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El registro de la jornada es obligatorio. Así deberá realizarlo tu empresa

El registro de la jornada es obligatorio. Así deberá realizarlo tu empresa

¿Sabías que el registro de la jornada es obligatorio? Así deberá realizarlo tu empresa.

Las compañías que no registren el horario de sus plantillas tendrán que pagar la jornada completa a personas empleadas a tiempo parcial.

Además, en caso de no registrarlo correctamente las empresas podrían enfrentarse a multas por encima de los 10.000 euros, según las últimas informaciones del Gobierno.

Esta medida tiene como objetivo combatir el fraude laboral, dado que en España aún es común que algunas empresas no registren adecuadamente las horas extras de sus empleados.

Para reforzar el cumplimiento, el Ministerio de Trabajo ha propuesto que la Inspección tenga acceso remoto a los registros de jornada de las empresas.

Más abajo, te ofrecemos todos los detalles.

 

¿Las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de todos sus trabajadores?

Así es, el artículo 10 del Real Decreto Ley 8/2019 modificó el artículo 34, del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo lo siguiente:

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

Por tanto, la obligación del registro de la jornada, que ya existía previamente para las personas trabajadoras a tiempo parcial, se extendió a todas las personas empleadas.

Más abajo, analizamos cómo debe registrarse la jornada laboral.

Además, abordamos importantes novedades que debes conocer, como la posible ilegalidad de fichar con huella digital o qué sucede si una persona trabajadora se niega a realizar el fichaje. 

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¿Fichar con la huella digital es ilegal?

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó hace unos meses una guía en la que cuestionó el uso de tecnologías biométricas para el fichaje de la jornada.

Fichar con la huella dactilar o a través del reconocimiento facial ya no es posible.

El Tribunal Supremo respaldó en el año 2007 el uso de sistemas biométricos para controlar la jornada laboral.

Sin embargo, las directrices del Comité Europeo de Protección de Datos (abril 2023) obligaron a la AEPD a rectificar su decisión y a modificar el criterio.

El motivo es que el uso de los mencionados sistemas se consideran categorías especiales de datos (suponen el uso y el tratamiento de datos biométricos sensibles) lo que conlleva la prohibición de su uso sin consentimiento explícito.

Por tanto, desde el 23 de noviembre de 2023 las empresas no pueden obligar a sus personas trabajadoras a fichar con huella dactilar o a través del reconocimiento facial.

Para poder usar datos biométricos es necesario que exista un consentimiento voluntario y no una obligación como tal. Por eso, las empresas no pueden obligar a sus empleados a ceder su huella dactilar para fichar.

 

¿Existen excepciones que permitan usar datos biométricos para fichar?

Sí, existen casos específicos en los que se pueden usar datos biométricos para fichar, pero deben estar debidamente justificados y demostrar que es la única alternativa viable.

Tal y como recoge la guía publicada por la AEPD existe una excepción motivada por la aplicación del artículo 9.2 del RGPD.

Esta excepción permite el uso de datos biométricos si se cuenta con el consentimiento explícito del interesado para el tratamiento de dichos datos personales con fines específicos.

Según el artículo 4.11 del RGPD se entiende como consentimiento de la persona interesada:

«Toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen”.

¡Importante! Es necesario informar a la persona interesada sobre los riesgos asociados a dicho tratamiento, especialmente cuando afecta a personas que se encuentran en situación de vulnerabilidad.

Además, se podría levantar la prohibición del registro de jornada según el artículo 9.2 b) del RGPD si una norma con rango de ley permite el uso de datos biométricos.

 

¿Las empresas sin registro horario tienen que reconocer la jornada parcial como completa?

Así es, las compañías que no registren el horario de sus trabajadores van a tener que pagar la jornada completa a personas trabajadoras a tiempo parcial.

