¿A quiénes protegen los canales de denuncia?
Los canales de denuncia pretenden proteger a los denunciantes que trabajen en el sector privado y público, que tengan información y conocimiento sobre infracciones laborales.
Se tiene que proteger a todas las personas trabajadoras, tanto indefinidas como a tiempo parcial y con contratos de duración determinada.
También a los funcionarios y trabajadores del sector público y a terceros que faciliten información al denunciante.
Es decir, los canales de denuncia protegerán a:
- Personas trabajadoras al servicio del organismo o entidad. En este ámbito se incluye al personal funcionario, laboral, eventual o cualquier otra persona empleada a su servicio. También estarán protegidas las personas becarias, en prácticas o voluntarias. Esto es con independencia de que reciban o no remuneración.
- Personas empleadas con un contrato temporal o indefinido o personas cuya relación laboral haya finalizado.
- Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
- Personas trabajadoras autónomas y aquellos que trabajen bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
- Representantes legales de los trabajadores.
Asimismo, la protección se va a extender a terceras personas que tengan relación con la persona informante y puedan sufrir represalias. Se incluyen:
- Personas que asistan al informante para alertar sobre una irregularidad determinada.
- Familiares del informante que mantengan una relación laboral con la empresa.
- Entidades para las que trabaje la persona informante o con las que mantenga relación en el contexto laboral.
En todo caso se les protegerá siempre que revelen infracciones laborales.
Hay que destacar que el informante no va a perder protección aunque de manera posterior se verifique que la información facilitada era inexacta o no llegara a materializarse.
La parte fundamental es que la persona informante tenga motivos razonables y de peso para pensar que esa información era veraz en el momento de efectuar la comunicación.
¿Cómo se protege a la persona trabajadora que informa sobre irregularidades?
La Ley va a prohibir que una persona trabajadora que informa sobre regularidades:
- Sea despedida o se suspenda su contrato laboral.
- Se le apliquen medidas disciplinarias o cualquier modificación negativa de sus condiciones de trabajo.
- Sufra acoso o cualquier tipo de intimidación.
¿Qué tipo de denuncias no estarían protegidas?
No estarían amparadas por la protección:
- Informaciones que estén vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales.
- Informaciones que indiquen irregularidades que ya estén completamente disponibles para el público, o que no contengan información nueva respecto de otras anteriores.
- Informaciones que sean simplemente rumores, que no tengan verosimilitud o informaciones que se hayan obtenido mediante la comisión de un delito.
¿Cuál es la función de los canales de denuncia internos y externos?
Los canales de denuncia internos permiten que se solucionen los problemas de manera más rápida y eficaz, ya que están más cercanos al lugar del fraude.
Las entidades obligadas por la norma deberán responder a los denunciantes en un plazo máximo de 3 meses, desde que se realice la denuncia de forma interna.
Los canales de denuncia externos son utilizados cuando los denunciantes explican los casos de fraude ante las autoridades competentes.
Ahora bien, es importante entender que en el caso de los canales internos la empresa tiene que asegurar que:
- Cuenta con los recursos y con los medios necesarios para gestionar el canal y el sistema interno de información.
- Tiene en plantilla una persona o personas con conocimientos suficientes para tramitar el proceso.
¿Cómo es el procedimiento para gestionar las denuncias?
El responsable de la implantación del sistema interno de información será el Órgano de Administración o el Órgano de Gobierno de cada entidad, pública o privada. Para ello, deberá consultar de forma previa con la representación legal de los trabajadores.
Este sistema interno debe garantizar la confidencialidad del informante y su protección, así como la restricción de acceso a personal no autorizado.
Todas las entidades deberán facilitar la información accesible sobre el uso del canal interno implantado. Si tienen página web entonces deberán tener una sección en la que el canal de denuncias sea fácil de identificar.
La gestión del sistema y del canal de denuncias podrá ser interna o externa a cada entidad.
