Tiene que tener al menos 4 caracteres y no se puede rellenar únicamente con número o símbolos. Si no se cumple con los requisitos se devuelve el error 158 ‘Puesto de trabajo obligatorio’.
- Descripción de funciones. El contenido debe suponer al menos 15 caracteres y tampoco será posible rellenar sólo con número o símbolos. Si no se cumple, se devolverá el error 159 ‘Descripción funciones obligatorio’.
¡Importante! La nueva versión de SILTRA permite la acción de datos económicos para personas trabajadoras inscritas en el RETA.
¿Afecta esta novedad a las personas que prestan sus servicios en el ámbito del hogar?
Así es, las personas que prestan servicios retribuidos en el ámbito del hogar familiar tampoco tienen que efectuar las comunicaciones de baja IT al titular del hogar. Es el INSS quien lo comunica.
Desde abril de 2023 las personas empleadas del hogar pueden visualizar toda la información sobre su baja médica en TGSS.
Los empleadores del hogar recibirán la información de los partes médicos de IT de sus personas empleadas de la siguiente forma:
- El INSS le enviará una carta por correo ordinario y un mensaje de texto al teléfono móvil que conste en la base de datos de la Seguridad Social.
- Además, la carta también estará a disposición en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
Asimismo, el empleador también podrá conocer la información del proceso de IT de su persona empleada a través del portal IMPORTASS de la TGSS.
¿Qué ocurre en las situaciones de pago delegado?¿Y si hay un error?
El INSS facilita a TGSS los datos de las personas que están en situación de IT durante cada período de liquidación de cuotas, con el fin de que en la liquidación se compensen, en su caso, las cantidades de prestación por pago delegado.
Si tu empresa hubiese abonado a la persona trabajadora una prestación IT en pago delegado, sin compensar el importe mediante una deducción en las liquidaciones, puedes solicitar al INSS o mutua el reintegro de las cantidades pagadas a esa persona y no deducidas.
¿Tiene la persona trabajadora que informar de la fecha del alta médica?
¡IMPORTANTE! Aunque la persona trabajadora no está obligada a proporcionar el parte de alta, sí debe informar con antelación la fecha de obtención del alta médica.
Esto facilita la planificación y organización de la empresa.
Además, es importante que cuando haya un contrato de sustitución, la persona trabajadora notifique la fecha en la que obtendrá el alta médica.
Así lo ha determinado la Audiencia Nacional en su sentencia número 136/2023, de 18 de diciembre, estableciendo que:
- No existe obligación de entregar el parte de baja médica por parte de la persona trabajadora.
- Pero sí persiste la obligación de comunicar a la empresa la baja.
En dicha sentencia se diferencia entre «justificar» la ausencia y «comunicar» la ausencia.
El preaviso de ausencia conlleva la actuación de buena fe por parte de la persona trabajadora y permite a la empresa organizar los turnos con antelación.
Además, hay convenios colectivos en los que se podría considerar como falta leve no comunicar una ausencia.
Por tanto, lo más recomendable es que la persona trabajadora que inicie una baja IT comunique la ausencia de su puesto de trabajo, aunque después sea el INSS quien remita el parte de baja directamente a la empresa.
¿Cuándo entraron en vigor estos cambios para la tramitación de bajas IT?
Esta normativa entró en vigor el 1 de abril de 2023. Desde ese momento, no tienes que seguir entregando tu parte de baja a la empresa.
¿A qué bajas afecta esta nueva normativa para la tramitación?
Aunque la norma entró en vigor el 1 de abril de 2023 no se aplica a todos los procesos, sólo a las nuevas bajas y las bajas que en ese momento estuviesen en curso y no superasen una duración de 365 días.
Recordamos que estos cambios son relativos a las bajas IT inferiores a 365 días de duración.
¿Qué ventajas tiene el nuevo sistema de tramitación de bajas IT?
La ventaja principal es que se aligeran los trámites en cuanto a la gestión de bajas IT.
Además, se evita que la persona trabajadora tenga que realizar trámites burocráticos que le pueden suponer un problema al encontrarse en una situación de incapacidad temporal.
