¡Novedades importantes! La facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas y ya tiene calendario de aplicación.

Con el objetivo de prevenir la morosidad en las relaciones comerciales, mejorar la trazabilidad de los pagos y aumentar la transparencia en las transacciones, la Ley Crea y Crece estableció la obligación de utilizar la factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales.

Tras los últimos avances normativos el calendario queda configurado de la siguiente manera:

• Las empresas y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros deberán adaptarse a la factura electrónica obligatoria a partir del 6 de octubre de 2027.
• Para el resto de empresas y profesionales la obligación será aplicable a partir del 6 de octubre de 2028.
• En relación con VERIFACTU Hacienda ha anunciado un nuevo aplazamiento de su implantación hasta octubre de 2028, con el objetivo de coordinar su aplicación con la generalización de la factura electrónica.

¿Cómo te afectan estas novedades? Estos cambios impactan directamente en la forma en la que empresas y asesorías deberán emitir, registrar y comunicar sus facturas en los próximos años.

Además, es importante no confundir ambas obligaciones:

• La factura electrónica de la Ley Crea y Crece regula principalmente el intercambio electrónico de facturas entre empresas y profesionales.
• La normativa sobre sistemas informáticos de facturación y VERIFACTU, vinculada a la Ley Antifraude, establece requisitos específicos para los programas utilizados para emitir y gestionar facturas.

Por eso, es clave conocer los plazos de aplicación según el tipo de empresa y prepararse con antelación para adaptarse correctamente a la nueva normativa.

A continuación, te dejamos una guía descargable con toda la información actualizada para que la tengas siempre a mano:

Descarga esta guía sobre las novedades en facturación electrónica y resuelve tus dudas

Si todavía no tienes claro qué normativa te afecta, cuándo debes adaptarte o cuáles son las diferencias entre la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y la Ley Antifraude (Ley 11/2021), esta guía es para ti.

En ella encontrarás los nuevos plazos de adaptación según el tipo de empresa o profesional, las principales diferencias entre ambas normativas y las claves prácticas que debes conocer para preparar tus sistemas de facturación.

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El Gobierno retrasa VERIFACTU hasta 2028 y la factura electrónica ya tiene fechas de aplicación

Hacienda ha anunciado un nuevo aplazamiento de VERIFACTU hasta octubre de 2028, con el objetivo de coordinar su implantación con la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales.

Este nuevo calendario supone un cambio respecto a los plazos establecidos anteriormente, que situaban la adaptación a los sistemas informáticos de facturación en 2027.

Al mismo tiempo, la publicación de la Orden HAC/1028/2026 ha completado una de las piezas necesarias para poner en marcha el sistema de factura electrónica B2B y ha iniciado el cómputo de los plazos para su aplicación.

De esta forma, empresas y profesionales tendrán que afrontar durante los próximos años la adaptación a dos obligaciones diferentes, pero relacionadas: los nuevos requisitos de los sistemas informáticos de facturación y la factura electrónica obligatoria.

¿Son lo mismo VERIFACTU y facturación electrónica?

¡Ojo! Uno de los errores más comunes es confundir VERIFACTU con la factura electrónica. Sin embargo, se trata de dos obligaciones distintas, con objetivos diferentes y marcos normativos independientes.

VERIFACTU está relacionado con los sistemas informáticos utilizados para emitir facturas y con la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Dentro de este modelo los sistemas VERIFACTU permiten la remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática, facilitando su control y verificación y contribuyendo a la lucha contra el fraude fiscal.

Por tanto, VERIFACTU no regula el formato de la factura, sino el sistema informático que la gestiona y los requisitos que debe cumplir para generar y gestionar los registros de facturación.

Por su parte, la Ley Crea y Crece impulsa la implantación de la factura electrónica obligatoria en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.

En este caso, el objetivo es digitalizar las relaciones comerciales, reducir la morosidad en los pagos y mejorar la eficiencia administrativa entre empresas.

La factura electrónica no consiste en enviar un PDF por correo electrónico, sino en utilizar formatos estructurados que permitan el intercambio automático de datos entre sistemas informáticos.

Nuevo calendario de aplicación 

La publicación de la Orden HAC/1028/2026 ha activado el cómputo de los plazos para la implantación de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales.

El calendario queda establecido de forma progresiva:

• Empresas y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros: deberán adaptarse a la factura electrónica obligatoria a partir del 6 de octubre de 2027.
• Resto de empresas y profesionales: deberán hacerlo a partir del 6 de octubre de 2028.

En paralelo, Hacienda ha anunciado que VERIFACTU se aplazará hasta octubre de 2028, haciendo coincidir su implantación con la entrada en vigor de la factura electrónica para el conjunto de empresas y profesionales afectados.

El objetivo es evitar que empresas, pymes y profesionales tengan que realizar adaptaciones sucesivas de sus programas de facturación en un periodo de tiempo muy reducido.

