Pasos para contratar a un trabajador

¿Quieres incorporar personal en tu plantilla y no sabes cómo hacerlo? ¡Te ayudamos!

Estos son los pasos para contratar a un trabajador en 2025.

¿Qué tipo de contrato debes realizar para contratar?

Antes de contratar es fundamental que determines el tipo de contrato que vas a ofrecer, ya que existen diferentes modalidades según las circunstancias y necesidades de tu empresa. Por ejemplo:

• Contrato indefinido: Ideal si buscas estabilidad a largo plazo.
• Contrato fijo discontinuo: Para trabajos que no son continuos, pero se repiten en períodos específicos.
• Contrato de formación en alternancia: Dirigido a personas de hasta 30 años que buscan combinar trabajo y formación.

Una vez definido el tipo de contrato puedes proceder con los trámites correspondientes para formalizar la contratación.

¿Cuáles son los pasos para contratar a un trabajador en 2025?

A continuación, te explicamos los pasos fundamentales que debes seguir para contratar a un trabajador en España.

Paso 1. Inscripción de la empresa en la Seguridad Social

Si eres una empresa que va a contratar por primera vez lo primero que debes hacer es inscribirte como empresario en la TGSS.

Esto te permitirá obtener tu Código de Cuenta de Cotización, necesario para gestionar las cotizaciones y las obligaciones laborales de la empresa.

¿Cómo hacer la inscripción?

Tendrás que presentar el Modelo TA.6 en la oficina de la TGSS correspondiente a tu domicilio social.

La documentación necesaria para ello es la siguiente:

• Modelo oficial de solicitud.
• DNI o CIF del titular o empresa.
• Documento del Ministerio de Economía y Hacienda con el NIF y la actividad económica.

Además, deberás indicar la entidad colaboradora o mutua que cubrirá las contingencias laborales (accidentes, enfermedades profesionales e incapacidad temporal).

Comunicación de cambios y cese de actividad

Como empresario estás obligado a notificar cualquier variación de datos a la TGSS mediante el Modelo TA.7 en un plazo máximo de 6 días naturales tras producirse el cambio.

Los cambios que deben comunicarse son:

• Nombre o razón social.
• Domicilio.
• Actividad económica.
• Entidad colaboradora.
• Cese o extinción de la actividad.

El cambio de mutua debe comunicarse con 10 días de antelación a su entrada en vigor.

¿Qué ocurre si no comunicas la baja?

Si das de baja a todas tus personas trabajadoras, pero no notificar el cese de la empresa, la TGSS te considerará en situación de baja temporal.

Paso 2. Afiliación de los trabajadores a la Seguridad Social

Antes de contratar a una persona trabajadora debes verificar si ya está afiliada a la Seguridad Social. Si no lo está deberás gestionarlo.

La afiliación es el trámite por el cual la TGSS reconoce oficialmente a la persona y le asigna un número de Seguridad Social.

¿Cómo hacer la afiliación?

• Tendrás que realizarla a través del Modelo TA.1.
• Y deberás presentarla en la Dirección Provincial de la TGSS correspondiente al domicilio de la empresa.

Si el empresario no cumple con esta obligación la persona trabajadora también podrá solicitar su afiliación directamente.

Paso 3. Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social

Una vez completada la afiliación deberás comunicar el alta de la persona trabajadora en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda presentando el Modelo TA.2/S.

También tendrás que informar sobre las bajas y variaciones de datos de tu plantilla. Por ejemplo, modificaciones de cambios de la jornada laboral.

Las pymes con menos de 15 personas en plantilla y los autónomos pueden realizar estos trámites de manera telemática a través de Red Directo.

Los datos requeridos para el alta en la Seguridad Social son:

• Nombre o razón social del empresario.
• Código de Cuenta de Cotización.
• Régimen de Seguridad Social.
• Datos del trabajador (nombre, DNI, dirección, número de Seguridad Social).
• Fecha de inicio de la actividad.
• Grupo de cotización.
• Tipo de contrato y ocupación.

El alta debe realizarse hasta 60 días naturales antes del inicio de la actividad laboral.

Para las variaciones de datos las modificaciones deben incluir:

• Tipo de contrato, jornada laboral.
• Grupo de cotización.
• Cambio de ocupación.

Las bajas y variaciones tienes que presentarlas dentro de los 3 días naturales posteriores al cambio.

Paso 4. Registro del contrato laboral

Una vez formalizado el contrato de trabajo deberás enviarlo al SEPE para su registro en un plazo máximo de 10 días.

Si no se formaliza el contrato por escrito igualmente deberás comunicarlo al SEPE.

Tendrás que remitir una copia del contrato al SEPE para su registro.

Paso 5. Ingreso de las cuotas de cotización

Como empresa eres responsable de ingresar las cuotas de cotización a la Seguridad Social, tanto para ti como para tus personas a cargo.

Estas se deben descontar de sus salarios y abonarse dentro del mes siguiente a su devengo.

¿Cómo hacer el ingreso de las cuotas?

Puedes hacerlo en cualquier entidad financiera autorizada, como bancos.

Se necesita:

• Relación de liquidación de cotizaciones (RLC).
• Relación nominal de trabajadores (RNT).

El Sistema Cret@ facilita este proceso al generar un borrador de la cotización para que solo tengas que revisarlo y confirmarlo.

Paso 6. Obtención del calendario laboral

Por último, debes elaborar un calendario laboral que debe exhibirse en un lugar visible en cada centro de trabajo. Este calendario debe incluir:

• El horario de trabajo.
• Los días festivos, descansos semanales y entre jornadas.
• Otros días inhábiles establecidos por las autoridades laborales.

Consejos para contratar en 2025

Para que la contratación sea exitosa te recomendamos:

• Planificar con antelación: Asegúrate de que todos los trámites se realicen dentro de los plazos establecidos para evitar problemas con la Seguridad Social
• Consultar con un asesor o asesora laboral: Si no estás seguro de los trámites o el tipo de contrato adecuado, contar con un asesor laboral puede facilitarte el proceso.
• Mantener registros actualizados: Es crucial que cualquier cambio en los datos de la persona trabajadora o de la empresa se comunique rápidamente a la TGSS.

Esperamos haber solventado tus dudas hasta aquí. ¿Te resulta útil esta información? No olvides dejar tus comentarios más abajo, ¡nos encanta leerte!

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