Para evitar la morosidad en las relaciones comerciales y mejorar la transparencia en las transacciones, la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas. Así lo establece la Ley Crea y Crece, para la que existen novedades.

El 15 de junio se publicó el borrador del Reglamento de la Ley Crea y Crece, que regula la obligatoriedad del uso de la factura electrónica entre empresas y particulares.

Una vez que este RD sea de aplicación la facturación electrónica se convertirá en el único sistema que podrá usarse en las relaciones comerciales entre empresas, pymes y autónomos.

Ahora bien, ¿sabías que el uso de la factura electrónica es obligatorio para algunos autónomos y empresas desde el año 2015?

Esta obligación se incluyó en la Ley 25/2013 pero ha pasado desapercibida para muchos.

Para ayudarte a comprender mejor cómo debes emitir tus facturas, a continuación, analizamos todos los detalles de estas obligaciones para tu empresa:

¿Qué es la factura electrónica?

Tal y como recoge el Ministerio de Hacienda, una factura electrónica es un documento que se emite en formato electrónico que posee los mismos efectos legales que una factura de papel convencional.

Existen diferentes tipos de facturas electrónicas. Las más comunes son:

• Factura electrónica B2B: se usa para transacciones comerciales entre empresas.
• Factura electrónica B2C: se utiliza en las transacciones comerciales entre una empresa y un consumidor final.
• Factura con organismos públicos: se usa en transacciones con las Administraciones.

¿Qué autónomos están ya obligados a emitir facturas electrónicas?

El uso de la factura electrónica es obligatorio para algunos autónomos y para algunas compañías desde el año 2015.

Esta obligación se incluyó en la Ley 25/2013 y en ella se especifican varias indicaciones:

Los negocios que trabajen con cualquier organismo público pueden estar obligados a facturar por vía electrónica. La obligatoriedad va a depender de dos cuestiones:

• La forma jurídica del proveedor (si es autónomo o si se trata de una sociedad).
• El importe de la factura.

Forma jurídica del proveedor

En la Ley se indica que estarán obligados a emitir facturas electrónicas:

• Sociedades anónimas.
• Sociedades de responsabilidad limitada.
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
• Uniones temporales de empresas.
• Agrupaciones de interés económico y agrupaciones de interés económico europeo.

También en el caso de los fondos de pensiones, de capital riesgo o de inversiones, entre otras.

¿Qué pasa con los autónomos persona física? No van a estar obligados a emitir facturas electrónicas cuando trabajen con la Administración.

Únicamente deberán emitir las facturas en formato electrónico cuando trabajen en sociedades anónimas o en sociedades de responsabilidad limitada.

Importe de la factura

Hay que destacar que algunas administraciones no exigen factura electrónica cuando el importe se encuentre por debajo de 5.000 euros con IVA incluido.

Como ves, hasta este momento existe una obligación de emitir facturas electrónicas con las Administraciones, ¿qué pasa con empresas y particulares? Puedes descubrirlo, a continuación:

¿Cuándo tendrán que usar los autónomos obligatoriamente la facturación electrónica?

El Gobierno aprobó en septiembre de 2021 la Ley Crea y Crece, una de las reformas principales del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia que incluye la obligación de usar la facturación electrónica para autónomos y empresas.

Esta normativa llegó para modificar el artículo 112 de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

La Ley de Creación y Crecimiento de Empresa introdujo un nuevo artículo 1 bis:

“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.

Hasta ahora la facturación electrónica únicamente era obligatoria cuando el destinatario fuese una Administración Pública, para el resto de gestiones se podía utilizar el sistema tradicional de facturación en papel.

De hecho, solo un 15% de los autónomos usa la factura electrónica.

Para mejorar la competitividad empresarial, promover la digitalización y acabar con la morosidad, la norma incluye la obligación de todas las empresas a usar la facturación electrónica.

La Ley Crea y Crece estableció un período de 6 meses desde la publicación de la Ley para determinar los requerimientos y para su desarrollo reglamentario.

El pasado 15 de junio se publicó dicho desarrollo, por lo que ya conocemos cuáles podrían ser los aspectos exactos que habrá que incluir en las facturas.

¿Qué elementos deberán incluir obligatoriamente los autónomos en la factura electrónica?

A continuación, analizamos qué elementos deberán incluir de manera obligatoria las facturas electrónicas:

Las facturas electrónicas deberán ir firmadas con firma electrónica

Las empresas y profesionales que reciban sus facturas electrónicas a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas privadas tendrán que hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas.

Será necesario en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web.

¡IMPORTANTE! Todas las facturas electrónicas que sean emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada.

Las facturas electrónicas se identificarán con un código único 

Además, se incluye que las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar:

• La autenticidad de su origen.
• La integridad de su contenido.
• Su legibilidad, desde su fecha de expedición durante su período de conservación.

