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Instrucciones para los trámites de los ERTES con el SEPE

Instrucciones para los trámites de los ERTES con el SEPE

Tras el RD Ley 2/2021, que prorroga los ERTES hasta el 31 de mayo, se han publicado nuevas instrucciones para los trámites de los ERTES con el SEPE.

Más abajo encontrarás toda la información sobre cómo se tramitan a partir de ahora las solicitudes colectivas, cómo indicar el fin de la prestación o las variaciones en el ERTE y los detalles a tener en cuenta para evitar errores.

(Este artículo se actualiza continuamente para ofrecerte los últimos cambios, pulsa F5 para ver la última versión si ya lo has visitado).

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¿Qué trámites de los ERTES hay que hacer con el SEPE a partir de febrero?

A continuación te resumimos los trámites que deben aplicarse en relación a los ERTES a partir de febrero de 2021:

¿Hay que enviar una nueva solicitud colectiva en febrero para los ERTES prorrogados?

Según el RD Ley 2/2021, la prórroga de los ERTES de fuerza mayor, basados en el artículo 22 del RD Ley 8/2020, ERTES de rebrote, ERTES de impedimento y limitación se realizó automáticamente a partir del 1 de febrero y como máximo hasta el 31 de mayo de 2021.

Para los ERTES que ya hubiesen remitido una solicitud colectiva (Excel morado) para las prestaciones de los trabajadores al inicio del ERTE, no sería necesario remitir una nueva solicitud, ni realizar ninguna gestión para la prórroga.

Los ERTES se mantendrán vigentes en los términos recogidos en sus resoluciones estimatorias (expresas o por silencio).

Sólo habría que enviar la solicitud colectiva para los nuevos ERTES (nuevas solicitudes ante la Autoridad Laboral) y respecto a las personas que no estuvieran en la solicitud colectiva inicial, de febrero en adelante.

Por ejemplo, si había algún trabajador que no estaba en el ERTE al comienzo y ahora sí se va a afectar.

Los ERTES ETOP seguirían vigentes hasta el plazo indicado al inicio, aunque podrán prorrogarse hasta el 31 de mayo si se alcanza un acuerdo en periodo de consultas y sse tramita la prórroga con la Autoridad Laboral.

Comunicar los periodos de actividad

A partir de ahora, durante todos los meses se comunicarán los periodos de actividad e inactividad a mes vencido, antes del día 20, a través de Certific@2.

Importante: el SEPE ha vuelto a subir una nueva versión de generador de ficheros XML, que modifica las anteriores. Descárgate la última versión (haz F5 siempre antes de descargártela para ver la última en tu navegador si has accedido a la página del SEPE antes).

En esta nueva versión, los días de descanso marcados con una D se trasladan al XML con el código 05 (descanso semanal), hasta ahora lo hacía con el 03. Mejor utilizar el nuevo generador de XML que tienen colgado en su web o el que encontrarás dentro de Certific@2, para prevenir incidencias.

Existen 2 opciones posibles para cumplimentar el XML: utilizando el asistente simplificado de la web del SEPE o el de encontrarás en la aplicación Certific@2.

Desde el SEPE, recomiendan utilizar mejor el asistente de Certific@2 si necesitas hacer cálculo de DAE.

Envío del calendario y horario de trabajo

Igualmente, aunque no se hace referencia en las instrucciones provisionales del SEPE, te recordamos que sigue vigente la obligación de remitir con carácter previo las modificaciones en el calendario y horario de trabajo, para dar cumplimiento al artículo 298 de la LGSS y Orden ESS 982/2013.

Según una nota publicada el 3 de noviembre por el SEPE, el envío de estos calendarios debe realizarse a través de Certific@2

En su sede electrónica ya han publicado la opción que te permitirá enviar los calendarios de forma previa, podrás distinguirla fácilmente porque incluye esa referencia a la normativa de 2013

Esta última gestión está siendo exigida por Inspección en sus actuaciones, que desde hace semanas inició una campaña de envío masivo de cartas a las empresas para que conozcan este trámite.

¿Qué gestiones hay que hacer si transito de un ERTE de suspensión a limitación o viceversa?

El RD Ley 2/2021 incluye un cambio importante, ahora permite transitar de un ERTE de suspensión a un ERTE de limitación o viceversa, según las necesidades de la empresa y la evolución de las restricciones.

En estos casos, la norma simplifica los trámites con la Autoridad Laboral. No habría que iniciar un nuevo ERTE, simplemente habría que comunicar a la Autoridad Laboral y representantes de los trabajadores el cambio de situación, fecha de efectos y trabajadores afectados.

