¿El registro de la jornada es obligatorio? Así debe realizarlo tu empresa.

El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas y no cumplir con esta obligación puede tener importantes consecuencias.

Además de exponerse a sanciones por parte de la Inspección de Trabajo una gestión incorrecta del registro horario puede generar importantes consecuencias laborales, como la presunción de jornada completa en los contratos a tiempo parcial, con el consiguiente impacto económico para la empresa.

En este artículo te explicamos qué empresas están obligadas a llevar el registro de jornada, cómo debe realizarse, qué requisitos exige la normativa y cuáles son las últimas novedades y criterios de la Inspección de Trabajo.

Además, podrás descargar gratis una guía práctica con toda la información que necesitas sobre el registro horario: la normativa vigente, las obligaciones de las empresas y las principales herramientas para gestionar el control horario de forma correcta. ¡Descárgala y ten toda la información siempre a mano!

¿Las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de toda la plantilla?

Sí, desde la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019 todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de jornada de las personas trabajadoras.

Esta norma modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores estableciendo lo siguiente:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

Por tanto, esta obligación, que anteriormente solo afectaba a determinados supuestos, se extendió a todas las empresas y a toda la plantilla, con independencia del tipo de contrato.

¿Quién está obligado a registrar la jornada laboral?

La obligación de llevar un registro de jornada afecta a:

• Todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena.
• Las personas trabajadoras autónomas con empleados/as a su cargo.
• Cualquier persona trabajadora, independientemente de si está a jornada parcial o completa.
• Las personas que prestan servicios en modalidad de teletrabajo.

Más abajo, te explicamos cómo realizar correctamente el registro de jornada.

No obstante, antes de continuar puedes descargar nuestra guía sobre el registro de jornada, donde encontrarás toda la información actualizada sobre la normativa vigente, las obligaciones de las empresas, las sentencias más relevantes y las principales herramientas para gestionar correctamente el control horario.

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En ella descubrirás:

• La normativa vigente sobre el registro de jornada.
• Las obligaciones que deben cumplir las empresas.
• Las últimas novedades y criterios de la Inspección de Trabajo.
• Las sentencias más relevantes en materia de control horario.
• Los distintos sistemas y herramientas para gestionar el registro de jornada de forma correcta.

Solo tienes que completar el formulario que encontrarás a continuación.

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¿Es ilegal fichar con la huella dactilar o el reconocimiento facial?

Como regla general, las empresas no pueden obligar a su plantilla a fichar mediante huella dactilar o reconocimiento facial para registrar la jornada laboral.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) modificó su criterio sobre el uso de tecnologías biométricas para el registro de jornada tras las directrices publicadas por el Comité Europeo de Protección de Datos en abril de 2023.

El uso de estos sistemas implica el tratamiento de datos biométricos, considerados una categoría especial de datos personales, por lo que solo puede realizarse cuando exista una base jurídica que lo permita.

Por ello, desde el 23 de noviembre de 2023 las empresas no pueden imponer el uso de sistemas biométricos para el registro de jornada ni exigir la cesión de datos biométricos como condición para fichar, salvo que exista una base jurídica que lo permita.

Más adelante analizamos las excepciones previstas por la normativa y los supuestos en lo que este tipo de tecnología podría utilizarse.

Ya existen sanciones por obligar a fichar mediante sistemas biométricos

Los tribunales ya han comenzado a pronunciarse sobre el uso de sistemas biométricos para el registro de jornada.

Un ejemplo es la sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia, que condenó a una empresa a indemnizar con 53.766 euros a una trabajadora por obligarla a fichar mediante reconocimiento facial.

El tribunal consideró que este sistema suponía un tratamiento especialmente sensible de datos personales y que existían alternativas menos intrusivas para controlar la jornada laboral.

A pesar de ello, todavía hay empresas que continúan utilizando sistemas biométricos sin ser plenamente conscientes del riesgo de sanción al que se exponen.

Actualmente, existen alternativas válidas para registrar la jornada, como:

• Aplicaciones de control horario.
• Códigos personales.
• Tarjetas identificativas.
• Sistemas de geolocalización, siempre que se limiten al momento del fichaje y cumplan la normativa de protección de datos.