Así lo recogió la sentencia 651/2023 de 6 de febrero 2023, rec. 1560/2022 del Tribunal Superior de Justicia de Galicia. El caso estudiado fue el siguiente:

  • Una trabajadora que había sido contratada a tiempo parcial, con una jornada de 20 horas semanales, vio extinguido su contrato laboral en el año 2020.
  • Al recibir su finiquito denunció a la empresa ya que consideraba que el finiquito recibido no correspondía a lo que realmente debería percibir.
  • La trabajadora solicitó a la compañía que se le abonaran 586 euros por los días de vacaciones pendientes de disfrute y 4.171 euros en concepto de diferencias salariales más intereses.
  • En el juicio, el magistrado aceptó la demanda de la trabajadora y condenó a la empresa al pago de las cuantías mencionadas.
  • Tras la notificación del fallo, la empresa lo recurrió en suplicación ante el tribunal autonómico oponiéndose al reconocimiento de la prestación laboral a tiempo completo.
  • La compañía alegó haber enviado correos electrónicos a la trabajadora pidiéndole que registrase sus horas de entrada y salida durante su jornada laboral.
  • Sin embargo, los magistrados consideraron que esos correos electrónicos no acreditaban que la jornada se limitase a veinte horas y recordaron a la compañía la necesidad de registrar de forma obligatoria la jornada a tiempo parcial desde 2013.

Además, atendieron al artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores que indica que:

“En caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios”.

Dado que la empresa no pudo acreditar el tiempo de trabajo efectivo por la falta de un registro horario efectivo, se presumió que esa trabajadora había realizado sus funciones a tiempo completo.

 

El Tribunal Supremo respalda la necesidad de fichar las pausas para tomar café o fumar

Otra novedad que afectó al registro de la jornada laboral fue la siguiente:

El Tribunal Supremo avaló en una sentencia que las empresas pueden obligar a las personas trabajadoras a fichar en las pausas para tomar café, fumar o desayunar y descontarlas de la jornada laboral.

En una sentencia, el Tribunal rechazó un recurso de casación presentado por CCOO contra las gasolineras Galp.

CCOO solicitaba que se declarase nulo el cómputo de tiempo derivado de la implantación del sistema de registro de jornada para que no afectara a las pausas para fumar, tomar café y desayunar.

Hasta entonces, esas pausas se estaban integrando como tiempo de trabajo dentro de la jornada y no se fichaban ni se descontaban.

El Tribunal Supremo:

  • Consideró que es justo y razonable que se fichen esas salidas para no computar ese tiempo como jornada laboral.
  • Indicó que la medida implementada por la compañía no estaría alterando las condiciones laborales de las personas trabajadoras.

 

El TSJC avala el pago de horas extras si la empresa no aporta el registro horario

Otra novedad sobre el registro de jornada es la decisión del TSJC de respaldar el pago de horas extras cuando la empresa no aporte el registro horario (obligatorio desde 2019).

La sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña (núm 4056/2023) se basó en la revisión de una sentencia emitida por el Juzgado de lo Social 2 de Granollers el 29 de abril de 2022.

En dicha sentencia se había desestimado la solicitud de un empleado de recibir el pago de horas extras, ya que no se pudo demostrar la existencia de dichas horas al no presentar un registro horario como prueba.

El TSJC determinó que el incumplimiento de la obligación de la empresa de mantener un registro diario de la jornada laboral del empleado no podía beneficiar a la compañía cuando se reclamaba el pago de horas extraordinarias.

Para llegar a esta conclusión, el tribunal hizo referencia a que no se estaría cumpliendo con el artículo 217.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil al trasladarle la carga de la prueba al demandante en lugar de imponerla al demandado.

Es decir, es la empresa la que debe proporcionar el registro horario para demostrar si las horas extras reclamadas fueron realizadas o no.

Como resultado, el TSJC reconoció la totalidad de las horas extraordinarias demandadas por el trabajador, que ascendían a 1.250,50 horas, y ordenó el pago correspondiente, además de aplicar un 10% de interés por la demora.

 

¿Cómo debe realizarse el registro de la jornada?

Aunque la normativa está en vigor desde 2019, todavía hay empresas que registran incorrectamente la jornada laboral de sus plantilla o que directamente no realizan el control horario.

Para evitar sanciones, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos para cumplir con esta obligación:

No existe un modelo oficial o sistema específico para el registro, pero es obligatorio que incluya el horario concreto de inicio y finalización de cada jornada de trabajo.