¿Qué es la factura electrónica?

Tal y como define el Ministerio de Hacienda una factura electrónica es un documento emitido en formato digital que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.

Existen diferentes tipos de facturas electrónicas, siendo las más habituales:

• Factura electrónica B2B: utilizada para transacciones comerciales entre empresas.
• Factura electrónica B2C: aplicada en operaciones entre una empresa y un consumidor final.
• Factura con organismos públicos: empleada en operaciones con la Administración Pública.

¿Quién está obligado actualmente a emitir facturas electrónicas?

La factura electrónica ya es obligatoria desde el 15 de enero de 2015 para determinados proveedores que facturan a las Administraciones Públicas, de acuerdo con la Ley 25/2013.

Sin embargo, esta obligación no afecta por igual a todos los proveedores.

¿Qué entidades están obligadas?

La Ley 25/2013 establece que deberán utilizar la factura electrónica y presentarla a través del punto general de entrada correspondiente, entre otras, las siguientes entidades:

• Sociedades anónimas.
• Sociedades de responsabilidad limitada.
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en España.
• Uniones temporales de empresas (UTE).
• Agrupaciones de interés económico, así como determinados fondos de pensiones, capital riesgo, inversiones, titulización o garantía de inversiones, entre otros.

¿Y las personas autónomas?

Las personas autónomas que desarrollan su actividad como personas físicas no se encuentran entre las entidades obligadas por la Ley 25/2013 a utilizar la factura electrónica cuando facturan a una Administración Pública.

Esto no significa que no puedan utilizarla. Cualquier proveedor que haya entregado bienes o prestado servicios a una Administración Pública puede expedir y remitir voluntariamente una factura electrónica.

Esta situación cambiará con la implantación de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales prevista por la Ley Crea y Crece, que extenderá el uso obligatorio de la factura electrónica al ámbito privado de forma progresiva.

¿Qué ocurre con las facturas de hasta 5.000 euros?

La Ley permite que las Administraciones Públicas excluyan reglamentariamente de la obligación de facturación electrónica las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.

Es necesario comprobar si la Administración Pública destinataria ha establecido dicha exclusión.

Hasta ahora, la obligación de utilizar la factura electrónica se ha concentrado principalmente en determinadas relaciones con las Administraciones Públicas.

La gran novedad de la Ley Crea y Crece es que la factura electrónica obligatoria se extenderá también a las relaciones comerciales entre empresas y profesionales (B2B).

Te explicamos, a continuación, quién tendrá que adaptarse y a partir de cuándo.

¿Cuándo tendrán que usar los autónomos obligatoriamente la facturación electrónica?

El Gobierno aprobó en septiembre de 2021 la Ley Crea y Crece, una de las reformas clave del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, que introduce la obligación de utilizar la facturación electrónica en las relaciones entre empresas y autónomos.

Esta normativa modificó el artículo 112 de la Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

La Ley de Creación y Crecimiento de Empresa introdujo un nuevo artículo 1 bis:

“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.

El objetivo de esta medida es impulsar la digitalización de las relaciones comerciales, facilitar la trazabilidad de las operaciones y luchar contra la morosidad.

Posteriormente, el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, desarrolló el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.

Además, la publicación de la Orden HAC/1028/2026 ha activado el cómputo de los plazos previstos para la aplicación de esta obligación.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

La implantación será progresiva en función del volumen de operaciones:

• Empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: la obligación será exigible a partir del 6 de octubre de 2027.
• Resto de empresas y profesionales, incluidos los autónomos: la obligación será exigible a partir del 6 de octubre de 2028.

Por tanto, para la mayoría de personas autónomas, octubre de 2028 será la fecha clave para comenzar a utilizar obligatoriamente la factura electrónica en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales.

¿Qué relación existe entre VERIFACTU y la factura electrónica?

Aunque ambas novedades afectan a la facturación de empresas y profesionales, VERIFACTU y la factura electrónica no son lo mismo.

La factura electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece regula fundamentalmente la expedición, transmisión y recepción de facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales.

Por su parte, la normativa derivada de la Ley Antifraude establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados para los procesos de facturación.

Dentro de este segundo marco se encuentra VERIFACTU, una modalidad que permite remitir automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria.

¿Es obligatorio utilizar VERIFACTU?

No necesariamente. La normativa contempla dos modalidades para cumplir los requisitos exigidos a los sistemas informáticos de facturación:

Sistema VERIFACTU

En esta modalidad los registros de facturación se remiten a la Agencia Tributaria de forma automática.

Entre sus principales características se encuentran:

• Remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
• Garantía de integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
• Incorporación del correspondiente código QR en las facturas.
• Posibilidad de que la clientela compruebe determinada información a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Sistema NO VERIFACTU

También es posible utilizar un sistema informático que no remita automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria.