¿Cuándo pueden utilizarse datos biométricos para registrar la jornada laboral?

Existen excepciones, aunque se trata de supuestos muy limitados.

La guía de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) señala que el tratamiento de datos biométricos únicamente puede realizarse cuando concurra alguna de las excepciones previstas en el artículo 9.2 del RGPD y se cumplan todos los requisitos exigidos por la normativa.

Entre ellas, se encuentra el consentimiento explícito, libre, específico, informado e inequívoco de la persona interesada para el tratamiento de sus datos biométricos con una finalidad concreta.

Además, la empresa debe informar previamente sobre las características del tratamiento, los riesgos asociados y las garantías adoptadas, especialmente cuando pueda afectar a personas en situación de vulnerabilidad.

Asimismo, el uso de datos biométricos también podría estar permitido cuando una norma con rango de ley autorice expresamente su utilización, conforme al artículo 9.2 del RGPD.

¿Las empresas sin registro horario tienen que reconocer la jornada parcial como completa?

Sí. La falta de un registro horario puede provocar que el contrato a tiempo parcial se presuma celebrado a jornada completa, salvo que la empresa pueda acreditar lo contrario.

Así lo confirmó la sentencia 651/2023, de 6 de febrero 2023, del Tribunal Superior de Justicia de Galicia, que analizó el caso de una trabajadora contratada a tiempo parcial.

La empresa no disponía de un registro horario válido y, aunque aportó correos electrónicos solicitando a la trabajadora que registrara su jornada, el tribunal consideró que esa prueba no acreditaba las horas realmente trabajadas.

Por ello, aplicó lo previsto en el artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores:

«En caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.»

Al no poder demostrar el tiempo de trabajo efectivo, el tribunal entendió que la relación laboral debía considerarse a jornada completa y condenó a la empresa a abonar las diferencias salariales correspondientes.

¿Quién debe probar las horas extraordinarias cuando no existe registro de jornada?

La falta de un registro de jornada no significa automáticamente que la empresa tenga que demostrar todas las horas trabajadas.

Así lo aclaró el Tribunal Supremo, en su sentencia 372/2026, de 15 de abril de 2026, al señalar que la ausencia de registro no invierte por sí sola la carga de la prueba a favor de la persona trabajadora.

Cuando existe un horario fijo y conocido por ambas partes, el conflicto no se centra en toda la jornada laboral, sino únicamente en las horas extraordinarias que se reclaman.

En estos casos, corresponde a la persona trabajadora aportar indicios suficientes que acrediten que realizó esas horas extra.

Solo cuando existan dichos indicios o cuando la organización del trabajo no permita conocer con claridad la jornada efectivamente realizada, la falta de registro podrá tener una mayor relevancia probatoria para la empresa..

¿Qué ocurrió en este caso?

• Una persona trabajadora reclamó el pago de horas extraordinarias correspondientes a los años 2021 y 2022.
• La empresa no disponía de un registro de jornada continuado, aunque sí conservaba registros parciales y reconoció una deuda de 1.000 euros por horas extraordinarias.
• No obstante, el Tribunal Supremo concluyó que no había quedado acreditada la realización de una jornada superior a la ya reconocida.
• Además, recordó que aunque el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a garantizar el registro de jornada, su incumplimiento no implica automáticamente que todas las horas extraordinarias reclamadas deban considerarse probadas.

¡Importante! Cuando exista un horario fijo, la persona trabajadora deberá concretar y acreditar las horas extraordinarias reclamadas para que la empresa pueda ejercer adecuadamente su derecho de defensa.

¿Puede repetirse un juicio por no admitir el registro de jornada como prueba?

Sí, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid, en su sentencia 745/2024 anuló una resolución judicial y ordenó repetir el juicio al considerar que se había causado indefensión al trabajador.

En este caso, un conductor reclamó el pago de horas extraordinarias y solicitó que la empresa aportara el registro de jornada y los discos tacográficos como prueba.

Sin embargo, el juzgado de primera instancia rechazó esa solicitud y desestimó la reclamación al entender que el trabajador no había acreditado las horas extras realizadas.

El empleado recurrió la decisión alegando que la inadmisión de esa prueba vulneraba su derecho de defensa.

