por Ángela M. Labrador | May 29, 2018 | blog, empresas, Legal, LOPD, Nueva Ley LOPD
En pleno revuelo por la entrada en vigor de la nueva normativa en materia de protección de datos, esta novedad ha pasado completamente desapercibida: el pasado viernes se aprobó el Proyecto de Ley de Secretos Empresariales por el Gobierno.
El fin de esta nueva normativa es reforzar la protección de la información empresarial frente a su obtención o utilización y revelación ilícita, además de transponer a nuestro ordenamiento jurídico la Directiva UE 2016/943, de 8 de junio de 2016, relativa a la protección de los conocimientos técnicos y la información empresarial no divulgados (secretos comerciales) contra su obtención, utilización y revelación ilícitas.
Esta nueva normativa guarda bastante relación con el ya vigente RGPD, y da cobertura a una necesidad existente en el área empresarial, ya que las empresas están cada vez más expuestas a prácticas desleales por el incremento del uso de las nuevas tecnologías y la globalización de los mercados.
En este Proyecto de Ley se recogen aquellas conductas que supondrían violación de secretos profesionales, y las distingue de aquellas que sí serían lícitas.
La nueva normativa recogería también las posibles acciones de defensa del titular del secreto profesional, entre las que destaca la regulación de la indemnización por daños y perjuicios.
También entraría a regular los aspectos procesales, de forma que se pueda ejecutar el proceso en un plazo de tiempo más reducido. Así mismo, se agravarían las sanciones que los tribunales podrían aplicar.
Esta nueva normativa establecería una serie de reglas a implementar para velar por un tratamiento confidencial de la información que se genere durante el proceso.
Este Proyecto de Ley de Secretos Empresariales en este momento estaría en la fase de tramitación parlamentaria, así que habrá que esperar todavía un tiempo para su entrada en vigor. Sin duda constituirá un avance en materia legal para adaptarse al entorno tecnológico y competitivo de las empresas.
Si deseas consultar la Directiva Europea 2016/943 que ya es de aplicación, puedes acceder al texto completo aquí.
Estos son algunos de los últimos artículos de nuestro blog:
Sanciones de 3000 euros por no hacer el alta previa de los autónomos.
El Tribunal Supremo se pronuncia sobre la acumulación del permiso de lactancia.
¿Cómo debe adaptarse un despacho al Reglamento de Protección de Datos?
Novedades en la devolución de cuotas a los autónomos
¿Qué formación es obligatoria para las empresas hosteleras?
¿Hasta qué hora puede trabajar un trabajador con un contrato de formación?
Fuente: Prensa del Gobierno.
por Ángela M. Labrador | May 10, 2018 | blog, empresas, Graduados Sociales, LOPD, Nueva Ley LOPD
Comienza la cuenta atrás para la entrada en vigor de la nueva normativa en materia de Protección de Datos, este cambio afectará a todas las empresas y su forma de trabajar. Pero, ¿qué ocurre con las asesorías y abogados que se encargan de hacer los trámites para ellas? ¿Cómo debe adaptarse un despacho profesional al Reglamento Europeo de Protección de Datos?
¿Por qué es urgente la adaptación de un despacho a la RGPD? Fundamentalmente porque gestionan información con datos personales relevantes e información sensible de clientes. Además, el hecho de ya estar adaptados, dará más tranquilidad a las empresas que trabajan con éste.
En este artículo os ofrecemos algunos consejos para ir adaptando vuestra actividad al nuevo Reglamento:
Elaborar un registro de actividades
Un primer paso recomendable es elaborar un registro de actividades que contenga toda la información sobre el despacho: descripción de su actividad, quiénes sois, que tipo de actividades y datos manejáis, qué tratamientos de datos hacéis y cómo se gestiona todo en relación a vuestros clientes.
Así mismo, se deberán enumerar todas las medidas de seguridad que vuestra empresa va a adoptar.
En la web de la Agencia Española de Protección de Datos existe un test que te ayudará a realizar un primer diagnóstico sobre el tratamiento de los datos que hace tu empresa y posibles mejoras.
Revisar todas las cláusulas en documentación
Seguramente tu despacho ya tenga en sus emails y documentos cláusulas específicas destinadas a cumplir con la normativa actual de Protección de Datos.
Es aconsejable elaborar un listado de toda la documentación que se genera en el despacho, tanto impresa, como digital y actualizar toda esta documentación incluyendo las nuevas referencias informativas y cláusulas que exigen los artículos 13 y 14 del Reglamento.
Los contratos de todo tipo se ven afectados por esta normativa y deberán incluir cláusulas específicas. Así que también toca revisarlos.
Y por supuesto, si tenéis página web y utilizáis diferentes aplicaciones, tendréis que incluir consentimientos expresos. Recordamos que ya no servirá suponer la inacción como consentimiento, ahora hay que realizar una acción informativa para todos vuestros usuarios.
