El 1 de abril de 2023 entró en vigor una modificación que simplificó la gestión de las bajas por incapacidad temporal: el INSS remite el parte de baja IT directamente a las empresas.

Esta medida, introducida por el Real Decreto 1060/2022, eliminó la obligación de que las personas trabajadoras entregasen una copia del parte médico a su empresa.

Desde entonces, la información se transmite por vía telemática entre los servicios públicos de salud, las mutuas colaboradoras, el INSS y las empresas.

Sin embargo, esta simplificación no elimina las obligaciones de las empresas y asesorías laborales, que deben seguir comunicando determinados datos a la Seguridad Social y gestionando correctamente las prestaciones por incapacidad temporal.

A continuación, explicamos cómo funciona este procedimiento y qué deben tener en cuenta las empresas, personas autónomas y asesorías laborales.

¿Es necesario que las personas trabajadoras entreguen el parte médico en la empresa?

No. Desde el 1 de abril de 2023 las personas trabajadoras ya no están obligadas a entregar a su empresa los partes médicos de baja, confirmación o alta.

Esta modificación se introdujo mediante el Real Decreto 1060/2022, que reformó el Real Decreto 625/2014, regulador de determinados aspectos de la gestión y el control de los procesos de incapacidad temporal durante sus primeros 365 días.

Con el nuevo procedimiento el INSS comunica directamente a las empresas los datos administrativos de los partes médicos por medios telemáticos, sin que sea necesario que la persona trabajadora entregue una copia.

Esta medida se aplica, con carácter general, tanto a las bajas derivadas de enfermedades comunes y accidentes no laborales como a las relacionadas con accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

¡Ojo! Aunque la empresa ya no tiene que recibir los partes médicos de su plantilla sigue obligada a facilitar los datos económicos y administrativos exigidos para gestionar la prestación por incapacidad temporal, cuando corresponda.

¿Cómo se tramitan las bajas IT desde abril de 2023?

Desde el 1 de abril de 2023 la comunicación de los partes médicos de incapacidad temporal se realiza de forma telemática, sin que las personas trabajadoras tengan que entregarlos a sus empresas.

El procedimiento establecido por el Real Decreto 1060/2022 funciona de la siguiente manera:

• El personal médico entrega una única copia del parte de baja, confirmación o alta a la persona trabajadora, eliminando la segunda copia destinada a la empresa.
• El servicio público de salud, la mutua o la empresa colaboradora remite los datos al INSS por vía telemática, de manera inmediata y, como máximo, el primer día hábil siguiente a su expedición.
• El INSS comunica a la empresa los datos administrativos del parte médico, como máximo, el primer día hábil siguiente a su recepción.
• La empresa transmite al INSS los datos económicos correspondientes y demás información exigida a través del Sistema RED, con carácter inmediato y en un plazo máximo de tres días hábiles desde que recibe la comunicación de la baja médica.

Por tanto, las empresas ya no tienen que remitir los partes médicos de baja, confirmación o alta, con carácter general, aunque deben seguir facilitando la información necesaria para gestionar las prestaciones por incapacidad temporal.

Esta obligación de transmisión de datos a través del Sistema RED no se aplica a los colectivos respecto de los cuales la empresa o persona empleadora no tenga obligación de incorporarse a dicho sistema.

¡Importante! El incumplimiento de la obligación de comunicar los datos en el plazo establecido puede constituir una infracción leve, según el artículo 21.4 de la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000).

¿Cada cuánto tiempo se revisa una baja médica?

La frecuencia de las revisiones médicas depende de la duración estimada del proceso de incapacidad temporal, según el artículo 2.3 del Real Decreto 625/2014.

• Bajas inferiores a 5 días naturales: el personal médico emite, con carácter general, los partes de baja y alta en el mismo acto. La fecha de alta puede coincidir con la baja o establecerse dentro de los tres días naturales siguientes.
• Bajas de entre 5 y 30 días naturales: la primera revisión debe realizarse en un plazo máximo de 7 días naturales desde la baja. Los siguientes partes de confirmación, cuando sean necesarios, se emiten con una diferencia máxima de 14 días naturales.
• Bajas de entre 31 y 60 días naturales: la primera revisión se realiza en un plazo máximo de 7 días naturales desde la baja inicial. Los sucesivos partes de confirmación se emiten con una diferencia máxima de 28 días naturales.
• Bajas de 61 días naturales o más: la primera revisión se realiza en un plazo máximo de 14 días naturales desde la baja inicial. Los siguientes partes de confirmación se emiten con una diferencia máxima de 35 días naturales.

Estos plazos son máximos. El personal médico puede adelantar las revisiones cuando resulte necesario y modificar la duración estimada de la baja en función de su evolución.

Para las empresas es importante tener en cuenta que la duración estimada de una baja puede cambiar, por lo que deben consultar las comunicaciones recibidas a través de los canales habilitados por la Seguridad Social.

¿Cómo tienen que comunicar las empresas las bajas IT al INSS?

Desde el 1 de abril de 2023 las empresas ya no tienen que enviar al INSS los partes médicos de baja, confirmación y alta de su plantilla, salvo en determinados supuestos específicos.

No obstante, siguen teniendo obligaciones de comunicación relacionadas con la gestión de la incapacidad temporal.

Para adaptar el procedimiento la Seguridad Social modificó los ficheros FDI y FRI y el servicio Incapacidad Temporal Online del Sistema RED.

Desde entonces, el procedimiento general funciona de la siguiente manera:

• La empresa recibe la información administrativa de la baja médica a través del Fichero INSS Empresas (FIE), disponible mediante los canales habilitados por la Seguridad Social.
• La empresa comunica los datos económicos y demás información exigida a través del Sistema RED.
• No tiene que enviar los partes médicos de confirmación ni de alta, puesto que estos datos se transmiten directamente entre los organismos competentes por vía telemática.