El TSJ de Madrid le dio la razón y concluyó que el registro de jornada constituía una prueba esencial para resolver el litigio. Además, consideró que impedir su aportación había vulnerado el derecho a la tutela judicial efectiva.

Por ello, el tribunal ordenó retrotraer las actuaciones y repetir el juicio, para que la prueba pudiera practicarse y se dictara una nueva resolución con todas las garantías.

Esta sentencia pone de manifiesto la importancia del registro de jornada, tanto para acreditar las horas trabajadas como para garantizar el derecho de defensa de las partes en un procedimiento judicial.

¿Los desplazamientos forman parte de la jornada laboral?

Depende, no todos los desplazamientos forman parte de la jornada laboral. 

El Tribunal Supremo, en su sentencia 323/2025, de 21 de abril, aclaró que únicamente tendrán la consideración de tiempo de trabajo efectivo aquellos desplazamientos que:

• Sean imprescindibles para la prestación del servicio, como las visitas a clientes o instalaciones.
• Se realicen bajo la dirección o el control de la empresa.
• Estén sujetos a instrucciones, rutas asignadas o cualquier otra forma de supervisión empresarial.

Esta interpretación afecta especialmente a profesionales con actividad itinerante, como personal técnico, comerciales, repartidores o trabajadores que prestan servicios fuera de un centro de trabajo fijo.

Recuerda: El desplazamiento habitual entre el domicilio y el centro de trabajo no se considera tiempo de trabajo, salvo que las características del servicio justifiquen lo contrario.

¿Cómo deben documentar las empresas los desplazamientos de su plantilla?

Para cumplir con el criterio fijado por el Tribunal Supremo es recomendable que las empresas documenten adecuadamente los desplazamientos que formen parte de la jornada laboral.

Entre las medidas más aconsejables se encuentran:

• Registrar el inicio y el final de la jornada y, cuando proceda, los desplazamientos realizados.
• Documentar las órdenes de trabajo, las rutas asignadas y los tiempos de desplazamiento.
• Diferenciar los periodos en los que existe control empresarial de aquellos en los que la persona trabajadora actúa con autonomía.
• Registrar las pausas o tiempos de espera cuando formen parte de la prestación del servicio.

Una correcta documentación facilita el cumplimiento de la normativa y ayuda a prevenir conflictos con la Inspección de Trabajo o posibles reclamaciones judiciales.

¿Qué sectores se ven más afectados?

Esta interpretación tiene un impacto especial en actividades con desplazamientos habituales, como:

• Técnicos de mantenimiento e instalaciones.
• Comerciales que realizan visitas a clientes.
• Repartidores.
• Personal que presta servicios a domicilio.

En estos casos, solo se considerará tiempo de trabajo el periodo en el que la persona trabajadora esté efectivamente a disposición y bajo el control de la empresa.

Por el contrario, los desplazamientos realizados con autonomía y sin supervisión empresarial, con carácter general, no computarán como jornada laboral.

¿Cómo debe realizarse el registro de la jornada?

Para cumplir con la normativa el registro de jornada debe reflejar de forma objetiva, fiable y accesible el tiempo de trabajo realizado por cada persona trabajadora.

Aunque esta obligación está vigente desde 2019, todavía existen empresas que no realizan correctamente el registro horario, lo que puede dar lugar a sanciones por parte de la Inspección de Trabajo y a conflictos laborales.

Para cumplir con la normativa y evitar sanciones es importante tener en cuenta los siguientes requisitos:

• Registrar la hora exacta de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
• Conservar los registros durante al menos cuatro años y mantenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
• Llevar un registro claro, fiable y accesible.
• Garantizar el control horario de las personas que trabajan en modalidad de teletrabajo.
• Respetar los períodos mínimos de descanso diario y semanal establecidos por la normativa.

No existe un modelo oficial ni un sistema de fichaje obligatorio. Las empresas pueden elegir el método que mejor se adapte a su organización, siempre que permita acreditar de forma fiable el tiempo de trabajo efectivo.

¡Importante! La Inspección de Trabajo también comprueba que se respeten los descansos legales. Con carácter general, deben transcurrir 12 horas entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente, además del descanso semanal previsto en el Estatuto de los Trabajadores.