Análisis de riesgos y evaluación de impacto
Deberás realizar un análisis de los puntos de riesgo frente a la protección de datos y cuáles son las medidas a implementar para evitarlos o reducirlos. Igualmente, se deberán contemplar los mecanismos y procedimientos de notificación en caso de que se produzca una brecha de seguridad en el despacho.
Actualmente existe un alto riesgo para toda aquella documentación que se almacena online, que es susceptible de ser víctima de hackers. Si lo utilizas, asegúrate de que cumple unos estándares de seguridad y que el servicio esté encriptado para su protección.
También hay que corregir los hábitos respecto al uso y almacenamiento de datos, servidores, routers, creando un protocolo para velar por la seguridad de toda la documentación impresa, el procedimiento para su destrucción, etc..
En caso de incidencia, con el nuevo Reglamento, tu despacho estará obligado por el principio de responsabilidad activa a demostrar que ha tomado todas las medidas necesarias para evitarlo. Por eso es fundamental que conserves justificantes y registros de todas las acciones realizadas para este fin.
Una acción necesaria es informar a tus clientes sobre las repercusiones de la nueva normativa y los posibles riesgos. A partir de la entrada en vigor también necesitarás que te firmen un consentimiento inequívoco, no tácito, sobre el uso que vas a dar a sus datos (esto se aplicará a tus clientes y a sus trabajadores).
Lo ideal es conservar un justificante o recibí para poder acreditarlo posteriormente. Puedes leer nuestro artículo sobre cómo afecta el RGPD a las pymes.
El el caso de que trabajes con terceros, que te presten un servicio para tus clientes, debes asegurarte que presten un servicio adecuado, puedes solicitar un certificado de cumplimiento de la normativa.
¿Qué ocurre con la documentación que tengo que conservar?
Muchos estaréis pensando en la cantidad de datos y documentos que tenéis sobre las empresas, contratos, nóminas, etc.. existen obligaciones legales para la conservación de la mayoría de documentos, puesto que tienen que estar a la disposición de las diferentes autoridades frente a posibles requerimientos.
Es imprescindible informar previamente a los clientes sobre estas obligaciones y sus plazos. Este plazo puede ser de 4 a 10 años, e incluso hasta por 10 años, por prevención de blanqueo de capitales. El plazo variará según el tipo de datos. Según el artículo 8, es admisible que los datos se puedan conservar durante el tiempo en que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad derivada de una relación u obligación jurídica, o de la ejecución de un contrato o de la aplicación de medidas pre-contractuales solicitadas por el interesado.
Por ejemplo, si un cliente solicita que cancelemos sus datos porque ya no va a contratar nuestros servicios, pero todavía nos debe facturas, no podremos borrar sus datos. En estos casos, los datos se quedarán «bloqueados» y no se podrán usar para ninguna finalidad, a la espera del pago.
Una vez que ya no sean necesarios, deberán ser cancelados, según establece el artículo 4.
¿Tengo que contratar a un Delegado de Protección de Datos?
Esta nueva figura que no siempre será obligatoria, dependerá del tipo de empresa y los datos que ésta maneje.
Será obligatorio para todas las empresas que realicen un tratamiento de datos de naturaleza especial (afiliación sindical, datos referentes a la salud, etc..).
También para aquellas que trabajen con datos que requieran una observancia habitual y sistemática de interesados a gran escala, por ejemplo si realizas campañas de email o manejas datos a través de tu web de un número considerable de usuarios.
Puedes ampliar información sobre las empresas obligadas a tener el Delegado aquí. En el caso de que tu despacho esté obligado, puedes optar por contratar a alguien en plantilla o a una empresa externa.
Los despachos de abogados deberán contar con la figura del Delegado siempre que por las actividades que realicen sean sujetos obligados de la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales.
Aunque no estés obligado a tener un Delegado, sí tendrás que designar siempre una persona responsable de privacidad, aunque ya no exista la obligación de comunicar ficheros, esta será la encargada de velar por el cumplimiento de esta normativa en el seno de la empresa.
Formación para adaptarse a un gran cambio
Los despachos profesionales son sin duda uno de los negocios más afectados por el nuevo Reglamento de Protección de Datos, por el alto volumen de datos que manejan y su naturaleza.
Por este motivo, tu plantilla debe estar formada, para poder realizar un tratamiento de los datos según la nueva normativa y evitar puntos de riesgo.
Además, la formación se contempla como una de las vías para reforzar las medidas tomadas por la empresa, y demostrar que ha cumplido con el principio de responsabilidad activa.
Nuestro centro de formación ha diseñado diferentes acciones formativas para ayudarte en esta transición:
Curso sobre la Ley de Protección de Datos 2018. Reglamento y nueva normativa. Duración 40 horas.
Curso sobre el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos. Duración: 20 horas.
Curso de Delegado de Protección de Datos en el RGPD, Certificado por SGS. Duración: 180 horas.
