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Instrucciones para los trámites de los ERTES con el SEPE

Instrucciones para los trámites de los ERTES con el SEPE

A raíz del nuevo Real Decreto Ley 30/2020, que prorroga los ERTES, se publicaron nuevas instrucciones para los trámites de los ERTES con el SEPE.

Más abajo encontrarás toda la información sobre cómo se tramitan a partir de ahora las solicitudes colectivas, cómo indicar el fin de la prestación o las variaciones en el ERTE y los detalles a tener en cuenta para evitar errores. Y una novedad sobre las bajas de las prestaciones publicada por el SEPE en noviembre.

(Este artículo se actualiza continuamente para ofrecerte los últimos cambios, pulsa F5 para ver la última versión si ya lo has visitado).

¿Qué trámites de los ERTES hay que hacer con el SEPE a partir de octubre?

A continuación te resumimos los trámites que deben aplicarse en relación a los ERTES a partir de octubre de 2020:

Enviar la solicitud colectiva de los ERTES prorrogados

Según el RD Ley 30/2020, la prórroga de los ERTES de fuerza mayor, basados en el artículo 22 del RD Ley 8/2020, se realizaba automáticamente.

No obstante, era imprescindible remitir la solicitud colectiva (Excel morado) antes del 20 de octubre de 2020 para las prestaciones de los trabajadores.

Se remitía sólo para los trabajadores que estén en inactividad total o parcial a 1 de octubre. Y en el excel se consignaba desde esa fecha de inicio.

Esta gestión también era obligatoria para los ERTES ETOP (artículo 23 RD Ley 8/2020).

Comunicar los periodos de actividad

A partir de ahora, durante todos los meses se comunicarán los periodos de actividad e inactividad a mes vencido, antes del día 20.

Importante: el SEPE ha vuelto a subir una nueva versión de generador de ficheros XML, que modifica las anteriores. Descárgate la versión denominada «Traspaso-reducción.a-suspensión-con código 05».

En esta nueva versión, los días de descanso marcados con una D se trasladan al XML con el código 05 (descanso semanal), hasta ahora lo hacía con el 03. Mejor utilizar el nuevo generador de XML que tienen colgado en su web o el que encontrarás dentro de Certific@2, para prevenir incidencias.

Envío del calendario y horario de trabajo

Igualmente, las nuevas instrucciones recuerdan la obligación de remitir con carácter previo las modificaciones en el calendario y horario de trabajo, para dar cumplimiento al artículo 298 de la LGSS y Orden ESS 982/2013.

Según una nota publicada el 3 de noviembre por el SEPE, el envío de estos calendarios debe realizarse a través de Certific@2

En su sede electrónica ya han publicado la opción que te permitirá enviar los calendarios de forma previa, podrás distinguirla fácilmente porque incluye esa referencia a la normativa de 2013

Esta última gestión está siendo exigida por Inspección en sus actuaciones, que desde hace semanas inició una campaña de envío masivo de cartas a las empresas para que conozcan este trámite.

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Cómo se tramita la solicitud colectiva de los nuevos ERTE

Desde el 27 de junio solamente se pueden solicitar nuevos Expedientes de Regulación Temporal de Empleo basados en causas económicas, técnicas, organizativas o productivas o ERTES ETOP.

Tras el RD Ley 30/2020, los ERTES de fuerza mayor únicamente se permitirán si existen nuevas restricciones de actividad derivadas del Covid-19. Podrán ser de ERTES de impedimento o limitación.

En el caso de nuevo ERTE, la empresa deberá presentar la solicitud colectiva de las prestaciones de los afectados por las medidas del ERTE.

Hay que tener especial cuidado a la hora de cumplimentar el Excel y no manipularlo o editarlo. Si no está correctamente cumplimentado, el sistema lo rechaza.

Esta solicitud se realizará presentando el modelo oficial de «solicitud colectiva» (Excel morado) en la sede electrónica del SEPE, dirigida a la entidad gestora de la provincia donde esté ubicado el centro de trabajo (según su código de cuenta de cotización).