Así se aprovecha la tecnología para que las gestiones y trámites se hagan de forma más cómoda y eficaz.
¿Qué modificaciones sobre la tramitación de bajas IT incluyó el RD 1060/2022?
El Real Decreto incluyó estas modificaciones:
- Todas las notificaciones entre el INSS, Mutuas y empresas se van a realizar por vía telemática. Así, se evita la dificultad que pueden suponer para personas que están en situación de baja IT y se aprovecha el desarrollo de los sistemas informáticos.
- Se introduce la posibilidad de que el médico o la mutua puedan establecer una revisión médica en un periodo inferior al indicado, según la evolución de la baja. En cualquiera de los procesos, los facultativos van a poder fijar plazos de revisión médica inferiores a los señalados. Esto es en función de cómo evolucione el proceso de baja IT.
- La empresa puede comunicar a la administración datos adicionales si es necesario para la gestión, control de la baja IT, prestación o compensación en la cotización de lo abonado en pago delegado, cuando proceda.
¿Existen otras novedades en materia de IT?
El Real Decreto-Ley 2/2023, de 16 de marzo, de medidas urgentes para la ampliación de derechos de los pensionistas, la reducción de la brecha de género y el establecimiento de un nuevo marco de sostenibilidad del sistema público de pensiones modificó los artículos 170 y 174 del TRLGSS.
Estas modificaciones produjeron los siguientes cambios en las situaciones de incapacidad temporal, que entraron en vigor a fecha de 17 de mayo del año pasado:
- Se suprimen los equipos de valoración de incapacidades y de comisiones de evaluación de incapacidades en actuaciones de procesos de IT de más de 365 y menos de 545 días.
- Se traslada la competencia a la Inspección Médica del INSS para emitir:
- Alta médica por curación y/o mejoría.
- Alta médica por incomparecencia injustificada a reconocimiento médico del INSS.
- Alta médica con propuesta de incapacidad permanente.
- Emisión de bajas médicas por misma patología en los 180 días posteriores a la citada alta médica.
- Valoración de la discrepancia del SPS por disconformidad presentada por la persona trabajadora frente a alta médica por mejoría o incomparecencia injustificada a reconocimientos médicos del INSS.
La falta de alta médica, una vez agotado el plazo de 365 días, va a suponer que la persona trabajadora se encuentra en situación de prórroga.
Una vez agotado el plazo de 365 días, si la empresa no ha recibido ninguna comunicación de alta médica, deberá entender que la situación de IT de la persona trabajadora se ha prorrogado.
Por su parte, la colaboración obligatoria en el pago de la prestación de IT (pago delegado), se mantendrá:
- Hasta la notificación del alta médica por mejoría o incomparecencia injustificada a reconocimientos médicos.
- Hasta el último día del mes en el que se haya expedido el alta médica con propuesta de IP.
- Hasta el transcurso del plazo máximo de 545 días de IT.
- Hasta los efectos de la resolución de disconformidad frente al alta médica.
En los supuestos de alta médica por mejoría o incomparecencia injustificada a reconocimientos médicos, las empresas van a recibir dos comunicaciones.
- Una primera comunicación informando de la emisión del alta médica en la que se indicará que será efectiva en el momento que la persona trabajadora reciba la resolución, manteniéndose la colaboración en el pago de la prestación hasta dicha fecha.
- Una segunda comunicación informando de la fecha de efectos del alta médica.
Por lo que respecta a la colaboración voluntaria en el pago de la prestación de IT se va a mantener:
- Hasta el alta médica efectiva por mejoría o incomparecencia injustificada a reconocimientos médicos.
- Hasta la resolución por la que se extinga el derecho al subsidio.
- Hasta los efectos de la resolución de disconformidad frente al alta médica.
Será competencia del INSS la emisión de bajas médicas por similar patología en los 180 días posteriores a resolución denegatoria de IP en procesos de menos de 545 días.
¿Cómo afectó el fin de las medidas por COVID-19 a los procesos de bajas IT?
La Orden SND/726/2023 puso fin a la crisis sanitaria del Covid-19, lo que supuso la modificación de determinados procesos de incapacidad temporal.