Sin duda, son muchos frentes los que abarcar en esta transición. Puedes realizar todas las gestiones tú mismo, o contratar a una empresa experta para que realice el servicio de implantación. Si optas por esta última opción, comprueba previamente su experiencia, si disponen de seguro de responsabilidad civil, o realizan un seguimiento y mantenimiento.
por Ángela M. Labrador | Mar 20, 2018 | autónomo, Delegado de LOPD, empresas, Nueva Ley LOPD
En mayo entra en vigor la nueva Ley de Protección de Datos y con ella, nuevas obligaciones para todo tipo de entidades. La pregunta más habitual que nos estáis planteando es qué empresas estarán obligadas a tener un delegado de protección de datos. A continuación os lo explicamos:
¿En qué consiste la figura del delegado de protección de datos?
La nueva norma establece que determinadas entidades deberán contar con un delegado de protección de datos para velar o supervisar que se realiza el cumplimiento de la normativa de LOPD adecuadamente.
Esta persona será la encargada de informar a la empresa sobre sus obligaciones legales en materia de protección de datos y las medidas recomendables para que se cumplan.
Según indica el artículo 37 de la Ley, la persona designada como delegado de protección de datos deberá cooperar con las autoridades competentes y será la figura de referencia en caso de que tengan que contactar con la empresa.
El delegado de protección de datos podrá estar en plantilla o ser un consultor externo a la organización. Independientemente de la opción escogida, esa persona tendrá que actuar con total independencia en sus funciones, para garantizar que se cumpla la normativa.
Qué empresas estarán obligadas a tener delegado de protección de datos
El citado artículo 37 de la Ley de LOPD especifica qué empresas y entidades estarán obligadas a tener un delegado de protección de datos, a continuación os las detallamos:
- Autoridades y organismos públicos. Aquí se exceptuarían los tribunales que actúen en el ejercicio de sus funciones.
- Operaciones que requieran una observancia habitual y sistemática de interesados a gran escala. Es decir, empresas que manejen un gran volumen de datos o que estos sean especialmente sensibles.
- Actividades que impliquen el tratamiento de datos personales de categorías especiales (sexo, religión, etc..)
- Entidades que trabajen con datos relativos a condenas e infracciones penales.
- Colegios profesionales de todo tipo.
- Centros docentes y Universidades públicas y privadas.
- Entidades que explotan redes y prestan servicios de comunicaciones electrónicas.
- Prestadores de servicios de la sociedad de la información. Aquí entraría la prensa y actividades similares.
- Establecimientos financieros de crédito.
- Entidades aseguradoras y reaseguradoras.
- Empresas de servicios de inversión.
- Distribuidoras y comercializadoras de energía.
- Actividades de publicidad y prospección comercial.
- Centros sanitarios de todo tipo.
- Entidades que emitan informes comerciales que se refieran a personas físicas.
- Actividades de seguridad privada.
La nueva Ley de LOPD implica éste y otros cambios, que puedes consultar aquí. Entre ellos, hay que destacar las nuevas infracciones, que pueden suponer hasta un 4% sobre la facturación anual. Por este motivo, las empresas ya están trabajando en adaptar su forma de trabajo, instalaciones, etc,..
El cumplimiento de la nueva norma, como ya os comentamos en anteriores artículos es obligatorio a partir de mayo, ya que en esa fecha entraría en vigor la normativa europea en todo caso, y está previsto que entre en vigor también la nueva Ley de LOPD española.
Esta figura del Delegado de Protección de datos puede ser interna o externa a la empresa, lo importante es que en todo momento se pueda garantizar la realización de su actividad de forma independiente a la empresa.
La formación es clave para adaptar tu empresa en LOPD
Recordamos que frente a incidencias surgidas en materia de protección de datos, relativas a hechos producidos en el seno de la empresa, se aplica el principio de responsabilidad activa o «accountability». Es decir, la empresa tendrá que demostrar que cumple la normativa, y que ha adoptado todas las medidas necesarias.
En caso de que una empresa incumpla la normativa, podrá sufrir sanciones, sin que esto le exima de la consiguiente responsabilidad civil, cuando proceda.
Por todo ello, se recomienda elaborar un plan de adecuación a la nueva normativa. Entre las acciones a integrar en dicho plan, es fundamental elaborar un plan de comunicación y formación para que la plantilla conozca el tratamiento que le debe dar a los datos, precauciones, etc,.. para la correcta adaptación de las empresas y entidades.
Desde Grupo2000 te ofrecemos diferentes acciones formativas para que formes a tu plantilla:
Curso de la Ley de Protección de Datos 2018. Duración: 40 horas. Modalidad online. Curso bonificable.
Curso para el Delegado de Protección de Datos. Acreditado por SGS. Duración: 180 horas. Modalidad online.
Contacta con nosotros y te asesoraremos sobre la alternativa más adecuada para tu empresa. Llámanos al 958 806 760 o escríbenos a través de nuestro chat online.
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