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Publicado en el BOE el régimen sancionador e inspección para protección de datos

Publicado en el BOE el régimen sancionador e inspección para protección de datos

El 30 de julio se ha publicado en el BOE el régimen sancionador y cómo será la inspección para protección de datos. El Real Decreto Ley 5/2018, de 27 de julio, de medidas urgentes para la adaptación del Derecho español a la normativa de la Unión Europea en materia de protección de datos, en el BOE, contiene las especificaciones para las infracciones y sanciones de adaptar esta normativa europea que entró en vigor el pasado 25 de mayo.

A continuación os contamos que novedades aporta este Real Decreto Ley que ya es de aplicación desde el día 31 de julio:

Se regula la Inspección en materia de protección de datos

El Capítulo I de la norma está dedicado a definir el ámbito y personal competente para realizar la actividad de investigación e inspección en relación a la nueva normativa europea.

Se estipula que esta labor la realice la Agencia Española de Protección de Datos. Los funcionarios que realicen las actividades de investigación tendrán la consideración de agentes de la autoridad.

Podrán requerir todos los datos y documentación necesarios, incluso examinarlos en el lugar donde se procesen, así como inspeccionar tanto los equipos físicos, como lógicos. Siembre, obviamente, conforme a las normas procesales y solicitando autorización judicial previa cuando sea necesario.

Quiénes podrán ser sancionados 

Podrán ser considerados como sujetos responsables frente a una infracción contra el Reglamento Europeo 2016/279 y Ley de LOPD:

  • Los responsables de los tratamientos.
  • Los encargados de los tratamientos.
  • Los representantes de los anteriores no establecidos en la Unión Europea.
  • Las entidades de certificación.
  • Las entidades acreditadas que supervisen los códigos de conducta de LOPD.

Una novedad importante es que excluye al Delegado de Protección de Datos del régimen sancionador. Sin embargo las empresas y sus responsables del tratamiento sí podrían verse afectados en caso de cometerse una infracción de este tipo.

Nuevo Régimen Sancionador en materia de protección de datos

Las infracciones son las establecidas en el nuevo Reglamento Europeo 2016/279, en el artículo 83. Lo que precisa el nuevo RDL es su prescripción:

  1. Las infracciones relativas a los derechos de los interesados, consentimiento, o transferencias de datos (que podrían ser sancionadas con multas administrativas de hasta 20.000.000 euros o un 4% sobre la facturación anual) prescribirán a los 3 años.
  2. Las infracciones como el incumplimiento de las obligaciones del responsable y encargado, o de los organismos de certificación (que recibirían una sanción de 10.000.000 o el 2% sobre su facturación anual), prescribirían a los 2 años.

La iniciación del procedimiento sancionador interrumpirá la prescripción. Y si el expediente estuviese paralizado por motivos ajenos al infractor, volvería a iniciarse el plazo de prescripción.

Así mismo, se especifican el plazo para prescripción de las sanciones por la aplicación del RGPD:

  • Las sanciones iguales o inferiores a 40.000 euros prescriben en 1 año.
  • Las sanciones entre 40.001 y 300.000 euros prescriben a los 2 años.
  • Las sanciones de más de 300.000 euros lo harán a los 3 años.

Cómo será el procedimiento en caso de una infracción

El procedimiento se iniciará con una reclamación. Antes de iniciar el trámite, se pondrán en contacto con el Delegado de Protección de datos o con el responsable, y éste deberá dar respuesta a la reclamación en el plazo de un mes.

Si dicha reclamación se ha planteado ante la AEPD, el organismo decidirá si se admite a trámite. Si se admite, podrá haber una fase de investigación. El procedimiento tendrá una duración máxima de 9 meses desde que se decide iniciar el procedimiento.

En el caso de que transcurra dicho plazo, se producirá su caducidad y por tanto, se archivarán las actuaciones.

Tras ser notificada la reclamación a trámite, habrá un plazo de 6 meses desde esa fecha para resolver el procedimiento.

También indican que las reclamaciones podrán ser inadmitidas para aquellos casos en que el responsable del tratamiento hubiese adoptado las medidas correctivas que le hubiesen indicado desde la Agencia Española de Protección de Datos, siempre que no se haya causado un perjuicio al afectado.

En el caso de que la AEPD considere que los hechos son graves podrá ordenar el bloqueo de los datos e incluso su inmovilización.

