¡Importante! Con la llegada de 2026 entra en juego una nueva obligación: actualizar el registro retributivo con todos los datos salariales correspondientes a 2025.

Esto significa que, a lo largo de 2026, las empresas deben disponer del registro retributivo completo del ejercicio fiscal de 2025.

¿Tienes dudas? ¿Sabes cómo elaborar correctamente el registro retributivo según el RD 902/2020?

Esta obligación, vigente desde abril de 2021, afecta a todas las empresas, independientemente del tamaño de su plantilla, y tiene como objetivo garantizar la igualdad retributiva entre mujeres y hombres.

En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el registro retributivo y detallamos los elementos que debe incluir para cumplir con el RD 902/2020 y RD Ley 6/2019.

Además, conviene recordar que en mayo de 2023 la Comisión Europea aprobó la Ley de Transparencia Salarial, diseñada para fortalecer el principio de igualdad salarial entre mujeres y hombres.

Esta Directiva Europea deberá ser transpuesta por los Estados miembros antes del 7 de junio de 2026 e introducirá nuevas obligaciones, como la publicación del salario en las ofertas de empleo y la exigencia de sistemas de evaluación y clasificación profesional que garanticen la igualdad. 

Habrá que esperar a su adaptación en nuestro país para conocer el alcance real de su impacto en las empresas.

¿Qué es un registro retributivo?

El RD Ley 6/2019 modificó el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores para introducir una obligación clave para las empresas: el registro retributivo.

El registro retributivo es un documento que debe contener toda la información salarial de la empresa, presentada de manera detallada y desglosada, con el objetivo de reflejar las retribuciones de hombres y mujeres que forman parte de la plantilla.

El fin de este registro es garantizar la transparencia salarial y facilitar el acceso a esta información, con independencia del tamaño de la empresa.

El registro retributivo debe incluir todas las percepciones económicas, tanto salariales como extrasalariales, incluyendo las correspondientes al personal directivo y a los altos cargos.

Además, el registro retributivo debe actualizarse anualmente e incorporar todas las remuneraciones percibidas por la plantilla entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año anterior.

Por ejemplo, el registro retributivo de 2026 debe reflejar las retribuciones que hayan recibido las personas trabajadoras de la empresa a lo largo del año 2025.

Asimismo, si se producen modificaciones sustanciales en las retribuciones de la plantilla el registro retributivo también deberá actualizarse, aunque no haya transcurrido un año natural desde la última revisión.

¿Desde cuándo es obligatorio el registro retributivo?

El registro retributivo es obligatorio desde el 14 de abril de 2021.

Por tanto, durante 2026 todas las empresas deben actualizar si registro conforme al RD 902/2020, incorporando las retribuciones percibidas por la plantilla durante 2025.

¿Qué se considera un trabajo de igual valor?

El artículo 4 del Real Decreto 902/2020 establece la obligación de garantizar la misma retribución por trabajos de igual.

Se considera que un trabajo tiene igual valor cuando las funciones realizadas, los factores relacionados con su desempeño, las condiciones laborales y los requisitos profesionales o formativos exigidos son equivalente.

Este principio debe reflejarse en los instrumentos de transparencia retributiva de la empresa, como el registro salarial, las auditorías retributivas y los sistemas de valoración de puestos de trabajo.

Además, la futura transposición a la legislación española de la Ley europea de Transparencia Salarial reforzará estas obligaciones.

Las empresas deberán facilitar información salarial y aplicar criterios objetivos en los sistemas de evaluación y clasificación de puestos, así como en los procesos de selección y en las ofertas de empleo.

El objetivo es prevenir discriminaciones por razón de sexo y promover una igualdad salarial real mediante el principio de transparencia retributiva.

¿Qué es el principio de transparencia retributiva?

El artículo 3 de la norma establece que los convenios colectivos deben integrar y aplicar el principio de transparencia retributiva, garantizando el acceso a la información detallada sobre los elementos que componen la retribución de las personas trabajadoras.

El fin de este principio es detectar las posibles discriminaciones, ya sean directas o indirectas, derivadas de la valoración de los puestos de trabajo.

