¿Qué empresas están obligadas a crear canales de denuncia?

Hoy solventamos una importante cuestión: ¿sabes que empresas están obligadas a crear canales de denuncia? Desde el pasado 1 de diciembre de 2023 algunas compañías ya están bajo esta exigencia.

Tras la entrada en vigor de la Ley de Protección del Informante, de acuerdo con la Directiva (UE) 2019/1987, del Parlamento Europeo, se incluyeron nuevas obligaciones para las compañías.

La Ley 2/2023 específica qué empresas deben contar con canales de denuncia efectivos. Para cumplir con este requisito, se señalaron dos fechas límite que concluyeron el año pasado.

Si tu empresa está entre las obligadas y aún no cuenta con un canal de denuncias, ¡presta atención!

Inspección ya ha comenzado a sancionar a los negocios que carecen de un canal de denuncias y tienen la obligación de implementarlo.

Te contamos todos los detalles, a continuación:

Nuevas obligaciones para el sector público y privado, ¿a qué empresas afecta?

El 23 de abril de 2018 la Comisión Europea «Directive on the protection of persons reporting on breaches of Union law» aprobó la nueva Directiva para la Transparencia.

Esta medida consistía en proteger a todas las personas que denunciasen casos de corrupción, fraude o violaciones de las leyes en los países de la Unión Europea.

En febrero de 2023 se publicó en el BOE la nueva Ley de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Esta Ley obliga a algunas compañías a implantar canales de denuncia, de acuerdo con la Directiva (UE) 2019/1987, del Parlamento Europeo.

La Directiva incluye la obligación para los Estados miembros, exigiendo la creación de canales de denuncia, tanto a nivel interno, como externo a la organización, en los que se garantice la confidencialidad.

Para ello, se establecen 3 niveles:

• Canal de denuncias en la propia entidad, a nivel interno.
• Si este canal no realiza su función adecuadamente, se pasaría al siguiente nivel, canal de las autoridades competentes.
• Si las autoridades no actúan, o se prevén peligros inminentes, la norma señala el uso de los medios de comunicación.

Están obligadas a cumplir esta nueva normativa las instituciones públicas, empresas privadas con más de 50 personas empleadas y personas jurídicas del sector privado en el ámbito de aplicación de la prevención de blanqueo de capitales.

Más abajo, analizamos todas las entidades que tienen la obligación.

Además, los Estados de la UE podrán exigir al resto de empresas que creen canales de denuncias cuando existan riesgos.

La Directiva contempla la protección de las personas que informen sobre irregularidades en el área de compras públicas, servicios financieros, blanqueo de dinero o financiación del terrorismo.

También en seguridad en el transporte, protección medioambiental, seguridad alimentaria, salud pública, salud animal, protección del consumidor, protección de datos o regulaciones tributarias.

Esto es con independencia del número de personas trabajadoras que tengan. Es decir, aunque no lleguen a la cifra de 50 personas empleadas también tendrán que implantar un canal de denuncias.

La Ley de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción entró en vigor el 13 de marzo del año pasado e incluyó dos plazos para crear canales de denuncia, como podrás ver más abajo.

 

¿En qué consisten los canales de denuncia?

Los canales de denuncia tienen el fin de proteger a todas aquellas personas que denuncian o informan sobre casos de corrupción, fraude o violaciones de las leyes en los países de la UE.

Para ello, establecen medidas que garanticen canales protegidos para que se puedan realizar denuncias y se prohíben represalias contra éstas.

Según algunos informes existe un alto porcentaje de personas que tras haber comunicado irregularidades reconoce haber sufrido represalias.

Estos canales de denuncia surgen ante la necesidad de proteger a los denunciantes para poder detectar los casos de incumplimientos de la Ley.

Los canales de denuncia protegen a todas aquellas personas que alertan sobre:

• Infracciones penales y administrativas graves o muy graves.
• Infracciones del derecho de la Unión Europea y que afecten a los intereses financieros de la UE.

 

¿Qué se puede denunciar en los canales de denuncia?

