10 hábitos que debes cambiar para cumplir con la Ley de Protección de datos

Aunque el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) llevan años en vigor, muchas empresas siguen cometiendo errores que pueden poner en riesgo la seguridad de la información y derivar en importantes sanciones económicas.

En la mayoría de los casos, estos incumplimientos no se deben a grandes fallos tecnológicos, sino a hábitos cotidianos, como compartir contraseñas, conservar documentación durante más tiempo del necesario o no controlar adecuadamente el acceso a los datos personales.

Cumplir con el RGPD no solo evita posibles sanciones, sino que también mejora la seguridad de la empresa, protege la información confidencial y refuerza la confianza de clientes, personas trabajadoras y colaboradores. 

En este post, repasamos 10 hábitos clave que debes cambiar para cumplir con la Ley de Protección de Datos y RGPD:

¿Qué empresas están obligadas a cumplir el RGPD?

Una de las dudas más frecuentes es si el RGPD solo afecta a las grandes empresas. La respuesta es no.

Deben cumplir el Reglamento General de Protección de Datos todas las empresas, autónomos, asociaciones, fundaciones y cualquier organización que trate datos personales de clientes, trabajadores, proveedores o colaboradores.

El tamaño de la empresa no determina la obligación de cumplir la normativa. Lo relevante es que exista un tratamiento de datos personales y que este se realice aplicando las medidas técnicas y organizativas adecuadas.

¿Cómo proteger la información confidencial en tu empresa?

Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales no consiste únicamente en disponer de un aviso legal o una política de privacidad.

La protección de los datos personales requiere implantar buenas prácticas en el día a día para reducir el riesgo de accesos no autorizados, pérdidas de información o brechas de seguridad.

Estas son diez medidas que pueden ayudarte a mejorar el cumplimiento de la normativa:

1. Protege tus equipo y controla el acceso a la información

Uno de los errores más habituales es dejar el ordenador desbloqueado al ausentarse del puesto de trabajo. Aunque solo sea durante unos minutos, cualquier persona podría acceder a información confidencial de clientes, trabajadores o proveedores.

Para minimizar este riesgo:

• Bloquea siempre la sesión al levantarte del puesto.
• Utiliza contraseñas únicas.
• No compartas tus credenciales con otras personas.
• Evita anotar contraseñas en papel o lugares visibles.

Si trabajas con dispositivos externos, como memorias USB o discos duros portátiles, custódialos adecuadamente para evitar pérdidas o accesos no autorizados.

Siempre que sea posible, utiliza soluciones de almacenamiento en la nube con cifrado, control de accesos y copias de seguridad automáticas.

Además, evita guardar contraseñas críticas en el gestor integrado del navegador. Para una mayor seguridad es recomendable utilizar un gestor de contraseñas especializado.

2. Envía correos electrónicos respetando la protección de datos 

El correo electrónico sigue siendo una de las principales causas de incidentes relacionados con la protección de datos.

Para reducir riesgos:

• Incluye una cláusula informativa en la firma del correo.
• Informa sobre el tratamiento de los datos cuando sea necesario.
• Facilita un medio para ejercer los derechos de protección de datos cuando proceda.
• Utiliza siempre la opción CCO (copia oculta) cuando envíes un mismo correo a varios destinatarios externos.

Revelar las direcciones de correo de otros destinatarios sin su consentimiento puede constituir un incumplimiento de la normativa.

3. Mantén ordenado tu espacio de trabajo 

La protección de datos también afecta a la documentación en papel. Evita dejar expedientes, contratos, nóminas o cualquier otra documentación con datos personales a la vista de personas no autorizadas.

Si tu empresa conserva documentación física:

• Utiliza armarios cerrados con llave.
• Establece un protocolo de archivo.
• Retira inmediatamente los documentos de impresoras y escáneres.

Una política de «mesa limpia» reduce considerablemente el riesgo de fugas de información.

4. Solicita siempre un consentimiento válido 

Cuando recopiles datos personales mediante formularios debes informar claramente sobre el tratamiento que realizarás. El consentimiento debe ser:

• Libre.
• Específico.
• Informado.
• Inequívoco.

Además, la empresa debe poder demostrar que dicho consentimiento fue obtenido correctamente.

5. Revisa periódicamente el cumplimiento del RGPD

La protección de datos no es una tarea puntual.

Realizar revisiones o auditorías periódicas permite detectar errores antes de que se conviertan en incumplimientos o brechas de seguridad.

6. Mantén actualizado el software 

Actualizar el sistema operativo, las aplicaciones, el antivirus y el firewall ayuda a corregir vulnerabilidades conocidas y protege la empresa frente a ciberataques.

Las actualizaciones son una de las medidas de seguridad más sencillas y eficaces.

7. Prepara un protocolo ante brechas de seguridad

Ninguna empresa está completamente libre de sufrir un incidente de seguridad.

Por ello, conviene disponer de un procedimiento que permita actuar rápidamente, limitar los daños y cumplir con las obligaciones de notificación previstas en el RGPD cuando sea necesario.