 

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Nuevo curso sobre cómo implantar el nuevo RGPD en tu negocio

Nuevo curso sobre cómo implantar el nuevo RGPD en tu negocio

El 25 de mayo de 2018 entró en vigor la nueva normativa en materia de Protección de Datos, y con ella las nuevas obligaciones para tu empresa. Para ayudarte a la adaptación, te ofrecemos un nuevo curso sobre cómo implantar el nuevo RGPD en tu negocio.

Se trata de varias una Master class presencial en la que se tratarán todas las novedades que trae el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos y cuáles son los puntos en los que debes prestar especial atención. Más abajo puedes ver todos los detalles del curso, lugar de impartición e información para inscribirte:

Curso sobre cómo implantar el nuevo RGPD en tu negocio

En esta Master class de carácter práctico veremos todo lo que debes saber sobre los ficheros, quién debe ser la persona encargada del tratamiento de datos, qué tipo de documentos tiene que cambiar la empresa, en qué afecta a tu página web, emails y contratos. Y además se resolverán vuestras dudas.

El curso será impartido por consultores jurídicos expertos en protección de datos, con años de experiencia en el asesoramiento y adecuación de las empresas y despachos profesionales.

A continuación te indicamos fechas y ubicación de cada curso:

  • Granada:

Fecha: 25 de junio de 2018.

Horario: 17:00 a 20:00 horas.

Lugar: Academia Grupo2000 en Granada. C/Ciego de Arjona, 2. Esquina con Avda. Constitución, 32.

CERRADO EL PLAZO DE INSCRIPCIÓN

  • Almería: 

Fecha: 26 de junio de 2018.

Horario: 17:00 a 20:00 horas.

Lugar: Academia Grupo2000 de Almería. C/Profesor Tierno Galván, 40. Huércal de Almería.

CERRADO EL PLAZO DE INSCRIPCIÓN

 

  • Murcia:

Fecha: 27 de junio de 2018.

Horario: 17:00 a 20:00 horas.

Lugar: Academia Grupo2000 de Murcia. C/Federico García Lorca, 5. Murcia.

CERRADO EL PLAZO DE INSCRIPCIÓN

Las plazas son limitadas, así que no te lo pienses más y ¡reserva hoy mismo tu plaza! Si tienes alguna duda, puedes llamarnos al 958 806 760

6 hábitos que debes cambiar tras la nueva Ley de Protección de datos

6 hábitos que debes cambiar tras la nueva Ley de Protección de datos

El pasado 25 de mayo entró en vigor el nuevo Reglamento Europeo en materia de Protección de Datos, conocido como RGPD. Seguro que te estás planteando cómo debe adaptarse tu empresa a este cambio, nuestro artículo «Cómo debe adaptarse una despacho al RGPD» quizá puede ser de ayuda. Pero, ¿qué debe hacer tu plantilla? Todos tenemos costumbres que es necesario modificar. Hoy te contamos qué 6 hábitos deben cambiar tras la entrada en vigor de la nueva Ley de Protección de Datos.

 

1. Protege tu equipo informático

Seguro que confías plenamente en tu entorno de trabajo y muchas veces cuando te levantas a realizar alguna gestión dejas abierta tu sesión en el ordenador, porque reconozcámoslo, nos da mucha pereza introducir la contraseña de nuevo e iniciar sesión.

Ahora con el RGPD lo correcto sería dejar bloqueado tu equipo cuando te ausentes de tu puesto de trabajo. Y por supuesto, no compartir tus contraseñas, ni apuntarlas en lugares visibles. Estos gestos ayudarán a proteger el contenido de tu ordenador.

Este consejo se hace extensible al uso de memorias externas y USB con datos de tus clientes o claves. Deben ser custodiados debidamente.

Otro hábito saludable es no guardar contraseñas importantes en el «llavero» de Google Chrome o Mozzilla. ¿Sabías lo fácil que resulta para cualquier informático averiguar tus contraseñas desde este llavero?

 

2. Vigila estos detalles cuando envíes email 

Uno de los primeros pasos a implementar tras la entrada en vigor del RGPD es cambiar la firma de tu email, te recomendamos incluir las referencias normativas al Reglamento, así como informar al usuario al que se envía sobre sus derechos y obligaciones de confidencialidad. Y por supuesto, recuerda especificar qué fin se dará a sus datos y a quién deben dirigirse en caso de no querer que se le envíen emails.

Muy importante, y suele ser el error más habitual, cuando envíes un email a varias personas, utiliza siempre la opción CCO. Es decir, con copia oculta. Esto te evitará muchos problemas, ya que si no lo utilizas, estarás enviando el contacto de email de personas a un tercero sin su autorización.