El plazo máximo para presentar la solicitud colectiva será de 15 días hábiles desde la fecha en que tenga efectos el ERTE. (Ojo, no confundir con el envío obligatorio de solicitud colectiva para los ERTES prorrogados, que hemos visto anteriormente, y se debió enviar antes del 20 de octubre).

La fecha de inicio que se deberá indicar será la de comienzo de la medida que se aplique.

¿Cómo se indican los periodos de actividad e inactividad al SEPE para ERTES a partir del 1 de octubre de 2020?

En la guía se indica que el envío de los periodos de actividad e inactividad se realizará en la sede electrónica del SEPE, a través de Certific@2. Igualmente se realizarán los Certificados de Empresa.

Para enviar el XML de los periodos de actividad debes acceder a la sede electrónica y dentro de la sección de «empresas», hacer clic en «protección por desempleo» y a continuación en «Comunicación de periodos de actividad«. Necesitarás tu Certificado Digital para acceder.

En el XML se completarán los datos de la empresa por Código de Cuenta de Cotización. Más abajo se indicarán los datos del trabajador, jornada de trabajo habitual y se indicarán las diferentes situaciones en el calendario.

Los días de actividad completos se harán coincidir con los últimos días del mes o del periodo. Se especificarán los días de actividad realizados con la misma jornada que tuviese el trabajador antes del ERTE.

Si la jornada fuese inferior (reducción), se calcularán los días de actividad en proporción o «días de actividad equivalente«.

Para rellenar el calendario, completa las casillas blancas:

  • Marca con una X los días de suspensión total.
  • Para reducción de jornada, introduce el número de horas que no va a trabajar ese día. Por ejemplo, si de 8 horas, sólo trabaja 5, se indicará un 3.
  • En los días de descanso semanal indica una D.

Una vez hayas completado el calendario, pulsa el botón «cálculo de días», la aplicación calculará los días de actividad equivalente.

Para finalizar, pulsa el botón «XML», que generará el fichero que deberás subir a través de la sede electrónica.

La comunicación del fichero XML con los periodos de actividad e inactividad se realizará entre los días 1 y 20 del mes natural siguiente.

Si un trabajador estuviese en suspensión o inactividad total desde el 1 de octubre no sería necesario enviar ficheros XML. La prestación se mantendría de alta.

Una vez que el trabajador se reincorpore a su puesto, sí será necesario remitir fichero XML de periodos de actividad relativo al primer mes en que empiece a trabajar.

Por ejemplo, si empezase a trabajar desde el 14 de noviembre en adelante, habría que remitir comunicación de periodos de actividad marcando del 17 al 30 de noviembre como días de actividad.

Para volver a afectar al trabajador en el ERTE, habría que remitir fichero XML del mes en que vuelvas a incluirlo en el ERTE, a mes vencido.

A continuación compartimos con vosotros un ejemplo del SEPE sobre cómo completar el fichero XML en diferentes supuestos, en la columna izquierda, en lugar del nombre verás el tipo de supuesto:

Ejemplo para completar el fichero XML del ERTE

¿Cómo se calculan los días de actividad equivalente del fichero XML?

El cálculo para obtener los días de actividad equivalente (DAE) será = nº de horas totales trabajadas en el mes / nº de horas de jornada que tuviese el trabajador antes del ERTE.

Si el intervalo de inactividad es inferior a 5 días laborales, se aplicará el coeficiente 1,25.

Al indicarlo en el fichero, los días en que se haya realizado la jornada habitual completa se marcarán como día de actividad. Y los días con reducción de jornada, se asignarán a un intervalo de días, adaptando el intervalo a los días que resulten tras la división.

Cuando haya días de actividad o inactividad, el número de días que resulte al realizar el cálculo se distribuirá entre las fechas que hubo actividad real.