Esto ocurre, por ejemplo, cuando se perciben salarios diferentes en trabajos de igual valor sin una justificación razonable y objetiva.

¿Qué empresas están obligadas a realizar un registro retributivo?

Según el artículo 5 todas las empresas tienen que elaborar un registro retributivo abarcando a todo su personal, incluyendo a personas trabajadoras pertenecientes al equipo directivo y a altos cargos.

Es muy importante destacar que están obligadas a presentar el registro retributivo todas las empresas, independientemente del número de personas empleadas que tengan a su cargo.

A pesar de que han transcurrido ya varios años desde la obligación de contar con un registro retributivo para todas las empresas desde la Inspección de Trabajo siguen advirtiendo de que aún existen personas trabajadoras autónomas y pequeñas empresas que desconocen la obligación de presentar este registro retributivo.

Y recuerdan que el hecho de no contar con el mismo conllevará una sanción, ya que no se estaría cumpliendo con el requerimiento.

¿Cómo se debe realizar el registro retributivo? ¿Qué datos hay que incluir?

El registro retributivo debe recoger información salarial detallada y desglosada por sexo, permitiendo analizar posibles diferencias retributivas entre mujeres y hombres. En concreto, debe incluir:

• Salario total anual y su correspondiente brecha de género.
• Salario base anual y brecha de género de este concepto.
• Complementos salariales anuales y su brecha de género.
• Percepciones extrasalariales y brecha de género de este concepto.
• Retribuciones anuales por horas extraordinarias y por horas complementarias, junto con su brecha de género.

Cada uno de estos conceptos debe detallarse por categoría profesional, grupo profesional y puesto de trabajo (es decir, por trabajos de igual valor).

Además, el registro debe reflejar tanto la media aritmética como la mediana de lo realmente percibido por cada grupo profesional, categoría y puesto.

¡Importante! Es fundamental que toda la información esté correctamente desagregada por sexo y diferenciada según la naturaleza de la retribución, separando salario base, complementos y percepciones extrasalariales.

El periodo de referencia es, con carácter general, el año natural completo. No obstante, si se producen cambios sustanciales en los conceptos salariales el registro deberá actualizarse.

Antes de su elaboración, y también antes de cualquier modificación, la empresa debe consultar a la representación legal de las personas trabajadoras con una antelación mínima de 10 días.

En el caso de que se detecte alguna irregularidad o mala práctica en igualdad retributiva la empresa debe especificar en el documento qué medidas va a aplicar para corregir la situación.

En empresas con más de 50 personas trabajadoras, cuando se detecte una diferencia igual o superior al 25 % entre las retribuciones de mujeres y hombres, será obligatorio justificar que dicha brecha responde a motivos objetivos y ajenos al sexo.

Este porcentaje podría verse modificado con la transposición de la Ley de Transparencia Salarial de la UE que prevé la adopción de medidas cuando existan una brecha del 5%.

Asimismo, tal y como preveía la norma, se publicó en el BOE la Orden PCM/1047/2022 por la que se aprobó el procedimiento de valoración de los puestos de trabajo y se puso a disposición de las empresas una herramienta gratuita del Ministerio de Igualdad.

La herramienta de valoración de puestos del Ministerio tiene como fin impulsar y apoyar el cumplimiento del RD 902/2020 sobre igualdad retributiva entre mujeres y hombres.

El objetivo de la herramienta de valoración de puestos es corregir las desigualdades existentes originadas por razón de sexo.

Modelo de registro retributivo del Ministerio de Igualdad. Guía y herramienta para generar el Registro

El Ministerio de Igualdad publicó una guía y una herramienta para generar un modelo de registro retributivo en su web.

Esta herramienta es un fichero Excel donde se van detallando los diferentes conceptos que exige la norma. Una vez completados los datos la tabla realiza automáticamente los cálculos necesarios para el análisis.

Se trata de un formato voluntario para elaborar tu registro retributivo, no es obligatorio por el momento.

Sin embargo, resulta recomendable, especialmente si el programa de nóminas de tu empresa no incluye esta función.

El modelo ha sido elaborado conjuntamente por el Ministerio de Trabajo y Economía Social y el Instituto de las Mujeres del Ministerio de Igualdad.

