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¿Usas Certificado Digital? ¿Realizas gestiones para los clientes de tu despacho que requieren su uso? Hoy ponemos la atención en los 4 errores más habituales que te ponen el riesgo al usar un Certificado Digital.

 

¿Qué es un Certificado Digital?

El Certificado Digital es un documento digital que emite un organismo competente y nos permite confirmar nuestra identidad online.

Este documento contiene los datos identificativos que nos legitiman como usuario firmante. Nuestro deber custodiarlo y utilizarlo  debidamente.

España es uno de los países más avanzados en su uso para realizar gestiones online. Su uso va en aumento, tras la tendencia de la Administración a exigir las gestiones de forma online.

Recordamos que en 2018 se incluyó a los autónomos como sujetos obligados a realizar sus trámites a través de Sistema RED. Esto obliga a las personas físicas y empresas a obtener un Certificado Digital para realizar sus gestiones con las diferentes entidades públicas.

Para obtener un Certificado Digital, podemos acudir a una Autoridad de Registro acreditada para la emisión de esta identificación digital oficial, como Grupo2000.

 

Estos son los 4 errores más habituales al usar un Certificado Digital

El Certificado Digital debe ser usado con todas las medidas de seguridad posibles, ya que es un documento online que nos identifica y con el que se pueden realizar múltiples gestiones con la Administración en nuestro nombre.

A continuación vemos cuáles son los errores más habituales al utilizarlo y cómo puedes darle solución:

  • Entregar el Certificado Digital a otra persona para que lo use en nuestro nombre

El alto volumen de gestiones telemáticas que precisa realizar un autónomo o empresa ante la Administración obliga a que este colectivo disponga de un Certificado Digital para poder tramitarlas.

Es una práctica bastante habitual que el autónomo o empresa le ceda su Certificado Digital a un despacho profesional para que gestione todo frente a la Administración.

O personas físicas, para que el asesor fiscal presente su declaración de la renta y acceda a sus datos de Hacienda.

Esta cesión en muchos casos, incluso consiste en «instalar» el Certificado en el propio equipo del gestor o asesor de confianza.

Al realizar esta gestión, ya estamos poniendo en riesgo nuestra identidad digital, ya que ese certificado  está siendo manipulado y a partir de ahí perdemos todo el control y trazabilidad del uso de nuestro Certificado. Puede ocurrirle algo a ese ordenador, ser usado para otros fines distintos a los que se pactaron, etc.

Para solucionar este tipo de situaciones, existen herramientas como FirmaCloud, con las que se emite el Certificado directamente en la nube, con todas las medidas de seguridad eIDAS, y permite cederlo a un tercero (despacho profesional, etc) dejando constancia oficial de dicha cesión y limitar las gestiones que va a poder realizar esa persona a la que se lo cedemos.

Por ejemplo, podemos indicar que cedemos nuestro certificado a un asesor laboral para realizar sólo gestiones con TGSS y Hacienda. Al resto de aplicaciones, como puede ser pedir cita al médico, nuestro banco, etc, no podrá acceder, porque el certificado no se lo permitirá con este sistema.

FirmaCloud, además, garantiza un control absoluto del uso que se realiza del Certificado, ya que cuenta con un registro de las gestiones que se han realizado con él.

 

  • No guardar el Certificado Digital en un lugar seguro

Normalmente no somos conscientes de la transcendencia de un Certificado Digital o no lo usamos con frecuencia, y por este motivo, no prestamos especial atención a dónde lo guardamos.

Es bastante habitual guardar el pen drive con el Certificado en cualquier cajón y no volvernos a acordar de él. Al final se puede perder, ser usado por terceras personas sin que lo sepamos, etc.

Otra recomendación importante es no usar el Certificado Digital en ordenadores que sean de uso compartido, a los que pueda acceder otra persona.

FirmaCloud es una buena solución también para estos casos, porque el Certificado Digital no se conserva en el ordenador, se almacena en la nube y así se evitan pérdidas y robos.

 

  • Dejar la tarjeta criptográfica insertada en el lector del ordenador cuando estamos ausentes

El Certificado Digital también se puede usar mediante una tarjeta criptográfica, si así lo indicamos en el momento de emisión. Para utilizarlo sería necesario un lector del ordenador.

Esta tarjeta criptográfica debe ser custodiada como si fuese tu tarjeta de crédito. Si no te levantarías de tu puesto de trabajo dejando la tarjeta de crédito en la mesa, tampoco debes hacerlo dejando una tarjeta criptográfica insertada en el ordenador, alguien podría utilizarla sin que lo sepas.

 

  • No tramitar la revocación del Certificado cuando ha desaparecido o dejamos de contratar los servicios de un despacho profesional

Muy poca gente sabe que el Certificado Digital se puede revocar. Esta gestión implica que a partir de ese momento se elimina ese Certificado, deja de tener vigencia.

Cuando has cedido un Certificado a un tercero para que lo utilice y dejas de trabajar con éste, es fundamental realizar una revocación, para asegurarnos de que no va a poder utilizarlo sin nuestro conocimiento.

Así mismo, si crees que ha desaparecido o puede haber sido robado, la revocación es lo primero que debes hacer para asegurarte de que nadie lo use.

FirmaCloud permite, también desde la nube, y en un simple gesto, revocar oficialmente el uso del Certificado Digital. A partir de ese momento, esa persona no podrá usarlo.

Esta función es también de gran utilidad para un asesor o gestor. Por ejemplo, si deja de trabajar con un cliente, puede revocar el uso del certificado digital que le ha sido delegado y así proteger su despacho de futuras incidencias, desvinculándose del uso del certificado.

Esperamos que estos consejos hayan sido de ayuda. Desde Grupo2000, como Autoridad de Registro emisora de Certificados Digitales, os ofrecemos ayuda para resolver vuestras dudas sobre le Certificado Digital. Dejadnos un comentario a continuación y las resolveremos.

 

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¡Nosotros nos encargamos de todo!

 

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