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• Desde el móvil: puedes descargar la aplicación tanto para iOS como para Android.
• Desde el ordenador: accede con tu usuario y contraseña.
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Además, nuestra herramienta es especialmente útil para controlar la jornada de aquellas personas que prestan sus servicios en modalidad de teletrabajo.

Podrás gestionar de manera eficiente y precisa las horas trabajadas, tanto en la oficina como a distancia.

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¿Las personas que teletrabajan deben registrar su jornada laboral?

Sí. Las personas que prestan sus servicios en modalidad de teletrabajo también están obligadas a registrar el inicio y el final de su jornada laboral.

El registro de jornada en teletrabajo es fundamental para acreditar el tiempo de trabajo efectivo, garantizar el cumplimiento de la jornada pactada y proteger el derecho a la desconexión digital.

Para ello, es recomendable utilizar un sistema de registro horario digital que sea objetivo, fiable, accesible e inalterable, permitiendo a la empresa demostrar el cumplimiento de sus obligaciones ante una posible actuación de la Inspección de Trabajo.

De hecho, la Audiencia Nacional considera que una hoja de firmas en papel, en la que únicamente se registra la hora de entrada no constituye un sistema válido de registro de jornada, ya que no permite acreditar el tiempo de trabajo efectivo.

¿Es válido el registro de jornada en papel?

El artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores no obliga a utilizar un sistema concreto para registrar la jornada laboral, por lo que el registro de jornada en papel puede ser válido si refleja correctamente el tiempo de trabajo realizado.

Para que sea válido el registro debe:

• Incluir la hora exacta de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
• Ser claro, completo y fiable.
• Conservarse durante al menos cuatro años y permanecer a disposición de la plantilla, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.

Entonces, ¿por qué la Audiencia Nacional declaró nulo un registro de jornada en papel? Porque la empresa únicamente hacía firmar a su plantilla al inicio de la jornada, sin registrar la hora de salida. Por tanto, ese registro no permitía acreditar el tiempo de trabajo efectivo.

¿Debe firmarse el registro de jornada cuando se realiza en papel?

Sí. Cuando el registro de jornada se realiza en soporte papel la firma de la persona trabajadora constituye un importante elemento para acreditar su autenticidad y valor probatorio.

Así lo puso de manifiesto el Tribunal Superior de Justicia de Galicia en su sentencia 2516/2024, en la que condenó a una empresa a abonar 5.750 euros por horas extraordinarias al considerar que el registro horario presentado no era válido.

El caso estudiado fue el siguiente:

• La persona trabajadora reclamó el pago de 671 horas extras realizadas a lo largo del tiempo.
• Algunos testigos confirmaron que efectivamente se habían realizado esas horas extras.
• Sin embargo, la empresa se negaba a abonar el importe correspondiente y presentó un registro horario en papel sellado por la empresa pero sin la firma de la persona trabajadora.

El tribunal consideró que ese registro carecía de suficiente fuerza probatoria para acreditar la jornada efectivamente realizada y condenó a la empresa al pago de las horas extraordinarias reclamadas.

Además, la jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) recuerda que corresponde a las empresas implantar un sistema objetivo y fiable de registro de jornada que permita acreditar el tiempo de trabajo efectivo.

¿Debe facilitarse el registro de jornada a la representación legal de las personas trabajadoras (RLT)?

Sí. El Tribunal Supremo, en su sentencia de 24 de septiembre de 2024, confirmó que la empresa debe facilitar a la representación legal de las personas trabajadoras (RLT) la información necesaria para ejercer sus funciones de vigilancia y control.

Entre otros datos la empresa debe facilitar:

• El nombre y apellidos de las personas trabajadoras.
• La provincia y la población correspondientes a cada registro de jornada.

El Tribunal Supremo entiende que esta información resulta necesaria para que la RLT pueda ejercer las funciones que le atribuye el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores, confirmando así el criterio mantenido anteriormente por la Audiencia Nacional.

Asimismo, la sentencia aclara que no es obligatorio registrar las pausas que no tengan la consideración de tiempo de trabajo efectivo.

Por tanto, el registro de jornada debe reflejar el tiempo de trabajo efectivo, sin necesidad de incluir las pausas no laborales, salvo que la empresa decida registrarlas por motivos organizativos o de control interno.