En este caso:

• Los registros permanecen en el sistema informático de facturación.
• El sistema debe garantizar igualmente su integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.
• Debe cumplir los requisitos técnicos establecidos por la normativa.
• Los registros deberán estar disponibles para la Administración tributaria cuando proceda.

Por tanto, la obligación no consiste necesariamente en utilizar VERIFACTU, sino en utilizar un sistema informático de facturación que cumpla los requisitos establecidos legalmente.

¿Cuándo serán obligatorios estos requisitos para empresas y autónomos?

Los plazos que situaban la adaptación de las sociedades en enero de 2027 y la de las personas autónomas en julio de 2027 han quedado afectados por el nuevo aplazamiento anunciado por Hacienda.

Hacienda ha anunciado que la implantación de VERIFACTU se pospondrá hasta octubre de 2028, con el objetivo de coordinarla con la entrada en vigor generalizada de la factura electrónica obligatoria y evitar que empresas y profesionales tengan que realizar varias adaptaciones de sus sistemas de facturación en un corto periodo de tiempo.

¡Importante! Este nuevo aplazamiento ha sido anunciado por Hacienda y deberá quedar reflejado en la correspondiente modificación normativa.

Por ello, será necesario estar pendiente de su publicación oficial para conocer las condiciones y fechas definitivas de aplicación.

VERIFACTU ya está disponible, aunque Hacienda anuncia un nuevo aplazamiento hasta 2028 

Desde el 23 de abril de 2025 están disponibles en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria los servicios de VERIFACTU, tanto para la remisión voluntaria de registros de facturación como para el cotejo del código QR tributario y la consulta de información.

Esto permite que empresas y profesionales puedan utilizar de forma anticipada sistemas informáticos de facturación adaptados a la normativa, aunque todavía no haya llegado la fecha límite para su utilización obligatoria.

Servicios disponibles para quienes emiten facturas

La Agencia Tributaria dispone de diferentes servicios relacionados con los sistemas informáticos de facturación y VERIFACTU, entre ellos:

• Servicios para la remisión de registros de facturación a la Agencia Tributaria.
• Consulta de los registros de facturación remitidos.
• Servicios de cotejo de facturas mediante su código QR tributario.
• Acceso a los registros generados mediante sistemas VERIFACTU.

¿Qué puede hacer quien recibe una factura con código QR?

Las facturas emitidas mediante sistemas informáticos de facturación sujetos a esta normativa incorporan un código QR tributario.

Cuando el sistema utilizado funciona en modalidad VERIFACTU y los registros han sido remitidos a la Agencia Tributaria el destinatario puede utilizar el código QR para acceder al servicio de cotejo y comprobar la información correspondiente.

La utilización anticipada de estos sistemas es posible y la propia Agencia Tributaria permite que empresas y profesionales comiencen a utilizarlos antes de que resulten obligatorios.

Guía rápida para usar la aplicación gratuita de facturación de la AEAT

La Agencia Tributaria ofrece una aplicación gratuita de facturación accesible desde su Sede Electrónica, especialmente dirigida a autónomos, profesionales y empresas que emitan un número reducido de facturas al año o tengan un proceso de facturación sencillo.

Esta aplicación permite generar facturas y remitir simultáneamente sus registros de facturación a la AEAT, funcionando conforme a la modalidad VERIFACTU.

¿Cómo funciona la aplicación gratuita de facturación de Hacienda?

El acceso se realiza desde la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, dentro del apartado dedicado a Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERIFACTU.

El funcionamiento es sencillo:

• Se introducen los datos de la factura a través del formulario habilitado.
• La aplicación permite incorporar los datos del emisor, destinatario, productos o servicios, impuestos y demás información necesaria.
• Antes de emitirla, es posible guardar un borrador para continuar posteriormente.
• La aplicación valida los datos y permite previsualizar la factura en PDF.
• Al firmar y enviar, se registra la factura y se remite el correspondiente registro de facturación a la AEAT.
• Finalmente, puede descargarse la factura emitida en PDF, que incorpora un código QR para su cotejo.

Además, la herramienta permite guardar información habitual sobre clientes, productos, servicios y números de serie, evitando tener que introducirla manualmente en cada nueva factura.

¿A quién está dirigida la aplicación?

La propia Agencia Tributaria señala que está especialmente pensada para autónomos, profesionales y empresas que emitan pocas facturas al año o cuyo proceso de facturación sea relativamente sencillo.

Puede ser, por tanto, una alternativa para pequeños negocios que no necesiten utilizar un programa de facturación más avanzado.

¿Cómo emitir una factura paso a paso con la aplicación gratuita de Hacienda?

Los pasos para emitir una factura con la app gratuita de Hacienda son los siguientes:

• Paso 1. Introducir los datos del emisor y del destinatario.
• Paso 2. Indicar los datos de la factura, serie y descripción de la operación.
• Paso 3. Añadir los productos o servicios y posibles ajustes (retenciones, recargos, pagos).
• Paso 4. Validar, firmar y enviar la factura a la AEAT.
• Paso 5. Descargar el PDF con el justificante y la factura generada.