Además, la empresa tiene la obligación de conservar los registros durante un mínimo de 4 años, período durante el cual deberán estar a disposición de los trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.

En resumen, el registro de jornada debe:

  • Incluir la hora de inicio y la hora de fin de la jornada para poder probar el tiempo efectivo de trabajo.
  • Conservar los registros de la jornada durante, al menos, cuatro años.
  • Mantener un registro horario claro y preciso.
  • Respetar el descanso diario y semanal de las personas trabajadoras.
  • Incluir el control de la jornada laboral de los empleados en modalidad de teletrabajo.

Uno de los aspectos que tiene en cuenta la Inspección de Trabajo es la hora de inicio y la de fin de la jornada.

Entre ellas debe haber mínimo 12 horas entre una y otra. Y en la semana tiene que haber al menos un día y medio de descanso.

 

¿Los empleados en modalidad de teletrabajo deben registrar su jornada laboral?

Sí, los empleados que realicen su actividad laboral en modalidad de teletrabajo también deben registrar el inicio y fin de su jornada.

Esto es crucial para garantizar su derecho a la desconexión digital.

Lo más recomendable es utilizar sistemas informatizados o automatizados que garanticen una menor manipulación, ya que ante una Inspección cualquier irregularidad detectada puede llevar a que se exija a la empresa todo el registro a la empresa.

De hecho, una sentencia de la Audiencia Nacional declaró que una hoja de papel donde el empleado firma al inicio de su jornada laboral no se considera un sistema válido de registro de jornada.

 

Una sentencia invalida el registro de la jornada laboral en papel

Todas las empresas deben mantener un registro actualizado de la jornada laboral de toda su plantilla, cumpliendo con los requisitos establecidos en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.

La duración máxima de la jornada ordinaria es de 40 horas semanales de trabajo efectivo.

El objetivo de este registro es evitar que se hagan horas extra no remuneradas y que las jornadas de trabajo se alarguen más de lo estrictamente necesario.

Para que este registro de jornada sea válido debe incluir tanto el inicio como el fin de la actividad.

Así lo recogió en una sentencia la Audiencia Nacional que invalidó el registro de jornada de una empresa que hacía a su personal firmar en un papel una vez que entraban a trabajar, sin registrar la hora de salida.

Este método de registro fue considerado nulo por no cumplir con los requisitos establecidos.

Además, el registro laboral debe ser conservado durante mínimo 4 años (algo que la empresa en cuestión tampoco estaba cumpliendo).

Es muy importante recalcar que para que un registro de jornada sea válido tiene que:

  • Incluir la hora y salida de cada persona empleada.
  • Ser conservado por la empresa durante al menos 4 años.

 

¿Debe estar el registro horario en papel firmado por los empleados?

Sí, es esencial que el registro de jornada esté firmado por las personas trabajadoras para que sea considerado válido. De lo contrario, no se ajustaría a los requisitos legales.

Así lo ha determinado el Tribunal Superior de Justicia de Galicia en la sentencia 2516/2024, de 29 de mayo, tras condenar a una empresa a abonar 5.750 euros en concepto de horas extras a una persona trabajadora debido a que su registro horario se elaboró en papel y no incluía la firma de esa persona empleada.

El caso estudiado fue el siguiente:

  • La persona trabajadora reclamó el pago de 671 horas extras realizadas a lo largo del tiempo.
  • Algunos testigos confirmaron que efectivamente se habían realizado esas horas extras.
  • Sin embargo, la empresa se negaba a abonar el importe correspondiente y presentó un registro horario en papel sellado por la empresa pero sin la firma de la persona trabajadora.

El Tribunal Superior de Galicia determinó que si un registro en papel no incluye la firma de la persona trabajadora se considera nulo, por lo que determinó que la empresa estaría obligada a abonar las horas extras reclamadas.

Además, conforme a la doctrina del TJUE la carga de prueba sobre la jornada laboral corresponde a las empresas. Esto significa que son las compañías las que deben asegurarse de que el registro de jornada se realice de forma adecuada.