Si la gestión del sistema se realiza por un tercero externo se exigirá en todo caso que éste ofrezca garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.
Los canales de denuncia tienen que ser plenamente confidenciales y nunca revelar la identidad del denunciante.
La denuncia puede formalizarse por escrito, a través una plataforma online o de manera verbal.
Una vez que una persona trabajadora denuncie una situación tendrá que recibir un acuse de recibo de su denuncia en un plazo de 7 días.
Será obligatorio asignar una persona de contacto para mantener la comunicación con el denunciante y realizar un seguimiento sobre el estado de la denuncia.
La respuesta tendrá que ofrecerse en un período razonable, que no podrá ser superior a 3 meses a partir del acuse de recibo.
Por supuesto, se debe cumplir el Reglamento General de Protección de Datos. Toda la información tiene que conservarse en un registro de informes por el tiempo que se crea necesario.
¿Quiénes deben intervenir en el tratamiento de datos personales?
Esta cuestión ha generado mucha controversia debido a la redacción del artículo 5.1 de la Ley 2/2023.
En este artículo se establece que:
«El órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado por esta ley será el responsable de la implantación del Sistema interno de información, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras, y tendrá la condición de responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos personales».
El debate gira en torno a la determinación de la posición jurídica de los intervinientes en el tratamiento de datos personales.
Según el RGPD:
- El responsable del tratamiento es la persona física o jurídica que determine los fines y medios del tratamiento de datos personales.
- Mientras que el encargado del tratamiento es la persona o entidad que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Pero, según recoge la Ley del Informante en el artículo 5.1 la responsabilidad de la implantación del sistema interno de información correspondería al órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo.
Sin embargo, no está claro si este órgano actuaría como responsable del tratamiento o si debería ser considerado como un encargado del tratamiento, ya que los fines y medios del tratamiento.
El artículo 6 de la mencionada Ley regula la gestión del sistema por un tercero externo, que tendría la consideración de encargado del tratamiento.
La ambigüedad reside en si esta gestión se limita a la recepción de informaciones o si también incluye otras acciones, como la tramitación de las mismas.
La ley no aclara completamente este punto.
Asimismo, la regulación de la figura del responsable del sistema interno de información en el artículo 9 de la Ley del Informante también plantea dudas sobre si debería considerarse como un encargado del tratamiento o como personal del propio responsable del tratamiento.
Según la AEPD:
«La correcta interpretación del artículo 5 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, desde la perspectiva de la protección de datos personales, requiere identificar como responsable del tratamiento a la entidad u organismo obligado por la ley a disponer de un Sistema interno de información, sin perjuicio de que las decisiones necesarias para su correcta implantación deban adoptarse por el correspondiente órgano de administración u órgano de gobierno».
¿Existen sanciones en el caso de no cumplir con los canales de denuncias?
Los Estados de la Unión Europea consideran fundamental establecer sanciones penales, civiles o administrativas para garantizar que no se tomen represalias contra los denunciantes.
La Ley contempla sanciones de hasta 1.000.000 de euros para las empresas.
Las multas podrán oscilar:
- Desde 1.001 a 300.000 euros si se trata de personas físicas.
- Desde 10.001 a 1.000.000 de euros en el caso de las jurídicas.
Además, se sancionarán a personas en el caso de presentar denuncias falsas o a las empresas que revelen dichas denuncias. ¡IMPORTANTE! Las denuncias son anónimas y 100% confidenciales.
Es interesante que tengas conocimiento de esta normativa para que tu empresa vaya previendo la inclusión de estas medidas.
Como se está apreciando con los últimos cambios legales la tendencia en el mundo empresarial es la transparencia.
Así que no hay que perder de vista esta Ley, ya que como ocurrió con el Reglamento de Protección de Datos, todo llega, y es un gran reto que deben asumir todas las entidades.
¿Está tu empresa obligada a implantar un canal de denuncias efectivo? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!
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