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¿Sabes cómo justificar el kilometraje de los viajes y cuánto deben pagar las empresas en 2026?
En este post resolvemos tus dudas sobre dietas y kilometrajes, y te contamos todo lo que necesitas saber para que tu empresa cumpla con la normativa y tus personas trabajadoras no sufran gastos indebidos:
¿Es obligatorio pagar dietas a los trabajadores?
Las dietas son cantidades que se abonan a las personas trabajadoras cuando, por motivos laborales, deben realizar desplazamientos o actividades fuera del centro de trabajo habitual.
No siempre son obligatorias; su pago depende de:
- Lo que indique el convenio colectivo.
- Lo que marque el contrato de trabajo.
- La política interna de la empresa.
Cuando se cumplen ciertos requisitos y límites las dietas pueden estar exentas de IRPF, lo que las hace ventajosas tanto para la empresa como para la persona trabajadora.
¿Qué cubren las dietas?
El objetivo de las dietas es reembolsar los gastos derivados del desplazamiento y pueden incluir:
- Transporte: transporte público o vehículo propio (límite exento por kilometraje: 0,26€/km).
- Comidas durante el desplazamiento.
- Estancia u alojamiento, normalmente contra factura.
Cuando una persona trabajadora se desplaza por orden de la empresa lo recomendable no es trasladar esos costes a la persona empleada, sino que la empresa puede pagar la dieta directamente, reembolsar los gastos reales o facilitar los medios para cubrirlos.
A continuación, en este post nos vamos a centrar en el pago del kilometraje y su justificación, un gasto que genera muchas dudas y sobre el que conviene tener claridad:
¿Cuál es el precio del kilometraje en 2026?
En 2026 el precio del kilometraje está fijado en 0,26 €/kilómetro, cantidad que permite también justificar gastos de aparcamiento y peajes.
Según las últimas directrices de Tributos este importe ha aumentado de 0,19 a 0,26 euros por kilómetro para los desplazamientos en transporte privado.
Esta cantidad es la que se considera exenta de tributación en las dietas y asignaciones para gastos de locomoción del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) para las personas empleadas.
Aunque las empresas pueden establecer su propio precio por kilometraje. De acuerdo con la Orden HFP/792/2023 cualquier cantidad fijada por encima de 0,26 €/kilómetro también será considerada válida.
¿Cómo hay que registrar y justificar el kilometraje en dietas por desplazamiento de los empleados?
La Dirección General de Tributos (DGT) aclaró hace unos años cómo deben registrarse y justificarse los desplazamientos cuando las personas trabajadoras utilizan sus vehículos propios por motivos laborales.
Esta aclaración es clave para asegurar que las dietas queden exentas de gravamen.
Según la consulta vinculante V0540-24 del 9 de abril de 2024, tanto empresas como personas trabajadoras autónomas deben mantener un registro detallado del kilometraje y justificar los desplazamientos ante una posible inspección.
Para que estos gastos queden exonerados de impuestos se deben seguir las siguientes pautas:
- Justificación del desplazamiento. Es fundamental demostrar que el desplazamiento realmente se ha realizado. Esto se puede acreditar mediante facturas o documentos que indiquen los gastos de peaje y aparcamiento.
- Uso de transporte público. Si la persona trabajadora utiliza transporte público el importe correspondiente debe justificarse mediante factura o un documento equivalente.
- Uso de vehículo propio. Para los desplazamientos en vehículo propio se debe acreditar cada recorrido mediante un registro detallado de las operaciones realizadas. Además, es necesario justificar los gastos de peaje y aparcamiento.
- Exoneración de gravamen. Las cantidades asignadas por desplazamientos en vehículo propio estarán exentas de impuestos hasta 0,26 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique el desplazamiento. A este importe se pueden sumar los gastos de peaje y aparcamiento, siempre que estén debidamente acreditados.
¿Quién debe acreditar la carga de prueba en concepto de dietas y gastos de viaje?
La justificación de los desplazamientos puede realizarse mediante cualquier medio de prueba admitido por la ley, según el artículo 106 de la LGT.
La resolución del TEAC Nº 3972/2018 establece criterios claros sobre quién tiene la carga de prueba en conceptos de dietas y asignaciones de gravamen:
Responsabilidad de la empresa
La normativa permite que la Administración Tributaria verifique la veracidad de las dietas declaradas como gastos exentos.
La empresa debe:
- Justificar los gastos de locomoción en vehículos privados.
- Acreditar los gastos de manutención.
- Demostrar día, lugar y motivo del desplazamiento, elementos esenciales para probar que los gastos están relacionados con actividades laborales.