 

El registro horario es uno de los principales focos de la Inspección en 2024

En 2023, la Inspección de Trabajo intensificó su vigilancia sobre el cumplimiento del registro horario en las empresas, lo que resultó en un aumento del 45% interanual de las infracciones detectadas, con aproximadamente unos 35.5000 procedimientos realizados.

Este enfoque riguroso ha continuado en 2024, especialmente en el contexto de la posible reducción de la jornada laboral prevista a 38,5 horas semanales.

La mayoría de las sanciones actuales se deben a la falta de un registro horario adecuado.

Para que el registro sea válido, debe ser fiable y accesible en todo momento.

 

Trabajo propone que la Inspección tenga acceso en remoto a los registros de jornada de las empresas 

Con el objetivo de fortalecer la supervisión del registro de las jornadas laborales, el Ministerio de Trabajo ha propuesto que Inspección pueda acceder de forma remota a los registros horarios.

Esta medida busca garantizar una vigilancia más efectiva para asegurar que las empresas cumplan adecuadamente con su obligación de mantener un registro preciso de la jornada laboral.

¿Qué implicaría esta medida?

  • Registro digital. Si se aprueba la medida, tanto autónomos como empresas deberán implementar un programa digital para el control de las horas trabajadas, eliminando el registro en papel. 
  • Acceso remoto. La Inspección de Trabajo podría acceder de manera instantánea y a distancia a los registros, evitando la necesidad de visitas presenciales. 

Esta medida sería similar a los futuros programas de facturación electrónica (pendientes de desarrollar) diseñados para intercambiar información de manera instantánea con la Inspección. 

Así los inspectores tendrían un acceso más fácil a los datos, lo que permitirá verificar si realmente las horas trabajadas están dentro del límite permitido o si se exceden de las horas extras. 

Los sistemas de registro de jornada online deberán identificar inequívocamente a la persona trabajadora para garantizar la precisión y la transparencia en el seguimiento de las horas laborales. 

 

¿Cuáles son las sanciones para las empresas que no tengan un registro de la jornada laboral?

El artículo 7 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social recoge como infracciones graves:

“La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores”.

Desde la implementación del RDL que obliga a las compañías a mantener un registro de la jornada laboral de todas sus personas trabajadoras, se han producido diversas sanciones para aquellas que no cumplen con esta obligación.

Para evitar que las empresas sigan incurriendo en infracciones, en el caso de no cumplir con el registro de jornada laboral deben hacer frente a unas cuantías (dependiendo de la gravedad de los hechos).

El incumplimiento del registro de la jornada queda tipificado como una infracción grave en materia de relaciones laborales, cuya multa oscilará entre 751 a 7.500 euros.

 

Las sanciones por incumplimiento del registro horario podrían elevarse por encima de los 10.000 euros

Como comentamos, actualmente las multas por no llevar adecuadamente el registro horario pueden ser de hasta 7.500 euros.

Sin embargo, desde el Gobierno han informado que están trabajando en un nuevo sistema, ya que las sanciones actuales podrían no ser lo suficientemente disuasorias para evitar malas conductas.

A través del nuevo sistema las multas por incumplimiento del registro horario podrían suponer hasta más de 10.000 euros para las empresas.

 

¿Qué pasa si los trabajadores se niegan a fichar su jornada laboral?

Hay ocasiones en las que las empresas cumplen con su deber de incorporar un sistema de registro de la jornada, pero son las personas trabajadoras quienes deciden no fichar.

No fichar se puede considerar como un incumplimiento laboral, por lo que la empresa tendrá la potestad de sancionar a las personas trabajadoras que no estén cumpliendo con sus obligaciones.

Es importante entender que al no fichar no hay constancia de las horas que ha trabajado la persona empleada y se puede entender que se ha ausentado de su puesto de trabajo.

Si se trata de un olvido de manera puntual al fichar, simplemente se advertirá a la persona empleada, pero si directamente esa persona se niega a fichar entonces se le impondrá una sanción, que podría ir desde una suspensión temporal hasta un despido.