En el SEPE tendrías que enviar fichero XML y calendarios previos, si ese cambio además implica modificaciones en la prestación de los trabajadores y su jornada trabajada.

Recuerda modificar también las claves de inactividad y declaración responsable en TGSS.

Cómo se tramita la solicitud colectiva de los nuevos ERTE

A partir del 1 de febrero de 2021, solamente se pueden solicitar nuevos Expedientes de Regulación Temporal de Empleo basados en causas económicas, técnicas, organizativas o productivas o ERTES ETOP.

O ERTES de fuerza mayor, si existen nuevas restricciones de actividad derivadas del Covid-19, que podrán ser de ERTES de impedimento o limitación.

En el caso de nuevo ERTE, la empresa deberá presentar la solicitud colectiva de las prestaciones de los afectados por las medidas del ERTE.

Hay que tener especial cuidado a la hora de cumplimentar el Excel y no manipularlo o editarlo. Si no está correctamente cumplimentado, el sistema lo rechaza.

Esta solicitud se realizará presentando el modelo oficial de «solicitud colectiva» (Excel morado) en la sede electrónica del SEPE, dirigida a la entidad gestora de la provincia donde esté ubicado el centro de trabajo (según su código de cuenta de cotización).

El plazo máximo para presentar la solicitud colectiva será de 15 días hábiles desde la fecha en que tenga efectos el ERTE. Según la nueva guía del SEPE, comenzarán a contar el plazo de 15 días hábiles una vez que la empresa haya comunicado su decisión a la Autoridad Laboral, tras haber recibido la notificación de la resolución del ERTE.

En la fecha de inicio que se deberá indicar la fecha de comienzo de la medidas que se van a aplicar.

En el caso de que tengas que incluir en el ERTE a un trabajador que no estuviese inicialmente, también tendrías que enviar una nueva solicitud colectiva por ese trabajador, para que tramiten su prestación.

Importante: el SEPE ha añadido una casilla para distinguir los ERTES por causas Covid-19, que debes marcar antes del envío de la solicitud colectiva, si no, no te va a dejar continuar. La podrás encontrar en la parte inferior, antes del botón «Enviar solicitud».

En el campo observaciones (antes de enviar la solicitud) tendrás que incluir una referencia al tipo de ERTE que es: limitación, impedimento o ETOP.

Para los ERTES ETOP que se decidan prorrogar: tras comunicar la prórroga ante la Autoridad Laboral, tendrás que enviar una nueva solicitud colectiva, indicando en observaciones «prórroga ETOP».

Si tienes un ERTE de fuerza mayor, limitación o impedimento y decides transitar a un ERTE ETOP, tendrás que enviar una nueva solicitud colectiva con los ERTES afectados por el ETOP, antes de 15 días tras el inicio de la medida. Recuerda enviar también certificado de empresa de esos trabajadores.

En el caso de que tengas un ERTE de impedimento o limitación, tras otro ERTE que siga vigente, y quieras regresar al anterior, tendrás que hacer nueva solicitud colectiva indicando en observaciones que se regresa al anterior o se renuncia al ERTE de limitación o impedimento.

Recuerda: enviar certificado de empresa por todos los trabajadores incluidos en la solicitud colectiva.

Nota que incluye la nueva guía del SEPE: indican que si tu Dirección Provincial del SEPE decida modificar o complementar estas instrucciones de tramitación, esas indicaciones tendrían prevalencia sobre la guía.

¿Cómo se indican los periodos de actividad e inactividad al SEPE para ERTES a partir del 1 de febrero de 2021?

En la guía publicada en la web del SEPE se indica que el envío de los periodos de actividad e inactividad se realizará en la sede electrónica del SEPE, en Certific@2. Igualmente se realizarán los Certificados de Empresa.

Para enviar el XML de los periodos de actividad debes acceder a la sede electrónica y dentro de la sección de «empresas», hacer clic en «protección por desempleo» y a continuación en «Comunicación de periodos de actividad«. Necesitarás tu Certificado Digital para acceder.

En el XML se completarán los datos de la empresa por Código de Cuenta de Cotización. Más abajo se indicarán los datos del trabajador, jornada de trabajo habitual y las diferentes situaciones en el calendario.

Los días de actividad completos se harán coincidir con los últimos días del mes o del periodo. Se especificarán los días de actividad realizados con la misma jornada que tuviese el trabajador antes del ERTE.

