La facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas

Para prevenir la morosidad en las relaciones comerciales y aumentar la transparencia en las transacciones la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas. Así lo establece la Ley Crea y Crece, que introduce importantes novedades en este ámbito.

Es importante aclarar que esta ley no debe confundirse con la obligación de enviar las facturas electrónicas a Hacienda.

El Ministerio de Hacienda aprobó, hace ya meses, el Real Decreto por el que se desarrolla la Ley de 2021 para prevenir y combatir el fraude fiscal.

Una de las medidas más relevantes de este Real Decreto es que las empresas deberán remitir sus facturas a Hacienda de manera instantánea, previsiblemente, a partir de 2026.

Para facilitar la implementación de estas nuevas responsabilidades, Hacienda facilitará a pymes y autónomos un sistema de facturación electrónica, denominado VERIFACTU, que permitirá el envío inmediato de las facturas al fisco.

Detallamos toda la información, a continuación:

 

Las empresas estarán obligadas a remitir a Hacienda de forma instantánea sus facturas a partir de 2026

El Real Decreto por el que se desarrolla la Ley de 2021 tiene como objetivo evitar el fraude fiscal y, por ello, incluye una nueva obligación.

A partir de 2026 las empresas deberán enviar de inmediato sus facturas a la Agencia Tributaria.

Las empresas tendrán que utilizar programas que cumplan con requisitos específicos para el intercambio automático de facturas, garantizando la seguridad y trazabilidad de la información.

Para facilitar esta transición la Agencia Tributaria implementará una aplicación gratuita que permitirá a las pymes y autónomos remitir sus facturas de manera instantánea.

Esta aplicación permitirá expedir hasta 100 facturas anuales y ayudará a reducir costes al no requerir software privado.

¡Ojo! Hay que destacar que esta medida es diferente de las obligaciones incluidas en la Ley Crea y Crece, que se centra en la digitalización de la facturación.

• La Ley Crea y Crece tiene como objetivo principal digitalizar las pymes y combatir la morosidad en las relaciones comerciales.
• La obligación de enviar las facturas a la Agencia Tributaria tiene como fin mejorar la transparencia en las transacciones y luchar contra la economía sumergida y la elusión de impuestos.

 

Estos negocios podrían quedar exentos de emitir facturas electrónicas para ventas inferiores a 3.000 euros

La Ley Crea y Crece ya está en vigor, aunque todavía existen aspectos que requieren desarrollo reglamentario, como la obligatoriedad del uso de la facturación electrónica.

En este sentido, los Ministerios de Economía y Hacienda han sometido a audiencia pública el nuevo borrador del Real Decreto que regulará esta obligación para pymes y autónomos, conforme a lo establecido en la Ley Crea y Crece.

Una vez aprobado y publicado el reglamento, la facturación electrónica será el único formato válido en las relaciones comerciales entre empresas, pymes y autónomos.

 

¿Qué negocios podrían estar exentos?

El borrador actual contempla algunas excepciones importantes, que podrían dejar fuera de esta obligación a determinados sectores y operaciones:

• Bares, restaurantes, peluquerías, salones de belleza, aparcamientos, tintorerías y profesionales que presten servicios a domicilio no tendrían que facturar de manera electrónica cuando el importe de la venta no supere los 3.000 euros.
• También quedarían excluidas las empresas con una facturación que no exceda los 400 euros, IVA incluido.
• Los autónomos que realicen operaciones con el cliente final (B2C) mediante facturas simplificadas.
• Quienes realicen operaciones internacionales, ya que esta obligación solo aplicaría a transacciones del sector privado realizadas en territorio español.

Es importante destacar que aún no está claro si estas exenciones serán definitivas o temporales, ya que podrían modificarse durante el proceso legislativo.

¡IMPORTANTE! Hay que tener muy en cuenta que esta medida difiere de la que Hacienda va a implantar en 2026, que va a exigir a empresas y autónomos con ingresos mayores de 6 millones de euros a enviar sus facturas a la Agencia Tributaria en tiempo real.