Organización del modelo de registro retributivo

El archivo se divide en varias hojas, accesibles desde las pestañas inferiores o mediante los botones de la página inicial.

La información debe incorporarse en su mayoría en la hoja «Datos». También deberás cumplimentar la hoja de inicio y conceptos retributivos.

Aunque la herramienta incluye la posibilidad de insertar los importes efectivos (las retribuciones satisfechas a cada persona por cada contrato que haya tenido) y los importes equiparados (sólo el importe por el último contrato), la guía sólo considera obligatorio incluir los importes efectivos.

Estos importes deberán desglosarse por sexo, categorías, grupos profesionales o por el medio de clasificación profesional que utilice tu empresa.

Para que las cuantías puedan compararse deberás transformar las cantidades para poder comparar la duración. Todas deberán estar calculadas en base a años, por ejemplo.

Y para comparar las jornadas todas deberán estar calculadas en base a una jornada completa.

El registro retributivo deberá incluir la desagregación por sexo de los promedios y de las medianas de todos los conceptos que afecten a las empresas.

Deberás incluir todos los conceptos que tengan consideración de salario, salario base, complementos salariales, etc.

Cada fila debe corresponder a una persona y situación contractual. Por lo que una persona podrá aparecer en varias líneas si ha tenido varios contratos ese año.

Los importes serán los sumatorios de retribuciones efectivamente satisfechas durante el periodo de ese contrato.

Si necesitas ayuda para elaborar tu registro retributivo contacta con nosotros. Realizamos el registro retributivo para tu empresa.

¿Qué tipo de retribuciones no tienen consideración de salario?

No tendrán consideración de salario las siguientes retribuciones:

• Indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de la actividad laboral.
• Prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social.
• Los pluses de distancia y transporte.
• Indemnizaciones por traslado.
• Indemnizaciones por suspensiones o despidos.
• Dietas por alojamiento o manutención.

¿Cuál es el periodo de referencia por el que debo elaborar el Registro Retributivo?

El periodo de tiempo por el que debes realizar tu registro retributivo es por un año natural.

Deben incluirse todas las retribuciones efectivamente satisfechas y percibidas durante ese año, independientemente de su fecha de pago.

No obstante, si se produce una alteración sustancial en algún elemento del registro éste debe actualizarse antes de finalizar el año. Se considera que una alteración es sustancial cuando:

• Afecta a toda la plantilla.
• Tiene carácter colectivo.
• Modifica la política retributiva de la empresa.

¿Qué personas debo incluir en el Registro Retributivo?

Debes incluir en el Registro Retributivo a todas las personas trabajadoras en Régimen General de tu empresa.

La guía del Ministerio de Igualdad aclaró en su momento que deberán quedar incluidas todas las personas trabajadoras por cuenta ajena, cualquiera que sea la modalidad de su contrato y en tanto el contrato está en vigor, en cualquier momento del Periodo de Referencia, y hayan percibido alguna retribución en dicho periodo.

¿Debo realizar el registro retributivo si todos los trabajadores de mi empresa son del mismo sexo?

Sí, aunque todas las personas trabajadoras de tu empresa sean hombres o mujeres tienes igualmente la obligación de realizar el registro retributivo.

La norma hace extensiva esta obligación a todas las empresas y no hace distinción en estos casos.

Además, lo que pretende esta medida es visualizar este tipo de situaciones para que las empresas sean conscientes de que su plantilla está formada por personas del mismo sexo y poco a poco vayan integrando personas del sexo contrario.

¿El registro retributivo es obligatorio, incluso con una sola persona en plantilla?

Tal y como establece la normativa vigente todas las empresas están obligadas a disponer de un registro retributivo, con independencia de su tamaño o número de personas trabajadoras.

Esto significa que incluso las empresas con un único asalariado o asalariada deben elaborar y mantener actualizado su registro salarial.

Además, este documento debe estar disponible para ser presentado ante la Inspección de Trabajo en caso de requerimiento.

Es decir, aunque sólo tengas una persona contratada en tu empresa igualmente tendrás que realizar el registro retributivo de forma obligatoria puesto que la normativa no hace ningún tipo de excepción, recoge esta obligación para todas las empresas.

