¿Todas las empresas están obligadas a realizar una auditoría salarial? ¿Es suficiente con disponer de un registro retributivo? ¿Cuándo hay que realizar una valoración de puestos de trabajo?

Aunque estas tres herramientas están relacionadas con la igualdad salarial entre mujeres y hombres no tienen la misma finalidad ni son obligatorias en todos los casos.

El Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, establece las obligaciones que deben cumplir las empresas en esta materia.

Sin embargo, es habitual que surjan dudas sobre qué documentación debe elaborar cada empresa, especialmente cuando se trata de pymes que no están obligadas a disponer de un plan de igualdad.

En este artículo te lo explicamos todo: registro retributivo, auditoría y valoración de puestos: ¿qué es obligatorio?

¿Qué diferencias hay entre el registro retributivo, la auditoría y la valoración de puestos?

El registro retributivo, la auditoría salarial y la valoración de puestos de trabajo son instrumentos complementarios, pero cada uno responde a una necesidad diferente.

• Registro retributivo: permite conocer las retribuciones percibidas por mujeres y hombres dentro de una empresa e identificar posibles diferencias salariales.
• Auditoría retributiva: analiza el sistema salarial para determinar si existen desigualdades, cuáles son sus causas y qué medidas deben adoptarse para corregirlas.
• Valoración de puestos de trabajo: permite determinar qué puestos tienen igual valor mediante criterios objetivos relacionados con sus funciones, responsabilidades, conocimientos y condiciones de trabajo.

La principal diferencia es que el registro muestra cuánto se paga, la valoración identifica qué puestos son comparables y la auditoría analiza si las diferencias salariales están justificadas.

Principales diferencias entre el registro retributivo, la auditoría salarial y la valoración de puestos

¿Qué empresas están obligadas a tener un registro retributivo?

Todas las empresas que tengan personas trabajadoras por cuenta ajena deben disponer de un registro retributivo, independientemente de su tamaño.

Esta obligación está recogida en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores y desarrollada en el artículo 5 del Real Decreto 902/2020.

Por tanto, una empresa con tres personas empleadas tiene la misma obligación de elaborar el registro que una empresa con 200 personas trabajadoras.

El registro debe incluir a toda la plantilla, también al personal directivo y a los altos cargos con relación laboral.

¿Qué datos debe incluir el registro retributivo?

No basta con elaborar una tabla que refleje el salario medio de mujeres y hombres.

El registro debe recoger las medias aritméticas y medianas de las retribuciones realmente percibidas, diferenciadas por sexo y distribuidas conforme a la clasificación profesional aplicable.

En concreto, debe incluir:

• Salario base: retribución fijada para cada puesto o grupo profesional.
• Complementos salariales: antigüedad, nocturnidad, responsabilidad, productividad, comisiones y otros conceptos.
• Percepciones extrasalariales: dietas, indemnizaciones y otras cantidades de naturaleza extrasalarial.

Estos conceptos deben aparecer desglosados y diferenciados para que puedan identificarse las posibles diferencias retributivas.

Por ejemplo: una asesoría elabora el registro retributivo de una empresa y comprueba que los salarios base de mujeres y hombres son similares.

Sin embargo, al revisar los complementos detecta que los hombres perciben una cantidad media superior por productividad y disponibilidad.

Aunque el salario base no presente diferencias importantes el registro permite identificar una posible desigualdad que conviene analizar.

¿Cuándo debe actualizarse el registro retributivo?

Como regla general, el periodo de referencia es el año natural.

Por tanto, las empresas deben elaborar o actualizar el registro anualmente y revisarlo cuando se produzcan alteraciones sustanciales de los elementos que lo integran.

Por ejemplo, una modificación importante del sistema de complementos salariales puede hacer necesaria su actualización.

Además, cuando exista representación legal de las personas trabajadoras deberá ser consultada con al menos 10 días de antelación a la elaboración del registro o a su modificación.

¿Quién puede acceder al registro retributivo?

El acceso depende de si la empresa dispone o no de representación legal de las personas trabajadoras.

Si existe representación legal las personas trabajadoras pueden acceder al registro a través de sus representantes, que tienen derecho a conocer su contenido íntegro.

Si no existe representación legal la información que debe facilitar la empresa a una persona trabajadora que la solicite se limita a las diferencias porcentuales entre las retribuciones promediadas de mujeres y hombres, con el desglose previsto legalmente.

Esto significa que no existe una obligación general de entregar individualmente a cada persona trabajadora el registro completo.

¿Cuándo es obligatoria una auditoría retributiva?

La auditoría retributiva va más allá de recopilar datos salariales. Su finalidad es comprobar si el sistema retributivo de la empresa cumple el principio de igualdad entre mujeres y hombres, identificar posibles desigualdades y establecer medidas para prevenirlas o corregirlas.

Según el artículo 7 del Real Decreto 902/2020 deben realizar una auditoría retributiva las empresas que elaboren un plan de igualdad.