 

¿Cuándo entrarán en vigor las excepciones?

Por el momento, no hay una fecha concreta. Todo dependerá de cuándo se produzca la publicación del mencionado Real Decreto en el BOE y de los plazos que finalmente se establezcan.

Ahora bien, ¿sabías que el uso de la factura electrónica es obligatorio para algunos autónomos y empresas desde el año 2015?

Esta obligación se incluyó en la Ley 25/2013 aunque ha pasado desapercibida para muchos.

Para ayudarte a comprender mejor cómo emitir tus facturas, a continuación:

• Analizamos en detalle todas estas obligaciones para tu empresa.
• Además, detallamos qué dice el Reglamento (RD 1007/2023) que regula los requisitos de los sistemas informáticos y electrónicos de facturación.
• Y resumimos qué novedades incluye la Orden HAC/1177/2024.

¿Qué es la factura electrónica?

Tal y como recoge el Ministerio de Hacienda una factura electrónica es un documento que se emite en formato electrónico que posee los mismos efectos legales que una factura de papel convencional.

Existen diferentes tipos de facturas electrónicas. Las más comunes son:

• Factura electrónica B2B: se usa para transacciones comerciales entre empresas.
• Factura electrónica B2C: se utiliza en las transacciones comerciales entre una empresa y un consumidor final.
• Factura con organismos públicos: se usa en transacciones con las Administraciones.

 

¿Qué autónomos están ya obligados a emitir facturas electrónicas?

El uso de la factura electrónica es obligatorio para algunos autónomos y para algunas empresas desde el año 2015.

Esta obligación se incluyó en la Ley 25/2013 y en ella se especifican varias indicaciones:

Los negocios que trabajen con cualquier organismo público pueden estar obligados a facturar por vía electrónica. La obligatoriedad va a depender de dos cuestiones:

• La forma jurídica del proveedor (si es autónomo o si se trata de una sociedad).
• El importe de la factura.

 

Forma jurídica del proveedor

En la Ley se indica que estarán obligados a emitir facturas electrónicas:

• Sociedades anónimas.
• Sociedades de responsabilidad limitada.
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
• Uniones temporales de empresas.
• Agrupaciones de interés económico y agrupaciones de interés económico europeo.

También en el caso de los fondos de pensiones, de capital riesgo o de inversiones, entre otras.

¿Qué pasa con los autónomos persona física? No van a estar obligados a emitir facturas electrónicas cuando trabajen con la Administración.

Únicamente deberán emitir las facturas en formato electrónico cuando trabajen en sociedades anónimas o en sociedades de responsabilidad limitada.

 

Importe de la factura

Hay que destacar que algunas administraciones no exigen factura electrónica cuando el importe se encuentre por debajo de 5.000 euros con IVA incluido.

Por tanto, hasta este momento existe una obligación de emitir facturas electrónicas con las Administraciones, ¿qué pasa con empresas y particulares? Te lo contamos, a continuación:

 

¿Cuándo tendrán que usar los autónomos obligatoriamente la facturación electrónica?

El Gobierno aprobó en septiembre de 2021 la Ley Crea y Crece, una de las reformas principales del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia que incluye la obligación de usar la facturación electrónica para autónomos y empresas.

Esta normativa llegó para modificar el artículo 112 de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

La Ley de Creación y Crecimiento de Empresa introdujo un nuevo artículo 1 bis:

“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.

Hasta ahora, la facturación electrónica únicamente era obligatoria cuando el destinatario era una Administración Pública; para el resto de gestiones se podía utilizar el sistema tradicional de facturación en papel.

De hecho, solo un 15% de los autónomos usa la factura electrónica.

Para mejorar la competitividad empresarial, promover la digitalización y acabar con la morosidad, la norma incluye la obligación de todas las empresas a usar la facturación electrónica.

La Ley Crea y Crece estableció un período de 6 meses desde la publicación de la Ley para determinar los requerimientos y para su desarrollo reglamentario.