¿Está obligada la empresa a entregar copias del registro de jornada a los sindicatos?

No existe una respuesta general de «sí» o «no».

La sentencia del Tribunal Supremo (STS 521/2026, de 28 de mayo) no establece que las empresas estén obligadas, con carácter general, a entregar copias físicas o digitales del registro de jornada a cualquier sindicato. Sin embargo, tampoco descarta esa posibilidad en determinados supuestos.

Lo que realmente resuelve esta sentencia es una cuestión procesal: el sindicato que presentó la demanda carecía de legitimación activa para reclamar ese derecho en nombre de todos los representantes legales y sindicales de la empresa.

En consecuencia, el Tribunal Supremo no entra a valorar el fondo del asunto, es decir, si el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga o no a facilitar copias del registro horario o un acceso permanente a dichos registros.

Por tanto, la obligación legal de las empresas sigue siendo la misma:

• Registrar diariamente la jornada laboral.
• Conservar los registros durante cuatro años.
• Mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo, conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

La resolución también deja abierta la posibilidad de que, en determinados casos, los delegados sindicales puedan solicitar el acceso a esta información cuando actúen dentro del ámbito de los derechos que les reconoce la Ley Orgánica de Libertad Sindical.

No obstante, esta cuestión no fue resuelta por el Tribunal Supremo y deberá analizarse en función de las circunstancias de cada caso.

¿Las personas empleadas del hogar deben registrar su jornada laboral?

Sí. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) ha establecido que también debe existir un sistema de registro de jornada para las personas trabajadoras del hogar.

Este registro resulta imprescindible para:

• Acreditar las horas efectivamente trabajadas.
• Garantizar el correcto cómputo de la jornada laboral.
• Facilitar la reclamación de los derechos laborales, especialmente en caso de conflicto o despido.

El TJUE recuerda que los Estados pueden establecer determinadas particularidades para este sector, pero dichas excepciones no pueden vaciar de contenido el derecho al registro de jornada ni vulnerar la normativa europea.

Además, el tribunal pone de relieve el riesgo de discriminación indirecta por razón de sexo, dado que el trabajo doméstico está desempeñado mayoritariamente por mujeres.

¿Puede despedirse a una persona trabajadora por incumplir reiteradamente el horario laboral?

Sí. El incumplimiento grave y reiterado del horario laboral, unido a la manipulación del registro de jornada, puede justificar un despido disciplinario procedente.

Así lo confirmó el Tribunal Superior de Justicia del País Vasco, que ratificó el despido de la directora de una oficina bancaria por llegar tarde de forma reiterada, alterar el sistema de control horario y ocultar dichas conductas.

El tribunal valoró especialmente que:

• Los incumplimientos se prolongaron durante varios meses.
• Se ocasionaron perjuicios a clientes y a la organización.
• Existió una actuación consciente contraria a la buena fe contractual.

¡Ojo! La sentencia no es firme y la trabajadora puede interponer recurso ante el Tribunal Supremo.

Sin embargo, el TSJPV deja claro que el incumplimiento grave del horario y la manipulación del registro de jornada pueden justificar un despido procedente.

¿Los minutos de cortesía y la pausa para el desayuno forman parte de la jornada laboral?

Depende de lo que establezca el convenio colectivo, los acuerdos de empresa y las circunstancias del caso.

El Tribunal Supremo establece que los primeros 15 minutos de cortesía a la entrada y las pausas breves para el desayuno (de hasta 10 minutos) deben considerarse tiempo efectivo de trabajo.

Esta resolución surge a raíz de una demanda interpuesta por CCOO, UGT y SECB contra una entidad bancaria que descontaba del cómputo de la jornada tanto los minutos de cortesía como los pequeños descansos.

El alto tribunal señala que cuando el convenio colectivo o los acuerdos de empresa no excluyan expresamente esos tiempos deben incluirse como parte de la jornada laboral.

Por tanto, las empresas no pueden restar ni los 15 minutos de cortesía ni los minutos destinados a tomar café, salvo que exista una norma que lo prohíba de forma clara.

Además, se exige que el registro horario refleje tanto la flexibilidad de entrada como las pausas concretas para el desayuno.

