Hoy solventamos una importante cuestión: ¿sabes que empresas están obligadas a crear canales de denuncia?

Tras la entrada en vigor de la Ley de Protección del Informante, de acuerdo con la Directiva (UE) 2019/1987, del Parlamento Europeo, de 23 de octubre, se incluyeron nuevas obligaciones para las compañías.

La Ley 2/2023 recoge que las empresas de más de 50 personas trabajadoras tienen que implantar canales de denuncia efectivos y para cumplir con esta obligación se señalaron dos fechas límite.

El pasado 13 de junio finalizó la fecha límite para crear canales de denuncia en compañías con plantillas de más de 249 personas.

La próxima fecha límite está establecida para el 1 de diciembre de 2023 para empresas de más de 50 personas en plantilla.

Por lo que Inspección comenzará a multar en tres meses a los pequeños negocios que no cuenten con el canal de denuncias efectivo.

Para evitar sanciones, tu empresa debe hacer efectiva esta nueva obligación. Te contamos todos los detalles, a continuación:

Nuevas obligaciones para el sector público y privado, ¿a qué empresas afecta?

El 23 de abril de 2018 la Comisión Europea «Directive on the protection of persons reporting on breaches of Union law» aprobó la nueva Directiva para la Transparencia.

Esta medida consistía en proteger a todas las personas que denunciasen casos de corrupción, fraude o violaciones de las leyes en los países de la Unión Europea.

El pasado 20 de febrero de 2023 se publicó en el BOE, tras ser aprobada en el Congreso, la nueva Ley de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Esta Ley obliga a algunas compañías a implantar canales de denuncia, de acuerdo con la Directiva (UE) 2019/1987, del Parlamento Europeo, de 23 de octubre.

La Directiva incluye la obligación para los Estados miembros, exigiendo la creación de canales de denuncia, tanto a nivel interno, como externo a la organización, en los que se garantice la confidencialidad.

Para ello, se establecen 3 niveles:

• Canal de denuncias en la propia entidad, a nivel interno.
• Si este canal no realiza su función adecuadamente, se pasaría al siguiente nivel, canal de las autoridades competentes.
• Si las autoridades no actúan, o se prevén peligros inminentes, la norma señala el uso de los medios de comunicación.

Están obligadas a cumplir esta nueva normativa las instituciones públicas, y empresas privadas con más de 50 empleados o 10 millones de euros de ingresos.

Los Estados de la UE podrán exigir a entidades con menos de 50 personas trabajadoras que las establezcan si existen riesgos.

La Directiva contempla la protección de las personas que informen sobre irregularidades en el área de compras públicas, servicios financieros, blanqueo de dinero o financiación del terrorismo.

También en seguridad en el transporte, protección medioambiental, seguridad alimentaria, salud pública, salud animal, protección del consumidor, protección de datos o regulaciones tributarias.

La Ley de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción entró en vigor el 13 de marzo.

Se establecieron dos plazos para crear canales de denuncia según el tamaño de las plantillas, como podrás ver más abajo.

 

¿En qué consisten los canales de denuncia?

Los canales de denuncia tienen el fin de proteger a todas aquellas personas que denuncian o informan sobre casos de corrupción, fraude o violaciones de las leyes en los países de la UE.

Para ello, establecen medidas que garanticen canales protegidos para que se puedan realizar denuncias y se prohíben represalias contra éstas.

Según algunos informes existe un alto porcentaje de personas que tras haber comunicado irregularidades reconocen haber sufrido represalias.

Estos canales de denuncia surgen ante la necesidad de proteger a los denunciantes para poder detectar los casos de incumplimientos de la ley.

Los canales de denuncia protegen a todas aquellas personas que alertan sobre:

• Infracciones penales y administrativas graves o muy graves.
• Infracciones del derecho de la Unión Europea y que afecten a los intereses financieros de la UE.

 

¿Qué se puede denunciar en los canales de denuncia?

Los canales de denuncia van a permitir denunciar infracciones que vulneren las leyes de la UE en relación con los servicios financieros, protección del medioambiente, contratación o salud pública, entre otros.

