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Instrucciones para los trámites de los ERTES con el SEPE

Instrucciones para los trámites de los ERTES con el SEPE

Ya se han publicado las nuevas instrucciones para los trámites de los ERTES con el SEPE, tras el RD Ley 18/2021. 

El SEPE ha difundido recientemente las indicaciones a seguir para las prórrogas de los ERTES y nuevos procedimientos, en este artículo te resumimos todo. 

Más abajo encontrarás toda la información sobre cómo se tramitan a partir de ahora las solicitudes colectivas, cómo indicar el fin de la prestación o las variaciones en un ERTE y los detalles a tener en cuenta para evitar errores.

(Este artículo se actualiza continuamente para ofrecerte los últimos cambios, pulsa F5 para ver la última versión si ya lo has visitado)

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¿Qué trámites hay que gestionar con el SEPE para la prórroga de los ERTES?

Según indican, las prestaciones extraordinarias por ERTE Covid que estuviesen vigentes a 30 de septiembre se prorrogaron automáticamente hasta el 1 de noviembre.

Importante: para que tu ERTE se prorrogue a partir de noviembre es imprescindible que hayas solicitado la prórroga ante la Autoridad Laboral antes del 16 de octubre. Te recomendamos leer nuestro artículo sobre la prórroga de los ERTES donde lo explicamos.

Para dar continuidad a las prestaciones de los trabajadores a partir del 1 de noviembre, tendrás que realizar las siguientes gestiones:

 

¿Hay que enviar una nueva solicitud colectiva (Excel morado) en octubre para los ERTES prorrogados?

Sí, tendrás que remitir una nueva solicitud colectiva para los trabajadores que continúen estando afectados por el ERTE a partir del 1 de noviembre de 2021.

La solicitud colectiva se presentará a través de Certific@2 en la opción «Solicitud colectiva de prestaciones derivadas de ERTE consecuencia del Covid-19».

En el caso de que haya personas de baja IT en el momento del envío de la solicitud, se les incluirá también, excepto si se trata de casos de suspensión previa de la relación laboral, como un permiso de maternidad, excedencias, etc.

Toda la información comunicada deberá corresponderse con los datos comunicados a la Autoridad Laboral y Ministerio de Trabajo para la prórroga.

 

¿Cuándo tienes que enviar la solicitud colectiva? ¿En qué casos tengo que enviarla?

La nueva solicitud colectiva para la prórroga del ERTE tendrá que enviarse en los 15 días hábiles siguientes al 1 de noviembre o desde la notificación de la resolución de la Autoridad Laboral o certificado de silencio negativo, en el caso de que sea posterior al día 1 de noviembre.

Si se trata de un ERTE ETOP y deseas que se prorrogue más allá del 31 de octubre, también tendrás que presentar una nueva solicitud colectiva.

Así mismo tendrán que enviarla los nuevos ERTES que se hayan iniciado en el mes de octubre.

A partir de noviembre, si tu empresa ya tenía autorizado un ERTE Covid de Fuerza Mayor por el que enviaste solicitud colectiva en su momento, se mantendrán los datos de base reguladora y media ponderada comunicados.

En el caso de que tengas que transitar entre dos ERTES de Fuerza Mayor de distinta naturaleza a partir de noviembre, no se enviará nueva solicitud colectiva.

Si habría que hacerlo si transitas de un ERTE de fuerza mayor a un ERTE ETOP.

 

¿Tengo que comunicar los periodos de actividad (ficheros XML)?

Así es, se sigue teniendo que comunicar los periodos de actividad e inactividad al SEPE a través de los ficheros XML.

Igualmente, se comunicarán los días reales o los días calculados de inactividad, los llamados DAE. Más abajo te explicamos cómo calcularlos.

El envío del fichero XML debe realizarse entre el 1 y el 20 del mes siguiente al mes que corresponda.

Todos los meses tendrás que seguir comunicando los periodos de actividad e inactividad a mes vencido, antes del día 20, a través de Certific@2. Más abajo encontrarás un resumen con las instrucciones y códigos a indicar.

Por ejemplo, por el mes de octubre, tendrás que enviar fichero XML hasta el 20 de noviembre.

Un consejo si vas a utilizar el Generador de ficheros XML del SEPE: Descárgate siempre la última versión (haz F5 siempre antes de descargártela para ver la última en tu navegador si has accedido a la página del SEPE antes).