Si la jornada fuese inferior (reducción), se calcularán los días de actividad en proporción o «días de actividad equivalente«.

Para rellenar el calendario, completa las casillas blancas:

  • Marca con una X los días de suspensión total (inactividad).
  • Para reducción de jornada, introduce el número de horas que no va a trabajar ese día. Por ejemplo, si de 8 horas, sólo trabaja 5, se indicará un 3.
  • En los días de descanso semanal indica una D.

Una vez hayas completado el calendario, pulsa el botón «cálculo de días», la aplicación calculará los días de actividad equivalente.

Para finalizar, pulsa el botón «XML», que generará el fichero que deberás subir a través de la sede electrónica.

La comunicación del fichero XML con los periodos de actividad e inactividad se realizará entre los días 1 y 20 del mes natural siguiente.

Una vez que el trabajador se reincorpore a su puesto, sí será necesario remitir fichero XML de periodos de actividad relativo al primer mes en que empiece a trabajar.

Por ejemplo, si empezase a trabajar desde el 14 de marzo en adelante, habría que remitir comunicación de periodos de actividad marcando del 17 al 30 de marzo como días de actividad.

Para volver a afectar al trabajador en el ERTE, habría que remitir fichero XML del mes en que vuelvas a incluirlo en el ERTE, a mes vencido.

A continuación compartimos con vosotros un ejemplo del SEPE sobre cómo completar el fichero XML en diferentes supuestos, en la columna izquierda, en lugar del nombre verás el tipo de supuesto:

Ejemplo para completar el fichero XML del ERTE

¿En qué casos tengo que enviar los periodos de actividad?

Si tienes que enviarlo si el trabajador ha tenido actividad durante ese mes, es obligatorio enviar el fichero XML por ese periodo para informar.

No habrá que enviar fichero XML mientras el trabajador siga en situación de inactividad y no se le haya incluido en ningún fichero XML anteriormente.

En el caso de que el trabajador se encuentre en baja IT, se informará mediante fichero XML de la baja. Y no se volverá a incluir al trabajador en el XML hasta el alta médica.

También tendrás que enviar fichero XML si el trabajador no va a seguir en ERTE después del 1 de febrero, indicando la fecha desde la que no procede el pago de prestación.

¿Cómo se calculan los días de actividad equivalente del fichero XML?

El cálculo para obtener los días de actividad equivalente (DAE) será = nº de horas totales trabajadas en el mes / nº de horas de jornada que tuviese el trabajador antes del ERTE.

Si el intervalo de inactividad es inferior a 5 días laborales, se aplicará el coeficiente 1,25.

Al indicarlo en el fichero, los días en que se haya realizado la jornada habitual completa se marcarán como día de actividad. Y los días con reducción de jornada, se asignarán a un intervalo de días, adaptando el intervalo a los días que resulten tras la división.

Cuando haya días de actividad o inactividad, el número de días que resulte al realizar el cálculo se distribuirá entre las fechas que hubo actividad real.

Por ejemplo, si del 1 al 4 de marzo se realiza media jornada, 4 horas, y el día 5, una jornada de 8 horas y el resto de días está en suspensión. El día 5 se marcará como día de actividad y el otro intervalo a media jornada, según el DAE. Los días de actividad equivalente serían = 24/8 = 3 días. (Sería 24 porque sumaríamos todas las horas que ha trabajado en el mes y se divide entre 8 horas que sería la jornada habitual). Se marcarían 3 días en el intervalo temporal, por ejemplo del 1 al 3 de marzo.

En el caso de que todos los días haya reducción de jornada, los días de actividad equivalentes se harán coincidir con los últimos días del mes o periodo, y los días de inactividad se marcarán a partir del primer día laborable del mes. Por ejemplo, si el DAE resulta a 15 días, se marcarán los últimos 15 días de ese mes y los primeros 15 días serán de inactividad.

Claves que se indicarán en los ficheros XML según la situación del trabajador

  • Días no trabajados en ese periodo (inactividad), en los que corresponda prestación: 01
  • Días trabajados, no procede prestación: 03
  • Días en baja IT, de maternidad o paternidad, que tampoco tienen prestación: 04
  • Días de descanso semanal, en los que corresponde prestación: 05
  • Vacaciones retribuidas, excluidas de la prestación: 06

En caso de días festivos, no se podrán marcar como descansos, ni tampoco como vacaciones (excepto si ese día festivo coincide con que un día de vacaciones). Según indican, tendrán que marcarse simplemente como de actividad 03 o inactividad 01, en función de si ese día festivo está dentro de un intervalo de actividad o de inactividad.