¡Importante! Las facturas emitidas desde la aplicación disponible en la Sede Electrónica de la AEAT son facturas reales y tienen trascendencia tributaria.

¿Se pueden exportar las facturas?

Actualmente, la aplicación gratuita de la AEAT permite descargar las facturas emitidas en formato PDF, pero no exportarlas en formato FacturaE.

Por ello, antes de elegir esta herramienta conviene valorar el volumen de facturación de la actividad y las necesidades de integración con otros programas de gestión o contabilidad.

Hacienda anuncia un nuevo aplazamiento para adaptar los sistemas informáticos de facturación

La implantación de los nuevos requisitos para los sistemas informáticos de facturación ha experimentado diferentes aplazamientos con el objetivo de facilitar la adaptación de empresas y profesionales.

El Real Decreto-ley 15/2025 había establecido inicialmente los siguientes plazos:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades: debían tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027.
• Resto de obligados tributarios, entre ellos muchas personas autónomas: debían hacerlo antes del 1 de julio de 2027.

Por su parte, los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación debían ofrecer sus productos plenamente adaptados en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1177/2024.

Sin embargo, Hacienda ha anunciado un nuevo aplazamiento de las obligaciones pendientes relacionadas con VERIFACTU hasta octubre de 2028, con la intención de coordinar su implantación con la entrada en vigor generalizada de la factura electrónica obligatoria.

¿Por qué se vuelve a retrasar VERIFACTU?

El nuevo aplazamiento anunciado por Hacienda pretende coordinar la implantación de los sistemas informáticos de facturación con la factura electrónica obligatoria.

De esta forma, se busca evitar que empresas y profesionales tengan que afrontar en un periodo muy reducido diferentes adaptaciones técnicas de sus programas y procesos de facturación.

La intención anunciada es hacer coincidir en octubre de 2028 la implantación de las obligaciones pendientes de VERIFACTU con la entrada en vigor de la factura electrónica para el conjunto de empresas y profesionales afectados.

¿Qué ocurre con los borradores, proformas y otros documentos previos a una factura?

La normativa de los sistemas informáticos de facturación permite utilizar borradores, prefacturas y facturas proforma antes de emitir la factura definitiva.

Estos documentos preparatorios no tienen la consideración de factura definitiva ni llevan el código QR tributario mientras no se produzca su emisión.

Sin embargo, cuando un sistema informático genera borradores, prefacturas o proformas vinculados al proceso de facturación, debe garantizarse su adecuada trazabilidad y vinculación con el sistema de emisión de facturas.

La Agencia Tributaria señala que estos sistemas deben disponer de mecanismos de control que permitan conservar los documentos preparatorios debidamente vinculados con las facturas o registros de facturación que finalmente se emitan o, si finalmente no se expide una factura, que permitan que queden registrados y conservados en el sistema.

Una vez que una factura se emite definitivamente y se genera su correspondiente registro de facturación, ya no puede tratarse como un simple borrador.

Las modificaciones posteriores deberán realizarse siguiendo los procedimientos previstos en la normativa.

Por tanto, los borradores y facturas proforma siguen estando permitidos, pero los sistemas informáticos utilizados para generarlos deben garantizar la trazabilidad del proceso de facturación.

¿Qué facturas deberán incluir el código QR tributario?

Una de las novedades introducidas por el Real Decreto 1007/2023 es la incorporación de un código QR tributario en las facturas expedidas mediante los sistemas informáticos de facturación sujetos a esta normativa.

Este código permite acceder a los servicios habilitados por la Agencia Tributaria y, en el caso de las facturas generadas mediante sistemas VERIFACTU, facilita que quien recibe la factura pueda cotejar la información remitida a la AEAT.

¿Las facturas en papel también deben incluir un código QR? 

La obligación de incorporar el código QR no depende de que la factura se entregue en papel o en formato digital, sino de que haya sido expedida mediante un sistema informático de facturación sujeto al Real Decreto 1007/2023.

Por tanto, una factura generada mediante uno de estos sistemas deberá incorporar el correspondiente código QR aunque posteriormente se imprima y se entregue en papel.

Sin embargo, esto no significa que cualquier factura confeccionada manualmente en papel esté obligada a incorporar un QR.

La normativa sobre sistemas informáticos de facturación se aplica cuando se utiliza un sistema informático para expedir las facturas.

Por ello, es importante diferenciar entre una factura elaborada mediante un sistema informático y una factura expedida de forma completamente manual.

Además, la Agencia Tributaria dispone de una aplicación gratuita de facturación que permite generar facturas y remitir sus registros a la AEAT conforme a la modalidad VERIFACTU.

Las facturas generadas mediante esta aplicación pueden descargarse en PDF e incorporan el correspondiente código QR.