En la última versión, los días de descanso marcados con una D se trasladaban al XML con el código 05 (descanso semanal), hasta ahora lo hacía con el 03.

Existen 2 opciones posibles para cumplimentar el XML: utilizando el asistente simplificado de la web del SEPE o el de encontrarás en la aplicación Certific@2.

Desde el SEPE, se recomienda utilizar mejor el asistente de Certific@2 si necesitas hacer cálculo de DAE.

 

El envío del calendario y horario de trabajo sigue siendo obligatorio

Igualmente, te recordamos que sigue vigente la obligación de remitir con carácter previo las modificaciones en el calendario y horario de trabajo, para dar cumplimiento al artículo 298 de la LGSS y Orden ESS 982/2013.

Según una nota publicada el 3 de noviembre por el SEPE, el envío de estos calendarios debe realizarse a través de Certific@2

En su sede electrónica publicaron una opción que te permitirá enviar los calendarios de forma previa. Accede a la opción empresas y pulsa el botón de Certif@2. Podrás distinguir el enlace para iniciar la solicitud fácilmente porque incluye una referencia a la Orden ESS/982/2013.

Este trámite está siendo bastante vigilado por Inspección en sus actuaciones, ya que es una gestión que exige la Ley General de Seguridad Social.

No olvides que también deberás comunicar el tipo de inactividad y declaración responsable en Seguridad Social. Visita nuestro artículo sobre las claves de TGSS para ver todos los detalles.

 

¿Qué gestiones hay que realizar si transito de un ERTE de suspensión a limitación o viceversa?

El RD Ley 18/2021 mantiene la posibilidad de transitar de un ERTE de suspensión a un ERTE de limitación o viceversa, según la evolución de las restricciones.

En estos casos, la norma simplifica los trámites con la Autoridad Laboral. No habría que iniciar un nuevo ERTE, simplemente habría que comunicar a la Autoridad Laboral y representantes de los trabajadores el cambio de situación, fecha de efectos y trabajadores afectados.

No tendrás que enviar una nueva solicitud colectiva, pero sí tendrás que enviar fichero XML y calendarios previos, si ese cambio implica también modificaciones en la prestación de los trabajadores y su jornada trabajada.

Recuerda modificar igualmente las claves de inactividad y declaración responsable en TGSS.

 

Cómo se tramita la solicitud colectiva de los ERTE 

Esta solicitud se realizará presentando el modelo oficial de «solicitud colectiva» (Excel morado) en la sede electrónica del SEPE, dirigida a la entidad gestora de la provincia donde esté ubicado el centro de trabajo (según su código de cuenta de cotización).

El plazo máximo para presentar la solicitud colectiva será de 15 días hábiles desde la fecha en que tenga efectos el ERTE. Según indicaciones del SEPE, comenzará a contar el plazo de 15 días hábiles, tras haber recibido la notificación de la resolución del ERTE de la Autoridad Laboral o certificado de silencio administrativo positivo.

En «fecha de inicio» de la solicitud colectiva tendrás que indicar la fecha de comienzo de la medidas que se van a aplicar.

En el caso de que tengas que incluir en el ERTE a un trabajador que no estuviese inicialmente, también tendrías que enviar una nueva solicitud colectiva por ese trabajador, para que tramiten su prestación.

Importante: el SEPE ha añadido una casilla para distinguir los ERTES por causas Covid-19, que debes marcar antes del envío de la solicitud colectiva, si no, no te va a dejar continuar. La podrás encontrar en la parte inferior, antes del botón «Enviar solicitud».

En el campo observaciones (antes de enviar la solicitud) tendrás que incluir una referencia al tipo de ERTE que es: limitación, impedimento o ETOP.

Para los ERTES ETOP que se decidan prorrogar: tras comunicar la prórroga ante la Autoridad Laboral, tendrás que enviar una nueva solicitud colectiva, indicando en observaciones «prórroga ETOP».

Si tienes un ERTE de fuerza mayor, limitación o impedimento y decides transitar a un ERTE ETOP, tendrás que enviar una nueva solicitud colectiva con los ERTES afectados por el ETOP, antes de 15 días tras el inicio de la medida. 

Recuerda: enviar certificado de empresa por todos los trabajadores incluidos en la solicitud colectiva.

 

¿Cómo se indican los periodos de actividad e inactividad al SEPE para ERTES a partir de octubre de 2021?

El SEPE indica que el envío de los periodos de actividad e inactividad se realizará en la sede electrónica del SEPE, en Certific@2. Igualmente se realizarán los Certificados de Empresa.