El pasado 15 de junio de 2023 se publicó dicho desarrollo, por lo que ya conocemos cuáles podrían ser los aspectos exactos que habrá que incluir en las facturas.

Los detallamos, más abajo.

Antes de continuar, hay que recordar que la Ley de 2021 para prevenir y evitar el fraude fiscal incluye otra obligación: las empresas con una facturación anual inferior a los 6 millones de euros deberán remitir a Hacienda de forma instantánea todas sus facturas.

Inicialmente, parecía que la obligación tendría que hacerse efectiva a partir de julio de 2025. No obstante, finalmente se ha informado que la Agencia Tributaria va a retrasar al menos hasta 2026 esta responsabilidad.

 

Las pymes y autónomos podrán usar un sistema de facturación digital facilitado por Hacienda para su envío inmediato al fisco 

La Agencia Tributaria va a habilitar un sistema gratuito, llamado VERIFACTU, diseñado para que los autónomos y las pymes puedan realizar su facturación y compartirla de manera inmediata con el fisco.

Este sistema facilitará el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y estará completamente verificado.

Podrán acceder a este sistema de facturación digital aquellos que emitan menos de 100 facturas a lo largo de un año, aunque se está considerando aumentar este umbral para permitir un mayor número de facturas.

El Real Decreto 1007/2027 establece la obligación de utilizar VERIFACTU, que entrará en vigor previsiblemente a partir del 1 de julio de 2026.

Durante este período, las empresas tendrán un tiempo de adaptación para comenzar a utilizar sistemas de facturación de acuerdo con la normativa vigente.

El objetivo de Hacienda es que tanto autónomos como pymes usen el sistema VERIFACTU para la emisión de sus facturas, las cuales incluirán un código QR para mejorar la trazabilidad y la eficiencia en el proceso de facturación.

 

¿Habrá retrasos en la entrada en vigor de VERIFACTU?

En un inicio se había informado de que VERIFACTU entraría en vigor en julio de 2025, sin embargo, finalmente parece que la medida se va a retrasar hasta julio de 2026 debido a varios problemas identificados:

• Los plazos establecidos para los productores de software y los usuarios de los sistemas no coinciden, lo que hace necesario posponer la aplicación de la normativa para los usuarios.
• Se anticipa una alta demanda de asistencia por parte de los usuarios cuando se implemente la normativa. Esto podría dificultar la prestación de un servicio de calidad si la entrada en vigor no se ajusta adecuadamente.
• Los contribuyentes que están acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) ya disponen de un sistema de facturación estructurado. Sin embargo, la nueva norma les obligaría a adaptar sus sistemas, lo que generaría costes innecesarios.

Por ello, se va a retrasar la fecha de aplicación para dar tiempo a todos los involucrados, estableciendo plazos diferenciados para personas físicas y jurídicas.

Este retraso permitirá a la Agencia Tributaria ofrecer un soporte técnico más eficiente y de mayor calidad.

Además, se contempla excluir a los contribuyentes del SII que emiten facturas materialmente por sus proveedores o terceros de la obligación de cumplir con la nueva norma, evitando la adaptación innecesaria de sus sistemas.

 

Hacienda obligará a los autónomos a incluir un código QR en sus facturas

Antes de detallar qué requisitos y cómo deben ser las facturas electrónicas es importante tener en cuenta esta novedad: Hacienda va a obligar a los autónomos a implementar un código QR en todas las facturas que emitan.

La aplicación de este QR en las facturas se señala en el Real Decreto 1007/2023.

 

¿Cómo deberán ser los sistemas y programas informáticos? VERIFACTU

La Orden HAC/1177/2024 establece una serie de requisitos que deben aplicar y cumplir los sistemas y los programas informáticos para los procesos de facturación.

El objetivo de esta normativa es impedir la fabricación, importación y tenencia de sistemas y de programas informáticos que permitan la manipulación u ocultación de datos contables, de facturación o de gestión a la Administración Tributaria.