Al igual que a ti, nos parece que en este tipo de situaciones no tiene mucho sentido que exista un registro retributivo, pero por el momento la norma no te excluye, así que te recomendamos prepararlo por si acaso.

¿Qué trabajadores tendrán acceso al registro retributivo?

Las plantillas pueden acceder al registro retributivo a través de los representantes legales de los trabajadores teniendo derecho a conocer su contenido.

En el caso de que no exista representación legal la información que se facilitará se limitará a las diferencias porcentuales que existiesen en las retribuciones entre hombres y mujeres. Que se deberán desglosar según la naturaleza de la retribución y clasificación.

¿Cómo debe hacerse el registro retributivo si se exige auditoría retributiva?

Las empresas obligadas a realizar un Plan de igualdad tienen que incluir en él una auditoría retributiva para comprobar si se cumple el principio de igualdad entre hombres y mujeres en materia salarial.

En el caso de que la empresa deba realizar esta auditoría retributiva el registro retributivo debe reflejar también las medias aritméticas y medianas de las agrupaciones de los trabajos de igual valor en la empresa, aunque pertenezcan a diferentes clasificaciones profesionales, desglosados por sexo.

Asimismo, se debe añadir una justificación cuando haya una diferencia entre la media aritmética o la mediana de las retribuciones totales en la empresa de los trabajadores de un 25% o más respecto a hombres y mujeres.

En nuestro artículo sobre cómo se realiza un plan de igualdad podrás encontrar más información sobre el plan de igualdad, la auditoría retributiva y las empresas obligadas.

Si necesitas ayuda te recomendamos nuestro Curso Sistema de Retribución en la empresa. Incluye Registro Retributivo.

En él aprenderás a realizar una valoración de puestos de trabajo y conocerás todos los tipos de retribución que existen.

Además, sabrás cómo diseñar políticas retributivas para tu empresa y cómo crear un Registro Retributivo adaptado al RD 902/2020.

¿Qué sanciones pueden aplicarme si no dispongo del registro retributivo?

La ausencia del registro retributivo puede dar inicio a acciones administrativas y judiciales y/o a la aplicación de sanciones por discriminación.

Las empresas que falseen o no realicen el registro retributivo pueden ser sancionadas según el régimen de infracciones y sanciones de la LISOS en función de la gravedad de los hechos.

Para las infracciones más graves se pueden imponer sanciones de entre 7.501 y 225.018 euros.

En cualquier caso, las sanciones varían dependiendo del tamaño de la empresa y de la existencia o no de desigualdad dentro de la misma.

Para las empresas con menos personas trabajadoras las sanciones impuestas incurrirían en una multa menor. Mientras que las empresas que tengan contratados un mayor número de empleados sufrirán multas más elevadas.

Estas multas pueden variar de la siguiente manera:

• Las infracciones leves rondarían las multas de entre 626 y 1.250 euros.
• Las infracciones graves podrían suponer multas de entre 1.251 y 3.125 euros.
• Las infracciones muy graves estarían sancionadas con multas de entre 3.126 y 6.250 euros.

Las multas podrían incrementarse en caso de que se estén produciendo desigualdades entre las personas trabajadoras de una empresa.

Por ejemplo, las sanciones serían mayores si dos personas empleadas realizan el mismo puesto en la empresa, pero una de ellas está recibiendo un sueldo menor que su compañero/a.

En este caso y, tras la entrada en vigor del nuevo marco sancionador de la LISOS 10/2021, las sanciones laborales se dividen de la siguiente forma:

• Las infracciones leves supondrían entre 70 y 750 euros.
• Las infracciones graves rondarían multas de entre 751 y 7.500 euros.
• Las infracciones muy graves oscilarían en multas de entre 7.501 y 225.018 euros.

Seguiremos muy atentos a los futuros desarrollos de esta obligación para las empresas y te ofreceremos toda la información en nuestro blog.

¿Ya has comenzado a elaborar tu Registro Retributivo? Nos encantará conocer tu opinión, déjanos un comentario más abajo. ¡Gracias!

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