¿Conocías la obligación de registrar la jornada laboral? Déjanos más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!

 

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Los convenios colectivos ya están empezando a regular el registro horario

Los convenios colectivos ya están empezando a regular el registro horario

Los convenios colectivos ya están empezando a regular el registro horario. El 18 de octubre se publicó en el BOE una Resolución de la Dirección General de Trabajo por la que se registra y publica el Acuerdo sobre el registro de la jornada para el Convenio de enseñanza y formación no reglada.

 

El registro de la jornada y el convenio colectivo

Recordamos que el artículo 10 del Real Decreto Ley 8/2019 hacía mención expresa a que mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa se definiese el método para llevar el registro horario.

En su defecto, el empresario podía establecer un sistema, previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.

Desde el 12 de mayo que entró en vigor, numerosas grandes empresas, comenzaron a negociar el sistema de registro en sus convenios propios.

En cuanto a los convenios colectivos convencionales, se esperaba que este aspecto se comenzase a incluir, junto con la actualización de tablas salariales.

Pues bien, parece que esto ya es una realidad. El convenio colectivo de enseñanza y formación reglada aborda el registro de la jornada con detalle. Vemos a continuación cómo.

 

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¿Qué detalles sobre el registro horario ha regulado el convenio?

Hemos creído interesante ofreceros información sobre los detalles que han entrado a regular, ya que es posible que otros sectores incluyan regulaciones similares. A continuación destacamos los más importantes:

  1. El registro de jornada se aplica a todos los trabajadores, excepto a las personas que no tengan relación laboral (por ejemplo, alumnos en prácticas), trabajadores con contrato de alta dirección y socios de cooperativas.
  2. El sistema de registro escogido deberá reflejar de forma precisa la jornada realizada, e incluirá al menos el inicio y fin de esta.
  3. La empresa escogerá el sistema, previa consulta al representante legal de los trabajadores. Siempre que cumpla con la normativa de protección de datos y se informe previamente a los trabajadores.
  4. La presencia en el centro de trabajo fuera del horario no será considerada trabajo, a no ser que el empresario le encomiende una tarea o sean horas extra.
  5. Si se autoriza salir al trabajador fuera de las instalaciones a petición de este, no se considerará jornada de trabajo.
  6. El descanso entre la jornada de la mañana y la tarde, no se considera tiempo de trabajo.
  7. Si el trabajador asiste a formación de empresa, será considerado tiempo de trabajo.
  8. En caso de realizar una actividad fuera del centro de trabajo, de 1 día de duración, que coincida con el horario de entrada y salida, contará como si hubiese estado en el centro y se llevará también el registro. Se tendrán en cuenta las horas que haga por debajo de su jornada o de exceso, para su compensación.
  9. Cuando haya subcontratación, será la empresa contratista la que estará obligada a llevar el control horario. Se exime de responsabilidad al centro sobre este tema.
  10. Si ya existía un sistema de registro previo a los cambios del convenio, debería adaptarse, si fuese necesario, a los términos del convenio.

 

¿Qué te parece esta novedad? ¿Crees que será positiva? Déjanos un comentario más abajo, nos encantará conocer tu opinión. ¡Gracias!

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Publicado el criterio de Inspección frente al registro de jornada

 

Fuente: BOE

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El TJUE se pronuncia sobre el registro de la jornada: debe ser un sistema fiable

El TJUE se pronuncia sobre el registro de la jornada: debe ser un sistema fiable

Tras varios meses de espera, por fin tenemos la sentencia del TJUE sobre el registro de jornada: debe ser fiable y objetivo. Os contamos todos los detalles a continuación.

Esta noticia llega en plena vorágine del registro de la jornada, con todas las empresas preocupadas ante las numerosas dudas que suscita el Real Decreto Ley 8/2019.

Recordamos que, tras las numerosas idas y venidas del registro de la jornada y ante la inexistente normativa que lo regulara en ese momento, la Audiencia Nacional elevó en 2018 la controversia al TJUE, para que determinase si se garantizaban los derechos de los trabajadores conforme establecían las obligaciones europeas.