Desde el 26 de julio del año pasado decayeron las medidas relativas al Covid-19. Esto conllevó que:
Procesos IT con fecha de baja anterior al 26 de julio de 2023
Todos los procesos de bajas IT con fecha anterior al 26 de julio continúan siendo tratados según las medidas excepcionales vigentes con anterioridad.
La información incluida en los partes médicos de los procesos de baja IT va a seguir comunicándose a través del el Fichero INSS Empresas indicando:
- El campo 1090 “Contingencia” de la etiqueta DIT irá informado con el valor 3 (accidente de trabajo).
- El campo 1185 “Fecha AT/EP” de la etiqueta IT2 irá vacío.
- El nuevo campo 1172 “Situación Especial de IT” irá informado con el valor 4.
Procesos de bajas IT con fecha posterior al 26 de julio de 2023
Los procesos de bajas IT con fecha de baja del 26 de julio en adelante con diagnóstico de Covid-19 no van a tener la consideración de situación asimilada a accidente de trabajo para la prestación económica de incapacidad temporal.
La información contenida en los partes médicos de estos procesos de IT se va a comunicar a través del FIE con las siguientes peculiaridades:
- El campo 1090 “Contingencia” de la etiqueta DIT irá informado con el valor 1 (enfermedad común).
- El nuevo campo 1172 “Situación Especial de IT” irá vacío.
¡IMPORTANTE! Si se produce un proceso de baja IT derivado del Covid después del 26 de julio y ésta es considerada como una recaída de un proceso anterior sí va a tener la consideración de situación asimilada a accidente de trabajo.
Exclusivamente para la prestación económica de incapacidad temporal.
¿Qué sucede con el personal sanitario?
Se ha dejado de considerar derivada de accidente de trabajo la prestación de incapacidad temporal con diagnóstico de infección Covid-19 que cause, en el ejercicio de su profesión, el personal que presta servicios en centros sanitarios o sociosanitarios.
Salvo para los casos de fallecimiento que se regirán por lo previsto en el artículo 217.2 del Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social.
¿Impugnar el alta médica justifica la ausencia al trabajo?
Hay una cuestión que está generando muchas dudas: ¿impugnar el alta médica justifica la ausencia al trabajo? Esta duda surge a raíz de la siguiente situación:
El Tribunal Supremo revocó la Sentencia del TSJ de País Vasco que declaraba nulo el despido de una persona trabajadora tras no haberse reincorporado a su puesto de trabajo por haber impugnado el alta médica.
La sentencia (STS 276/2023, de 17 de abril) viene a confirmar el despido disciplinario de esa persona trabajadora por estar obligada a reincorporarse a su trabajo pese a haber impugnado el alta médica.
El Tribunal Supremo hace una mención especial al artículo 170.1 LGSS que regula las altas en IT de menos de 365 días:
“El alta médica extinguirá el proceso de incapacidad temporal del trabajador con efectos del día siguiente al de su emisión, sin perjuicio de que el referido servicio público, en su caso, siga prestando al trabajador la asistencia sanitaria que considere conveniente. El alta médica determinará la obligación de que el trabajador se reincorpore a su puesto de trabajo el mismo día en que produzca sus efectos.”
Dicha persona trabajadora comenzó a disfrutar de su baja IT el 24 de marzo de 2020 y fue dada de alta el 3 de julio del mismo año.
En ese momento, mostró su descontento y disconformidad con la situación e informó a la compañía de la impugnación del alta.
Es importante entender que se trata de una impugnación de alta médica inferior a 365 días.
La persona trabajadora tenía que reincorporarse a su puesto de trabajo el 6 de julio pero no se presentó y tampoco lo hizo los días posteriores.
Entonces, la compañía le pidió el día 9 de julio que justificase esos días de ausencia.
La persona trabajadora indicó que al haber impugnado el alta se paralizaba su reincorporación.
Días más tarde, esa persona trabajadora fue despedida por no haberse presentado a su puesto de trabajo durante 11 días hábiles, lo cual, tal y como recoge el artículo 54 del Estatuto de los Trabajadores, supondría una causa de despido.