Según las instrucciones de la Seguridad Social los datos económicos correspondientes al parte de baja deben comunicarse una vez recibida la información de la baja a través del FIE/FIER.

¿Qué ocurre si la empresa es colaboradora por contingencias profesionales?

Cuando una empresa colabora voluntariamente en la gestión de las contingencias profesionales puede asumir directamente, a su cargo, determinadas prestaciones económicas y sanitarias derivadas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

En estos casos, si la incapacidad temporal deriva de una contingencia profesional cuya cobertura corresponde a la empresa colaboradora esta debe seguir enviando al INSS los partes médicos de baja, confirmación y alta.

¿Y si la empresa está excluida de IT por contingencias comunes?

Existen determinados colectivos con particularidades en la cobertura de la incapacidad temporal por contingencias comunes.

En estos casos, cuando la incapacidad temporal deriva de contingencias comunes cuya cobertura corresponde a una empresa excluida de IT por dichas contingencias, deben seguir comunicándose al INSS los partes médicos de baja, confirmación y alta.

Por tanto, aunque la normativa ha simplificado considerablemente la gestión de las bajas médicas es importante comprobar el régimen de cobertura de cada empresa y colectivo para determinar qué obligaciones de comunicación le corresponden.

¿Cómo pueden consultar las empresas las bajas médicas de su plantilla?

Las empresas pueden consultar la información administrativa de los procesos de incapacidad temporal de su plantilla a través del Fichero INSS Empresas (FIE), utilizando los servicios habilitados por la Seguridad Social.

Este fichero permite conocer los datos relacionados con las bajas, confirmaciones y altas médicas, sin necesidad de que las personas trabajadoras entreguen los partes médicos a la empresa.

¡Importante! Las empresas no tienen acceso al diagnóstico médico de la persona trabajadora a través del FIE. La información facilitada se limita a los datos necesarios para gestionar las prestaciones y las obligaciones empresariales correspondientes.

Además de consultar esta información, las empresas deben comunicar al INSS, mediante el Sistema RED, los datos económicos y administrativos exigidos para gestionar la incapacidad temporal, incluida la información sobre el puesto de trabajo y las funciones desempeñadas.

¿Es obligatorio comunicar el puesto de trabajo y la descripción de funciones?

Sí. Desde el 10 de enero de 2024 los campos «Puesto de trabajo» y «Descripción de funciones» son obligatorios en las comunicaciones correspondientes a los procesos de incapacidad temporal.

Estos campos deben cumplir los siguientes requisitos:

• Puesto de trabajo. Debe identificar el puesto específico que desempeña la persona trabajadora, contener al menos 4 caracteres y no estar formado únicamente por números o símbolos. En caso de incumplimiento el sistema devuelve el error 158.
• Descripción de funciones. Debe explicar las tareas que realiza la persona trabajadora, contener al menos 15 caracteres y no estar formada únicamente por números o símbolos. Si no se cumplen estas condiciones se devuelve el error 159.

Esta información facilita al INSS, a las mutuas colaboradoras y a los servicios públicos de salud el conocimiento de las características del puesto de trabajo para la gestión y el control de la incapacidad temporal.

¡Importante! Las empresas deben transmitir esta información en el plazo máximo de tres días hábiles desde que reciben la comunicación de la baja médica.

Además, desde enero de 2024 SILTRA admite la acción «DE – Datos Económicos» para personas trabajadoras incluidas en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), cuando corresponda.

¿Qué novedades incorpora el FIE en 2026?

El 16 de junio de 2026 entró en funcionamiento la versión 5.0 del Fichero INSS Empresas (FIE), que introduce cambios en la estructura de la información recibida por las empresas y asesorías laborales.

Esta actualización afecta tanto a los ficheros recibidos mediante SILTRA como a los descargados a través del servicio FIER del Sistema RED Online.

Entre las principales novedades destacan:

• Nuevo segmento ITP: incorpora información específica sobre los procesos de incapacidad temporal derivados de contingencias profesionales.
• Nuevo segmento ITB: recoge información relacionada con la base reguladora de la prestación por incapacidad temporal.

La nueva estructura facilita el tratamiento de la información relacionada con las prestaciones y permite adaptar los programas de gestión laboral a los datos comunicados por la Seguridad Social.

Para empresas y asesorías laborales es recomendable comprobar que sus aplicaciones de nóminas sean compatibles con la versión FIE 5.0, especialmente si realizan la importación automática de ficheros.

¿Cómo se descarga el Fichero INSS Empresas (FIE)?

Las empresas y asesorías laborales pueden consultar y descargar el FIE a través de dos herramientas, dependiendo de la modalidad de autorización RED utilizada:

• Sistema de Liquidación Directa (SLD): permite recibir los ficheros mediante SILTRA o descargarlos a través del  servicio FIER del Sistema RED Online.
• Sistema RED Directo: permite descargar la información mediante el servicio FIER del Sistema RED Online.

¿Qué diferencias existen entre SILTRA y FIER?

• SILTRA permite recibir el FIE en formato TXT, facilitando su integración en los programas de gestión de nóminas.
• Mientras que FIER permite descargar la información en formato Excel, lo que facilita su consulta, revisión y tratamiento.

A través de SILTRA el fichero se pone a disposición diariamente cuando se producen modificaciones en los datos comunicados por el INSS.

Por su parte, FIER permite consultar y descargar conjuntamente información correspondiente a un período determinado, dentro de los límites establecidos por la aplicación.

¿Quién puede descargar el FIE?