Aunque la responsabilidad principal recae sobre la empresa, la persona trabajadora puede aportar voluntariamente la justificación si dispone de ella.
Además, la empresa debe demostrar que los desplazamientos y gastos están vinculados a razones laborales, lo que puede implicar aportar evidencia sobre la naturaleza del viaje.
Responsabilidad de la persona trabajadora
En el caso de uso de transporte público o gastos de estancia la persona trabajadora debe justificar estos gastos, ya que la normativa no transfiere esta carga a la empresa.
No obstante, corresponde a la empresa probar la vinculación de estos gastos con su actividad económica, demostrando que los desplazamientos obedecen a razones laborales.
La persona empleada también puede proporcionar voluntariamente esta justificación si dispone de ella.
Documentación necesaria
Si durante una comprobación la persona trabajadora no puede acreditar los gastos porque la documentación está en poder de la empresa:
- Si la empresa reconoce la exoneración en el certificado de retribuciones y retenciones la Administración no puede gravar esas cantidades en el IRPF de la persona trabajadora sin antes solicitar la documentación al pagador.
- Si la Administración considera que la persona trabajadora puede acceder a las pruebas necesarias para justificar la exoneración de las dietas a través de la empresa podría dirigirse directamente a esa persona para obtener la información, sin requerir previamente a la empresa.
¿Quiénes pueden beneficiarse de la compensación del gasto por kilometraje?
La compensación del gasto por kilometraje aplica a las personas trabajadoras que utilicen su vehículo personal para desplazamientos laborales.
¡Importante! Esta compensación no cubre los desplazamientos desde el domicilio al centro de trabajo habitual.
Además, es clave diferenciar entre empleados públicos y personas trabajadoras en empresas privadas.
Personas empleadas públicas
En el caso de personas empleadas públicas será el Estado quien ingrese directamente el importe de la compensación, tras presentar la factura de repostaje y quede justificado el desplazamiento.
Es decir, los 0,26€ por kilometraje se abonarán tras la presentación de la factura de combustible correspondiente y una declaración justificativa del desplazamiento.
De manera posterior, y tras la comprobación de la documentación, se les realizará un ingreso en su cuenta corriente a esas personas trabajadoras.
Personas empleadas en el sector privado
Por su parte, para las personas que presten sus servicios en el sector privado la compensación se aplicará por vía IRPF en forma de exención.
En este caso, también será necesario justificar el desplazamiento a través de un documento en el que se podrán incluir gastos de peaje y gastos de aparcamiento.
Así se podrán exceptuar de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción de la persona empleada que se desplace fuera de oficina o centro de trabajo para realizar su trabajo en lugar distinto.
Las condiciones serán las siguientes:
- Si se utiliza transporte público, el gasto debe justificarse mediante factura o documento equivalente.
- Para vehículo propio se aplica 0,26 €/km siempre que se justifique el desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento si se aportan justificantes.
Por tanto, quedarán exentos de IRPF los desplazamiento que se realicen fuera del lugar habitual de trabajo por motivos profesionales.
¿Cómo se justifican y se liquidan los gastos de kilometraje?
Para garantizar el pago correcto y la compensación de los gastos de kilometraje es necesario justificar la autenticidad de ese desplazamiento. Esto implica:
- Registrar la fecha, hora y kilometraje del vehículo antes del desplazamiento.
- Registrar la fecha, hora y kilometraje después de cada desplazamiento.
- Indicar el destino, es decir, el lugar al que se ha viajado.
- Detallar el propósito del viaje y su relación con las funciones laborales.
Los gastos de kilometraje pueden abonarse directamente en la nómina de las personas trabajadoras, asegurando que queden correctamente registrados y, en su caso, exentos de IRPF cuando cumplan los requisitos legales.
Ejemplo de gastos de kilometraje
Imaginemos que una persona empleada necesita trasladarse por motivos laborales a una ubicación situada a 60 kilómetros de distancia.
En este caso, el reembolso se calcularía de la siguiente manera:
- Distancia total: 60 kilómetros (ida) + 60 kilómetros (vuelta) = 120 kilómetros.
- Tarifa por kilómetro: 0,26 €.
- Cálculo del reembolso: 120 kilómetros x 0,26 €/kilómetro = 31,20 €.
Por lo tanto, el gasto a abonar sería de 31,20 euros.
Esperamos que esta información sea de utilidad. No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!
En 2026 el precio exento de IRPF para el kilometraje es de 0,26 €/km, aplicable cuando la persona trabajadora usa su vehículo privado por motivos laborales (excluyendo el trayecto casa-trabajo).
