¿Cómo hacer el registro retributivo para adaptarse al RD 902/2020?
¿Sabes cómo hacer el registro retributivo para adaptarse al RD 902/2020?
Desde el comienzo de 2023 las empresas están actualizando de nuevo el registro retributivo para incluir todos los detalles salariales del año 2022.
Esta obligación de contar con un registro retributivo desde abril de 2021 afecta a todas las empresas, independientemente de su volumen de plantilla.
Por esto, en este artículo te explicamos todo lo que debes saber sobre el registro retributivo y qué detalles debe contener el tuyo para adaptarse al RD 902/2020 y RD Ley 6/2019.
Además, compartimos contigo el modelo de registro retributivo publicado por el Ministerio de Igualdad.
¡IMPORTANTE! El pasado mes de marzo la Comisión Europea aprobó la Ley de Transparencia Salarial, cuyo fin es reforzar el principio de igualdad de retribución entre mujeres y hombres.
De esta manera, la ley obligará a publicar el salario en las ofertas de empleo y exigirá a las empresas que apliquen la igualdad en cuanto a los sistema de evaluación y clasificación de empleos.
Habrá que esperar hasta conocer cómo se aplica la norma europea en España y cómo afectará a las empresas.
¿Qué es un registro retributivo?
El RD Ley 6/2019 modificó en su día el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores para incluir la obligación para las empresas: el registro salarial.
El registro retributivo es un documento donde debe recogerse toda la información salarial de la empresa, de manera detallada, que muestre de forma separada las retribuciones de hombres y mujeres de tu plantilla.
El fin de este registro es garantizar la transparencia de las retribuciones y facilitar un acceso a esta información, independientemente del tamaño de la empresa.
En el registro retributivo se debe incluir toda la información sobre los salarios, incluyendo personal directivo y altos cargos.
Debe renovarse cada año e incluir todas las retribuciones percibidas por la plantilla entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año anterior.
Es decir, el registro retributivo de 2023 deberá incluir todas las retribuciones que hayan recibido los trabajadores de la empresa a lo largo del año 2022.
Además, en el caso de que se produjeran alteraciones en las retribuciones de la plantilla que resulten sustanciales, el registro retributivo también debe de actualizarse, pese a no haber transcurrido un año natural.
¿Desde cuándo debe registrar tu empresa el registro retributivo?
El registro retributivo es obligatorio desde el 14 de abril de 2021.
Por eso, en este 2023 todas las empresas deben disponer de un registro retributivo adaptado al RD 902/2020.
¿Qué se considera un trabajo de igual valor?
El artículo 4 regula la obligación de igual retribución por trabajo de igual valor, definiendo que se considera un trabajo de igual valor: aquel que realiza las mismas funciones, con los mismos factores y condiciones laborales y exige los mismos requisitos profesionales o de formación para su realización.
Además, se debe aplicar el principio de transparencia retributiva en los registros retributivos, así como en las auditorías retributivas y sistema de valoración de trabajo, que también incluye la norma y más adelante veremos.
Como comentamos, además al inicio del post, de momento hay que esperar para ver cómo se traspone la Ley de Transparencia Salarial de la UE a la legislación europea.
Todo apunta a que será obligatorio divulgar información sobre salarios para facilitar a las personas trabajadoras el conocimiento necesario para evitar diferencias entre mujeres y hombres.
De hecho, esta información de salarios tendrá que ser de aplicación a los sistemas de evaluación y clasificación de empleos y a los anuncios de vacantes.
Así los procesos de selección se realizarían conforme a los principios de igualdad y no existiría discriminación por razón de sexo, fomentando el principio de transparencia retributiva.
¿Qué es el principio de transparencia retributiva?
El artículo 3 de la norma establece que los convenios colectivos deben integrar y aplicar el principio de transparencia retributiva, de forma que permitan obtener información sobre los aspectos que componen la retribución de las personas trabajadoras.
El fin de este principio es identificar las discriminaciones directas o indirectas respecto a las valoraciones de puestos de trabajo cuando, desempeñando un trabajo de igual valor, se reciba un salario inferior sin que pueda justificarse.
¿Qué empresas están obligadas a realizar un registro retributivo?
Según el artículo 5, todas las empresas tienen que realizar un registro retributivo de toda su plantilla, incluyendo personal directivo y altos cargos.
Es muy importante destacar que están obligadas a presentar el registro retributivo todas las empresas, independientemente del número de personas empleadas que tengan a su cargo.
Pese a que han pasado ya dos años desde la obligación de contar con un registro retributivo para todas las empresas, desde la Inspección de Trabajo han informado de que aún existen autónomos que desconocen la obligación de presentar este registro retributivo.
Y recuerdan que el hecho de no contar con el mismo conllevará una sanción, ya que no se estaría cumpliendo con el requerimiento.
¿Cómo se debe realizar el registro retributivo? ¿Qué datos tengo que incluir?
El registro retributivo deberá incluir los siguientes datos desagregados por sexo:
- Salario total anual y brecha de género de este concepto.
- Salario base anual y brecha de género de este concepto.
- Complementos salariales anuales y brecha de género de este concepto.