¿Qué dictamina el Tribunal Supremo? El Supremo considera que en la incapacidad temporal inferior a 365 días de duración es el INSS quien tiene las competencias para emitir un alta médica a todos los efectos.
Es decir, el INSS podrá reconocer la situación de prórroga expresa o alta médica. En caso de emitir el alta médica finalizará la colaboración obligatoria de las empresas en el pago de la prestación.
El procedimiento es distinto para los procesos de incapacidad temporal durante los primeros 365 días respecto de aquellos que se prolongan más allá de esos 365 días.
Por tanto, la persona trabajadora debe reincorporarse a su puesto de trabajo aunque haya impugnado dicha alta médica.
¿Se puede despedir a una persona trabajadora que está de baja IT?
Nos gustaría aclarar también otra cuestión: ¿se puede despedir a una persona trabajadora que está de baja IT?
En nuestro post ¿Es el fin de los despidos discriminatorios motivados por bajas IT? ya informamos sobre una novedad incluida en la Ley Zerolo (Ley 15/2022 para la igualdad de trato y la no discriminación):
Las empresas tienen que justificar con pruebas los despidos de personas trabajadoras que se encuentran de baja médica.
Ahora bien, no basta con estar de baja IT para acreditar indicios de discriminación.
Este hecho se pone en evidencia en la sentencia 00883/2023 de 29 de mayo de 2023 del TSJ de Valladolid. La situación fue la siguiente:
Un trabajador había sido contratado a través de un contrato de interinidad a jornada completa, hasta «fin causa sustitución» en un colegio.
Este contrato se formalizó desde el 24 de febrero de 2021 hasta el 31 de agosto de 2022, pactando, al amparo del artículo 48.1 del Estatuto de los trabajadores la reserva del puesto de trabajo.
Es decir, teniendo el trabajador sustituido derecho a la reincorporación al puesto reservado una vez finalizado el plazo de suspensión.
El 29 de julio de 2022 el trabajador que estaba prestando sus servicios como sustituto presentó una denuncia ante la Inspección de Educación contra el colegio, alegando sufrir trato vejatorio por parte de la dirección.
Semanas más tarde, el trabajador inició una situación de incapacidad temporal por enfermedad común siendo el diagnóstico de trastorno ansioso depresivo y recibe el alta el día 7 de septiembre.
Por su parte, el 30 de agosto de 2022 el trabajador que realizaba la sustitución recibió una comunicación del colegio por la que se le comunicó que el 31 de agosto de 2022 finalizaba su contrato por terminar la causa de sustitución.
El trabajador fue despedido y denunció al centro por vulneración de derechos fundamentales.
¿Qué sucedió con el trabajador sustituido? Antes de su reincorporación, remitió una comunicación al centro indicando su intención de acogerse a una excedencia por un período de 3 años.
Entonces, ¿debe declararse nulo el despido al trabajador sustituto?
El TSJ de Valladolid desestimó la demanda e indicó que para considerar que se ha vulnerado la Ley 15/2022, es necesario que queden acreditados unos indicios de discriminación, lo que no se da en este caso.
La extinción al trabajador sustituto estaba prevista desde antes de que se produjera su baja médica.
La persona a la que sustituía el trabajador tenía suspendido su contrato hasta el 31 de agosto de 2022.
Por tanto, el 1 de septiembre el trabajador sustituido debía incorporarse a su puesto de trabajo, lo que significa que en ningún momento existían datos que permitiesen concluir que el colegio despidiera al trabajador por estar de baja.
El hecho de que el trabajador sustituido reclamara otra excedencia voluntaria no habría permitido que el demandante prorrogara el contrato.
La suspensión del contrato automáticamente supone la finalización del contrato del que sustituye, ya que la causa de la contratación había finalizado.
En Grupo2000 estaremos pendientes para informarte de todas las novedades que puedan surgir respecto a este tema.
¿Qué te parecen los cambios en las bajas IT? ¿Crees que será positivo o será más lioso para las empresas? Nos encantará leerte en comentarios. Déjanos uno más abajo.
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