Los canales de denuncia van a permitir denunciar infracciones que vulneren las leyes de la UE en relación con los servicios financieros, protección del medioambiente, contratación o salud pública, entre otros.

La protección será efectiva tanto si:

• Se informa de irregularidades que ya se han cometido.
• Se informa de irregularidades que aún no se han materializado o de conductas que pretenden ocultar irregularidades.

 

¿Qué empresas están obligadas a crear canales de denuncia?

Están obligadas a tener un canal de denuncias efectivo:

 

Entidades obligadas del sector privado

• Las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan 50 o más personas en plantilla.
• Las personas jurídicas del sector privado que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente deberán disponer de un Sistema interno de información que se regulará por su normativa específica con independencia del número de trabajadores con que cuenten.
• Las personas jurídicas que, pese a no tener su domicilio en territorio nacional, desarrollen en España actividades a través de sucursales o agentes o mediante prestación de servicios sin establecimiento permanente.
• Los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.

Además, cualquier persona jurídica del sector privado podrá establecer su propio canal de denuncia según los requisitos previstos, aunque no tenga la obligación.

 

Grupos de sociedades

En el caso de un grupo de empresas conforme al artículo 42 del Código de Comercio, la sociedad dominante tendrá que aprobar una política general relativa al canal de denuncias a la defensa del informante.

Además, tendrá que asegurar la aplicación de sus principios en todas las entidades que lo integran, sin perjuicio de la autonomía e independencia de cada sociedad, subgrupo o conjunto de sociedades integrantes y de las modificaciones que resulten necesarias para el cumplimiento de la normativa aplicable en cada caso.

El responsable del canal de denuncias podrá ser uno para todo el grupo, o bien uno para cada sociedad integrante del mismo, subgrupo o conjunto de sociedades.

 

Entidades obligadas en el sector público

Todas las entidades que integran el sector público están obligadas a disponer de un canal de denuncias.

Se entienden por entidades del sector público:

• La Administración General del Estado, las Administraciones de las comunidades autónomas, ciudades con Estatuto de Autonomía y las entidades que integran la Administración Local.
• Los organismos y entidades públicas vinculadas o dependientes de alguna Administración pública.
• Las autoridades administrativas independientes, el Banco de España y las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social.
• Las universidades públicas.
• Las corporaciones de Derecho público.
• Las fundaciones del sector público.
• Las sociedades mercantiles en cuyo capital social la participación, directa o indirecta sea superior al 50%.
• Los órganos constitucionales, los de relevancia constitucional e instituciones autonómicas análogas a los anteriores.

¡IMPORTANTE! Es fundamental contar con un canal de denuncias, pero también es vital asegurar el proceso de gestión y seguimiento de la información recibida.

Además de implementar el canal de denuncias, las empresas obligadas tendrán que nombrar una persona física responsable del sistema que sea independiente y autónoma.

¿Cuál es el plazo para crear los canales de denuncia efectivos?

Se establecieron dos plazos diferenciados para crear los canales de denuncia:

 

Primera fecha límite: finalizó el 13 de junio de 2023

Tuvieron 3 meses desde la publicación de la Ley para crear los canales de denuncia las Administraciones, organismos, empresas y demás entidades, como son:

• Empresas de más de 249 personas en plantilla.
• Entidades del sector público, salvo los municipios de menos de 10.000 habitantes.
• Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.

 

Segunda fecha límite: concluyó el 1 de diciembre de 2023

Desde la publicación de la Ley para crear canales de denuncia tuvieron hasta el 1 de diciembre de 2023 para hacerlos efectivos:

• Compañías de entre 50 y 249 personas empleadas.
• Municipios de menos de 10.000 habitantes.

 

Inspección ha comenzado a multar a las empresas que no tienen canal de denuncias

Las fechas límite para que las entidades obligadas establezcan su canal de denuncias efectivo finalizaron el año pasado, por lo que desde Inspección ya están revisando si las compañías obligadas han cumplido con su responsabilidad.

En caso contrario, Inspección comenzará a multar a las empresas que no hayan implementado el canal de denuncias. Si quieres evitar sanciones es importante que, si todavía no lo has hecho, comiences a aplicar el canal de denuncias de inmediato.