- Percepciones extrasalariales y brecha de género de este concepto.
- Percepciones anuales por horas extraordinarias y por horas complementarias y brecha de género de este concepto.
Cada uno de ellos debe desglosarse por categoría profesional, grupo profesional y puesto de trabajo.
Además, tiene que establecerse la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido por cada grupo profesional, categoría y puesto (es decir, por los puestos de trabajo de igual valor).
Importante: toda la información debe desglosarse por sexo y según la naturaleza de la retribución, incluyendo salario base, todos los complementos y percepciones extrasalariales, de forma diferenciada.
El periodo de referencia es de 1 año natural, a no ser que existan cambios sustanciales de alguno de los conceptos.
Se debe consultar al representante legal de los trabajadores 10 días antes de elaborar el registro y antes de modificarlo.
En el caso de que se aprecie alguna anomalía o mala práctica en igualdad retributiva, la empresa debe incluir en el documento qué medidas va a aplicar para rectificar esas circunstancias.
Cuando la empresa tenga más de 50 personas trabajadoras y exista una diferencia de un 25% o más entre los salarios de hombres y mujeres, debe incluirse en el registro salarial una justificación de que esa diferencia no está relacionada con el sexo de la plantilla.
Este porcentaje podría verse modificado una vez que se trasponga la Ley de Transparencia Salarial de la UE que indica la obligación de que las empresas con una brecha salarial de un 5% tomen medidas para frenar la situación.
Asimismo, tal y como preveía la norma, se publicó en el BOE la Orden PCM/1047/2022 por la que se aprobó el procedimiento de valoración de los puestos de trabajo.
La herramienta de valoración de puestos del Ministerio de Igualdad es una herramienta gratuita cuyo fin es impulsar y apoyar el cumplimiento del RD 902/2020 sobre igualdad retributiva entre mujeres y hombres.
El objetivo de la herramienta de valoración de puestos es corregir las desigualdades existentes originadas por razón de sexo.
Modelo de registro retributivo del Ministerio de Igualdad. Guía y Herramienta para generar el Registro
El Ministerio de Igualdad publicó una guía y una herramienta para generar tu modelo de registro retributivo en su web.
Esta herramienta es un fichero Excel donde se van detallando los diferentes conceptos que exige la norma. Una vez los hayas introducido, la tabla aplicará los cálculos necesarios para el análisis.
Se trata de un formato voluntario para elaborar tu registro retributivo, no es obligatorio por el momento.
Es un modelo elaborado por el Ministerio de Trabajo y Economía Social y el Instituto de las Mujeres del Ministerio de Igualdad. No obstante, sí sería recomendable que lo utilices si tu programa de nóminas no tiene esta función.
El modelo de registro retributivo del Ministerio se organiza en varias hojas, que podrás ver desde las pestañas inferiores o usar el acceso directo desde los botones que han puesto en la página inicial.
La información debe incorporarse en su mayoría en la hoja «Datos«. También deberás cumplimentar la hoja de inicio y conceptos retributivos.
Aunque la herramienta incluye la posibilidad de insertar los importes efectivos (las retribuciones satisfechas a cada persona por cada contrato que haya tenido) y los importes equiparados (sólo el importe por el último contrato), la guía sólo considera obligatorio incluir los importes efectivos.
Estos importes deberán desglosarse por sexo, categorías, grupos profesionales o por el medio de clasificación profesional que utilice tu empresa.
Para que las cuantías puedan compararse, deberás transformar las cantidades, para poder comparar la duración todas deberán estar calculadas en base a años, por ejemplo. Y para comparar las jornadas, todas deberán estar calculadas en base a una jornada completa.
El registro retributivo deberá incluir la desagregación por sexo de los promedios y de las medianas de todos los conceptos que afecten a las empresas.
Deberás incluir todos los conceptos que tengan consideración de salario, salario base, complementos salariales, etc.
Cada fila debe corresponder a una persona y situación contractual. Por lo que una persona podrá aparecer en varias líneas si ha tenido varios contratos ese año.
Los importes serán los sumatorios de retribuciones efectivamente satisfechas durante el periodo de ese contrato.
Si necesitas ayuda para elaborar tu registro retributivo, contacta con nosotros. Realizamos el registro retributivo para tu empresa.
¿Qué tipo de retribuciones no tienen consideración de salario?
No tendrán consideración de salario las siguientes retribuciones:
- Indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de la actividad laboral.
- Prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social.
- Los pluses de distancia y transporte.
- Indemnizaciones por traslado.
- Indemnizaciones por suspensiones o despidos.
- Dietas por alojamiento o manutención.
¿Cuál es el periodo de referencia por el que debo elaborar el Registro Retributivo?
El periodo de tiempo por el que debes realizar tu registro retributivo es por un año natural.
Deben incluirse todas las retribuciones efectivamente satisfechas y percibidas en el periodo del año natural, independientemente de su fecha de pago.
No obstante, en caso de producirse una alteración sustancial de algún elemento del registro, debería actualizarse.
Una alteración será sustancial si afecta a toda la plantilla o tiene carácter colectivo o si afecta a la política retributiva de la empresa.