El TJUE es contundente: «los Estados deben imponer a los empresarios un sistema objetivo y fiable» para controlar la jornada de los trabajadores.

 

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El Tribunal sentencia que «sin un sistema que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador, no es posible determinar de manera objetiva el número de horas de trabajo efectivas, ni su distribución en el tiempo, como tampoco el número de horas extraordinarias».

Por tanto, esta sentencia viene a reforzar el reciente Real Decreto Ley 8/2019 que ha entrado en vigor el 12 de mayo.

Ahora bien, el TJUE no entra a valorar cuál es el sistema que deben aplicar las empresas para su registro, deriva esa responsabilidad a los diferentes Estados miembros.

Por su parte, el Ministerio de Trabajo, con el fin de aclarar cómo debe realizarse el control horario, acaba de publicar una Guía en la que responde a las consultas más frecuentes. Entre ellas, colectivos afectados, sistemas admitidos y mucho más.

Si deseas descargar la guía completa del Ministerio de Trabajo, puedes hacerlo a continuación:

Así es la nueva Guía para el Registro de Jornada del Ministerio de Trabajo

Así es la nueva Guía para el Registro de Jornada del Ministerio de Trabajo

Tras la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019, sobre el registro de la jornada, y las numerosas consultas planteadas, el Ministerio de Trabajo ha publicado una guía para dar respuesta a las dudas más importantes.

Así es la Guía para el registro de la Jornada publicada por el Ministerio de Trabajo. En este artículo os resumimos la información más importante a tener en cuenta para realizar adecuadamente el registro de la jornada, conforme a esta guía:

 

¿A qué tipo de trabajadores se debe hacer registro de la jornada?

Se realizará a todo tipo de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, así como a todos los sectores de actividad y empresas, siempre que estén en el ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores.

También quedan obligados los trabajadores que realizan su función de forma externa, como comerciales, trabajadores a distancia, etc.

Habría varias excepciones:

  • Relaciones laborales de carácter especial: se regularán por su normativa específica. Como el personal de alta dirección, que se regulará por lo establecido en el artículo 2.1 a del ET.
  • Trabajadores a tiempo parcial: que se regularán por lo establecido en el artículo 12.4c del ET.
  • Trabajadores con registros especiales ya regulados en el Real Decreto 1561/1995 sobre jornadas especiales de trabajo. Por ejemplo: transporte por carretera, ferroviarios, de la marina, etc.
  • Socios trabajadores de cooperativas y trabajadores autónomos.

 

¿Qué ocurre con los trabajadores que realizan teletrabajo o jornadas flexibles?

En estos casos también se exigirá el registro, pero aquí se tendrá en cuenta su peculiaridad. Si se realizan jornadas por encima de lo establecido, no se tendrán en cuenta como excesos de jornada si al analizar los días posteriores, se acredita que se ha cumplido con la jornada mensual ordinaria.

 

¿Quién tiene la obligación de registrar la jornada con trabajadores de ETT y subcontrataciones?

Si es un trabajador contratado a través de una ETT, será la empresa usuaria la que tendrá que realizar el control (art. 15.1 de la Ley 14/1994).

Para las subcontrataciones, la empresa contratista o subcontratista será la obligada a llevar el control horario.

 

¿Cómo se deberá realizar el registro de la jornada?¿Como se registran las interrupciones y desplazamientos a otros centros o empresas clientes?

El registro deberá incluir horario concreto de inicio y fin. Además, se deberán incluir las pausas diarias.

Para trabajadores desplazados fuera del centro de trabajo, con o sin pernoctación, el registro de jornada no altera la aplicación de las reglas generales, debiéndose registrar el tiempo de trabajo efectivo.

Este registro no incluirá intervalos de puesta a disposición de la empresa, sin perjuicio de su compensación mediante dietas, etc. Aunque indican que es conveniente que en el registro se separen los dos elementos temporales.

Sólo tiene consideración de jornada laboral a efectos de registro lo contemplado en el artículo 34 del ET.

 

¿Qué medios se pueden usar para el registro de jornada?

No se establece modalidad específica, sólo que debe llevarse de forma diaria e incluir inicio y fin de jornada.