Por ejemplo, si del 1 al 4 de julio se realiza media jornada, 4 horas, y el día 5, una jornada de 8 horas y el resto de días está en suspensión. El día 5 se marcará como día de actividad y el otro intervalo a media jornada, según el DAE. Los días de actividad equivalente serían = 24/8 = 3 días. (Sería 24 porque sumaríamos todas las horas que ha trabajado en el mes y se divide entre 8 horas que sería la jornada habitual). Se marcarían 3 días en el intervalo temporal, por ejemplo del 1 al 3 de julio.

En el caso de que todos los días haya reducción de jornada, los días de actividad equivalentes se harán coincidir con los últimos días del mes o periodo, y los días de inactividad se marcarán a partir del primer día laborable del mes. Por ejemplo, si el DAE resulta a 15 días, se marcarán los últimos 15 días de ese mes y los primeros 15 días serán de inactividad.

Claves que se indicarán en los ficheros XML según la situación del trabajador

  • Días no trabajados en ese periodo, en los que corresponda prestación: 01
  • Días trabajados, no procede prestación: 03
  • Días en baja IT, de maternidad o paternidad, que tampoco tienen prestación: 04
  • Días de descanso semanal, en los que corresponde prestación: 05
  • Vacaciones retribuidas, excluidas de la prestación: 06

Cómo se indica la baja de las prestaciones de los trabajadores afectados por el ERTE ¡Novedad!

Para la baja en las prestaciones por desempleo, según una nota publicada por el SEPE el 3 de noviembre, se suprime la obligación de enviar el Excel de baja (excel naranja), como hasta ahora.

La baja del ERTE se comunicará por la empresa usando los ficheros XML de periodos de actividad antes del día 20 del mes siguiente.

Esta medida ha generado bastante controversia, porque sí que sigue existiendo la obligación de comunicar la baja de la prestación del trabajador con carácter previo según el artículo 8.2 del RD Ley 30/2020.

Recientemente el SEPE ha explicado cómo hacer la comunicación previa al SEPE para la baja de las prestaciones. En nuestro artículo sobre las bajas de ERTES podrás ver todos los detalles.

Precauciones en el uso de los ficheros XML de los ERTES

Advierten sobre varias situaciones que pueden afectar a tus ficheros XML y es importante tener en cuenta:

  • No es necesario comunicar periodos de actividad de un trabajador en suspensión si ha estado en situación de inactividad desde octubre o fechas posteriores, pero una vez que remitas periodos de actividad de éste, tendrás que seguir enviándolos el resto de meses por este trabajador, aunque no haya variaciones. En el caso de no hacerlo, la prestación quedará en situación de baja y el trabajador dejará de cobrarla.
  • Se puede rectificar el envío de un fichero en caso de errores enviando un nuevo fichero. Si se rechaza, habría que contactar directamente con la dirección provincial del SEPE.
  • Se deben enviar los periodos de actividad a mes vencido.
  • Se pueden enviar 2 ficheros en un mismo mes, debiendo enviarse por orden cronológico. Por ejemplo, trabajadores que pasan de un ERTE de fuerza mayor a un ERTE ETOP. Si se da este caso, se tendrá que comunicar la solicitud colectiva antes del segundo XML del ERTE ETOP.

¿Cómo solucionar errores en los XML periodos de actividad o solicitud colectiva?

Es posible enviar dos ficheros XML para el mismo mes si es necesario corregir algún dato, con carácter excepcional.

En caso de que se deba solucionar un error en el ERTE, desde el SEPE aconsejan que se traslade a través de RedSARA para que quede constancia de ese registro.

En nuestro artículo sobre la prórroga de los ERTES y las exenciones podrás encontrar también todas las novedades en la tramitación con Seguridad Social, a raíz del Real Decreto 30/2020.

Esperamos que esta información sea de ayuda. ¿Qué te parecen estos cambios, crees que servirán para simplificar estos procesos? Nos encantará saber tu opinión. Déjanos un comentario en el blog, podrás hacerlo al final de esta página. ¡Gracias!

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