8. Cifra la información sensible

Cuando se traten datos especialmente sensibles, como información sanitaria, financiera o de carácter laboral. es recomendable aplicar técnicas de cifrado.

De este modo, aunque la información sea interceptada no podrá ser utilizada sin la clave correspondiente.

9. Forma a tu equipo en protección de datos 

El factor humano sigue siendo una de las principales causas de los incidentes de seguridad.

Formar periódicamente a las personas trabajadoras ayuda a reducir errores, detectar posibles amenazas y garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales.

En Grupo2000 contamos con un amplio Catálogo de cursos en el que podrás seleccionar la formación más adecuada según tus necesidades.

10. Conserva los datos únicamente durante el tiempo necesario

Los datos personales no pueden conservarse indefinidamente.

La empresa deberá respetar los plazos legales aplicables a cada tipo de documentación y eliminar de forma segura aquella información que ya no resulte necesaria.

Algunos ejemplos son:

• Documentación contable y mercantil: 6 años (Artículo 30 Código de Comercio).
• Documentación fiscal: 4 años (Artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria).
• Documentación de Seguridad Social: 4 años (Artículo 4.2 del Real Decreto Legislativo 5/2000).
• Documentación de prevención de riesgos laborales: 5 años (Artículo 4.3 del Real Decreto Legislativo 5/2000).
• Currículums: se recomienda no conservarlos más de un año salvo consentimiento para ello.

¿Qué consecuencias puede tener incumplir el RGPD?

No adoptar medidas adecuadas de protección de datos puede tener importantes consecuencias para cualquier empresa, con independencia de su tamaño.

Entre los principales riesgos se encuentran:

• Sanciones económicas impuestas por la Agencia Española de Protección de Datos.
• Reclamaciones por parte de clientes o personas trabajadoras.
• Brechas de seguridad con pérdida de información confidencial.
• Daños reputacionales y pérdida de confianza.

La cuantía de las sanciones dependerá de la gravedad de la infracción, de las medidas adoptadas por la empresa y de otros factores previstos en la normativa.

Vigilancia y RGPD: ¿dónde pueden instalar cámaras las empresas?

La videovigilancia también está sujeta al RGPD y a la LOPDGDD.

Las empresas pueden instalar cámaras de seguridad para proteger sus instalaciones o controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales, siempre que respeten los principios de necesidad, proporcionalidad y minimización de datos.

No obstante, existen zonas especialmente protegidas donde la instalación de cámaras está prohibida o puede vulnerar el derecho a la intimidad de las personas trabajadoras.

Un ejemplo reciente es la Sentencia nº 80/2026, de 2 de marzo, del Tribunal de Instancia de Oviedo, que declaró vulnerados derechos fundamentales porque una empresa había orientado cámaras hacia los accesos a los vestuarios y al comedor de la plantilla.

Aunque las cámaras no grababan el interior de estas dependencias permitían controlar quién accedía a espacios especialmente protegidos desde el punto de vista de la privacidad.

Esta resolución recuerda que la videovigilancia debe implantarse respetando los límites establecidos por la normativa de protección de datos y los derechos fundamentales de las personas trabajadoras.

Checklist para comprobar si tu empresa cumple el RGPD

Antes de dar por cumplida la normativa comprueba que tu empresa:

• Tiene protegidos los equipos informáticos mediante contraseñas y bloqueo automático.
• Controla el acceso a la información confidencial.
• Utiliza la copia oculta (CCO) en los envíos masivos de correos electrónicos.
• Obtiene el consentimiento cuando es necesario.
• Mantiene actualizado el software y los sistemas de seguridad.
• Cuenta con un protocolo de actuación frente a brechas de seguridad.
• Cifra la información especialmente sensible.
• Forma periódicamente a las personas trabajadoras.
• Conserva los datos únicamente durante los plazos legalmente establecidos.
• Revisa que los sistemas de videovigilancia cumplen la normativa de protección de datos.

Preguntas frecuentes sobre el RGPD

¿Qué empresas deben cumplir el RGPD?

Todas las empresas que traten datos personales, independientemente de su tamaño o actividad.

¿Es obligatorio obtener siempre el consentimiento?

El consentimiento es una de las bases jurídicas previstas en el RGPD, pero no la única.

En determinados supuestos el tratamiento puede basarse en una obligación legal, la ejecución de un contrato o un interés legítimo, entre otros.

¿Puede una empresa instalar cámaras de seguridad?

Sí, siempre que exista una finalidad legítima y se respeten los derechos fundamentales de las personas trabajadoras y las obligaciones establecidas por la normativa de protección de datos.

¿Qué ocurre si una empresa incumple el RGPD?

Puede enfrentarse a sanciones económicas, reclamaciones de las personas afectadas, medidas correctivas impuestas por la AEPD y un importante perjuicio reputacional.

¿Estabas al día de todas estas recomendaciones? Si quieres añadir alguna más, ¡déjanosla en comentarios! Nos encantará leerte.

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Fuentes: Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, Ley Orgánica 3/2018, Real Decreto Legislativo 5/2000.