Los permisos dependen de la herramienta utilizada:

• A través de SILTRA: pueden descargar el fichero las personas usuarias principales de las autorizaciones RED del Sistema de Liquidación Directa.
• A través de FIER: pueden descargar la información tanto las personas usuarias principales como las secundarias de una autorización RED, ya sea del Sistema de Liquidación Directa o de RED Directo.

¿Qué información reciben las empresas a través del Sistema RED?

Las empresas pueden consultar los datos administrativos de los procesos de incapacidad temporal mediante el Fichero INSS Empresas (FIE), que organiza la información en diferentes segmentos según su contenido.

Con la versión FIE 5.0, implantada el 16 de junio de 2026, los principales segmentos relacionados con las bajas médicas son:

• DIT – Datos de Incapacidad Temporal: contiene información administrativa sobre los partes de baja y alta médica.
• IT2 – Datos de Incapacidad Temporal 2: incluye información complementaria sobre los procesos de IT, como las fechas de revisión médica y de agotamiento de los períodos de 365 y 545 días.
• CIT – Continuación Situación IT: recoge información relacionada con los partes de confirmación.
• ITD – IT Pago Directo: informa sobre las prestaciones de incapacidad temporal gestionadas mediante pago directo por el INSS o el Instituto Social de la Marina (ISM).
• OIT – Otros Datos de IT: incorpora información adicional sobre los procesos de incapacidad temporal.
• ITP – Incapacidad Temporal por contingencias profesionales: incorpora información sobre la fecha del accidente de trabajo o enfermedad profesional, el tipo de accidente y el tipo de asistencia.
• ITB – Base reguladora de IT: recoge información específica sobre la base reguladora de la prestación por incapacidad temporal.

¿Qué modificaciones se introdujeron en los ficheros FDI y FRI?

Con la implantación del nuevo procedimiento de gestión de las bajas médicas en abril de 2023 la Seguridad Social adaptó los ficheros FDI y FRI utilizados en el Sistema RED.

Entre las principales modificaciones destacan:

• Acción DE – Datos Económicos: permite comunicar los datos económicos necesarios para gestionar la prestación por incapacidad temporal.
• Segmento ODT – Otros Datos Trabajador: incorpora información sobre el puesto de trabajo de la persona empleada.
• Segmento DEC – Datos Económicos: incluye los campos relacionados con los días cotizados durante el año anterior por horas extraordinarias y por otros conceptos.
• Segmento FUN – Descripción de Funciones: permite informar sobre las tareas que desempeña la persona trabajadora en la empresa.

¿Qué cambios se introdujeron en el servicio Incapacidad Temporal Online?

El servicio Incapacidad Temporal Online del Sistema RED también se adaptó al procedimiento implantado en abril de 2023.

Una de sus principales novedades fue la incorporación de la opción «Parte Datos Económicos», destinada a comunicar la información necesaria para gestionar la prestación por incapacidad temporal.

El sistema utiliza los datos facilitados por la empresa, como el régimen de Seguridad Social, el Código de Cuenta de Cotización (CCC), el Número de Afiliación (NAF), la contingencia y la fecha de baja, para determinar el procedimiento aplicable.

En función de cada supuesto permite acceder al formulario de datos económicos o a las opciones de comunicación de partes médicos que correspondan.

¿Cuánto puede durar una baja laboral?

La duración máxima ordinaria de una baja por incapacidad temporal es de 545 días naturales, aunque inicialmente la normativa establece un período de 365 días.

Según el artículo 169 de la Ley General de la Seguridad Social este plazo inicial puede prorrogarse durante otros 180 días cuando se prevea que la persona trabajadora puede recuperarse y recibir el alta médica.

¿Qué ocurre cuando una baja médica alcanza los 365 días?

Una vez agotados los primeros 365 días de incapacidad temporal la inspección médica del INSS asume la competencia exclusiva para emitir el alta médica, conforme al artículo 170 de la Ley General de la Seguridad Social.

Si el INSS no emite el alta médica al agotarse ese plazo la situación de incapacidad temporal se entiende prorrogada, sin necesidad de una resolución expresa de prórroga.

Durante este período la persona trabajadora puede continuar de baja hasta alcanzar el límite máximo de 545 días, salvo que se produzca antes el alta médica o concurra otra causa legal de extinción.

¿Qué sucede cuando se alcanzan los 545 días de baja médica?

Cuando una persona trabajadora alcanza los 545 días naturales de incapacidad temporal se extingue el derecho al subsidio de IT por agotamiento de su duración máxima.

En ese momento, el INSS debe examinar su situación para determinar si procede reconocer una incapacidad permanente.

Conforme al artículo 174 de la Ley General de la Seguridad Social esta valoración debe realizarse, con carácter general, en un plazo máximo de 90 días naturales.

No obstante, si continúa existiendo una expectativa de recuperación o mejoría que permita la reincorporación laboral la calificación de la incapacidad permanente puede demorarse.

En estos casos, el tiempo total de incapacidad temporal y prolongación de sus efectos no puede superar los 730 días naturales.

¡Importante! Esta prolongación no supone una nueva prórroga ordinaria de la baja médica, sino una situación específica prevista legalmente mientras se determina la posible incapacidad permanente.

Además, cuando se extingue la incapacidad temporal por alcanzar los 545 días pueden mantenerse sus efectos económicos hasta que se notifique la resolución sobre la incapacidad permanente, en los términos establecidos legalmente.

¿Qué ocurre si una persona trabajadora sufre una recaída después de una baja médica?

Cuando una persona trabajadora recibe el alta médica tras una enfermedad o accidente puede ocurrir que posteriormente necesite una nueva baja por la misma dolencia.

En estos casos surge una duda importante para las empresas y asesorías laborales: ¿se considera una nueva baja médica o una recaída del proceso anterior?