La protección será efectiva tanto si:

• Se informa de irregularidades que ya se han cometido.
• Se informa de irregularidades que aún no se han materializado o de conductas que pretenden ocultar irregularidades.

 

¿Qué empresas están obligadas a crear canales de denuncia?

La Ley obliga a todas las empresas con más de 50 personas en su plantilla y a las entidades del Sector Público a implementar canales de denuncias confidenciales y seguros.

Las compañías obligadas a crear estos canales de denuncia son:

¡IMPORTANTE! Es fundamental contar con un canal de denuncias, pero también es vital asegurar el proceso de gestión y seguimiento de la información recibida.

Además de implementar el canal de denuncias, las empresas obligadas tendrán que nombrar una persona física responsable del sistema que sea independiente y autónoma.

 

¿Cuál es el plazo para crear los canales de denuncia efectivos?

Se establecieron dos plazos diferenciados para crear los canales de denuncia:

 

Fecha límite: finalizó el 13 de junio de 2023

Tuvieron 3 meses desde la publicación de la Ley para crear los canales de denuncia:

• Empresas de más de 249 personas en plantilla.
• Entidades del sector público, salvo los municipios de menos de 10.000 habitantes.
• Entidades jurídicas del sector privado de 250 o más trabajadores.
• Partidos políticos sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.

 

Fecha límite: hasta el 1 de diciembre de 2023

Desde la publicación de la Ley para crear canales de denuncia tendrán hasta el 1 de diciembre de 2023 para hacerlos efectivos:

• Compañías de entre 50 y 249 personas empleadas.
• Municipios de menos de 10.000 habitantes.

En el caso de los grupos de empresas, según el artículo 42 del Código de Comercio, la sociedad dominante tendrá que aprobar una política general y asegurar su integración y aplicación en todas las entidades que integren el grupo.

 

Inspección comenzará a multar en tres meses a los pequeños negocios que no tengan canal de denuncias

Como hemos comentado, la próxima fecha límite para que los negocios de más de 50 personas empleadas creen su canal de denuncias efectivo es el 1 de diciembre de 2023.

Por eso, es importante que estas compañías comiencen a aplicar los canales de denuncias para evitar sanciones de Inspección.

 

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¿A quiénes protegen los canales de denuncia?

Los canales de denuncia pretenden proteger a los denunciantes que trabajen en el sector privado y público, que tengan información y conocimiento sobre infracciones laborales.

Se tiene que proteger a todos los trabajadores, tanto indefinidos como a tiempo parcial y con contratos de duración determinada.

También a los funcionarios y trabajadores del sector público y a terceros que faciliten información al denunciante.

Es decir, los canales de denuncia protegerán a:

• Personas trabajadoras al servicio del organismo o entidad. En este ámbito se incluye al personal funcionario, laboral, eventual o cualquier otra persona empleada a su servicio. También estarán protegidas las personas becarias, en prácticas o voluntarias. Esto es con independencia de que reciban o no remuneración.
• Personas empleadas con un contrato temporal o indefinido o personas cuya relación laboral haya finalizado.
• Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
• Personas trabajadoras autónomas y aquellos que trabajen bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
• Representantes legales de los trabajadores.

Asimismo, la protección se va a extender a terceras personas que tengan relación con la persona informante y puedan sufrir represalias. Se incluyen:

• Personas que asistan al informante para alertar sobre una irregular determinada.
• Familiares del informante que mantengan una relación laboral con la empresa.
• Entidades para las que trabaje la persona informante o con las que mantenga relación en el contexto laboral.

En todo caso se les protegerá siempre que revelen infracciones laborales.

Hay que destacar que el informante no va a perder protección aunque de manera posterior se verifique que la información facilitada era inexacta o no llegara a materializarse.

La parte fundamental es que la persona informante tenga motivos razonables y de peso para pensar que esa información era veraz en el momento de efectuar la comunicación.

 

¿Cómo se protege a la persona trabajadora que informa sobre irregularidades?