Para garantizar la correcta gestión de la información es esencial que los sistemas de facturación aseguren:

• Integridad: los datos no deben ser alterados de manera no autorizada.
• Conservación: los registros deben ser mantenidos de forma segura durante el tiempo requerido por la normativa.
• Accesibilidad: la información debe ser fácilmente accesible para su consulta.
• Legibilidad: los datos deben presentarse de manera clara y comprensible.
• Trazabilidad: debe ser posible rastrear cualquier cambio realizado en los registros.
• Inalterabilidad: los registros deben ser inalterables para evitar fraudes.

Esta normativa supone el desarrollo reglamentario del Real Decreto 1007/2023, que incluye las siguientes novedades:

 

Se permite el uso de un mismo sistema informático para dar soporte a la facturación de varios obligados tributarios

Para implementar un sistema informático de facturación que de soporte a varios obligados tributarios es fundamental que el sistema funcione como si cada uno de ellos operara de manera independiente.

Esta estructura es fundamental para garantizar la seguridad y claridad en la gestión de registros tributarios.

• Cada obligado tributario debe contar con una gestión individual de sus registros de facturación y eventos, asegurando que la información sea tratada de manera separada.
• El sistema debe generar secuencias de registros y eventos diferenciados para cada obligado tributario.
• La funcionalidad VERIFACTU debe estar activa de forma independiente para cada obligado tributario, garantizando que los procesos y datos de uno no interfieren con los de otro.
• El sistema debe mostrar de forma visible y permanente la identificación del obligado tributario al que corresponde la operación actual. En el caso de gestionar más de un obligado tributario debe indicar el estado de cada uno (alta, baja, etc.) y permitir una consulta rápida y sencilla.

 

Capacidad de remisión de información a la Administración tributaria

Para asegurar la correcta remisión de información a la Administración Tributaria el sistema informático debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Debe poder conectarse a los servicios electrónicos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para facilitar el envío de información.
• Utilizar certificados electrónicos para autenticarse con la AEAT y, si es necesario, firmar electrónicamente los registros de facturación y eventos.
• Enviar los registros de facturación en el formato y estructura exigidos, utilizando protocolos seguros. Esto incluye tanto el envío automatizado como la respuesta a requerimientos específicos.
• Recibir y procesar correctamente las respuestas que la AEAT genere tras cada envío.

 

Sistemas de identificación válidos para remitir los registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT

Los sistemas informáticos deben cumplir con los siguientes requisitos de identificación y autenticación:

• La identificación electrónica del remitente debe realizarse a través de certificados electrónicos válidos y actualizados.
• La remisión de registros puede ser efectuada por el propio obligado tributario o por un representante autorizado.

 

Integridad e inalterabilidad de los registros de facturación

Para garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación, el sistema informático debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Cada registro de facturación debe incluir una huella digital o «hash», calculada según las especificaciones. Esto permitirá identificar cualquier alteración en los datos originales.
• El sistema debe permitir verificar rápidamente si el hash de cualquier registro es correcto.
• Todos los registros de facturación deben ser firmados electrónicamente para asegurar su autenticidad.
• El sistema debe permitir la comprobación rápida de la firma electrónica de cualquier registro bajo demanda.
• El sistema debe verificar la continuidad de la cadena de registros cuando se almacena en el mismo sistema, permitiendo comprobar su integridad de forma rápida.

En caso de que se detecte cualquier fallo en la integridad de los registros, el sistema debe:

• Activar una alarma visible que permanezca activa hasta que se restablezca la integridad de los registros.
• Crear un registro de evento que documente la anomalía detectada.