Esto significa que ya no se podrá descontar salario ni aplicar sanciones por retrasos breves al inicio de la jornada, por ejemplo, por un atasco, siempre que estén dentro del margen de cortesía.

Asimismo, los descansos para desayunar de hasta 20 minutos continuarán considerándose tiempo de trabajo si no están expresamente excluidos por el convenio aplicable.

Aunque esta decisión responde a un caso del sector bancario el criterio puede extenderse al resto de sectores.

Las empresas deberán adaptar sus sistemas de control horario para cumplir con esta interpretación del Tribunal Supremo.

¿Por qué el registro de jornada es una prioridad para la Inspección de Trabajo?

El registro de jornada continúa siendo una de las principales actuaciones de control de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Durante los últimos años se han incrementado las actuaciones inspectoras relacionadas con el control horario, especialmente en aquellas empresas que no disponen de un sistema fiable o no conservan correctamente los registros.

La mayoría de las sanciones están relacionadas con:

• La ausencia de un registro de jornada.
• Registros incompletos o poco fiables.
• Errores en el control de las horas extraordinarias.
• Incumplimientos en materia de jornada y descansos.

Por ello, disponer de un sistema de registro horario que cumpla con la normativa resulta esencial para evitar sanciones y poder acreditar el cumplimiento de las obligaciones laborales.

Más abajo analizamos cuáles son las principales sanciones por incumplir el registro de jornada.

¿Está paralizada la reforma del registro horario? 

La reforma del registro de jornada no está paralizada, aunque su aprobación se ha retrasado.

El Gobierno trabaja en un proyecto para implantar un nuevo registro horario digital, con el objetivo de reforzar el control del tiempo de trabajo y combatir el fraude en materia de horas extraordinarias.

Entre las principales medidas que contempla el proyecto se encuentran:

• La implantación de un sistema de registro horario digital.
• Un registro objetivo, fiable y verificable.
• La posibilidad de facilitar el acceso remoto a los registros por parte de la Inspección de Trabajo.
• Un mayor control sobre las horas extraordinarias y el tiempo de trabajo efectivo.

¿Por qué se ha retrasado la reforma?

El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable sobre el proyecto, aunque dicho informe no es vinculante.

Entre las principales objeciones planteadas destacan:

• Considera que una reforma de esta importancia debería aprobarse mediante una ley, y no a través de un Real Decreto.
• Advierte del impacto económico y organizativo que la digitalización obligatoria podría tener para microempresas y personas trabajadoras autónomas.
• Señala que el texto no contempla suficientemente las particularidades de determinados sectores de actividad.

Tras este informe, los Ministerios de Economía y Trabajo han acordado aplazar la aprobación de la reforma hasta el mes de septiembre, con el fin de introducir los ajustes que consideren oportunos.

¿Será obligatorio un nuevo registro horario digital en 2026?

Todavía no. En la actualidad, la normativa no obliga a utilizar un sistema digital para registrar la jornada laboral.

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores permite utilizar distintos sistemas, siempre que el registro sea fiable, objetivo y accesible.

No obstante, el proyecto impulsado por el Ministerio de Trabajo prevé que, en el futuro, el registro horario pase a realizarse mediante sistemas digitales que permitan un mayor control del cumplimiento de la jornada laboral.

¿Qué cambios plantea el nuevo registro horario digital?

El texto que estudia el Gobierno incorpora diversas medidas destinadas a reforzar el control horario.

Entre las principales novedades previstas figuran:

• Registrar de forma diferenciada el tiempo de trabajo efectivo y las horas extraordinarias.
• Mejorar el acceso de las personas trabajadoras a sus propios registros.
• Facilitar el acceso de la Inspección de Trabajo a la información cuando la normativa lo permita.
• Incrementar las garantías de fiabilidad y trazabilidad del sistema.

Estas medidas forman parte del proyecto de reforma y podrían modificarse durante su tramitación.

¿Podrá la empresa obligar a fichar desde el móvil personal?

El proyecto de reforma no implica que las personas trabajadoras tengan que utilizar obligatoriamente su teléfono móvil personal para registrar la jornada.

La obligación de implantar un sistema de registro corresponde a la empresa, que deberá facilitar un medio adecuado para cumplir con esta obligación.