Esto incluye:

• Empresas con 50 o más personas trabajadoras.
• Empresas obligadas a disponer de un plan de igualdad por convenio colectivo.
• Empresas que deban implantarlo como consecuencia de una resolución o acuerdo sancionador, en los términos establecidos legalmente.
• Empresas que decidan elaborar voluntariamente un plan de igualdad conforme a la normativa.

Por tanto, la obligación de realizar una auditoría retributiva no depende exclusivamente del número de personas trabajadoras.

Una empresa con 35 personas empleadas podría estar obligada a realizarla si su convenio colectivo exige disponer de un plan de igualdad.

¿Qué debe incluir una auditoría retributiva?

El artículo 8 del Real Decreto 902/2020 establece dos elementos fundamentales.

1. Diagnóstico de la situación retributiva

La empresa debe analizar su sistema salarial para identificar posibles desigualdades.

Este diagnóstico incluye:

• Valoración de los puestos de trabajo.
• Análisis de las diferencias salariales entre mujeres y hombres.
• Revisión de los criterios de asignación de complementos.
• Estudio de los sistemas de promoción profesional y económica.
• Identificación de posibles desigualdades relacionadas con la conciliación y la corresponsabilidad.

2. Plan de actuación

Si se identifican desigualdades la auditoría debe incorporar un plan de actuación que permita corregirlas.

Este plan debe establecer objetivos, actuaciones concretas, cronograma, responsables y mecanismos de seguimiento.

Por ejemplo, si se detecta que determinados complementos se conceden sin criterios objetivos, una medida puede consistir en establecer requisitos claros y documentados para su asignación.

¿Cada cuánto tiempo debe renovarse la auditoría retributiva?

La auditoría tendrá la misma vigencia que el plan de igualdad del que forma parte, salvo que se determine una duración inferior.

Como los planes de igualdad tienen una vigencia máxima de cuatro años, la auditoría puede mantenerse durante ese periodo si así se ha establecido.

No obstante, las medidas y actuaciones previstas deben someterse al seguimiento correspondiente durante su vigencia.

¿Qué es la valoración de puestos de trabajo y cuándo es obligatoria?

La valoración de puestos de trabajo (VPT) es un procedimiento que permite determinar el valor de los diferentes puestos de una empresa mediante criterios objetivos y neutros respecto al género.

Su finalidad es comprobar si puestos aparentemente distintos pueden considerarse de igual valor.

Para ello, no se analiza a la persona que ocupa el puesto, sino las características y exigencias del trabajo realizado.

¿Qué factores se valoran?

Entre los factores que deben tenerse en cuenta se encuentran:

• Funciones y tareas: actividades realizadas y complejidad del trabajo.
• Condiciones educativas: formación necesaria para desempeñar el puesto.
• Condiciones profesionales: experiencia, conocimientos y cualificaciones requeridas.
• Condiciones laborales y de desempeño: responsabilidad, esfuerzo físico o mental, autonomía, condiciones ambientales y otras exigencias relevantes.

La valoración debe realizarse respetando los principios de adecuación, totalidad y objetividad.

La Orden PCM/1047/2022 establece un procedimiento de valoración de puestos que facilita la aplicación de estos criterios.

Ejemplo: ¿pueden dos puestos diferentes tener el mismo valor?

Imaginemos una empresa que tiene personal administrativo y personal de almacén.

Aunque sus funciones son distintas ambos puestos pueden requerir niveles comparables de conocimientos, responsabilidad, esfuerzo y complejidad.

Si una valoración objetiva determina que tienen un valor equivalente la empresa deberá analizar las diferencias retributivas existentes y comprobar que responden a criterios legítimos y no discriminatorios.

Esto no significa que todas las personas que ocupan puestos de igual valor deban cobrar exactamente lo mismo en cualquier circunstancia.

Pueden existir diferencias justificadas por factores objetivos, como determinadas condiciones de trabajo o complementos aplicables, siempre que sean legítimos y no discriminatorios.

¿Todas las empresas deben realizar una valoración de puestos?

No existe una obligación general de realizar una VPT completa, con el alcance previsto para la auditoría, por el mero hecho de tener personas trabajadoras.

La valoración de puestos constituye una parte necesaria del diagnóstico de la auditoría retributiva.

Por tanto, las empresas obligadas a elaborar una auditoría deberán realizar la valoración correspondiente.

En cambio, una pyme que únicamente deba disponer del registro retributivo no está obligada, por ese solo motivo, a realizar una valoración completa conforme al artículo 8 del Real Decreto 902/2020.

No obstante, todas las empresas deben respetar el principio de igual retribución por trabajo de igual valor.

¿Qué obligaciones tiene cada empresa según su plantilla?

Una de las cuestiones que deben comprobar las asesorías laborales es si la empresa está obligada únicamente a disponer del registro retributivo o también debe elaborar una auditoría y una valoración de puestos.

Importante: para determinar si una empresa alcanza las 50 personas trabajadoras no basta con consultar las nóminas del último mes.

El artículo 3 del Real Decreto 901/2020 establece reglas específicas para calcular la plantilla, incluyendo a las personas contratadas a tiempo parcial, al personal fijo discontinuo y determinados contratos temporales extinguidos.