¿Afecta la tramitación de las bajas IT a las personas empleadas del hogar?

Sí. Desde el 1 de abril de 2023 las personas empleadas del hogar tampoco están obligadas a entregar los partes médicos de baja, confirmación o alta a la persona empleadora.

El INSS es el encargado de comunicar la información administrativa de estos procesos a través de los canales habilitados.

¿Cómo puede conocer la persona empleadora una baja médica?

La Seguridad Social establece diferentes vías para que las personas empleadoras del hogar conozcan las situaciones de incapacidad temporal de su personal:

• SMS: el INSS envía un mensaje al número de teléfono móvil que conste en sus bases de datos.
• Correo postal: la persona empleadora recibe una carta informativa sobre la situación de incapacidad temporal. 
• Sede Electrónica de la Seguridad Social: permite acceder a la comunicación que también se pone a disposición por vía electrónica.
• Portal Importass: permite consultar información sobre la situación de incapacidad temporal de la persona empleada del hogar.

Además, si la persona empleadora dispone de una autorización RED puede consultar el Fichero INSS Empresas (FIE) a través de SILTRA o del servicio FIER, según la modalidad de transmisión correspondiente.

¿Qué ha cambiado en las notificaciones de la Seguridad Social en 2026?

Desde el 1 de septiembre de 2026 la Orden ISM/541/2026 incluye entre los colectivos obligados a recibir notificaciones y comunicaciones electrónicas de la Seguridad Social a las personas físicas solicitantes o perceptoras de prestaciones por incapacidad temporal.

La normativa contempla determinadas excepciones y mecanismos de asistencia para facilitar el acceso a estas comunicaciones.

¡Importante! Esta modificación afecta a las notificaciones administrativas dirigidas a las personas solicitantes o beneficiarias de prestaciones y no debe confundirse con el procedimiento por el que el INSS informa a las personas empleadoras del hogar sobre las bajas médicas.

Por tanto, las personas empleadas del hogar siguen sin tener que entregar los partes médicos a su empleador, mientras que las comunicaciones se realizan a través de los canales establecidos por la Seguridad Social.

¿Cómo cambia el cálculo de la prestación por baja médica a partir de diciembre de 2026?

A partir del 1 de diciembre de 2026 cambia la forma de calcular la base reguladora de la prestación por incapacidad temporal, tanto por contingencias comunes como profesionales.

El Real Decreto-ley 31/2026 modifica el artículo 171 de la Ley General de la Seguridad Social y establece un nuevo mes de referencia para calcular la prestación por baja médica.

¿Qué cambia exactamente? Hasta ahora, como regla general, para calcular la prestación por enfermedad común o accidente no laboral se utilizaba la base de cotización del mes inmediatamente anterior al inicio de la baja.

Con la nueva regulación se utilizará la base de cotización del mes inmediatamente anterior al mes previo al inicio de la baja médica.

Por ejemplo, si una persona trabajadora inicia una baja médica en diciembre de 2026:

• Antes: se utilizaba la base de cotización de noviembre.
• Desde diciembre de 2026: se utilizará la base de cotización de octubre.

Para obtener la base reguladora diaria se dividirá la base de cotización del mes de referencia entre el número de días a los que corresponda dicha cotización.

En el caso de personas con retribución mensual que hayan permanecido de alta durante todo el mes natural la base de cotización se dividirá entre 30.

¿Cómo se calcula la prestación por accidente de trabajo o enfermedad profesional?

La nueva normativa también modifica el cálculo de la base reguladora por contingencias profesionales. En estos casos, la base reguladora diaria será el resultado de sumar:

• La base de cotización por contingencias profesionales del mes inmediatamente anterior al mes previo a la baja, excluyendo las horas extraordinarias y dividiéndola entre los días correspondientes.
• El importe de las horas extraordinarias realizadas en el año anterior al mes previo al hecho causante, dividido entre 365 días.

¿Existen excepciones para las personas contratadas recientemente?

Sí, la normativa contempla reglas específicas para las personas trabajadoras que se hayan incorporado recientemente a la empresa.

• Si la incorporación se produce durante el mes anterior a la baja se utilizará la base de cotización de ese mes anterior.
• Si la incorporación se produce durante el mismo mes de la baja se tendrá en cuenta la cotización correspondiente a los días comprendidos entre el alta y el día anterior a la baja médica.

En ambos casos la base se dividirá entre los días a los que corresponda la cotización.

Asimismo, deben tenerse en cuenta las reglas específicas aplicables a determinadas situaciones laborales y modalidades de contratación.

Este cambio puede afectar al importe de la prestación, especialmente cuando se hayan producido subidas salariales, cambios de jornada laboral o variaciones en las bases de cotización.

Las empresas y asesorías deberán tener en cuenta esta modificación y adaptar sus procesos de cálculo de nóminas y prestaciones por incapacidad temporal a partir del 1 de diciembre de 2026.

¿Qué ocurre con el pago delegado de la incapacidad temporal? ¿Y si hay un error?

En determinados procesos de incapacidad temporal la empresa abona a la persona trabajadora la prestación económica por cuenta de la entidad gestora o mutua responsable, mediante el sistema de pago delegado.

Posteriormente, la empresa puede compensar las cantidades abonadas mediante las deducciones que correspondan en la liquidación de las cuotas a la Seguridad Social.

Para facilitar las compensaciones el INSS transmite a la Tesorería General de la Seguridad Social la información necesaria sobre los procesos de incapacidad temporal.

¿Qué sucede si la empresa no ha aplicado la deducción correspondiente?

Si una empresa ha abonado una prestación por incapacidad temporal mediante pago delegado, pero no ha deducido su importe en las liquidaciones de cotización, puede solicitar el reintegro de las cantidades abonadas y no compensadas.