Y por último, y no menos importante, todo el personal debe ser informado sobre el uso de internet y correo corporativo, que debe ser sólo con fines profesionales.

 

3. Mantén tu espacio ordenado y sin documentación confidencial

Aquí más de uno/a se estará llevando las manos a la cabeza, porque cuidar este tema en pleno mes de impuestos puede ser una locura, ¿verdad?

El RGPD afecta a todo tipo de datos, también el material impreso. Si por algún motivo alguno de estos datos llegan a personas inadecuadas, puede suponer un riesgo para tu empresa.

Si dispones de archivo físico, lo recomendable es que establezcáis un protocolo para su uso y que todos los documentos que allí se guardan estén protegidos de alguna manera. Por ejemplo, una cámara de seguridad o un cierre con llave.

En el caso de usar una impresora o escáner, no olvides retirar los originales y todas las copias que hayas hecho.

 

4. Atender adecuadamente a los clientes que quieren ejercer sus derechos 

Con la entrada en vigor del Reglamento habrás recibido infinidad de email para informarte sobre los cambios de las políticas de privacidad, sobre el uso de tus datos, y bla, bla, bla, bla… porque tras el aluvión de correos, ya llegó un momento que ni los leíamos, ¿verdad?

Bien, pues debes saber que en la mayoría de ellos te informaban sobre tus derechos como usuario, con la entrada en vigor de la nueva norma tienes derecho a ser informado sobre los datos que constan sobre ti, a su rectificación, y por supuesto a solicitar la baja si no deseas recibir más emails comerciales.

Esto te puede ocurrir también con tus clientes, que te soliciten ejercer sus derechos. Es fundamental que todos los casos en los que te soliciten una baja se atiendan adecuadamente, y se les dé una respuesta ágil confirmando la baja en tu base de datos. Y más importante aún, si han solicitado la baja, debes organizar todas estas solicitudes para evitar enviarle emails de nuevo por error.

 

5. Disponer de un consentimiento informado para recoger los datos

A la hora de recoger los datos de clientes, bien sea vía online, como de forma impresa, tus formularios deben contener un consentimiento informado donde les facilites todos los detalles sobre el uso de esos datos. Esto afectará a todo tipo de clientes, tanto empresas, como sus trabajadores.

En caso de incidencia, tu empresa estará obligada a demostrar que cuenta con ese consentimiento informado para usar los datos de los clientes.

 

6. Conserva los datos según los plazos legales

Algo que cobra mucha importancia con la entrada en vigor del RGPD son los plazos de conservación de los documentos. Según indica la nueva normativa no se deben conservar estos datos más allá del necesario para cumplir con el servicio o del tiempo legalmente establecido.

Normalmente en un despacho profesional este tiempo puede oscilar entre 4 y 10 años, por motivos relacionados con la Ley de prevención de blanqueo de capitales y para atender a posibles requerimientos de las autoridades.

A continuación te ofrecemos un resumen de lo más destacado y sus referencias normativas:

  1. Datos contables y mercantiles: 6 años. (Artículo 30 CC).
  2. Datos fiscales (liquidaciones, deuda, devoluciones, etc..): 4 años. (Artículo 66 de la Ley 58/2003).
  3. Seguridad Social: 4 años. (Artículo 4.2 del Real Decreto Legislativo 5/2000).
  4. Prevención de Riesgos Laborales: 5 años. (Artículo 4.3 del Real Decreto Legislativo 5/2000).
  5. Currículum vitae: se recomienda como máximo un año. Lo recomendable es su destrucción una vez que se haya finalizado el proceso de selección para el que fueron recogidos.

Muy importante: debes informar a tus clientes sobre el margen temporal al que estás obligado a conservar la documentación que incluye sus datos.

Y una vez que ya no sean necesarios, deberán ser destruidos. En el caso del material impreso, te aconsejamos utilizar una destructora de papel o contratar los servicios de una empresa que te facilite una certificación de dicha destrucción si es mucho volumen.

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A continuación compartimos con vosotros esta infografía que hemos elaborado para que os sea más fácil cumplir con estos consejos y la podáis imprimir para tener a mano:

Infografia_LOPD_Grupo2000

Si te preocupa el tema del cumplimiento del nuevo Reglamento de Protección de Datos, también puedes leer los siguientes artículos de nuestro blog:

¿Cómo debe adaptarse mi despacho profesional al RGPD?

¿Cómo afecta la nueva normativa de Protección de datos a las pymes?

Qué empresas estarán obligadas a tener delegado de protección de datos

 

 

 

 

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