¡Importante! Todas las facturas electrónicas van a tener que identificarse con un código único.

Este código necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.

Las facturas electrónicas tendrán que informar de cuál es su estado 

La persona destinataria de la factura electrónica tendrá que informar al emisor en 4 días naturales de:

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha.

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:

• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
• Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

Las facturas electrónicas deberán emitirse a través de una plataforma homologada

Será importante tener en cuenta también cuál es el lenguaje informático a través del que se crea cada factura.

Las facturas electrónicas tendrán que ser emitidas por el Sistema Público de la Agencia Tributaria o a través de una plataforma de facturación que esté homologada.

Además, las empresas y profesionales que utilicen la solución pública de facturación electrónica, deberán emplear la sintaxis Facturae.

Las facturas electrónicas tendrán que ir acompañadas de información adicional en PDF

Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del RD las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar las facturas electrónicas de:

• Un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas.
• Salvo cuando la persona destinataria de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

¿Qué otros datos deben incluir las facturas electrónicas de manera obligatoria?

Además de los elementos mencionados anteriormente, la factura electrónica debe incluir los mismos datos obligatorios que si se tratase de una factura tradicional:

• Número de la factura para facilitar una búsqueda rápida de la misma.
• Datos del emisor y del remitente.
• Concepto de la factura.
• Fecha de emisión.
• Base imponible o tipo impositivo.
• Retención del IRPF.
• IVA.
• Importe total de la factura y método de pago.

¿Cómo tendrán las empresas y autónomos que facturar electrónicamente?

Las pymes, empresas y autónomos tendrán que olvidarse del uso de papel y digitalizar todas sus facturas.

Para ello, deberán formar a sus plantillas para que aprendan a usar los programas de factura electrónica.

Además, tendrán que facilitar a los destinatarios la visualización de las facturas de forma gratuita y sin necesidad de imprimirlas.

Y deberán permitir a sus clientes acceder a sus facturas electrónicas durante, al menos, los últimos 4 años.

La Ley Crea y Crece obliga, además, a las empresas a ofrecer servicios de facturación electrónica capaces de operar entre ellos.

Aunque la Ley Crea y Crece entró en vigor en 2022, la obligatoriedad de usar la facturación electrónica tiene dos plazos diferenciados:

• Las empresas con una facturación anual que supere los 8 millones de euros, tendrán un plazo de 1 año tras la publicación de la Ley Crea y Crece para usar la facturación electrónica en sus procesos de trabajo. Se hará efectiva la obligación en 2024.
• El resto de las empresas, con una facturación inferior a los 8 millones de euros, tendrán un plazo de 2 años para adaptarse a esta nueva obligación. La obligación tendrá efectividad en 2025.

¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

La principal ventaja de la facturación electrónica es que permitirá a los autónomos luchar contra la morosidad.

Podrán llevar un control de los pagos pendientes, es decir, la factura electrónica sirve para facilitar el acceso a la información sobre los plazos de pago entre empresas.

Además, usando la facturación electrónica se reduce el uso de papel en las oficinas y se mantienen las facturas guardadas de forma mucho más segura.

Otra ventaja de la firma electrónica es que se ahorra espacio en la oficina y se reduce el impacto medioambiental.

También se promueve la digitalización en las relaciones empresariales y se minimizan los costes de transacciones.

El Kit Digital y la facturación electrónica

Para facilitar la adquisición de programas de facturación electrónica, el Gobierno ha impulsado el programa Kit Digital.

Este programa tiene como fin apoyar a las pymes y autónomos a través de subvenciones para fomentar la digitalización en sus procesos de trabajo.

Para acceder al Bono del Kit Digital las empresas tienen que realizar un test de autodiagnóstico para conocer su nivel de madurez e identificar sus necesidades de digitalización.

Una de estas necesidades podría ser la adopción de la factura electrónica en la empresa.

¿Cuáles son las sanciones por no disponer de programas de facturación electrónica?

Las empresas y autónomos que no dispongan de programas de facturación electrónica estarían constituyendo una infracción administrativa.

Esta infracción podría ser sancionada con una multa de hasta 10.000 euros.

La cuantía de las sanciones se aplicaría dependiendo del número de personas afectadas por la infracción o la continuidad o persistencia de dicha conducta infractora.

Corresponderá a la persona titular de la Secretaria de Estado de Digitalización en Inteligencia Artificial imponer la sanción.

Si eres una pyme o un autónomo y deseas beneficiarte del Kit Digital para instaurar en tu empresa la facturación electrónica y evitar sanciones, nosotros te ayudamos.

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¿Has usado alguna vez programas de factura electrónica? ¿Te gustaría beneficiarte del Kit Digital para digitalizar tus procesos de trabajo?

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