Para ello, debe comprobar los importes abonados, identificar los períodos afectados y tramitar la solicitud ante la entidad responsable de la prestación, según corresponda.

La Seguridad Social dispone de un formulario específico denominado «Solicitud de reintegro de prestación por incapacidad temporal abonada en régimen de pago delegado y no deducida en los boletines de cotización».

Este trámite puede realizarse a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social, en el apartado correspondiente a las empresas y sus prestaciones.

Las empresas deberán aportar la documentación justificativa exigida para acreditar las cantidades abonadas y no compensadas.

¿Debe la persona trabajadora avisar a la empresa cuando está de baja médica?

Aunque desde el 1 de abril de 2023 las personas trabajadoras ya no están obligadas a entregar los partes médicos de baja, confirmación o alta a sus empresas, esto no elimina necesariamente su deber de comunicar una ausencia laboral.

Es importante distinguir dos obligaciones diferentes:

• Entregar el parte médico: desde abril de 2023 la persona trabajadora ya no tiene que facilitarlo a su empresa, porque los datos administrativos se transmiten por vía telemática.
• Comunicar la ausencia laboral: puede seguir siendo exigible conforme al convenio colectivo, las instrucciones empresariales válidas y los deberes de buena fe en la relación laboral.

La distinción ha sido abordada por la Audiencia Nacional en su sentencia 136/2023, de 18 de diciembre de 2023, relativa a las instrucciones empresariales sobre comunicación de ausencias e inicio de procesos de incapacidad temporal.

Además, esta interpretación también se recoge en la sentencia 296/2025, del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, que declaró procedente el despido disciplinario de una trabajadora por incumplimientos relacionados con la falta de comunicación de sus ausencias.

Por tanto, las empresas pueden establecer procedimientos razonables para que su plantilla informe de las ausencias laborales, siempre respetando la normativa aplicable y los derechos de las personas trabajadoras.

Esta comunicación permite organizar los turnos, distribuir las tareas y adoptar las medidas necesarias para garantizar la continuidad de la actividad.

¡Ojo! Comunicar una ausencia por incapacidad temporal no implica tener que facilitar el diagnóstico médico ni otros datos de salud que la empresa no esté legitimada para conocer.

¿Puede una empresa despedir a una persona trabajadora por no avisar de su baja médica?

La falta de comunicación de una baja médica puede tener consecuencias disciplinarias, especialmente cuando la empresa ha establecido instrucciones claras para informar de las ausencias y la persona trabajadora las incumple injustificadamente.

Para determinar si existe un incumplimiento sancionable, la empresa debe valorar las circunstancias concretas:

• Las obligaciones de comunicación establecidas en el convenio colectivo  y las instrucciones empresariales aplicables.
• La posibilidad real de avisar, teniendo en cuenta el estado de salud y las circunstancias de la persona trabajadora.
• La gravedad y reiteración del incumplimiento, así como sus consecuencias para la organización del trabajo.
• La proporcionalidad de la sanción, conforme al Estatuto de los Trabajadores y al convenio colectivo.

Además, antes de adoptar un despido disciplinario deben respetarse las garantías y los requisitos legales aplicables, incluido el trámite de audiencia previa cuando resulte exigible.

Por tanto, la comunicación automática de los partes médicos por la Seguridad Social no impide que una empresa exija avisos razonables sobre las ausencias laborales, pero cualquier sanción deberá estar suficientemente justificada.

¿Tiene la persona trabajadora que informar de la fecha del alta médica?

Desde el 1 de abril de 2023 las personas trabajadoras no están obligadas a entregar el parte de alta médica a la empresa, ya que el INSS comunica directamente los datos administrativos correspondientes.

Sin embargo, la eliminación de esta obligación no impide que la empresa pueda establecer procedimientos razonables para comunicar la reincorporación, de acuerdo con el convenio colectivo, las instrucciones empresariales aplicables y el deber de buena fe contractual.

Esta comunicación puede resultar especialmente útil para organizar turnos, redistribuir tareas o gestionar la finalización de un contrato de sustitución.

¿Cuándo debe reincorporarse una persona trabajadora después del alta médica?

Con carácter general, el alta médica produce efectos laborales al día siguiente de su emisión, fecha en la que la persona trabajadora debe reincorporarse a su puesto.

Por ejemplo, si el alta médica se emite un lunes sus efectos laborales se producen el martes, salvo que resulte aplicable alguna circunstancia legal especial.

La sentencia 136/2023 de la Audiencia Nacional distingue entre la obligación de justificar una ausencia y el deber de comunicarla a la empresa.

No obstante, esta resolución se refiere a la comunicación del inicio de la incapacidad temporal y no establece una obligación general de anticipar la fecha de un alta médica que todavía no se ha producido.

¿Es posible reincorporarse progresivamente al trabajo después de una baja médica?

La reincorporación progresiva después de una incapacidad temporal es una cuestión que se ha planteado especialmente en los procesos relacionados con enfermedades graves o de larga duración.

En febrero de 2026, el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones planteó estudiar medidas para facilitar la vuelta gradual al trabajo en determinadas situaciones.

Sin embargo, la normativa general de incapacidad temporal no reconoce un derecho automático a reincorporarse progresivamente después del alta médica.

Con carácter general, el alta médica determina la obligación de reincorporación en la fecha en que produce efectos, sin perjuicio de las medidas de adaptación del puesto de trabajo que puedan corresponder y de los procedimientos especiales de revisión del alta.

¿A qué bajas afecta la normativa de tramitación de incapacidad temporal?

El procedimiento de comunicación de partes médicos establecido por el Real Decreto 1060/2022 entró en vigor el 1 de abril de 2023.