Se podrá auto-regular a través de acuerdo de empresa o convenio colectivo.

Será válido cualquier sistema en formato papel o telemático, siempre que proporcione una información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori.

La información debe documentarse en un sistema que “garantice su trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable” una vez registrada la jornada.

Se puede usar cualquier formato, pero como veis en la guía hacen especial hincapié en que el sistema no sea manipulable, por lo que desde Grupo2000 recomendamos mejor utilizar un sistema digital, podéis ver más información aquí.

Deberán respetarse los derechos de los trabajadores a la intimidad previstos en el artículo 20 bis del ET de protección de datos y garantías digitales.

 

¿Puede la empresa establecer unilateralmente un sistema de registro?

Sí, dentro de ciertos márgenes, siempre que no exista un convenio colectivo o acuerdo de empresa que lo establezca, que en todo caso deberá someterse a la consulta de los representantes legales de los trabajadores.

Para dicha consulta se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 64 del ET.

 

¿Cómo se debe conservar el registro?

Es válido cualquier medio siempre que garantice su fiabilidad e invariabilidad.

Deberán conservarse a disposición de los trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo, para que sea posible acceder a ellos en cualquier momento.

Deberán estar físicamente en el centro de trabajo y ser accesibles de forma inmediata.

No es necesario entregar copia a los trabajadores, salvo en el caso de trabajadores con contrato a tiempo parcial o si es solicitado por el trabajador.

 

¿Qué ocurre con las horas extraordinarias?

El registro de la jornada y de horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles.

Se deberán registrar tanto las horas ordinarias, como las extraordinarias.

Para las extraordinarias se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 35 del ET.

 

La Guía aclara bastantes aspectos sobre el registro de la jornada. Aunque no hacen referencia a algo que preocupa bastante a las empresas y profesionales del área laboral: las sanciones entre 626 y 6250 euros, que contempla la norma y que se pueden imponer desde el 12 de mayo, por el simple hecho de no disponer de un registro de la jornada. Puedes ver más información aquí.

 

Si deseas descargar la guía completa del Ministerio de Trabajo, puedes hacerlo a continuación:

Papel o digital: Cómo registrar la jornada. Descarga un modelo aquí

Papel o digital: Cómo registrar la jornada. Descarga un modelo aquí

Papel o digital: Cómo registrar la jornada. Esta es una de las dudas más habituales que nos estáis trasladando. Os resumimos que indica la normativa y además, podrás descargar un modelo aquí para realizar el registro.

 

¿Cómo tengo que hacer el registro de la jornada, formato papel o digital?

Para resolver esta cuestión vamos a analizar el artículo 10 del nuevo Real Decreto Ley 8/2019, que modifica el artículo 34, del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo lo siguiente:

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

Por tanto, la obligación del registro de la jornada, que ya existía para los trabajadores a tiempo parcial, se extiende a todos los trabajadores.

A continuación resumimos las nuevas obligaciones para el registro de la jornada:

 

Formato del registro de la jornada

La norma no especifica el formato de registro, por tanto se podrá realizar en papel o digital, el formato que más se adapte a las necesidades de la empresa.

Si bien, en la misma norma se abre la puerta a que el Gobierno pueda especificar un formato en futuros desarrollos.

Algo novedoso a tener en cuenta es que ahora serán los convenios colectivos y acuerdos de empresa los que fijen el tipo de opciones permitidas para el registro de la jornada. Por tanto, para convenios recientes, sería conveniente revisar si establece algún formato en concreto con el fin de proteger a los trabajadores.

El registro, según indica la norma, será diario y deberá incluir horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada trabajador.

Es recomendable que dicho registro tenga en cuenta la realización de las horas ordinarias y extraordinarias, además de las paradas para el almuerzo, etc.

Desde Inspección recomiendan que sea en papel o digital, siempre sea un sistema que no se manipule y que garantice que el trabajador sea consciente de que está realizando dicho registro.

Si es en formato papel, se recomienda que sea firmado cada día al final de la jornada, como podrás ver en el ejemplo de formulario de registro que hemos incluido más abajo.