¿Cómo deberán ser los sistemas y programas informáticos de facturación? VERIFACTU

La Orden HAC/1177/2024 establece una serie de requisitos que deben aplicar y cumplir los sistemas y los programas informáticos para los procesos de facturación.

El objetivo de esta normativa es impedir la fabricación, importación y tenencia de sistemas y de programas informáticos que permitan la manipulación u ocultación de datos contables, de facturación o de gestión a la Administración Tributaria.

Para garantizar la correcta gestión de la información es esencial que los sistemas de facturación aseguren:

• Integridad: los datos no deben ser alterados de manera no autorizada.
• Conservación: los registros deben ser mantenidos de forma segura durante el tiempo requerido por la normativa.
• Accesibilidad: la información debe ser fácilmente accesible para su consulta.
• Legibilidad: los datos deben presentarse de manera clara y comprensible.
• Trazabilidad: debe ser posible rastrear cualquier cambio realizado en los registros.
• Inalterabilidad: los registros deben ser inalterables para evitar fraudes.

Esta normativa supone el desarrollo reglamentario del Real Decreto 1007/2023, que incluye las siguientes novedades:

Un mismo sistema puede gestionar la facturación de varios obligados tributarios

Para implementar un sistema informático de facturación que de soporte a varios obligados tributarios es fundamental que el sistema funcione como si cada uno de ellos operara de manera independiente.

Esta estructura es fundamental para garantizar la seguridad y claridad en la gestión de registros tributarios.

• Cada obligado tributario debe contar con una gestión individual de sus registros de facturación y eventos, asegurando que la información sea tratada de manera separada.
• El sistema debe generar secuencias de registros y eventos diferenciados para cada obligado tributario.
• La funcionalidad VERIFACTU debe estar activa de forma independiente para cada obligado tributario, garantizando que los procesos y datos de uno no interfieren con los de otro.
• El sistema debe mostrar de forma visible y permanente la identificación del obligado tributario al que corresponde la operación actual. En el caso de gestionar más de un obligado tributario debe indicar el estado de cada uno (alta, baja, etc.) y permitir una consulta rápida y sencilla.

Capacidad de remisión de información a la Administración tributaria

Para asegurar la correcta remisión de información a la Administración Tributaria el sistema informático debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Debe poder conectarse a los servicios electrónicos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para facilitar el envío de información.
• Utilizar certificados electrónicos para autenticarse con la AEAT y, si es necesario, firmar electrónicamente los registros de facturación y eventos.
• Enviar los registros de facturación en el formato y estructura exigidos, utilizando protocolos seguros. Esto incluye tanto el envío automatizado como la respuesta a requerimientos específicos.
• Recibir y procesar correctamente las respuestas que la AEAT genere tras cada envío.

Sistemas de identificación válidos para remitir los registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT

Los sistemas informáticos deben cumplir con los siguientes requisitos de identificación y autenticación:

• La identificación electrónica del remitente debe realizarse a través de certificados electrónicos válidos y actualizados.
• La remisión de registros puede ser efectuada por el propio obligado tributario o por un representante autorizado.

Integridad e inalterabilidad de los registros de facturación

Para garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación, el sistema informático debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Cada registro de facturación debe incluir una huella digital o «hash», calculada según las especificaciones. Esto permitirá identificar cualquier alteración en los datos originales.
• El sistema debe permitir verificar rápidamente si el hash de cualquier registro es correcto.
• Todos los registros de facturación deben ser firmados electrónicamente para asegurar su autenticidad.
• El sistema debe permitir la comprobación rápida de la firma electrónica de cualquier registro bajo demanda.
• El sistema debe verificar la continuidad de la cadena de registros cuando se almacena en el mismo sistema, permitiendo comprobar su integridad de forma rápida.

En caso de que se detecte cualquier fallo en la integridad de los registros, el sistema debe:

• Activar una alarma visible que permanezca activa hasta que se restablezca la integridad de los registros.
• Crear un registro de evento que documente la anomalía detectada.

Trazabilidad de los registros de facturación

Conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación

Para la conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación, el sistema informático debe:

• Asegurar la conservación de todos los registros dentro del sistema, independientemente del método de almacenamiento, y permitir su consulta en formato electrónico legible para la Administración tributaria.
• Los registros pueden exportarse a un almacenamiento externo en formato legible, siempre y cuando se mantenga una copia fidedigna de los datos exportados. La exportación debe cubrir todos los registros de un período específico, y los registros exportados pueden eliminarse del sistema original, siempre que sean consecutivos y los más antiguos conservados.
• El usuario debe asegurar que los registros de facturación, independientemente del sistema en el que estén almacenados, se mantengan accesibles y legibles durante el periodo legal de conservación, incluso si se cambia de sistema.
• Las funciones de acceso y consulta deben ser rápidas e intuitivas, independientemente de la ubicación de los registros.
• Los registros conservados o exportados deben mantener la estructura y formato establecidos.