Por tanto, salvo acuerdo voluntario entre ambas partes, la empresa no puede imponer la utilización del dispositivo personal de la persona trabajadora para fichar.

¿Qué dudas plantea el nuevo registro horario?

Uno de los aspectos más debatidos del proyecto es la protección de los datos personales.

La futura regulación pretende reforzar el acceso a los registros por parte de la Inspección de Trabajo y, en determinados supuestos, de la representación legal de las personas trabajadoras.

Por este motivo, durante la tramitación del proyecto se han planteado diversas cuestiones relacionadas con la seguridad de la información, la confidencialidad de los datos y las garantías exigidas por la normativa de protección de datos.

¿Se utilizará la Inteligencia Artificial para controlar la jornada laboral?

Por el momento, no existe ninguna obligación legal de utilizar Inteligencia Artificial para gestionar el registro de jornada.

No obstante, algunas herramientas de control horario ya incorporan funcionalidades basadas en IA, como:

• Detectar posibles errores o anomalías en los fichajes.
• Avisar cuando puedan superarse los límites de jornada.
• Identificar incidencias relacionadas con las horas extraordinarias.

Se trata de soluciones tecnológicas que algunas empresas ya utilizan, pero no forman parte de las obligaciones previstas actualmente en la normativa.

¿Cuáles son los principales motivos de sanción por incumplir el registro de jornada?

La Inspección de Trabajo puede sancionar a las empresas que incumplan las obligaciones relacionadas con el registro de jornada. Entre las infracciones más frecuentes se encuentran las siguientes:

No disponer del registro de jornada cuando lo solicita la Inspección

Uno de los incumplimientos más habituales consiste en no poder facilitar el registro horario cuando es requerido durante una inspección.

La normativa exige que los registros estén siempre disponibles para la Inspección de Trabajo, las personas trabajadoras y su representación legal.

• ¿Cómo evitar esta sanción? Conservando los registros durante cuatro años, utilizando un sistema que permita acceder a ellos de forma rápida y manteniendo la información correctamente archivada y actualizada.

Registros incompletos o poco fiables

También es frecuente que los registros no reflejen correctamente la hora de inicio y de finalización de la jornada, o que existan errores que impidan acreditar el tiempo de trabajo efectivo.

Asimismo, la Inspección puede comprobar si la empresa respeta los descansos diarios y semanales previstos en la normativa.

• ¿Cómo evitar esta sanción? Utilizando un sistema de registro horario preciso y fiable, informando a la plantilla sobre la obligación de registrar correctamente la jornada y revisando periódicamente que los registros sean completos y coherentes.

No registrar las horas extraordinarias

Las horas extraordinarias también deben reflejarse en el registro de jornada. No registrarlas o no compensarlas correctamente constituye uno de los incumplimientos más habituales detectados por la Inspección de Trabajo.

• ¿Cómo evitar esta sanción? Implantando un sistema que diferencie claramente las horas ordinarias de las extraordinarias y permita controlar su compensación o retribución.

No registrar la jornada en teletrabajo

La obligación de registrar la jornada también afecta a las personas que trabajan en modalidad de teletrabajo.

La ausencia de un sistema de control horario en remoto puede dar lugar a sanciones y dificultar que la empresa acredite el cumplimiento de la normativa.

• ¿Cómo evitar esta sanción? Utilizando herramientas digitales que permitan registrar el inicio y el final de la jornada desde cualquier lugar, garantizando además el respeto al derecho a la desconexión digital.

En resumen…

¿Qué factores tiene en cuenta la Inspección de Trabajo para imponer una sanción?

La cuantía de la sanción dependerá de las circunstancias de cada caso. Entre los factores que pueden influir se encuentran:

• La gravedad del incumplimiento.
• La reincidencia de la empresa.
• El perjuicio ocasionado a las personas trabajadoras.
• El número de personas afectadas.
• Las circunstancias concurrentes durante la actuación inspectora.

¿Qué sanciones pueden imponerse por incumplir el registro de jornada?

El artículo 7 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) considera infracción grave el incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la jornada laboral, el registro de jornada, las horas extraordinarias y los descansos:

“La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores”.

Actualmente, estas infracciones pueden sancionarse con multas de entre 751 y 7.500 euros, en función de la gravedad de los hechos y de las circunstancias concurrentes.