Si es de forma digital, al acceder cada trabajador con su clave y usuario, o registro de huella, se cumpliría perfectamente con la recomendación de Inspección.

El registro deberá conservarse durante 4 años en la empresa.

Otra sugerencia de Inspección: incluir el desglose entre horas ordinarias y extraordinarias, para poder llevar un mejor control de los excesos de jornada.

 

¿Qué trabajadores deben hacer el registro de la jornada? 

Todos los trabajadores deberán realizar el registro de la jornada desde el 12 de mayo de 2019, fecha de entrada en vigor, según fija la Disposición final sexta de la norma.

Citamos textualmente la norma: “de cada persona trabajadora”. Esto incluiría a todos los trabajadores, independientemente de su tipo de contrato, jornada, y perfil de su puesto. La ley no hace distinción, por lo que el registro tampoco debe hacerla.

También sería obligatorio realizarlo para los trabajadores que realizan su función fuera del centro de trabajo: comerciales, limpiadores, sector agrario, etc.

Importante: recordar que siguen vigentes las obligaciones del artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores para los trabajadores a tiempo parcial. Por tanto, para estos trabajadores deberemos hacer una totalización de las horas realizadas y entregarle una copia a final de mes, junto con la nómina. 

El registro de la jornada para los trabajadores a tiempo parcial ya es exigible, puesto que la obligación para este colectivo esta vigente desde 2013.

 

Modalidades para realizar el registro de la jornada

A continuación te ofrecemos diferentes sugerencias para realizar el registro, ya depende de cada empresa optar por el que más se adapte a sus necesidades:

 

Registro de la jornada digital: TimeLaboris

TimeLaboris es una aplicación que te permite realizar el registro de la jornada de toda tu plantilla. Con esta aplicación podrás dar solución a todo tipo de puestos de los trabajadores, ya que permite que se registren también aquellos que trabajan fuera del centro de trabajo.

Con TimeLaboris la plantilla podrá fichar a través de tres vías diferentes, o incluso combinarlas: ordenador, móvil y sistema de registro de huella

Por ejemplo, el trabajador inicia la jornada en su centro de trabajo y ficha con el sistema de huella, y luego finaliza su jornada en otra ubicación, y ficha el fin de jornada a través del móvil.

Este sistema tiene numerosas ventajas, te resumimos las más importantes:

  • Permite obtener informes sobre el registro de la jornada.
  • Es un sistema mucho más respetado por Inspección que el sistema en papel.
  • Podrás enviar nóminas, documentación, mensajes también a través de la aplicación.
  • Como asesoría, podrás obtener los informes de tus empresas directamente.
  • La aplicación incluye un histórico, con el que se da cumplimiento a informar al trabajador, ya que puede consultarlo en cualquier momento. Y también a la conservación durante 4 años, con el consiguiente ahorro en papel y espacio.

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Registro de la jornada

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Registro de la jornada en formato papel

Para realizar el registro de la jornada en formato papel no existe un formato oficial, pero sí deberá realizarse de forma diaria e incluir los campos que veíamos anteriormente:

  • Datos del trabajador y empresa.
  • Día, hora de entrada y salida concreta.
  • Casillas para posibles paradas, si procede.
  • Desglose por horas ordinarias y extraordinarias.
  • Casilla para la firma.

Este formato, en el caso de utilizarse para los puestos que se realizan de forma externa es bastante más engorroso, ya que tendrán que llevarlo consigo los trabajadores, e ir completándolo.

En el caso del despacho profesional o gestor de recursos humanos, a final de mes, tendrá que recopilar dicho registro para conservarlo en la empresa a disposición de Inspección durante 4 años.

Otra desventaja de este sistema es que es fácilmente manipulable, por lo que Inspección desconfía bastante de él. Importante: evitar situaciones como que esté firmado antes de salir o rellenar las casillas con la hora de entra y salida previamente, debe hacerse cada día.

A continuación compartimos con vosotros un modelo de registro de jornada, esperando que sea de ayuda para elaborar el vuestro:

Modelo para realizar el registro de la jornada en formato papel

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