Las multas variarán en función de la gravedad de la infracción, pudiendo alcanzar hasta 1.000.000 de euros para infracciones graves.

Se consideraría una falta grave, por ejemplo, vulnerar y no respetar el anonimato de la persona que denuncia alguna irregularidad o la difusión pública de información con conocimiento de su falsedad.

 

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¿A quiénes protegen los canales de denuncia?

Los canales de denuncia pretenden proteger a los denunciantes que trabajen en el sector privado y público, que tengan información y conocimiento sobre infracciones laborales.

Se tiene que proteger a todas las personas trabajadoras, tanto indefinidas como a tiempo parcial y con contratos de duración determinada.

También a los funcionarios y trabajadores del sector público y a terceros que faciliten información al denunciante.

Es decir, los canales de denuncia protegerán a:

• Personas trabajadoras al servicio del organismo o entidad. En este ámbito se incluye al personal funcionario, laboral, eventual o cualquier otra persona empleada a su servicio. También estarán protegidas las personas becarias, en prácticas o voluntarias. Esto es con independencia de que reciban o no remuneración.
• Personas empleadas con un contrato temporal o indefinido o personas cuya relación laboral haya finalizado.
• Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
• Personas trabajadoras autónomas y aquellos que trabajen bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
• Representantes legales de los trabajadores.

Asimismo, la protección se va a extender a terceras personas que tengan relación con la persona informante y puedan sufrir represalias. Se incluyen:

• Personas que asistan al informante para alertar sobre una irregularidad determinada.
• Familiares del informante que mantengan una relación laboral con la empresa.
• Entidades para las que trabaje la persona informante o con las que mantenga relación en el contexto laboral.

En todo caso se les protegerá siempre que revelen infracciones laborales.

Hay que destacar que el informante no va a perder protección aunque de manera posterior se verifique que la información facilitada era inexacta o no llegara a materializarse.

La parte fundamental es que la persona informante tenga motivos razonables y de peso para pensar que esa información era veraz en el momento de efectuar la comunicación.

 

¿Cómo se protege a la persona trabajadora que informa sobre irregularidades?

La Ley va a prohibir que una persona trabajadora que informa sobre regularidades:

• Sea despedida o se suspenda su contrato laboral.
• Se le apliquen medidas disciplinarias o cualquier modificación negativa de sus condiciones de trabajo.
• Sufra acoso o cualquier tipo de intimidación.

 

¿Qué tipo de denuncias no estarían protegidas?

No estarían amparadas por la protección:

• Informaciones que estén vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales.
• Informaciones que indiquen irregularidades que ya estén completamente disponibles para el público, o que no contengan información nueva respecto de otras anteriores.
• Informaciones que sean simplemente rumores, que no tengan verosimilitud o informaciones que se hayan obtenido mediante la comisión de un delito.

 

¿Cuál es la función de los canales de denuncia internos y externos?

Los canales de denuncia internos permiten que se solucionen los problemas de manera más rápida y eficaz, ya que están más cercanos al lugar del fraude.

Las entidades obligadas por la norma deberán responder a los denunciantes en un plazo máximo de 3 meses, desde que se realice la denuncia de forma interna.

Los canales de denuncia externos son utilizados cuando los denunciantes explican los casos de fraude ante las autoridades competentes.

Ahora bien, es importante entender que en el caso de los canales internos la empresa tiene que asegurar que:

• Cuenta con los recursos y con los medios necesarios para gestionar el canal y el sistema interno de información.
• Tiene en plantilla una persona o personas con conocimientos suficientes para tramitar el proceso.

 

¿Cómo es el procedimiento para gestionar las denuncias?

El responsable de la implantación del sistema interno de información será el Órgano de Administración o el Órgano de Gobierno de cada entidad, pública o privada. Para ello, deberá consultar de forma previa con la representación legal de los trabajadores.

Este sistema interno debe garantizar la confidencialidad del informante y su protección, así como la restricción de acceso a personal no autorizado.

Todas las entidades deberán facilitar la información accesible sobre el uso del canal interno implantado. Si tienen página web entonces deberán tener una sección en la que el canal de denuncias sea fácil de identificar.