Desde esa fecha se aplica a:

• Los nuevos procesos de incapacidad temporal iniciados a partir del 1 de abril de 2023.
• Los procesos que ya estaban en curso en esa fecha, siempre que no hubieran superado los 365 días de duración.

La reforma regula la gestión y comunicación de los partes médicos durante los primeros 365 días de incapacidad temporal.

Cuando se supera ese período se aplican las reglas específicas de control y gestión del proceso previstas en la Ley General de la Seguridad Social, con las competencias que corresponden al INSS.

¿Qué ventajas tiene el sistema de tramitación de bajas médicas?

El procedimiento implantado en abril de 2023 simplifica las gestiones administrativas relacionadas con la incapacidad temporal, tanto para las personas trabajadoras como para las empresas.

Entre sus principales ventajas destacan:

• Menos trámites para la plantilla: las personas trabajadoras ya no tienen que entregar a la empresa los partes médicos de baja, confirmación y alta.
• Comunicación electrónica: los organismos sanitarios y la Seguridad Social intercambian directamente la información administrativa.
• Mayor facilidad de gestión para las empresas: las empresas y asesorías pueden consultar la información mediante los servicios habilitados por la Seguridad Social.
• Reducción de cargas administrativas: se evita la entrega manual de documentos y se facilita el intercambio de información entre los organismos implicados.
• Protección de los datos médicos: las empresas reciben la información administrativa necesaria sin acceder al diagnóstico clínico de la persona trabajadora.

La Seguridad Social cambia las notificaciones de incapacidad temporal desde septiembre de 2026

Desde el 1 de septiembre de 2026 las personas que soliciten o perciban prestaciones por incapacidad temporal están obligadas a recibir electrónicamente las notificaciones y comunicaciones de la Seguridad Social, conforme a la Orden ISM/541/2026.

Esta obligación también se extiende a las comunicaciones relacionadas con las prestaciones por incapacidad permanente y lesiones permanentes no incapacitantes.

La medida pretende agilizar los procedimientos administrativos, reducir los retrasos de las notificaciones postales y facilitar el acceso a la información.

¿Cómo se reciben las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social?.

Las notificaciones se ponen a disposición de las personas interesadas en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

Cuando la Administración dispone de los datos de contacto electrónico facilitados por la persona interesada envía un aviso al teléfono móvil o dirección de correo electrónico correspondiente para informar de que existe una notificación disponible.

Para consultar su contenido es necesario acceder a la Sede Electrónica e identificarse mediante alguno de los sistemas admitidos, como Cl@ve o certificado digital.

¡Importante! El SMS o correo electrónico es únicamente un aviso informativo, no la notificación administrativa.

Con carácter general, las notificaciones electrónicas obligatorias se consideran practicadas cuando la persona interesada accede a su contenido.

Además, pueden entenderse rechazadas cuando transcurren diez días naturales desde su puesta a disposición sin acceder a ellas.

La falta de recepción del aviso por SMS o correo electrónico no invalida por sí sola una notificación correctamente practicada, sin perjuicio de las garantías aplicables en cada procedimiento.

Por ello, es recomendable revisar periódicamente las notificaciones disponibles y mantener actualizados los datos de contacto.

¿Desaparecen las cartas en papel de la Seguridad Social?

No. Aunque la notificación electrónica es obligatoria para los colectivos afectados la normativa permite seguir utilizando medios no electrónicos en determinados supuestos.

Entre ellos se encuentran:

• Cuando la persona interesada o su representante comparece presencialmente y solicita recibir la comunicación en ese momento.
• Cuando resulta necesario realizar una entrega directa para garantizar la eficacia de la actuación administrativa.
• Cuando la urgencia de la actuación exige utilizar otros medios.
• Cuando, en los supuestos previstos para las personas beneficiarias de determinadas prestaciones, la entidad gestora no dispone de datos de contacto electrónico para enviar el aviso correspondiente.

Por tanto, la Seguridad Social no ha eliminado completamente las notificaciones en papel.

¿Qué ocurre con las personas que tienen dificultades para acceder a las notificaciones digitales?

La Orden ISM/541/2026 contempla medidas de asistencia para las personas que tienen dificultades para utilizar medios electrónicos.

Estas personas pueden recibir ayuda presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS) para acceder a las notificaciones electrónicas mediante la intervención de personal funcionario autorizado.

Para facilitar la adaptación al sistema, es recomendable:

• Actualizar el teléfono móvil y el correo electrónico registrados en la Seguridad Social.
• Disponer de un sistema de identificación electrónica, como Cl@ve o certificado digital.
• Consultar periódicamente las notificaciones disponibles en la Sede Electrónica.

¿Qué es el Observatorio Estatal de la Incapacidad Temporal?

En febrero de 2026 el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones anunció la puesta en marcha del Observatorio Estatal de la Incapacidad Temporal, una iniciativa destinada a analizar la evolución de las bajas laborales y mejorar la gestión de los procesos de incapacidad temporal.

Entre sus principales objetivos destacan:

• Analizar la evolución de las bajas médicas e identificar posibles áreas de mejora en su gestión.
• Favorecer la recuperación y reincorporación laboral de las personas trabajadoras.
• Mejorar la coordinación entre la Seguridad Social, los servicios públicos de salud y los agentes sociales.
• Estudiar medidas que permitan mejorar la gestión de las prestaciones por incapacidad temporal.

El Ministerio planteó la participación de las organizaciones empresariales y sindicales, así como la colaboración de las comunidades autónomas.

¡Importante! El anuncio del Observatorio no supone, por sí mismo, una modificación de los requisitos, plazos ni obligaciones de las empresas en la tramitación de las bajas médicas.

¿Impugnar el alta médica justifica la ausencia al trabajo?

