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Se han publicado nuevas instrucciones para los trámites de los ERTES con el SEPE. Se trata de una guía básica para la gestión de las prestaciones colectivas que deben realizar las empresas y asesores.

Esta guía, que dicho sea de paso, hubiese sido de gran utilidad hace meses, se ha publicado en julio tras el RD Ley 24/2020 para aclarar puntos importantes en la gestión de los ERTES.

Más abajo veremos cómo se tramitan a partir de ahora las solicitudes colectivas, cómo indicar el fin de la prestación o las variaciones en el ERTE y los detalles más relevantes para evitar errores:

Trámites de los ERTES con el SEPE a partir de julio

Según la guía, la empresa tendrá que comunicar los periodos de actividad e inactividad del mes anterior a mes vencido a la entidad gestora de la prestación.

Por otro lado, especifica se deberán remitir con carácter previo las modificaciones en el calendario y horario de trabajo, para dar cumplimiento al artículo 298 de la LGSS y Orden ESS 982/2013.

Esta última gestión está siendo exigida por Inspección en sus actuaciones, que han comenzado campaña con el envío masivo de cartas a las empresas para recordársela.

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Cómo se tramita la solicitud colectiva de los nuevos ERTE

Desde el 27 de junio solamente se pueden solicitar nuevos Expedientes de Regulación Temporal de Empleo basados en causas económicas, técnicas, organizativas o productivas o ERTES ETOP.

Los ERTES de fuerza mayor únicamente se permitirán si existen nuevas restricciones de actividad derivadas del Covid-19.

En el caso de nuevo ERTE, la empresa deberá presentar la solicitud colectiva de las prestaciones de los afectados por las medidas del ERTE.

Hay que tener especial cuidado a la hora de cumplimentar el Excel y no manipularlo o editarlo. Además advierten que, si no está correctamente cumplimentado, el sistema lo rechaza.

Esta solicitud se realizará presentando el modelo oficial de «solicitud colectiva» (Excel morado) en la sede electrónica del SEPE, dirigida a la entidad gestora de la provincia donde esté ubicado el centro de trabajo (según su código de cuenta de cotización).

Hay que tener especial cuidado a la hora de cumplimentar el Excel y no manipularlo o editarlo. Además advierten que, si no está correctamente cumplimentado, el sistema lo rechaza.

El plazo máximo para presentar la solicitud colectiva será de 15 días hábiles desde la fecha en que tenga efectos el ERTE.

Cómo indicar los periodos de actividad e inactividad al SEPE para ERTES posteriores al 27 de junio de 2020

En la guía se indica que el envío de los periodos de actividad e inactividad se realizará en la sede electrónica del SEPE, a través de Certific@2. Igualmente se realizará los Certificados de Empresa.

Se especificarán los días de actividad realizados con la misma jornada que tuviese el trabajador antes del ERTE. Si la jornada fuese inferior, se calcularán los días de actividad en proporción o «días de actividad equivalente«.

El cálculo para obtener los días de actividad equivalente (DAE) será = nº de horas totales trabajadas en el mes / nº de horas de jornada que tuviese el trabajador antes del ERTE.

Si el intervalo de inactividad es inferior a 5 días laborales, se aplicará el coeficiente 1,25.

Al indicarlo en el fichero, los días en que se haya realizado la jornada habitual completa se marcarán como día de actividad. Y los días con reducción de jornada, se asignarán a un intervalo de días, adaptando el intervalo a los días que resulten tras la división.

Cuando haya días de actividad o inactividad, el número de días que resulte al realizar el cálculo se distribuirá entre las fechas que hubo actividad real.

Por ejemplo, si del 1 al 4 de julio se realiza media jornada, 4 horas, y el día 5, una jornada de 8 horas y el resto de días está en suspensión. El día 5 se marcará como día de actividad y el otro intervalo a media jornada, según el DAE. Los días de actividad equivalente serían = 24/8 = 3 días. (Sería 24 porque sumaríamos todas las horas que ha trabajado en el mes y se divide entre 8 horas que sería la jornada habitual). Se marcarían 3 días en el intervalo temporal, por ejemplo del 1 al 3 de julio.

En el caso de que todos los días haya reducción de jornada, los días de actividad equivalentes se harán coincidir con los últimos días del mes o periodo, y los días de inactividad se marcarán a partir del primer día laborable del mes. Por ejemplo, si el DAE resulta a 15 días, se marcarán los últimos 15 días de ese mes y los primeros 15 días serán de inactividad.

La comunicación se realizará a través de un fichero XML con los periodos de actividad e inactividad entre los días 1 y 20 del mes natural siguiente.

Cómo indicar los periodos de actividad o inactividad para ERTES anteriores al 27 de junio

Si tu ERTE ya estaba activo antes del 27 de junio, se especifican otras indicaciones en la guía. El SEPE considera 3 situaciones:

  • ERTE de suspensión (Si el trabajador ha estado inactivo días completos):

En este caso se indicarían los periodos reales de actividad e inactividad de ese trabajador.