Además de la sanción económica la falta de un registro de jornada válido puede generar otras consecuencias, como:

• Dificultades para acreditar las horas efectivamente trabajadas.
• Reclamaciones por horas extraordinarias.
• Conflictos laborales.
• Presunciones desfavorables para la empresa en determinados procedimientos judiciales.

¿Qué ocurre si una persona trabajadora se niega a fichar su jornada laboral?

La obligación de registrar la jornada afecta tanto a la empresa como a las personas trabajadoras.

Si la empresa ha implantado un sistema de registro de jornada conforme a la normativa y una persona trabajadora se niega injustificadamente a utilizarlo, podrá incurrir en un incumplimiento de sus obligaciones laborales.

En función de las circunstancias y de lo previsto en el convenio colectivo aplicable, la empresa podrá adoptar las medidas disciplinarias que correspondan, respetando siempre los principios de proporcionalidad y graduación de las sanciones.

No obstante, un olvido puntual al fichar no suele tener las mismas consecuencias que una negativa reiterada o deliberada a registrar la jornada.

En cualquier caso, resulta recomendable que la empresa disponga de un procedimiento interno para gestionar estas incidencias y dejar constancia de ellas.

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Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada (FAQ)

¿Es obligatorio el registro de jornada?

Sí. Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada laboral de sus personas trabajadoras, reflejando la hora de inicio y de finalización de la jornada.

¿Puede hacerse el registro de jornada en papel?

Sí. El registro de jornada en papel es válido siempre que refleje de forma objetiva y fiable el tiempo de trabajo efectivo, incluya la hora de inicio y de fin de la jornada y se conserve durante cuatro años.

¿Es obligatorio registrar la jornada en teletrabajo?

Sí. Las personas que trabajan a distancia también deben registrar diariamente su jornada laboral.

La empresa debe disponer de un sistema que permita acreditar el tiempo de trabajo efectivo y respetar el derecho a la desconexión digital.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros de jornada?

Los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de la Inspección de Trabajo, de las personas trabajadoras y de su representación legal.

¿Qué multa puede imponer la Inspección de Trabajo?

El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el registro de jornada constituye una infracción grave, sancionable con multas de entre 751 y 7.500 euros, según la gravedad de los hechos y las circunstancias del caso.

¿Es legal fichar con la huella dactilar o el reconocimiento facial?

Como regla general, no. El uso de sistemas biométricos para registrar la jornada solo es posible cuando exista una base jurídica que lo permita y se cumplan los requisitos establecidos por la normativa de protección de datos.

¿Es obligatorio registrar las horas extraordinarias?

Sí. Las horas extraordinarias deben quedar reflejadas en el registro de jornada para poder acreditar el tiempo de trabajo realizado y su correcta compensación o retribución.

¿Qué ocurre si una persona trabajadora se niega a fichar?

Si la empresa ha implantado un sistema de registro conforme a la normativa, la negativa injustificada a utilizarlo puede constituir un incumplimiento de las obligaciones laborales y dar lugar a medidas disciplinarias, siempre respetando la legislación y el convenio colectivo aplicable.

¿Qué ocurre si la empresa no lleva un registro de jornada válido?

Además de exponerse a sanciones de la Inspección de Trabajo, la empresa puede tener dificultades para acreditar la jornada efectivamente realizada, afrontar reclamaciones por horas extraordinarias y, en determinados supuestos, que un contrato a tiempo parcial se presuma celebrado a jornada completa.

¿Existe ya un registro horario digital obligatorio?

No. Actualmente no existe la obligación de utilizar un sistema digital.

No obstante, el Gobierno trabaja en una reforma que podría implantar un registro horario digital con mayores garantías de control y trazabilidad.

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Fuentes: Estatuto de los Trabajadores, Real Decreto-ley 8/2019, Real Decreto Legislativo 5/2000, Reglamento General de Protección de Datos, sentencia del TSJ de Galicia 2516/2024, sentencia del TSJ de Cataluña 4056/2023, sentencia del Tribunal Supremo 323/2025, sentencia del TJUE (19 de diciembre de 2024 – Asunto C-531/23),  STS n.º 372/2026 del Tribunal Supremo.