¿Qué personas debo incluir en el Registro Retributivo?
Debes incluir en el Registro Retributivo a todas las personas trabajadoras en Régimen General de tu empresa.
La guía del Ministerio de Igualdad aclara que deberán quedar incluidas todas las personas trabajadoras por cuenta ajena, cualquiera que sea la modalidad de su contrato y en tanto el contrato está en vigor, en cualquier momento del Periodo de Referencia, y hayan percibido alguna retribución en dicho periodo.
¿Debo realizar el registro retributivo si todos los trabajadores de mi empresa son del mismo sexo?
Sí, aunque todos los trabajadores de tu empresa sean hombres o mujeres estás igualmente obligado a realizar el registro retributivo. Puesto que la norma hace extensiva esta obligación a todas las empresas y no hace distinción en estos casos.
Además, lo que pretende esta iniciativa es visualizar este tipo de situaciones para que las empresas sean conscientes de que su plantilla está formada por personas del mismo sexo y poco a poco vayan integrando personas del sexo contrario.
¿Si en mi empresa sólo tengo un trabajador o trabajadora también estoy obligado a realizar un registro retributivo?
Así es. Como comentamos, todas las empresas están obligadas a realizar un registro retributivo, independientemente del número de personas trabajadoras.
Si sólo tienes un trabajador en tu empresa igualmente estarás obligado a realizar el registro retributivo puesto que la normativa no hace ningún tipo de excepción, recoge esta obligación para todas las empresas.
Al igual que a ti, nos parece que en este tipo de situaciones no tiene mucho sentido que exista un registro retributivo, pero por el momento la norma no te excluye, así que te recomendamos prepararlo por si acaso.
¿Qué trabajadores tendrán acceso al registro retributivo?
Los trabajadores podrán acceder al registro retributivo a través de los representantes legales de los trabajadores, teniendo derecho a conocer su contenido.
En el caso de que no exista representación legal, la información que se facilitará se limitará a las diferencias porcentuales que existiesen en las retribuciones entre hombres y mujeres. Que se deberán desglosar según la naturaleza de la retribución y clasificación.
¿Cómo debe hacerse el registro retributivo si se exige auditoría retributiva?
Las empresas obligadas a realizar un plan de igualdad tienen que incluir en él una auditoría retributiva para comprobar si se cumple el principio de igualdad entre hombres y mujeres en materia salarial.
En el caso de que la empresa deba realizar esta auditoría retributiva, el registro retributivo debe reflejar también las medias aritméticas y medianas de las agrupaciones de los trabajos de igual valor en la empresa, aunque pertenezcan a diferentes clasificaciones profesionales, desglosados por sexo.
Asimismo, se debe añadir una justificación cuando haya una diferencia entre la media aritmética o la mediana de las retribuciones totales en la empresa de los trabajadores de un 25% o más respecto a hombres y mujeres.
En nuestro artículo sobre cómo se realiza un plan de igualdad podrás encontrar más información sobre el plan de igualdad, la auditoría retributiva y las empresas obligadas.
¿Qué sanciones pueden aplicarme si no dispongo del registro retributivo?
La ausencia del registro retributivo puede dar inicio a acciones administrativas y judiciales y/o a la aplicación de las sanciones por discriminación.
Las empresas que falseen o no realicen el registro retributivo pueden ser sancionadas según el régimen de infracciones y sanciones de la LISOS, en función de la gravedad de los hechos.
Para las infracciones más graves se pueden imponer sanciones de entre 7.501 y 225.018 euros.
Detallamos cuáles podrían ser las multas que sufra tu empresa, a continuación.
Las sanciones varían dependiendo del tamaño de la empresa y de la existencia o no de desigualdad dentro de la misma.
Para las empresas con menos personas trabajadoras las sanciones impuestas incurrirían en una multa menor. Mientras que las empresas que tengan contratados un mayor número de empleados sufrirán multas más elevadas.
Estas multas pueden variar de la siguiente manera:
- Las infracciones leves rondarían las multas de entre 626 y 1.250 euros.
- Las infracciones graves podrían suponer multas de entre 1.251 y 3.125 euros.
- Las infracciones muy graves estarían sancionadas con multas de entre 3.126 y 6.250 euros.
Las multas podrían incrementarse en caso de que se estén produciendo desigualdades entre los empleados de una empresa.
Por ejemplo, las sanciones serían mayores si dos trabajadores realizan el mismo puesto en la empresa, pero uno de ellos está recibiendo un sueldo menor que su compañero.
En este caso y, tras la entrada en vigor del nuevo marco sancionador de la LISOS 10/2021, las sanciones laborales se dividirían de la siguiente forma:
- Las infracciones leves supondrían entre 70 y 750 euros.
- Las infracciones graves rondarían multas de entre 751 y 7.500 euros.
- Las infracciones muy graves oscilarían en multas de entre 7.501 y 225.018 euros.
Seguiremos muy atentos a los futuros desarrollos de esta obligación para las empresas y te ofreceremos toda la información en nuestro blog.
¿Ya has elaborado tu Registro Retributivo? Nos encantará conocer tu opinión, déjanos un comentario más abajo. ¡Gracias!