 

Trazabilidad de los registros de facturación

 

Conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación

Para la conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación, el sistema informático debe:

• Asegurar la conservación de todos los registros dentro del sistema, independientemente del método de almacenamiento, y permitir su consulta en formato electrónico legible para la Administración tributaria.
• Los registros pueden exportarse a un almacenamiento externo en formato legible, siempre y cuando se mantenga una copia fidedigna de los datos exportados. La exportación debe cubrir todos los registros de un período específico, y los registros exportados pueden eliminarse del sistema original, siempre que sean consecutivos y los más antiguos conservados.
• El usuario debe asegurar que los registros de facturación, independientemente del sistema en el que estén almacenados, se mantengan accesibles y legibles durante el periodo legal de conservación, incluso si se cambia de sistema.
• Las funciones de acceso y consulta deben ser rápidas e intuitivas, independientemente de la ubicación de los registros.
• Los registros conservados o exportados deben mantener la estructura y formato establecidos.

 

Registro de eventos

Este debe cumplir los siguientes requisitos:

• El sistema debe detectar y registrar eventos clave, como el inicio y fin del modo «NO VERI*FACTU», detección de anomalías en la integridad y trazabilidad de registros, restauración de copias de seguridad, y exportaciones de registros de facturación y eventos.
• Cada 6 horas operativas, el sistema generará un resumen de los eventos ocurridos en ese período. Si no hubo eventos, se generará igualmente un registro indicando esta situación. Además, se creará un resumen antes del apagado o cierre del sistema.
• Los registros de evento deben ser inalterables, trazables, accesibles y legibles, cumpliendo los mismos requisitos de los registros de facturación.
• Los registros deben generarse en formato XML, con codificación UTF-8, y cumplir con la estructura y contenido establecidos en el anexo.

Además, se incluyen condiciones para la generación y contenido de los registros de facturación, así como para la declaración responsable de los sistemas informáticos.

 

Huella o «hash» de los registros de facturación y de evento

La información con la que se generará la huella o «hash» se basará en un subconjunto de datos del registro de facturación o de evento, según corresponda.

Para el registro de facturación de alta:

• NIF del emisor.
• Número de factura y serie.
• Fecha de expedición de la factura.
• Tipo de factura.
• Cuota total.
• Importe total.
• Huella del registro de facturación anterior.
• Fecha, hora y huso horario de generación del registro.

Para el registro de facturación de anulación:

• NIF del emisor.
• Numero de factura y serie.
• Fecha de expedición de la factura.
• Huella del registro de facturación anterior.
• Fecha, hora y huso horario de generación del registro.

 

Especificaciones técnicas de la remisión por parte de los sistemas informáticos VERIFACTU

Los registros de facturación deben ser enviados a la Administración tributaria en formato XML, siguiendo la estructura y contenidos establecidos en el anexo correspondiente.

Además, los sistemas VERIFACTU deben implementar un control de flujo que considere un tiempo de espera inicial de 60 segundos entre envíos y un número máximo de registros por envío, definido en el diseño de registro del anexo.

El procedimiento de envío es:

• El sistema envía un primer conjunto de registros.
• La Agencia Tributaria responde con un nuevo valor del tiempo de espera.
• El sistema espera el tiempo indicado o acumula registros hasta el límite para el siguiente envío, lo que ocurra primero.

Los archivos enviados serán validados por la Agencia Tributaria. Una respuesta positiva no garantiza que los registros sean completamente válidos. En caso de rechazo, se proporcionará un código de error.

Si hay problemas técnicos que impidan la remisión, los registros deben ser enviados en cuanto sea posible, respetando el orden cronológico de generación.

El sistema debe reintentar el envío al menos cada hora y notificar sobre cualquier incidencia, incluyendo cuántos registros quedan pendientes.

Al recibir registros correctos, la Agencia proporcionará un código seguro de verificación. Si hay errores en los registros enviados, se informará sobre cuáles son y la naturaleza del error.

 

Condiciones y plazos de inicio y de renuncia a la remisión voluntaria

Un sistema informático puede comenzar a funcionar como VERIFACTU en cualquier momento.