El cálculo debe realizarse, al menos, el último día de junio y de diciembre de cada año.

Por ello, es recomendable que las asesorías incorporen esta comprobación a sus revisiones laborales periódicas.

¿Qué ocurre si el registro retributivo refleja una brecha salarial del 25%?

El artículo 28.3 del Estatuto de los Trabajadores establece una obligación específica para las empresas con al menos 50 personas trabajadoras.

Cuando el promedio de las retribuciones de un sexo sea superior al del otro en un 25% o más, tomando el conjunto de la masa salarial o la media de las percepciones satisfechas, la empresa deberá incluir en el registro una justificación de que dicha diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo.

¿Significa esto que una diferencia inferior al 25% está permitida? No. Este porcentaje no constituye un margen de discriminación permitido.

Una diferencia salarial inferior también puede ser discriminatoria si no responde a criterios objetivos y legítimos.

Por ejemplo:

Una empresa de 70 personas trabajadoras presenta las siguientes retribuciones medias anuales:

• Hombres: 30.000 euros.
• Mujeres: 22.500 euros.
• Diferencia: 25% tomando como referencia la media masculina.

En este supuesto, la empresa deberá analizar y justificar la diferencia conforme a la normativa aplicable.

Podría deberse, por ejemplo, a diferencias de antigüedad, condiciones de trabajo o distribución de complementos.

Sin embargo, no basta con mencionar estas circunstancias: es necesario comprobar que realmente explican las diferencias y que los criterios aplicados no resultan discriminatorios.

Para una asesoría lo recomendable es conservar los cálculos y la documentación que respalde las justificaciones.

¿Qué errores deben evitar las empresas al elaborar el registro retributivo, la auditoría salarial o la valoración de puestos?

Aunque las obligaciones están reguladas desde hace años existen errores que pueden provocar incumplimientos o dificultar la respuesta ante una actuación inspectora.

• Pensar que el registro retributivo solo es obligatorio a partir de 50 personas trabajadoras. Todas las empresas con plantilla deben disponer de él, independientemente de su tamaño.
• Incluir únicamente los salarios base. El registro debe recoger también complementos salariales y percepciones extrasalariales, con los desgloses legalmente exigidos.
• Confundir el registro con la auditoría. El registro recoge información retributiva, mientras que la auditoría analiza las posibles desigualdades y establece medidas de actuación.
• No revisar las diferencias entre puestos de igual valor. Comparar únicamente las denominaciones o categorías profesionales puede ocultar desigualdades entre puestos que, aunque sean diferentes, tienen un valor equivalente.
• Considerar que cualquier diferencia salarial puede justificarse por la antigüedad o la experiencia. Estos factores pueden ser relevantes, pero deben responder a criterios objetivos, legítimos y aplicados sin discriminación.
• No actualizar la documentación. El registro debe elaborarse conforme al periodo de referencia correspondiente y actualizarse cuando se produzcan alteraciones sustanciales.
• Realizar una auditoría sin medidas de actuación. La auditoría debe incluir un diagnóstico y un plan de actuación que permita corregir las desigualdades identificadas.

¿Qué sanciones puede tener una empresa por incumplir estas obligaciones?

No disponer del registro retributivo, incumplir las obligaciones del plan de igualdad o mantener prácticas salariales discriminatorias puede dar lugar a actuaciones de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Las consecuencias dependerán del incumplimiento concreto y de su calificación conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

Determinados incumplimientos en materia de igualdad pueden constituir infracciones graves, mientras que las conductas discriminatorias pueden ser calificadas como muy graves.

Además de las posibles sanciones administrativas pueden producirse reclamaciones salariales y requerimientos para subsanar las irregularidades detectadas.

Por ello, no basta con disponer formalmente de los documentos. Es fundamental que los datos sean correctos, estén actualizados y puedan justificarse.

Preguntas frecuentes sobre el registro retributivo, la auditoría salarial y la valoración de puestos

¿Hay que presentar el registro retributivo ante algún organismo?

El registro retributivo no está sujeto, con carácter general, a inscripción administrativa.

La empresa debe disponer de él y facilitar el acceso en los términos previstos legalmente, además de atender los requerimientos de la Inspección de Trabajo.

¿Una empresa sin representación legal debe tener registro retributivo?

Sí. La ausencia de representantes no elimina esta obligación.

Lo que cambia es el alcance de la información que debe facilitarse directamente a las personas trabajadoras que la soliciten.

¿Es obligatorio contratar una consultora externa para realizar una auditoría retributiva?

No existe una obligación general de externalizar este trabajo.

La empresa puede realizarlo con medios propios, siempre que disponga de los conocimientos y recursos necesarios para cumplir las exigencias legales y técnicas.

¿La valoración de puestos sustituye a la auditoría salarial?

No. La valoración de puestos constituye una parte del diagnóstico de la auditoría, pero no sustituye al análisis de las diferencias retributivas ni al plan de actuación.

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Fuentes: Real Decreto 902/2020, Estatuto de los Trabajadores, Orden PCM/1047/2022, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social