La gestión del sistema y del canal de denuncias podrá ser interna o externa a cada entidad.

Si la gestión del sistema se realiza por un tercero externo se exigirá en todo caso que éste ofrezca garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.

Los canales de denuncia tienen que ser plenamente confidenciales y nunca revelar la identidad del denunciante.

La denuncia puede formalizarse por escrito, a través una plataforma online o de manera verbal.

Una vez que una persona trabajadora denuncie una situación tendrá que recibir un acuse de recibo de su denuncia en un plazo de 7 días.

Será obligatorio asignar una persona de contacto para mantener la comunicación con el denunciante y realizar un seguimiento sobre el estado de la denuncia.

La respuesta tendrá que ofrecerse en un período razonable, que no podrá ser superior a 3 meses a partir del acuse de recibo.

Por supuesto, se debe cumplir el Reglamento General de Protección de Datos. Toda la información tiene que conservarse en un registro de informes por el tiempo que se crea necesario.

 

¿Quiénes deben intervenir en el tratamiento de datos personales?

Esta cuestión ha generado mucha controversia debido a la redacción del artículo 5.1 de la Ley 2/2023.

En este artículo se establece que:

«El órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado por esta ley será el responsable de la implantación del Sistema interno de información, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras, y tendrá la condición de responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos personales».

El debate gira en torno a la determinación de la posición jurídica de los intervinientes en el tratamiento de datos personales.

Según el RGPD:

• El responsable del tratamiento es la persona física o jurídica que determine los fines y medios del tratamiento de datos personales.
• Mientras que el encargado del tratamiento es la persona o entidad que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Pero, según recoge la Ley del Informante en el artículo 5.1 la responsabilidad de la implantación del sistema interno de información correspondería al órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo.

Sin embargo, no está claro si este órgano actuaría como responsable del tratamiento o si debería ser considerado como un encargado del tratamiento, ya que los fines y medios del tratamiento.

El artículo 6 de la mencionada Ley regula la gestión del sistema por un tercero externo, que tendría la consideración de encargado del tratamiento.

La ambigüedad reside en si esta gestión se limita a la recepción de informaciones o si también incluye otras acciones, como la tramitación de las mismas.

La ley no aclara completamente este punto.

Asimismo, la regulación de la figura del responsable del sistema interno de información en el artículo 9 de la Ley del Informante también plantea dudas sobre si debería considerarse como un encargado del tratamiento o como personal del propio responsable del tratamiento.

Según la AEPD:

«La correcta interpretación del artículo 5 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, desde la perspectiva de la protección de datos personales, requiere identificar como responsable del tratamiento a la entidad u organismo obligado por la ley a disponer de un Sistema interno de información, sin perjuicio de que las decisiones necesarias para su correcta implantación deban adoptarse por el correspondiente órgano de administración u órgano de gobierno».

 

¿Existen sanciones en el caso de no cumplir con los canales de denuncias?

Los Estados de la Unión Europea consideran fundamental establecer sanciones penales, civiles o administrativas para garantizar que no se tomen represalias contra los denunciantes.

La Ley contempla sanciones de hasta 1.000.000 de euros para las empresas.

Las multas podrán oscilar:

• Desde 1.001 a 300.000 euros si se trata de personas físicas.
• Desde 10.001 a 1.000.000 de euros en el caso de las jurídicas.

Además, se sancionarán a personas en el caso de presentar denuncias falsas o a las empresas que revelen dichas denuncias. ¡IMPORTANTE! Las denuncias son anónimas y 100% confidenciales.

Es interesante que tengas conocimiento de esta normativa para que tu empresa vaya previendo la inclusión de estas medidas.

Como se está apreciando con los últimos cambios legales la tendencia en el mundo empresarial es la transparencia.

Así que no hay que perder de vista esta Ley, ya que como ocurrió con el Reglamento de Protección de Datos, todo llega, y es un gran reto que deben asumir todas las entidades.

¿Está tu empresa obligada a implantar un canal de denuncias efectivo? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!

 

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