No siempre. Presentar una reclamación o impugnación contra un alta médica no suspende automáticamente la obligación de reincorporarse al puesto de trabajo.

Los efectos dependen de quién haya emitido el alta, de la duración del proceso de incapacidad temporal y del procedimiento de revisión utilizado.

En algunos supuestos, la impugnación no suspende los efectos del alta y la persona trabajadora debe reincorporarse.

En otros, la normativa establece expresamente que la situación de incapacidad temporal se mantiene durante la tramitación.

¿Cuándo debe reincorporarse una persona trabajadora si impugna el alta médica?

La respuesta depende del tipo de alta médica y del procedimiento utilizado:

• Alta por contingencias comunes antes de los 365 días: la impugnación ordinaria no suspende por sí sola los efectos del alta. La persona trabajadora debe reincorporarse cuando esta produzca efectos, salvo que exista otra causa legal que justifique su ausencia.
• Alta emitida por el INSS al agotarse los 365 días: la persona trabajadora puede presentar una disconformidad en el plazo máximo de cuatro días naturales, conforme al artículo 170.3 de la Ley General de la Seguridad Social. Durante el procedimiento especial, la incapacidad temporal puede mantenerse hasta que el alta adquiera plenos efectos.
• Alta emitida por una mutua o empresa colaboradora por contingencia profesional antes de los 365 días: puede solicitarse su revisión ante la entidad gestora en el plazo de diez días hábiles desde su notificación. La iniciación del procedimiento especial suspende los efectos del alta mientras se tramita, conforme al artículo 4 del Real Decreto 1430/2009.

En los procedimientos especiales de disconformidad o revisión la persona trabajadora también debe comunicar a la empresa la presentación de su solicitud en los términos establecidos legalmente.

Por tanto, no todas las impugnaciones de altas médicas tienen los mismos efectos sobre la reincorporación al trabajo.

Las empresas deben comprobar la situación administrativa del proceso antes de adoptar medidas disciplinarias por una posible ausencia injustificada.

¿Se puede despedir a una persona trabajadora que está de baja por incapacidad temporal?

La Ley 15/2022, conocida como Ley Zerolo, prohíbe la discriminación por enfermedad o condición de salud.

Por tanto, una empresa no puede despedir a una persona trabajadora por el hecho de estar enferma o encontrarse de baja médica.

Sin embargo, estar en situación de incapacidad temporal no significa que cualquier despido realizado durante ese período sea automáticamente nulo.

Una empresa puede extinguir la relación laboral si existe una causa legal válida, debidamente acreditada y ajena a cualquier motivo discriminatorio, siempre que se cumplan los requisitos exigidos.

¿Cuándo puede considerarse nulo un despido durante una baja médica?

Un despido puede declararse nulo cuando se acredita que responde a una causa discriminatoria relacionada con la enfermedad o condición de salud de la persona trabajadora.

Según el artículo 30 de la Ley 15/2022 cuando la persona trabajadora aporta indicios fundados de discriminación, corresponde a la empresa acreditar que su decisión responde a motivos objetivos, razonables y ajenos a la enfermedad.

Por tanto, es importante distinguir entre:

• Despido nulo: cuando se acredita que la decisión es discriminatoria o vulnera derechos fundamentales.
• Despido improcedente: cuando la empresa no consigue justificar suficientemente la causa del despido o incumple los requisitos legales correspondientes, sin que se haya acreditado una causa de nulidad.
• Despido procedente: cuando existe una causa legal válida, se cumplen los requisitos exigibles y no se vulneran derechos fundamentales.

¿Cómo se calcula la prestación de incapacidad temporal en caso de recaída?

Cuando una persona trabajadora sufre una recaída por la misma o similar patología la base reguladora de la prestación por incapacidad temporal no tiene por qué coincidir con la utilizada en la baja médica anterior.

Para determinar la cuantía de la prestación deben comprobarse las bases de cotización y aplicar las reglas de cálculo correspondientes al nuevo período de baja.

Además, desde el 1 de diciembre de 2026, el Real Decreto-ley 31/2026 modifica el mes de referencia utilizado para calcular la base reguladora de la incapacidad temporal.

Con carácter general, se toma como referencia la base de cotización del mes inmediatamente anterior al mes previo al inicio de la baja médica, sin perjuicio de las reglas especiales aplicables.

Por tanto, cuando se produce una recaída:

• Debe comprobarse la base reguladora aplicable al nuevo período de incapacidad temporal, sin mantener automáticamente la utilizada en la baja anterior.
• La cuantía de la prestación puede variar si han cambiado las bases de cotización.
• La recaída puede formar parte del mismo proceso de incapacidad temporal a efectos de duración, cuando se produce por la misma o similar patología dentro de los 180 días naturales siguientes al alta médica anterior.

Esta última regla se recoge en el artículo 169.2 de la Ley General de la Seguridad Social.

La Seguridad Social incorpora nuevas situaciones especiales de incapacidad temporal 

El Real Decreto-ley 31/2026 introduce nuevas medidas para mejorar la protección de las personas trabajadoras durante los procesos de incapacidad temporal.

Entre las principales novedades destacan dos nuevas situaciones especiales de incapacidad temporal por contingencias comunes, relacionadas con determinadas patologías asociadas a la menopausia y con lesiones derivadas de la violencia de género.

Estas modificaciones producirán efectos desde el 1 de diciembre de 2026.

La norma también contempla la posibilidad de establecer medidas extraordinarias de protección social ante acontecimientos catastróficos.