La Ley va a prohibir que una persona trabajadora que informa sobre regularidades:

• Sea despedida o se suspenda su contrato laboral.
• Se le apliquen medidas disciplinarias o cualquier modificación negativa de sus condiciones de trabajo.
• Sufra acoso o cualquier tipo de intimidación.

 

¿Qué tipo de denuncias no estarían protegidas?

No estarían amparadas por la protección:

• Informaciones que estén vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales.
• Informaciones que indiquen irregularidades que ya estén completamente disponibles para el público, o que no contengan información nueva respecto de otras anteriores.
• Informaciones que sean simplemente rumores, que no tengan verosimilitud o informaciones que se hayan obtenido mediante la comisión de un delito.

 

¿Cuál es la función de los canales de denuncia internos y externos?

Los canales de denuncia internos permiten que se solucionen los problemas de manera más rápida y eficaz, ya que están más cercanos al lugar del fraude.

Las entidades obligadas por la norma, deberán responder a los denunciantes en un plazo máximo de 3 meses, desde que se realice la denuncia de forma interna.

Los canales de denuncia externos son utilizados cuando los denunciantes explican los casos de fraude ante las autoridades competentes.

 

¿Cómo es el procedimiento para gestionar las denuncias?

El responsable de la implantación del sistema interno de información será el Órgano de Administración o el Órgano de Gobierno de cada entidad, pública o privada. Para ello, deberá consultar de forma previa con la representación legal de los trabajadores.

Este sistema interno debe garantizar la confidencialidad del informante y su protección, así como la restricción de acceso a personal no autorizado.

Todas las entidades deberán facilitar la información accesible sobre el uso del canal interno implantado. Si tienen página web, entonces deberán tener una sección en la que el canal de denuncias sea fácil de identificar.

La gestión del sistema y del canal de denuncias podrá ser interna o externa a cada entidad.

Si la gestión del sistema se realiza por un tercero externo se exigirá en todo caso que éste ofrezca garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.

Los canales de denuncia tienen que ser plenamente confidenciales y nunca revelar la identidad del denunciante.

La denuncia puede formalizarse por escrito, a través una plataforma online o de manera verbal.

Una vez que un trabajador denuncie una situación, tendrá que recibir un acuse de recibo de su denuncia en un plazo de 7 días.

Será obligatorio asignar una persona de contacto para mantener la comunicación con el denunciante y realizar un seguimiento sobre el estado de la denuncia.

La respuesta tendrá que ofrecerse en un período razonable, que no podrá ser superior a 3 meses a partir del acuse de recibo.

Por supuesto, se debe cumplir el Reglamento General de Protección de Datos. Toda la información tiene que conservarse en un registro de informes por el tiempo que se crea necesario.

 

¿Existen sanciones en el caso de no cumplir con los canales de denuncia?

Los Estados de la Unión Europea consideran fundamental establecer sanciones penales, civiles o administrativas para garantizar que no se tomen represalias contra los denunciantes.

La Ley contempla sanciones de hasta un millón de euros para las empresas.

Las multas podrán oscilar:

• Desde 1.001 a 300.000 euros si se trata de personas físicas.
• Desde 10.001 a 1.000.000 de euros en el caso de las jurídicas.

Además, se sancionarán a personas en el caso de presentar denuncias falsas o a las empresas que revelen dichas denuncias. ¡IMPORTANTE! Las denuncias son anónimas y 100% confidenciales.

Uno de los plazos máximos fijados por la Ley para crear los canales de denuncia obligatorios ya ha finalizado y el otro terminará el 1 de diciembre de 2023.

Es interesante que tengáis conocimiento de esta normativa para que vuestra empresa vaya previendo la inclusión de estas medidas.

Como se está apreciando con los últimos cambios legales la tendencia en el mundo empresarial es la transparencia.

Así que no hay que perder de vista esta Ley, ya que como ocurrió con el Reglamento de Protección de Datos, todo llega, y este año es el gran reto que deben asumir todas las entidades.

Seguiremos pendientes de la evolución normativa de esta Directiva para informaros en nuestro blog.