Registro de eventos

Este debe cumplir los siguientes requisitos:

• El sistema debe detectar y registrar eventos clave, como el inicio y fin del modo «NO VERI*FACTU», detección de anomalías en la integridad y trazabilidad de registros, restauración de copias de seguridad, y exportaciones de registros de facturación y eventos.
• Cada 6 horas operativas, el sistema generará un resumen de los eventos ocurridos en ese período. Si no hubo eventos, se generará igualmente un registro indicando esta situación. Además, se creará un resumen antes del apagado o cierre del sistema.
• Los registros de evento deben ser inalterables, trazables, accesibles y legibles, cumpliendo los mismos requisitos de los registros de facturación.
• Los registros deben generarse en formato XML, con codificación UTF-8, y cumplir con la estructura y contenido establecidos en el anexo.

Además, se incluyen condiciones para la generación y contenido de los registros de facturación, así como para la declaración responsable de los sistemas informáticos.

Huella o «hash» de los registros de facturación y de evento

La información con la que se generará la huella o «hash» se basará en un subconjunto de datos del registro de facturación o de evento, según corresponda.

Para el registro de facturación de alta:

• NIF del emisor.
• Número de factura y serie.
• Fecha de expedición de la factura.
• Tipo de factura.
• Cuota total.
• Importe total.
• Huella del registro de facturación anterior.
• Fecha, hora y huso horario de generación del registro.

Para el registro de facturación de anulación:

• NIF del emisor.
• Numero de factura y serie.
• Fecha de expedición de la factura.
• Huella del registro de facturación anterior.
• Fecha, hora y huso horario de generación del registro.

Especificaciones técnicas de la remisión por parte de los sistemas informáticos VERIFACTU

Los registros de facturación deben ser enviados a la Administración tributaria en formato XML, siguiendo la estructura y contenidos establecidos en el anexo correspondiente.

Además, los sistemas VERIFACTU deben implementar un control de flujo que considere un tiempo de espera inicial de 60 segundos entre envíos y un número máximo de registros por envío, definido en el diseño de registro del anexo.

El procedimiento de envío es:

• El sistema envía un primer conjunto de registros.
• La Agencia Tributaria responde con un nuevo valor del tiempo de espera.
• El sistema espera el tiempo indicado o acumula registros hasta el límite para el siguiente envío, lo que ocurra primero.

Los archivos enviados serán validados por la Agencia Tributaria. Una respuesta positiva no garantiza que los registros sean completamente válidos. En caso de rechazo, se proporcionará un código de error.

Si hay problemas técnicos que impidan la remisión, los registros deben ser enviados en cuanto sea posible, respetando el orden cronológico de generación.

El sistema debe reintentar el envío al menos cada hora y notificar sobre cualquier incidencia, incluyendo cuántos registros quedan pendientes.

Al recibir registros correctos, la Agencia proporcionará un código seguro de verificación. Si hay errores en los registros enviados, se informará sobre cuáles son y la naturaleza del error.

Condiciones y plazos de inicio y de renuncia a la remisión voluntaria

Un sistema informático puede comenzar a funcionar como VERIFACTU en cualquier momento.

• Una vez iniciado, el funcionamiento debe mantenerse al menos hasta el final del último año de operación, es decir, hasta el 31 de diciembre del año en que se esté operando como tal.
• Para renunciar al funcionamiento el sistema debe completar un campo específico en los mensajes de remisión de registros de facturación, indicando la última fecha de operación como VERIFACTU. Este mensaje debe ser enviado antes del final del año natural en el que se desee hacer efectiva la renuncia

Asimismo, se incluyen características sobre la remisión de registros de facturación para responder a un requerimiento

Condiciones y límites de la aplicación informática de facturación que pueda desarrollar la Administración tributaria

La aplicación de facturación debe ofrecer, al menos, las siguientes funciones:

• Captura, almacenamiento, consulta y descarga de datos de las facturas.
• Expedición de la factura en formato imprimible en PDF.
• Descarga de la factura en formato PDF.
• Generación y almacenamiento del registro de facturación.

Además, se utilizará bajo las siguientes condiciones:

• Solo se podrá utilizar para expedir facturas en nombre propio o a través de un apoderado.
• Se requerirá autenticarse mediante uno de los sistemas de identificación y autenticación que admite la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• Todas las facturas expedidas a través de esta aplicación deben contener obligatoriamente un destinatario.
• Tanto las facturas expedidas como los registros de facturación generados deberán ser gestionados únicamente por esta aplicación.

¿Se puede utilizar un sistema NO VERIFACTU para facturar?

Sí, es posible utilizar un sistema NO VERIFACTU, siempre que cumpla con todos los requisitos técnicos exigidos por la normativa.

¡IMPORTANTE! Si decides no adaptar tu sistema de facturación a la normativa VERIFACTU la responsabilidad legal recaerá completamente sobre ti como usuario, y no sobre el fabricante del software.