Para enviar el XML de los periodos de actividad debes acceder a la sede electrónica y dentro de la sección de «empresas», hacer clic en «protección por desempleo» y a continuación en «Comunicación de periodos de actividad» (necesitarás tu Certificado Digital para acceder).

En el XML se completarán los datos de la empresa por Código de Cuenta de Cotización. Más abajo se indicarán los datos del trabajador, jornada de trabajo habitual y las diferentes situaciones en el calendario.

Los días de actividad completos se harán coincidir con los últimos días del mes o del periodo. Se especificarán los días de actividad realizados con la misma jornada que tuviese el trabajador antes del ERTE.

Si la jornada fuese inferior (reducción), se calcularán los días de actividad en proporción o «días de actividad equivalente«.

Para rellenar el calendario en el asistente simplificado de la web del SEPE, completa las casillas blancas:

  • Marca con una X los días de suspensión total (inactividad).
  • Para reducción de jornada, introduce el número de horas que no va a trabajar ese día. Por ejemplo, si de 8 horas, sólo trabaja 5, se indicará un 3.
  • En los días de descanso semanal indica una D.

Una vez hayas completado el calendario, pulsa el botón «cálculo de días», la aplicación calculará los días de actividad equivalente.

Para finalizar, pulsa el botón «XML», que generará el fichero que debes subir a través de la sede electrónica.

La comunicación del fichero XML con los periodos de actividad e inactividad se realizará entre los días 1 y 20 del mes natural siguiente.

Una vez que el trabajador se reincorpore a su puesto, sí será necesario remitir fichero XML de periodos de actividad relativo al primer mes en que empiece a trabajar.

Por ejemplo, si empezase a trabajar desde el 14 de junio en adelante, habría que remitir comunicación de periodos de actividad marcando del 17 al 30 de junio como días de actividad.

Para volver a afectar al trabajador en el ERTE, habría que remitir fichero XML del mes en que vuelvas a incluirlo en el ERTE, a mes vencido.

A continuación compartimos con vosotros un ejemplo del SEPE sobre cómo completar el fichero XML en diferentes supuestos, en la columna izquierda, en lugar del nombre verás el tipo de supuesto de la situación que se está indicando:

¿En qué casos tengo que enviar los periodos de actividad?

Sí tendrás que enviar periodos de actividad/inactividad si el trabajador ha tenido actividad durante ese mes, es obligatorio enviar el fichero XML para informar.

Igualmente habrá que enviarlos si has incluido a ese trabajador en anteriores ficheros XML, aunque no tenga actividad, indicando el código 01 o X (según el formato), porque si no, cortarán su prestación.

En el caso de que el trabajador se encuentre en baja IT, se informará mediante fichero XML de la baja. Y no se volverá a incluir al trabajador en el XML hasta el alta médica.

También tendrás que enviar fichero XML si el trabajador no va a seguir en ERTE, indicando la fecha desde la que no procede el pago de prestación.

Y tendrás que enviarlo antes del 20 de octubre en el caso de trabajadores afectados por ERTE que tengan prestación hasta el 31 de octubre, para que no le prorroguen la prestación.

 

¿Cómo se calculan los días de actividad equivalente del fichero XML?

Como te comentábamos, en si tienes que indicar vacaciones o IT en ese mes, el SEPE recomienda utilizar mejor el asistente que encontrarás dentro de la aplicación Certific@2.

Tendrás que obtener primero el DAE. Cálculo para obtener los días de actividad equivalente (DAE) = nº de horas totales trabajadas en el mes / nº de horas de jornada que tuviese el trabajador antes del ERTE.

Si el intervalo de inactividad es inferior a 5 días laborales, se aplicará el coeficiente 1,25.

Al indicarlo en el fichero, los días en que se haya realizado la jornada habitual completa se marcarán como día de actividad. Y los días con reducción de jornada, se asignarán a un intervalo de días, adaptando el intervalo a los días que resulten tras la división.

Cuando haya días de actividad o inactividad, el número de días que resulte al realizar el cálculo se distribuirá entre las fechas que hubo actividad real.

Por ejemplo, si del 1 al 4 de octubre se realiza media jornada, 4 horas, y el día 5, una jornada de 8 horas y el resto de días está en suspensión. El día 5 se marcará como día de actividad y el otro intervalo a media jornada, según el DAE. Los días de actividad equivalente serían = 24/8 = 3 días. (Sería 24 porque sumaríamos todas las horas que ha trabajado en el mes y se divide entre 8 horas que sería la jornada habitual). Se marcarían 3 días en el intervalo temporal, por ejemplo del 1 al 3 de octubre.

