¿Las empresas tienen que detallar claramente los conceptos de las nóminas?

¡Importante! Las empresas tienen que detallar claramente los conceptos de las nóminas, de manera que las personas trabajadoras puedan comprender fácilmente qué retribuciones están percibiendo y cómo se calcula su salario.

Es responsabilidad de la empresa proporcionar toda la información necesaria para que la nómina sea comprensible desde el primer momento sin que la persona trabajadora tenga que realizar cálculos adicionales, consultar el convenio colectivo o buscar información complementaria.

A continuación, te explicamos todos los detalles:

¿Deben las empresas detallar con claridad las nóminas?

Sí, las empresas están obligadas a entregar nóminas claras, completas y transparentes.

Esto permite que las personas trabajadoras entiendan su contenido sin necesidad de hacer cálculos adicionales.

De hecho, no se les puede exigir a las personas empleadas que consulten su convenio colectivo o que busquen información externa para entender su salario.

La jurisprudencia ha reforzado este principio de transparencia salarial. Un ejemplo es la demanda presentada por la Confederación General del Trabajo (CGT) contra Easyjet Handling Spain, en la que el sindicato solicitó que la empresa entregase recibos salariales individuales suficientemente claros y detallados para que las personas trabajadoras pudieran comprender plenamente su retribución.

La Audiencia Nacional dio la razón a la CGT. Te lo explicamos, más abajo.

¿Por qué las empresas deben detallar con claridad los conceptos de las nóminas?

Las empresas están obligadas a detallar de forma clara y precisa todos los conceptos incluidos en las nóminas en virtud del principio de transparencia salarial, consolidado tanto por la normativa laboral como por la jurisprudencia.

Así lo han reiterado, entre otras, la sentencia 73/2024 de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional, así como las sentencias SAN nº 31/2019 y STS nº 31/2019.

Estos son algunos puntos clave. Las nóminas deben incluir todos los conceptos de manera clara, proporcionando información sobre:

• Origen de los conceptos.
• Unidades y precios.
• Valores y número de unidades abonadas (diarias o mensuales).
• Variables de vacaciones.
• Cualquier otro concepto relevante no detallado en el convenio colectivo.

El objetivo de entregar una nómina es que la persona trabajadora no solo reciba su salario, sino que también entienda qué conceptos lo componen. Esto le permite presentar reclamaciones si hay discrepancias.

En este sentido, el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores establece que:

«La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo. El recibo de salarios se ajustará al modelo que apruebe el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan».

Precisamente, en la sentencia 73/2024 la Audiencia Nacional dio la razón a la Confederación General del Trabajo al considerar que Easyjet Handling Spain no identificaba con suficiente claridad determinados conceptos salariales, como la «variable vacaciones» o los «atrasos», vulnerando el principio de transparencia que debe regir la documentación salarial.

¿Qué requisitos de transparencia se exigen en las nóminas?

Las empresas deben garantizar que las nóminas reflejen de forma clara, completa y comprensible todos los conceptos salariales y deducciones aplicadas, permitiendo que las personas trabajadoras conozcan exactamente cómo se ha calculado su retribución.

Para cumplir con este deber de transparencia las nóminas deben incluir un desglose suficiente de aspectos como:

• El salario base y los complementos salariales.
• Las horas trabajadas y, en su caso, las horas extraordinarias o complementarias.
• Los pluses, incentivos y variables retributivas.
• Las deducciones practicadas, incluidas las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones de IRPF.
• Los atrasos, regularizaciones o ajustes salariales aplicados.
• Cualquier otro concepto necesario para comprender el cálculo final del salario.

Esto implica que las personas trabajadoras no deben depender de información adicional o de realizar cálculos para entender su remuneración.

Esta exigencia de transparencia cobra especial relevancia en situaciones más complejas, como los procesos de incapacidad temporal, las modificaciones de la jornada laboral, los sistemas de retribución variable o los cambios en las condiciones salariales.

Además, las empresas deben asegurarse de que sus programas y sistemas de gestión de nóminas permitan emitir recibos salariales claros, accesibles y suficientemente detallados, garantizando el derecho de las personas trabajadoras a conocer y verificar correctamente su remuneración.

¿Es necesario guardar las nóminas? No hacerlo puede costar dinero

Sí, de hecho no guardar las nóminas puede salir caro.

Aunque muchas personas las pierden con el paso del tiempo estos documentos son la principal prueba de los salarios percibidos, las cotizaciones realizadas y las condiciones laborales aplicadas durante la relación laboral.

Las nóminas permiten comprobar que la empresa está abonando el salario correcto, aplicando adecuadamente las retenciones de IRPF y cotizando a la Seguridad Social conforme a la remuneración real percibida.

Además, son fundamentales para detectar errores, reclamar cantidades pendientes o acreditar derechos laborales.

¿Por qué es tan importante guardar las nóminas?

La nómina contiene información que, en muchos casos, no aparece con el mismo nivel de detalle en los registros de la Administración, como por ejemplo:

• Salario base y complementos salariales.
• Horas extraordinarias.
• Pagos en especie.
• Retenciones e IRPF.
• Base de cotización a la Seguridad Social.
• Diferencias entre el salario bruto y la base por la que realmente se cotizó.

Esto resulta especialmente relevante cuando existen discrepancias entre los salarios percibidos y las cotizaciones declaradas por la empresa.

¿Cuánto tiempo es recomendable conservar las nóminas?

Aunque la empresa está obligada a conservar determinada documentación laboral durante un plazo limitado, lo más recomendable es que las personas trabajadoras guarden sus nóminas al menos durante 10 años, e incluso durante toda su vida laboral si es posible.

Este período permite reconstruir el historial laboral y salarial, detectar errores acumulados en las cotizaciones, reclamar cantidades adeudadas, acreditar antigüedad o justificar bases de cotización en procedimientos de jubilación o incapacidad permanente.

¿Conocías estas obligaciones de las empresas? No olvides dejar tus comentarios más abajo, ¡nos encanta leerte!

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Fuentes: Estatuto de los Trabajadores (art. 29.1), Sentencia de la Audiencia Nacional nº 73/2024, Sentencia de la Audiencia Nacional nº 31/2019, Sentencia del Tribunal Supremo nº 31/2019.