• Una vez iniciado, el funcionamiento debe mantenerse al menos hasta el final del último año de operación, es decir, hasta el 31 de diciembre del año en que se esté operando como tal.
• Para renunciar al funcionamiento el sistema debe completar un campo específico en los mensajes de remisión de registros de facturación, indicando la última fecha de operación como VERIFACTU. Este mensaje debe ser enviado antes del final del año natural en el que se desee hacer efectiva la renuncia

Asimismo, se incluyen características sobre la remisión de registros de facturación para responder a un requerimiento

 

Condiciones y límites de la aplicación informática de facturación que pueda desarrollar la Administración tributaria

La aplicación de facturación debe ofrecer, al menos, las siguientes funciones:

• Captura, almacenamiento, consulta y descarga de datos de las facturas.
• Expedición de la factura en formato imprimible en PDF.
• Descarga de la factura en formato PDF.
• Generación y almacenamiento del registro de facturación.

Además, se utilizará bajo las siguientes condiciones:

• Solo se podrá utilizar para expedir facturas en nombre propio o a través de un apoderado.
• Se requerirá autenticarse mediante uno de los sistemas de identificación y autenticación que admite la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• Todas las facturas expedidas a través de esta aplicación deben contener obligatoriamente un destinatario.
• Tanto las facturas expedidas como los registros de facturación generados deberán ser gestionados únicamente por esta aplicación.

 

¿Qué pasa si no actualizas tu software? ¿Se puede utilizar un sistema NO VERIFACTU para facturar?

Sí, es posible utilizar un sistema NO VERIFACTU, siempre que cumpla con todos los requisitos técnicos exigidos por la normativa.

¡IMPORTANTE! Si decides no adaptar tu sistema de facturación a la normativa VERIFACTU, la responsabilidad legal recaerá completamente sobre ti como usuario, y no sobre el fabricante del software.

Esto está regulado en el artículo 201.bis de la Ley General Tributaria.

• Los fabricantes de software deben actualizar sus programas para cumplir con la norma antes de que finalice el periodo transitorio.
• Si un cliente no quiere actualizarse el fabricante no es responsable legalmente.
• Sin embargo, deben ofrecer soporte para adapta sistema antiguos.

 

¿Y si utilizas un software obsoleto sin soporte ni actualización?

En ese caso, toda la responsabilidad recaerá sobre la empresa usuaria, incluyendo el riesgo de sanciones por parte de Hacienda.

 

¿Qué pasa si el sistema registra las facturas pero no las envía a Hacienda?

Si el software no envía automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria, es obligatorio conservarlas correctamente.

En caso de inspección, la empresa deberá reenviarlas cuando lo requiera Hacienda.

 

¿Por qué Hacienda pretende obligar a los autónomos a incluir un QR en sus facturas?

La obligación de incluir un QR en las facturas se debe a que:

• Facilita la comprobación por parte de la Agencia Tributaria. Es decir, servirá para conocer si realmente el negocio que emite la factura está dado de alta o la ha remitido a la Agencia Tributaria.
• Agiliza las deducciones en la declaración de impuestos.
• Posibilita a los clientes el conocimiento de los detalles de la factura simplemente escaneando el código.

Además, a través de este código QR Hacienda pretende que se eliminen los programas de facturación de doble uso, con los que se pueden emitir facturas pero después no tributar por ellas.

Tal y como recoge la Orden HAC/1177/2024 el código QR debe cumplir los siguientes requisitos:

• Debe medir entre 30×30 y 40×40 milímetros.
• Seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004.
• Utilizar el nivel M (medio) de corrección de errores.

La Agencia Estatal de Administración Tributaria publicará detalles sobre la ubicación y presentación del código en la factura, además de otras características.

 

Contenido del Código QR

El contenido del código QR debe incluir:

• URL: Dirección del servicio para cotejar o remitir información, que se publicará en la sede electrónica de la Agencia.
• Información de la Factura: Que debe formar parte de la URL:
  • NIF del obligado a expedir la factura.
  • Número de serie y número de la factura expedida.
  • Fecha de expedición de la factura.
  • Importe total de la factura.

La estructura específica de la URL y los requisitos de codificación se especificarán en un documento técnico en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

 

¿Quiénes estarán obligados a incluir un código QR en sus facturas?