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Fuentes: Orden HFP/792/2023, Consulta Vinculante V0540-24 (9 abril 2024), Resolución TEAC Nº 3972/2018, Ley General Tributaria (Art. 106).
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Buenos días. Muy interesante este tema de los gastos de kilometraje. Tengo una duda. ¿Desde qué lugar tiene la empresa obligación de empezar a contabilizar los kilómetros recorridos por los trabajadores?. Ejemplo: Un trabajador tiene que desplazarse por una reunión a 100 km de la localidad de su centro de trabajo, que no de su domicilio, que está a 10 km del lugar de la reunión. Realmente, al salir desde su domicilio, recorre 20 km (10 ida + 10 vuelta), pero también es cierto que su centro de trabajo está a 100 km, y en su día a día de rutina la empresa no abona ese coste de desplazamiento diario. En este caso, ¿Cuántos kilómetros debe abonar la empresa? ¿20 km por considerar el inicio de desplazamiento desde su domicilio? ¿O 200 km por considerar el inicio de desplazamiento desde el centro de trabajo habitual y aunque no los haya recorrido realmente?. El convenio que aplica dice lo siguiente: Si por necesidades del servicio hubiere que desplazarse algún trabajador o trabajadora fuera de la localidad en que habitualmente tenga su destino, la Empresa le abonará, además de los gastos de locomoción y alojamiento (si hubiera lugar), una dieta del 100% de su salario convenio día, siempre que tenga que realizar una comida fuera de su domicilio, y del 150 % cuando tenga que realizar dos comidas o más o pernoctar fuera de su domicilio.
Muchas gracias por su ayuda y buena mañana.
Hola Ismael, en términos generales la empresa está obligada a contabilizar los desplazamientos desde el centro de trabajo habitual, que es la referencia legal y la que suelen recoger los convenios. No obstante, para evitar situaciones como la que planteas muchas empresas acuerdan políticas internas en las que se abona la distancia realmente recorrida cuando el desplazamiento se hace desde el domicilio, siempre que resulte más equitativa. Te recordamos consultar con un/a asesor/a laboral que podrá orientarte mejor según el convenio y las prácticas de tu sector. ¡Un saludo!
Tengo un contrato laboral de trabajar on line, para grandes. datos, pero una vez a la semana, para reuniones en la empresa, tengo que recorrer 130 kms. Ida y otros 130 de vuelta, esos kilómetros, supondrían al 0, 26 , cada semana durante todo un año unos 3.000 €, ¿sería entonces deducibles en el IRPF?
Hola Pedro, si trabajas por cuenta ajena no podrías deducir los 3.000 € directamente. La única forma de que no tributen es que la empresa te pague esos gastos como dietas por kilometraje, hasta el límite de 0,26 €/km, con justificación de trayectos. Si eres autónomo entonces sí podrías deducir los desplazamientos, siempre que estén relacionados con tu actividad económica y estén justificados y registrados. ¡Un saludo!
Tengo una duda.
Si el convenio al que pertenezco marca una cantidad mayor (0,36 €), ¿he de tributar por el diferencial (0,10) estando los primeros 0,26 exentos?
¿Puede la empresa pagar menos de lo que diga en convenio escudándose en que sobrepasa los 0,26?
Gracias y un saludo
Hola Carlos, por un lado, es probable que tengas que tributar por la diferencia entre lo que establece el convenio y la cantidad exenta de tributación. Por otro lado, la empresa no puede pagar menos de lo que marca el convenio alegando que supera los 0,26€ exentos. ¡Saludos!
Una duda, para trabajadores que tengan visitas al inicio de su jornada. El kilometraje se calcula desde el centro de trabajo al lugar de desplazamiento o desde la vivienda habitual del trabajador al lugar de desplazamiento?
Hola Selu, el convenio colectivo de tu sector puede establecer una norma específica sobre este tema. De hecho, cada empresa puede tener su propia política interna para el cálculo del kilometraje. Te recomendamos consultar con tu departamento de recursos humanos. Un saludo.
Buen día. Muy interesante vuestra página. Tengo una pregunta, y les agradecería me contestasen. En que lugar del contrato laboral, la empresa debe incluir los gastos del kilometraje del trabajador? Muchas gracias
Hola, Valentina. Por lo general los gastos de kilometraje no se detallan específicamente en el contrato laboral, sino que las condiciones suelen estar reguladas por el convenio colectivo aplicable. Si no hubiera un convenio o este no especifica claramente dichas condiciones es posible acordar de manera individual entre la empresa y la persona trabajadora. Un saludo.