Nuevas bajas por patologías relacionadas con la menopausia y violencia de género

La nueva redacción del artículo 169.1.a) de la Ley General de la Seguridad Social incorpora dos situaciones especiales:

• Incapacidad temporal por patología limitante derivada de un trastorno menopáusico secundario: se reconoce cuando la trabajadora recibe asistencia sanitaria del Servicio Público de Salud y está impedida para trabajar como consecuencia de una patología limitante por trastorno menopáusico secundario, debidamente codificada.
• Incapacidad temporal por lesiones derivadas de violencia de género: se reconoce cuando una trabajadora está impedida para trabajar como consecuencia de lesiones causadas por un hombre que sea o haya sido su cónyuge o haya mantenido con ella una relación similar de afectividad, incluso sin convivencia.

En este segundo supuesto, la norma exige que la situación quede acreditada mediante la documentación sanitaria o judicial prevista legalmente y que exista una relación expresa entre las lesiones y los hechos de violencia de género.

¿Cuánto se cobra durante estas nuevas bajas laborales?

Ambas situaciones especiales cuentan con una protección económica superior a la incapacidad temporal ordinaria por contingencias comunes:

• Día de la baja médica: la empresa abona el salario íntegro correspondiente a ese día.
• Desde el día siguiente hasta el día 20 de baja: se percibe, con carácter general, el 60 % de la base reguladora.
• Desde el día 21 de baja: la prestación asciende al 75 % de la base reguladora.

Además, no se exige un período mínimo de cotización previo para acceder a estas dos situaciones especiales.

La principal diferencia respecto de una baja ordinaria por enfermedad común es que el subsidio se abona desde el día siguiente a la baja médica, sin esperar al cuarto día.

Mayor protección durante las bajas por acontecimientos catastróficos

El Real Decreto-ley 31/2026 también incorpora una nueva previsión para mejorar la protección social de las personas afectadas por acontecimientos catastróficos.

La nueva disposición adicional sexagésima cuarta de la Ley General de la Seguridad Social permite que las normas con rango de ley aprobadas para ofrecer cobertura extraordinaria tras una catástrofe establezcan la asimilación de determinadas prestaciones a contingencias profesionales.

Esta posibilidad comprende prestaciones como incapacidad temporal, incapacidad permanente y prestaciones por muerte y supervivencia. 

La finalidad es permitir una protección económica reforzada cuando se produzcan acontecimientos de especial gravedad.

¡Importante! Esta previsión no significa que todas las bajas médicas relacionadas con una catástrofe se consideren automáticamente derivadas de accidente de trabajo. Será necesario que una norma con rango de ley establezca expresamente la asimilación correspondiente.

Con estas medidas, la Seguridad Social amplía la protección de determinadas situaciones de vulnerabilidad y adapta la regulación de la incapacidad temporal a nuevas necesidades sociales y sanitarias.

En Grupo2000seguiremos informando sobre las novedades normativas que afectan a la gestión de las bajas médicas, las obligaciones empresariales y las prestaciones por incapacidad temporal.

¿Crees que la tramitación electrónica de las bajas médicas ha simplificado las gestiones de las empresas? Nos encantará conocer tu experiencia en los comentarios.

Preguntas frecuentes sobre las bajas por incapacidad temporal

¿Tiene la persona trabajadora que entregar el parte de baja a la empresa?

No. Desde el 1 de abril de 2023 las personas trabajadoras ya no están obligadas a entregar los partes médicos de baja, confirmación o alta a sus empresas.

El INSS comunica electrónicamente los datos administrativos correspondientes, mientras que las empresas deben cumplir las obligaciones de comunicación que les correspondan.

¿Cuánto tiempo puede durar una baja por incapacidad temporal?

La duración máxima ordinaria es de 365 días, prorrogables por otros 180 días, hasta alcanzar un total de 545 días.

En determinadas circunstancias, pueden mantenerse los efectos económicos durante el procedimiento de valoración de una posible incapacidad permanente, conforme al artículo 174 de la Ley General de la Seguridad Social.

¿Qué ocurre cuando una baja médica supera los 365 días?

Cuando se alcanzan los 365 días el INSS asume la competencia exclusiva para emitir el alta médica.

Si no se emite el alta la situación de incapacidad temporal se prorroga automáticamente, dentro de los límites establecidos legalmente.

¿Es obligatorio avisar a la empresa de que se está de baja?

Aunque no es obligatorio entregar el parte médico la persona trabajadora puede tener el deber de comunicar su ausencia laboral, conforme al convenio colectivo, las instrucciones empresariales válidas y el deber de buena fe contractual.

Esta comunicación no implica facilitar el diagnóstico médico ni otros datos de salud confidenciales.

¿Impugnar el alta médica permite no reincorporarse al trabajo?

Depende del procedimiento de impugnación. Algunas revisiones suspenden los efectos del alta médica, mientras que otras no.

Por tanto, presentar una reclamación contra el alta no justifica automáticamente la ausencia del puesto de trabajo.

¿Puede una empresa despedir a una persona trabajadora durante una baja médica?

Podría despedir siempre que exista una causa legal válida.

La Ley 15/2022 prohíbe la discriminación por enfermedad. Por ello, un despido motivado por la baja médica puede declararse nulo.

No obstante, estar en situación de incapacidad temporal no convierte automáticamente en nulo cualquier despido.

¿Cómo se calcula la baja médica a partir de diciembre de 2026?

Desde el 1 de diciembre de 2026 cambia el mes de cotización utilizado para calcular la base reguladora de la incapacidad temporal.

Como regla general, se toma como referencia la base de cotización del mes inmediatamente anterior al mes previo al inicio de la baja médica.

Por ejemplo, para una baja iniciada en diciembre de 2026, se utilizará la base de cotización de octubre, sin perjuicio de las excepciones legales aplicables.

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Fuentes: Real Decreto 1060/2022, Real Decreto Legislativo 8/2015, Real Decreto-ley 2/2023 y Orden ISM/541/2026, Real Decreto-ley 31/2026