En el caso de que todos los días haya reducción de jornada, los días de actividad equivalentes se harán coincidir con los últimos días del mes o periodo, y los días de inactividad se marcarán a partir del primer día laborable del mes. Por ejemplo, si el DAE resulta a 15 días, se marcarán los últimos 15 días de ese mes y los primeros 15 días serán de inactividad.

Cuando haya descansos: Marca los días de descanso como 05, los de actividad 03 e inactividad con el código 01. Se indica el coeficiente 1,25 para que el sistema calcule los días de descanso a pagar.

Cuando hay un porcentaje de reducción de jornada constante: Calcula los días en proporción al porcentaje de actividad del mes. Marca con 03 el intervalo final del mes y el resto de días con el código 01. Indica 1 en coeficiente (se supone que los descansos ya están incluidos en el cálculo).

 

Claves que se indicarán en los ficheros XML según la situación del trabajador

  • Días no trabajados en ese periodo (inactividad), en los que corresponda prestación: 01
  • Días trabajados, no procede prestación: 03
  • Días en baja IT, de maternidad o paternidad, que tampoco tienen prestación: 04
  • Días de descanso semanal, en los que corresponde prestación: 05
  • Vacaciones retribuidas, excluidas de la prestación: 06

 

¿Cómo se comunican los días festivos?

En caso de días festivos, no se podrán marcar como descansos, ni tampoco como vacaciones (excepto si ese día festivo coincide con que un día de vacaciones).

Según indican, tendrán que marcarse simplemente como de actividad 03 o inactividad 01, en función de si ese día festivo está dentro de un intervalo de actividad o de inactividad.

Por ejemplo, el mes de noviembre, para un trabajador que está inactivo hasta el día 5 de noviembre, tendremos que marcar con 01 la festividad del día 1, puesto que tiene lugar en un intervalo de inactividad.

 

¿Qué ocurre si el trabajador en suspensión pasa a baja IT?

Si se inicia una baja IT, maternidad o paternidad, estando el trabajador en inactividad (suspensión), tendrás que remitir fichero XML del mes en que se produce la baja, tanto si la baja comienza en el periodo de actividad, como si se inicia en el de inactividad.

Tendrás que marcar los días de baja con la clave 04 en el fichero XML de la web Certific@2, no sirve el generador XML.

Si no vuelve de la baja, no tendrás que volver a incluirlo en el XML hasta el alta médica.

Si se inicia la IT durante el periodo de actividad, a su vez, el trabajador tendrá que comunicar la baja y alta en el SEPE a través de la sede electrónica, en el formulario de pre-solicitud, indicando «baja prestación» para la baja e «incidencias» para el alta. Y «reanudación» para el regreso tras la baja de maternidad o paternidad.

 

Cómo se indica la baja de las prestaciones de los trabajadores afectados por el ERTE

Para la baja en las prestaciones por desempleo, según las Instrucciones del SEPE, la baja del ERTE se comunicará por la empresa usando los ficheros XML de periodos de actividad antes del día 20 del mes siguiente.

Si es la primera vez que vas a incluir a ese trabajador en un fichero XML, tendrás que enviar el fichero marcando el con el código 03 el día de la reincorporación a su puesto.

Si se había incluido en anteriores ficheros XML, el último fichero en el que se debe incluir es el del mes de baja de la prestación. Tendrás que marcar los días actividad e inactividad que haya tenido. El último día marcado con el código 03 será el de reincorporación a su puesto. Y ya no se enviarían los siguientes XML.

Si se han enviado ficheros antes y el mes en que se incorpora no debe recibir prestación ya por ningún día, simplemente no se enviaría fichero XML. Al no enviarse, se dejaría de percibir la prestación (información según la últimas instrucciones).

Importante: Recuerda que sí sigue existiendo la obligación de comunicar la baja de la prestación del trabajador con carácter previo según el artículo 8.2 del RD Ley 30/2020.

El SEPE ha explicado cómo hacer la comunicación previa al SEPE para la baja de las prestaciones. En nuestro artículo sobre las bajas de ERTES podrás ver todos los detalles.

 

¿Qué trámites debo realizar con el SEPE si transito de un ERTE de Fuerza Mayor a ERTE ETOP?