Deberán cumplir con esta obligación tanto las personas trabajadoras autónomas como los negocios que se dediquen a la producción y comercialización de bienes.

Parece que será a partir de 2026 cuando sea obligatorio hacer efectiva esta medida.

No obstante, podría haber un cambio en los plazos de adaptación y entrada en vigor.

Además de estas novedades, a continuación, detallamos cómo deben ser las facturas digitales, según el futuro reglamento de la Ley Crea y Crece.

 

¿Qué elementos deberán incluir obligatoriamente los autónomos en la factura electrónica?

Analizamos qué elementos deberán incluir de manera obligatoria las facturas electrónicas:

 

Las facturas electrónicas deberán ir firmadas con firma electrónica

Las empresas y profesionales que reciban sus facturas electrónicas a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas privadas tendrán que hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas.

Será necesario en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web.

¡IMPORTANTE! Todas las facturas electrónicas que sean emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada.

 

Las facturas electrónicas se identificarán con un código único 

Además, las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar:

• La autenticidad de su origen.
• La integridad de su contenido.
• Su legibilidad, desde su fecha de expedición durante su período de conservación.

¡Importante! Todas las facturas electrónicas van a tener que identificarse con un código único.

Este código necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.

 

Las facturas electrónicas tendrán que informar de cuál es su estado 

La persona destinataria de la factura electrónica tendrá que informar al emisor en 4 días naturales de:

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha.

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:

• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
• Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

 

Las facturas electrónicas deberán emitirse a través de una plataforma homologada

Será importante tener en cuenta también cuál es el lenguaje informático a través del que se crea cada factura.

Las facturas electrónicas tendrán que ser emitidas por el Sistema Público de la Agencia Tributaria o a través de una plataforma de facturación que esté homologada.

Además, las empresas y profesionales que utilicen la solución pública de facturación electrónica, deberán emplear la sintaxis Facturae.

 

Las facturas electrónicas tendrán que ir acompañadas de información adicional en PDF

Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del RD las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar las facturas electrónicas de:

• Un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas.
• Salvo cuando la persona destinataria de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

 

¿Qué otros datos deben incluir las facturas electrónicas de manera obligatoria?

Además de los elementos mencionados anteriormente, la factura electrónica debe incluir los mismos datos obligatorios que si se tratase de una factura tradicional:

• Número de la factura para facilitar una búsqueda rápida de la misma.
• Datos del emisor y del remitente.
• Concepto de la factura.
• Fecha de emisión.
• Base imponible o tipo impositivo.
• Retención del IRPF.
• IVA.
• Importe total de la factura y método de pago.

 

¿Cómo tendrán las empresas y autónomos que facturar electrónicamente y cómo deben prepararse?

Las pymes, empresas y autónomos tendrán que olvidarse del uso de papel y digitalizar todas sus facturas.

Para ello, deberán formar a sus plantillas para que aprendan a usar los programas de factura electrónica.

Además:

• Tendrán que facilitar a los destinatarios la visualización de las facturas de forma gratuita y sin necesidad de imprimirlas.
• Deberán permitir a sus clientes acceder a sus facturas electrónicas durante, al menos, los últimos 4 años.

La Ley Crea y Crece obliga, también, a las empresas a ofrecer servicios de facturación electrónica capaces de operar entre ellos.

 

¿Cuáles son los plazos para implantar la factura electrónica obligatoria?

La obligatoriedad del uso de la facturación electrónica se establece con plazos diferenciados según el volumen de facturación anual de las empresas:

 

Empresas con facturación superior a 8 millones de euros

• Plazo de adaptación: tienen un año desde la publicación del reglamento de la Ley Crea y Crece para implementar la facturación electrónica en sus procesos y comunicar los pagos.
• Ejemplo: si el reglamento se publica en 2025 la obligación será efectiva en 2026.