Esto está regulado en el artículo 201.bis de la Ley General Tributaria.

• Los fabricantes de software deben actualizar sus programas para cumplir con la norma.
• Si un cliente no quiere actualizarse el fabricante no es responsable legalmente. Sin embargo, deben ofrecer soporte para adaptar sistemas antiguos.

¿Qué ocurre si utilizas un software que no cumple la normativa?

Tanto los fabricantes y comercializadores como los usuarios de los sistemas informáticos de facturación tienen responsabilidades propias.

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria contempla infracciones relacionadas tanto con la fabricación, producción y comercialización de determinados sistemas informáticos como con su tenencia por parte de los usuarios cuando no se ajusten a lo establecido legalmente.

Por ello, cuando llegue la fecha en la que resulte obligatorio disponer de un sistema adaptado no será suficiente con seguir utilizando un programa antiguo que incumpla los requisitos exigidos por la normativa.

¿Qué pasa si el sistema registra las facturas pero no las envía a Hacienda?

Un sistema NO VERIFACTU no remite automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación, pero esto no significa que quede fuera de las obligaciones de control.

Estos sistemas deben conservar los registros de facturación cumpliendo los requisitos establecidos legalmente y disponer de las funcionalidades necesarias para ponerlos a disposición de la Administración tributaria cuando sean requeridos.

¿Para qué sirve el código QR de las facturas?

La obligación de incluir un QR en las facturas se debe a que:

• Facilita la comprobación por parte de la Agencia Tributaria. Es decir, servirá para conocer si realmente el negocio que emite la factura está dado de alta o la ha remitido a la Agencia Tributaria.
• Agiliza las deducciones en la declaración de impuestos.
• Posibilita a los clientes el conocimiento de los detalles de la factura simplemente escaneando el código.

Además, a través de este código QR Hacienda pretende que se eliminen los programas de facturación de doble uso con los que se pueden emitir facturas pero después no tributar por ellas.

Tal y como recoge la Orden HAC/1177/2024 el código QR debe cumplir los siguientes requisitos:

• Debe medir entre 30×30 y 40×40 milímetros.
• Seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004.
• Utilizar el nivel M (medio) de corrección de errores.

La Agencia Estatal de Administración Tributaria publicará detalles sobre la ubicación y presentación del código en la factura, además de otras características.

¿Qué información contiene el código QR?

El contenido del código QR debe incluir:

• URL: Dirección del servicio para cotejar o remitir información, que se publicará en la sede electrónica de la Agencia.
• Información de la Factura: Que debe formar parte de la URL:
  • NIF del obligado a expedir la factura.
  • Número de serie y número de la factura expedida.
  • Fecha de expedición de la factura.
  • Importe total de la factura.

La estructura específica de la URL y los requisitos de codificación se especificarán en un documento técnico en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

¿Quiénes estarán obligados a incluir un código QR en sus facturas?

Deberán cumplir con esta obligación tanto las personas trabajadoras autónomas como los negocios que se dediquen a la producción y comercialización de bienes.

Será a partir de 2027 cuando sea obligatorio hacer efectiva esta medida.

Además de estas novedades, a continuación, detallamos cómo deben ser las facturas digitales, según el futuro reglamento de la Ley Crea y Crece.

¿Qué requisitos tendrán las facturas electrónicas entre empresas y profesionales?

Analizamos qué elementos deberán incluir de manera obligatoria las facturas electrónicas:

Las facturas electrónicas deberán ir firmadas con firma electrónica

Las empresas y profesionales que reciban sus facturas electrónicas a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas privadas tendrán que hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas.

Será necesario en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web.

¡IMPORTANTE! Todas las facturas electrónicas que sean emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada.

Las facturas electrónicas se identificarán con un código único 

Además, las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar:

• La autenticidad de su origen.
• La integridad de su contenido.
• Su legibilidad, desde su fecha de expedición durante su período de conservación.

¡Importante! Todas las facturas electrónicas van a tener que identificarse con un código único.

Este código necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.

Las facturas electrónicas tendrán que informar de cuál es su estado 

La persona destinataria de la factura electrónica tendrá que informar al emisor en 4 días naturales de:

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha.

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:

• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
• Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

Las facturas electrónicas deberán emitirse a través de una plataforma homologada

Será importante tener en cuenta también cuál es el lenguaje informático a través del que se crea cada factura.

Las facturas electrónicas tendrán que ser emitidas por el Sistema Público de la Agencia Tributaria o a través de una plataforma de facturación que esté homologada.

Además, las empresas y profesionales que utilicen la solución pública de facturación electrónica, deberán emplear la sintaxis Facturae.

Las facturas electrónicas tendrán que ir acompañadas de información adicional en PDF

Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del RD las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar las facturas electrónicas de:

• Un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas.
• Salvo cuando la persona destinataria de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

¿Qué otros datos deben incluir las facturas electrónicas de manera obligatoria?