Si deseas transitar de ERTE de fuerza mayor, limitación o impedimento a ERTE ETOP, tendrás que realizar las siguientes gestiones:

Hay que remitir solicitud colectiva con los trabajadores que pasan a ERTE ETOP, en los 15 días siguientes a la autorización de la Autoridad Laboral.

Será necesario emitir un certificado de empresa indicando las bases de cotización de los últimos 180 días cotizados.

Además, tendrás que comunicar fichero XML como explicamos anteriormente.

 

¿Qué debo hacer si hay un ERTE activo y se produce una subrogación de empresa?

Si se produce una subrogación y la nueva empresa quiere mantener el ERTE, la empresa cedente tendrá que comunicar la subrogación ante la Autoridad Laboral, SEPE e Inspección (si emitió informe en su momento).

La empresa cesionaria deberá remitir al SEPE una nueva solicitud colectiva con los datos de NIF y CCC nuevos, en «fecha de inicio» la fecha a partir de la cual comiencen a afectarse en ERTE por la nueva empresa. En «observaciones» habrá que indicar el motivo del envío y si es el mismo ERTE u otro nuevo.

Más adelante, habrá que seguir realizando las comunicaciones habituales, que hemos visto previamente.

Estas gestiones también serán necesarias para las empresas que cambien su figura mercantil o que necesiten cambiar su NIF o CCC.

 

¿Qué gestiones debo realizar ante el SEPE para los trabajadores fijos discontinuos?

Tras el RD Ley 11/2021, los trabajadores fijos discontinuos a los que no pueda hacerse llamamiento por las restricciones, deberás incluirlos obligatoriamente en un ERTE.

Tendrás que comunicar a la Autoridad Laboral la incorporación de estos trabajadores a un ERTE vigente o solicitar uno nuevo y enviar solicitud colectiva al SEPE.

Si el llamamiento normalmente se produce antes del 1 de octubre, la fecha de inicio de la solicitud colectiva sería el 1 de octubre, excepto si ya está incluido en un ERTE previamente y has enviado solicitud colectiva por él. Para el resto de casos, la fecha de inicio será el día de llamamiento habitual.

Recuerda que además tendrás que realizar las comunicaciones para la Autoridad Laboral, ITSS y TGSS habituales.

Para remitir el fichero XML, el SEPE recomienda utilizar el asistente de la web de Certific@2. Se indicará en coeficiente 1 y se tendrán que calcular los DAE multiplicando los días de actividad por 1,25 para que se paguen los días de descanso en la inactividad.

Esta obligación se hará extensiva para los trabajadores con contrato indefinido a tiempo parcial, que realizan su actividad de forma periódica (asimilados a fijos discontinuos). En estos casos, para identificar este tipo de trabajador, tendrás que plantear consulta ante la Delegación Provincial correspondiente, a través de RedSARA.

En el caso de trabajadores fijos discontinuos que hayan finalizado campaña y pasen a situación de inactividad, que hayan estado afectados por ERTE durante el último periodo de campaña, la empresa tendrá que incluirlos en la solicitud colectiva para fijos discontinuos (Excel azul).

 

Precauciones en el uso de los ficheros XML de los ERTES

Advierten sobre varias situaciones que pueden afectar a tus ficheros XML y es importante tener en cuenta:

  • Una vez que remitas periodos de actividad por un trabajador o trabajadores, tendrás que seguir enviándolos el resto de meses aunque no haya variaciones. En el caso de no hacerlo, la prestación quedará en situación de baja.
  • Si el inicio del ERTE no coincide con el día 1 del mes, en la fecha de la cabecera del fichero XML se indicará el periodo que corresponda.

 

¿Cómo solucionar errores en los XML periodos de actividad o solicitud colectiva?

En caso de que se deba solucionar un error en el ERTE, desde el SEPE aconsejan que se traslade a través de RedSARA para que quede constancia de ese registro.

También se podrá solicitar cita previa para presentar un escrito indicando el error, junto a la documentación que justifique los datos correctos.

En nuestro artículo sobre las claves para las exoneraciones en TGSS podrás encontrar también todas las novedades en la tramitación con Seguridad Social, a raíz del Real Decreto 11/2021.

Esperamos que esta información sea de ayuda. ¿Qué te parecen estos cambios, crees que servirán para simplificar estos procesos? Nos encantará saber tu opinión. Déjanos un comentario en el blog, podrás hacerlo al final de esta página. ¡Gracias!

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