 

Resto de empresas con una facturación inferior a 8 millones de euros

• Plazo de adaptación: estas empresas disponen de dos años desde la publicación del reglamento para adaptarse a la obligación de usar la factura electrónica.
• Ejemplo: si se publicase en 2025 la obligación entraría en vigor en 2027.

 

Comunicación de estados de facturas y pagos

• Las empresas con una facturación inferior a 6 millones de euros: tendrán tres años después de la entrada en vigor del reglamento para comunicar los estados de la factura y el pago.
• Ejemplo: si se publicase en 2025 esta obligación tendría efectividad en 2028.
• Los autónomos tendrán cuatro años tras la entrada en vigor de la normativa para comunicar el pago para profesionales de menos de 6 millones de euros.
• Ejemplo: si se publicara en 2025 deberán cumplir con esta obligación en 2029.

Por tanto, las personas trabajadoras autónomas podrían tener entre uno y dos años más para comunicar los estados de las facturas.

 

Obligación específica de remitir instantáneamente las facturas a la Agencia Tributaria

• A partir del 1 de julio de 2026 las empresas que facturen anualmente menos de 6 millones de euros deberán remitir de forma instantánea todas sus facturas a la Agencia Tributaria.
• Esta obligación viene especificada en la Ley de 2021 para prevenir y evitar el fraude fiscal, como hemos explicado anteriormente.

 

¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

La facturación electrónica tiene mucha ventajas, entre ellas:

• Combate la morosidad. La facturación electrónica facilita a los autónomos y empresas el control de los pagos pendientes. Al tener un registro claro y accesible de las facturas emitidas y su estado es más fácil gestionar los cobros y minimizar la morosidad.
• Permite acceder a las facturas y a toda la información en tiempo real. La facturación electrónica permite un seguimiento inmediato de los plazos de pago entre empresas, lo que favorece una mejor gestión financiera y una toma de decisiones más informada.
• Reduce el uso de papel. Al optar por la facturación electrónica las empresas disminuyen su dependencia del papel, lo que contribuye a un entorno de trabajo más sostenible.
• Aportan mayor seguridad. Las facturas electrónicas se almacenan de forma digital, lo que garantiza una mayor seguridad en la conservación de documentos.
• Permiten ahorrar espacio. La digitalización de las facturas elimina la necesidad de espacio físico para su almacenamiento, lo que puede suponer un ahorro considerable en costes de oficina.
• Se reduce la huella de carbono. Al reducir el uso de papel y la necesidad de impresión, la facturación electrónica contribuye a la sostenibilidad ambiental, minimizando la huella de carbono de las empresas.
• Se fomenta la digitalización. La adopción de la factura electrónica fomenta la digitalización en las relaciones empresariales, facilitando la transición hacia un entorno de trabajo más moderno y eficiente.
• Se reducen costes. La facturación electrónica reduce los costes asociados a la impresión, envío y gestión de documentos, lo que puede resultar en un ahorro financiero significativo.

 

El Kit Digital y la facturación electrónica

Para facilitar la adquisición de programas de facturación electrónica el Gobierno ha impulsado el programa Kit Digital.

Este programa tiene como fin apoyar a las pymes y autónomos a través de subvenciones para fomentar la digitalización en sus procesos de trabajo.

Para acceder al Bono del Kit Digital las empresas tienen que realizar un test de autodiagnóstico para conocer su nivel de madurez e identificar sus necesidades de digitalización.

Una de estas necesidades podría ser la adopción de la factura electrónica en la empresa.

 

¿Cuáles son las sanciones por no disponer de programas de facturación electrónica?

Las empresas y autónomos que no dispongan de programas de facturación electrónica estarían constituyendo una infracción administrativa.

Esta infracción podría ser sancionada con una multa de hasta 10.000 euros.

La cuantía de las sanciones se aplicaría dependiendo del número de personas afectadas por la infracción o la continuidad o persistencia de dicha conducta infractora.

Corresponderá a la persona titular de la Secretaria de Estado de Digitalización en Inteligencia Artificial imponer la sanción.

¿Has usado alguna vez programas de factura electrónica? Déjanos más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!

 

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