Además de los elementos mencionados anteriormente, la factura electrónica debe incluir los mismos datos obligatorios que si se tratase de una factura tradicional:

• Número de la factura para facilitar una búsqueda rápida de la misma.
• Datos del emisor y del remitente.
• Concepto de la factura.
• Fecha de emisión.
• Base imponible o tipo impositivo.
• Retención del IRPF.
• IVA.
• Importe total de la factura y método de pago.

¿Cómo tendrán que facturar electrónicamente las empresas y autónomos y cómo deben prepararse?

Las pymes, empresas y autónomos tendrán que olvidarse del uso de papel y digitalizar todas sus facturas.

Para ello, deberán formar a sus plantillas para que aprendan a usar los programas de factura electrónica.

Además:

• Tendrán que facilitar a los destinatarios la visualización de las facturas de forma gratuita y sin necesidad de imprimirlas.
• Deberán permitir a sus clientes acceder a sus facturas electrónicas durante, al menos, los últimos 4 años.

La Ley Crea y Crece obliga, también, a las empresas a ofrecer servicios de facturación electrónica capaces de operar entre ellos.

¿Cuáles son los plazos para implantar la factura electrónica obligatoria?

La publicación de la Orden HAC/1028/2026 ha activado el cómputo de los plazos previstos legalmente para la implantación de la factura electrónica obligatoria.

La Orden está en vigor desde el 6 de octubre de 2026. A partir de esta fecha comienzan a computarse los plazos establecidos por la Ley Crea y Crece y desarrollados por el Real Decreto 238/2026.

Empresas con facturación superior a 8 millones de euros

• Dispondrán de un plazo de 12 meses.
• Por tanto, la factura electrónica obligatoria les será aplicable a partir del: 6 de octubre de 2027.

Resto de empresas y autónomos (Facturación inferior a 8 millones €)

• Dispondrán de un plazo de 24 meses.
• Por tanto, la factura electrónica obligatoria les será aplicable a partir del: 6 de octubre de 2028.

Esto significa que para la mayoría de pymes y personas autónomas el 6 de octubre de 2028 será la fecha clave para adaptarse a la factura electrónica obligatoria en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales.

Comunicación de estados de facturas y pagos (Plazos especiales)

El sistema de factura electrónica permitirá conocer no solo que una factura ha sido emitida, sino también determinados estados relacionados con su aceptación y pago.

Entre los estados que deberán comunicarse se encuentran:

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
• Pago efectivo completo y su fecha.

Además, voluntariamente podrán comunicarse otros estados, como el pago parcial, la aceptación o rechazo parcial o la cesión de la factura a un tercero.

El Real Decreto 238/2026 establece periodos transitorios específicos para determinadas obligaciones relacionadas con la comunicación de estos estados, por lo que su aplicación no será necesariamente simultánea para todos los empresarios y profesionales.

Diferencia de plazos entre VERIFACTU y la facturación electrónica

VERIFACTU y la factura electrónica son dos obligaciones diferentes, aunque ambas afectan a los procesos de facturación de empresas y profesionales.

El calendario debe diferenciarse de la siguiente forma:

¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

La facturación electrónica tiene mucha ventajas, entre ellas:

• Combate la morosidad. La facturación electrónica facilita a los autónomos y empresas el control de los pagos pendientes. Al tener un registro claro y accesible de las facturas emitidas y su estado es más fácil gestionar los cobros y minimizar la morosidad.
• Permite acceder a las facturas y a toda la información en tiempo real. La facturación electrónica permite un seguimiento inmediato de los plazos de pago entre empresas, lo que favorece una mejor gestión financiera y una toma de decisiones más informada.
• Reduce el uso de papel. Al optar por la facturación electrónica las empresas disminuyen su dependencia del papel, lo que contribuye a un entorno de trabajo más sostenible.
• Aportan mayor seguridad. Las facturas electrónicas se almacenan de forma digital, lo que garantiza una mayor seguridad en la conservación de documentos.
• Permiten ahorrar espacio. La digitalización de las facturas elimina la necesidad de espacio físico para su almacenamiento, lo que puede suponer un ahorro considerable en costes de oficina.
• Se reduce la huella de carbono. Al reducir el uso de papel y la necesidad de impresión, la facturación electrónica contribuye a la sostenibilidad ambiental, minimizando la huella de carbono de las empresas.
• Se fomenta la digitalización. La adopción de la factura electrónica fomenta la digitalización en las relaciones empresariales, facilitando la transición hacia un entorno de trabajo más moderno y eficiente.
• Se reducen costes. La facturación electrónica reduce los costes asociados a la impresión, envío y gestión de documentos, lo que puede resultar en un ahorro financiero significativo.

¿Has usado alguna vez programas de factura electrónica? Déjanos más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!

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Fuentes: Real Decreto-ley 15/2025, Ley 18/2022, Orden HAC/1177/2024, Real Decreto 238/2026, Orden HAC/1028/2026