  • ERTE de reducción (Si se ha reducido su jornada):

En estos casos, si el ERTE ya está comunicado como de reducción no hay que realizar ninguna comunicación mientras no haya modificaciones en el porcentaje de la jornada.

Si varía la jornada, habrá que enviar el modelo de «solicitud colectiva«, indicando el cambio. En la fecha de inicio se indicará el 1 del mes en que haya variación y en el tipo de medida se pondrá suspensión, sin indicar porcentaje de jornada.

Entre el 1 y 20 del mes natural siguiente se enviarán los periodos de actividad e inactividad de la misma forma que los ERTES posteriores al 27 de junio. Es decir, enviando XML con los periodos de actividad e inactividad, calculando días de actividad equivalente.

  • ERTE Mixto (En el que hay días de actividad con la jornada real y días de reducción):

Si no varía el porcentaje de reducción de jornada, se informará de los días de actividad reales mediante ficheros XML de los periodos de actividad.

Si varía el porcentaje de reducción, se enviará el modelo de «solicitud colectiva«, indicando fecha de inicio el 1 de ese mes en que varía, en tipo de medida, se pondrá suspensión sin indicar porcentaje de jornada.

En los 20 días del mes natural siguiente se comunicarán los periodos de actividad igual que los ERTES posteriores al 27 de junio (XML con periodos de actividad e inactividad a través de Certific@2).

En las siguientes variaciones de estos ERTES, ya sólo se comunicarían los XML con los periodos de actividad/inactividad por Certific@2.

En referencia a indicar tipo de medida suspensión, es algo que me ha sorprendido también, hasta ahora sí se indicaba el porcentaje de variación y lo lógico sería indicar el % de jornada.

Pero parece que a partir del 27 de junio todos los trabajadores en ERTE son considerados por el sistema en suspensión a efectos del pago de prestaciones. Y los que aparecían en reducción, cuando haya la primera variación también aparecerán reflejados como en suspensión.

Ya nos habían llegado consultas de trabajadores por este tema. Ahora se confirma que no se trata de un error, si no de un cambio en la gestión, aparecerán todos así en el aplicativo del SEPE, independientemente de que su situación sea de suspensión o reducción de jornada.

En la guía se hace hincapié en la obligatoriedad de remitir con carácter previo las modificaciones de calendario de trabajo, en cumplimiento del artículo 298 de la LGSS y Orden Ministerial ESS/982/2013. Se puede entender que el control de las variaciones de jornada se va a realizar por esta vía.

Claves que se indicarán en los ficheros XML según la situación del trabajador

  • Días no trabajados en ese periodo, en los que corresponda prestación: 01
  • Días trabajados, no procede prestación: 03
  • Días en baja IT, de maternidad o paternidad, que tampoco tienen prestación: 04
  • Días de descanso semanal, en los que corresponde prestación: 05
  • Vacaciones retribuidas, excluidas de la prestación: 06

Cómo se indica la baja de las prestaciones de los trabajadores afectados por el ERTE

Para la baja en las prestaciones por desempleo, tanto para un intervalo de días, como definitiva, se enviará un fichero XML de periodos de actividad.

También se podría comunicar a través del fichero Excel de comunicación de baja, como se realizaba hasta ahora.

No obstante, advierten que si se realiza a través del Excel, y el trabajador sigue percibiendo la prestación, se deberá tramitar de nuevo mediante un fichero XML de los periodos de actividad del mes en que se reincorporó.

Por lo que, aunque ofrecen ambas opciones, lo más recomendable sería realizar la comunicación por XML directamente.

Precauciones en el uso de los ficheros XML de los ERTES

En su guía advierten sobre varias situaciones que pueden afectar a tus ficheros XML y es importante tener en cuenta:

  • No es necesario comunicar periodos de actividad de un trabajador en suspensión desde el inicio del ERTE, pero una vez que remitas periodos de actividad de éste, tendrás que seguir enviándolos el resto de meses por este trabajador, aunque no haya variaciones. En el caso de no hacerlo, la prestación quedará en situación de baja y el trabajador dejará de cobrarla.
  • No se puede rectificar el envío de un fichero en caso de errores, habría que contactar directamente con la dirección provincial del SEPE.
  • Se recomienda enviar los periodos de actividad a mes vencido,
  • Se pueden enviar 2 ficheros en un mismo mes, debiendo enviarse por orden cronológico. Por ejemplo, trabajadores que pasan de un ERTE de fuerza mayor a un ERTE ETOP. Si se da este caso, se tendrá que comunicar la solicitud colectiva antes del segundo XML del ERTE ETOP.

Si lo deseas, puedes descargar la guía del SEPE para ver todas estas indicaciones.

En nuestro artículo sobre la prórroga de los ERTES y las exenciones podrás encontrar también todas las novedades en la tramitación con Seguridad Social, a raíz del Real Decreto 24/2020.

Esperamos que esta información sea de ayuda. ¿Qué te parecen estos cambios, crees que servirán para simplificar estos procesos? Nos encantará saber tu opinión. Déjanos un comentario en el blog, podrás hacerlo al final de esta página. ¡Gracias!

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