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Cómo cumplir la normativa de Protección de Datos al registrar la jornada

22 mayo, 2019
Cómo cumplir la normativa de Protección de Datos al registrar la jornada

El 12 de mayo entro en vigor el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, desde entonces se ha generado bastante polémica respecto a la forma más adecuada de realizar el registro. Hoy resolvemos dudas y veremos cómo cumplir la normativa de Protección de Datos al registrar la jornada de tu plantilla.

Los sistemas de control de jornada pueden contener datos sensibles, como reconocimientos de huella, faciales, geolocalización. Esto preocupa a las empresas, para evitar que el dar cumplimiento a una norma tenga consecuencias negativas frente a la nueva LOPD.

Recientemente asistimos a las Jornadas de Derecho del Trabajo y Seguridad Social de Málaga, donde Dª Susana Escanciano, Catedrática de Derecho del Trabajo de la Universidad de León nos daba las claves para realizar un control del horario respetando la nueva ley de Protección de Datos.

 

Claves para realizar un control del horario respetando la LOPD

El artículo 10 del RDL 8/2019 modifica el artículo 34, del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo que «la empresa garantizará el registro diario de jornada»trasladando expresamente esta obligación a las empresas. Amplía información sobre cómo realizar el registro aquí.

Esto implica que, desde el 12 de mayo, todos los trabajadores que se encuentren en el ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores, independientemente de su jornada, contrato o lugar de trabajo, deberán fichar a la entrada y salida, y también durante sus pausas.

Esto supone un gran reto para las empresas, que además deberán conservar los controles durante 4 años.

Por este motivo, muchas están optando por sistemas de registro de la jornada que permitan fichar de forma digital, bien sea a través de fichajes por ordenador, app móvil, dispositivos de huella.

Para que este tipo de sistemas no entre en conflicto con la nueva normativa de Protección de Datos, hay que tener en cuenta las siguientes claves:

  1. Se debe informar a los trabajadores previamente sobre la nueva obligación de registro de jornada, de forma individual, detallando qué tipo de datos se proporcionan, por qué vía se van a recoger, cuál va a ser su uso y cómo se va a hacer el tratamiento de estos.
  2. En el caso de que se utilice una aplicación en el móvil, además de lo anteriormente indicado, debe permitir el derecho a la desconexión digital del trabajador. De forma que, si ya no está en periodo laboral, pueda evitar la geolocalización.
  3. Además, los datos recogidos deben respetar el principio de minimización o proporcionalidad de la nueva LOPD. Deberán recogerse sólo los datos estrictamente necesarios y estos deberán estar justificados.

En cuanto a la obligación del trabajador a realizar el registro de jornada, dado que es un precepto legal y la empresa está obligada a llevar dicho control, ellos también estarán obligados a someterse a esta normativa.

Eso sí, es totalmente recomendable que antes se informe a cada trabajador sobre la nueva obligación y tipo de registro que se va a utilizar (teniendo en cuenta las anteriores pautas sobre protección de datos).

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Sanciones asociadas a irregularidades con el registro de la jornada

El RDL 8/2019 introduce una modificación del artículo 7 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, que indica que:

“La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores”.

El incumplimiento del registro de la jornada queda tipificado como una infracción grave en materia de relaciones laborales, la simple inexistencia de un registro de jornada puede suponer desde el 12 de mayo multas entre 626 o 6.250 euros, en función de la gravedad de los hechos.

Además, hay que tener en cuenta las posibles sanciones de la nueva Ley de Protección de Datos al realizar el control horario, que pueden llegar a ser de hasta un 4% sobre el total de facturación anual.

A continuación te ofrecemos una información completa sobre el registro para que tu empresa pueda llevarlo a cabo cumpliendo la normativa:

Así deber realizarse el registro de jornada

Guía del Ministerio de Trabajo sobre el Registro de Jornada

A partir del 12 de mayo Inspección sancionará si no existe registro

 

Ángela M. Labrador

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