¿Qué ocurre si el trabajador en suspensión pasa a baja IT?

Si se inicia una baja IT, maternidad o paternidad, estando el trabajador en inactividad (suspensión), según la nueva guía del SEPE, el trabajador tendrá que comunicar la baja de la prestación directamente a través de la sede del SEPE.

En estos casos, tendrás que remitir fichero XML del mes en que se produce la baja, indicando los días de baja con la clave 04.

Si no vuelve de la baja, no tendrás que volver a incluirlo en el XML hasta el alta médica.

Cómo se indica la baja de las prestaciones de los trabajadores afectados por el ERTE

Para la baja en las prestaciones por desempleo, según las Instrucciones provisionales del SEPE publicadas en febrero, la baja del ERTE se comunicará por la empresa usando los ficheros XML de periodos de actividad antes del día 20 del mes siguiente.

Si es la primera vez que vas a incluir a ese trabajador en un fichero XML, tendrás que enviar el fichero marcando el con el código 03 el día de la reincorporación a su puesto.

Si se había incluido en anteriores ficheros XML (a partir de octubre de 2020), el último fichero en el que se debe incluir es el del mes de baja de la prestación. Tendrás que marcar los días actividad e inactividad que haya tenido. Y el último día marcado con el código 03 será el de reincorporación a su puesto. Y ya no se enviarían los siguientes XML.

Si se han enviado ficheros antes y el mes en que se incorpora no debe recibir prestación ya por ningún día, simplemente no se enviaría fichero XML. Al no enviarse, se dejaría de percibir la prestación (información según la últimas instrucciones).

Importante: Recuerda que sí sigue existiendo la obligación de comunicar la baja de la prestación del trabajador con carácter previo según el artículo 8.2 del RD Ley 30/2020.

El SEPE ha explicado cómo hacer la comunicación previa al SEPE para la baja de las prestaciones. En nuestro artículo sobre las bajas de ERTES podrás ver todos los detalles.

Precauciones en el uso de los ficheros XML de los ERTES

Advierten sobre varias situaciones que pueden afectar a tus ficheros XML y es importante tener en cuenta:

  • No es necesario comunicar periodos de actividad de un trabajador en suspensión si ha estado en situación de inactividad desde octubre o fechas posteriores, pero una vez que remitas periodos de actividad de éste, tendrás que seguir enviándolos el resto de meses por este trabajador, aunque no haya variaciones. En el caso de no hacerlo, la prestación quedará en situación de baja y el trabajador dejará de cobrarla.
  • Se puede rectificar el envío de un fichero en caso de errores enviando un nuevo fichero. Si se rechaza, habría que contactar directamente con la dirección provincial del SEPE.
  • Se deben enviar los periodos de actividad a mes vencido.
  • Se pueden enviar 2 ficheros en un mismo mes, debiendo enviarse por orden cronológico. Por ejemplo, trabajadores que pasan de un ERTE de fuerza mayor a un ERTE ETOP. Si se da este caso, se tendrá que comunicar la solicitud colectiva antes del segundo XML del ERTE ETOP.

¿Cómo solucionar errores en los XML periodos de actividad o solicitud colectiva?

Es posible enviar dos ficheros XML para el mismo mes si es necesario corregir algún dato, con carácter excepcional.

Si enviaste un fichero XML por error para un trabajador en suspensión y no ha habido actividad. Tendrás que seguir enviando ficheros por él (indicando el código 01 porque no hubo actividad) a no ser que tu Delegación del SEPE subsane el error y así no tengas que seguir enviándolos.

Si no enviaste la solicitud colectiva obligatoria en octubre, tras el RD Ley 30/2020 y ahora vas a comenzar un ERTE de impedimento o limitación, con un ERTE de fuerza mayor anterior, tendrás que enviar solicitud colectiva.

En caso de que se deba solucionar un error en el ERTE, desde el SEPE aconsejan que se traslade a través de RedSARA para que quede constancia de ese registro.

En nuestro artículo sobre las claves para las exoneraciones en TGSS podrás encontrar también todas las novedades en la tramitación con Seguridad Social, a raíz del Real Decreto 2/2021.

Esperamos que esta información sea de ayuda. ¿Qué te parecen estos cambios, crees que servirán para simplificar estos procesos? Nos encantará saber tu opinión. Déjanos un comentario en el blog, podrás hacerlo al final de esta página. ¡Gracias!

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