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Una buena noticia para las empresas y personas que trabajan habitualmente utilizando certificados digitales: se podrá solicitar un Certificado Digital por vídeollamada muy pronto.

El pasado 14 de mayo se publicó en el BOE la Orden ETD/465/2021, por la que se regulan los métodos de identificación remota por vídeo para la expedición de certificados electrónicos cualificados.

Esta Orden desarrolla el procedimiento para solicitar el certificado digital online aprobado por la Ley 6/2020, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.

El fin de esta norma fue complementar la normativa europea eIDAS regulada en el Reglamento UE 910/2014. Pero también incluir de urgencia un nuevo sistema para poder emitir un Certificado Digital sin acudir presencialmente a una oficina.

Esta necesidad ha surgido tras las nuevas restricciones de actividad y movilidad de la pandemia, que han hecho imprescindible que exista un sistema de emisión online de firmas electrónicas cualificadas.

Este avance ya se había implementado en otros países de la UE y suponía una ventaja competitiva respecto a las Autoridades de Registro españolas.

¿Cómo puedo solicitar un Certificado Digital por vídeollamada o vídeo-identificación?

Hasta ahora, para emitir un certificado digital, era imprescindible la comprobación de la identidad acudiendo presencialmente a la oficina de la Autoridad de Registro y aportando el DNI como solicitante.

La única forma de evitar la personación era si se firmaba la solicitud de expedición ante notario.

Tras la nueva norma, se podrá utilizar un sistema de verificación mediante vídeo-llamada o vídeo-identificación, que aporte una seguridad equivalente a la presencia física.

Según el artículo 4 de la Orden ETD/465/2021, el proceso de identificación remota se podrá realizar de forma asistida o no asistida, con la mediación de un operador, que revisará en directo o posteriormente el vídeo aportado para la identificación de la persona solicitante.

Emitir certificados digitales Grupo2000

 

¿Qué requisitos debe cumplir el sistema de solicitud de certificado por vídeollamada?

El cumplimiento de los requisitos de este sistema tendrá que estar certificado por un organismo de evaluación de la conformidad. Que a su vez emitirá un informe sobre cómo cumple el prestador de servicios de confianza cualificados la nueva normativa.

El prestador cualificado que emita certificados digitales deberá contar con un modelo de gestión continua del riesgo, con un análisis de riesgos específicos que revisará anualmente y del impacto en la protección de datos. Deberá adoptar medidas técnicas adicionales para evitar riesgos.

Igualmente deberá evaluar las características de seguridad del sistema, los canales de comunicación y la conservación de las pruebas del proceso de identificación online.

Para ello, deberá utilizar un sistema de identificación remota por vídeo que cumpla los requisitos mínimos de seguridad de categoría alta según el Centro Criptológico Nacional y deberá estar acreditado por ENECSTI (para este requisito tienen un plazo de adaptación hasta el 1 de julio de 2022).

Además, el operador encargado de la verificación de la identidad del solicitante del certificado cualificado tendrá que realizar una formación específica sobre el proceso y detección de fraudes, además de la formación exigida en la normativa vigente en materia de protección de datos y servicios de confianza. La formación deberá ser superior a 15 horas y deberá recibirla de forma periódica, una vez al año al menos.

Recordamos que la Ley 6/2020 incluye un nuevo régimen sancionador, con elevadas sanciones para los prestadores electrónicos de servicios de confianza que no cumplan la normativa o actúen negligentemente. Por lo que ya te podrás imaginar que los técnicos que emiten los certificados serán más estrictos aún con la vídeo-identificación para evitar incidencias.

 

¿Qué documentación necesitas presentar para solicitar el certificado digital online?

Tu identidad como solicitante deberá acreditarse mediante los documentos que exige la Ley 6/2020:

  • Si eres una persona física: te pedirán aportar tu DNI o NIE.
  • Si necesitas un certificado de sello electrónico para persona jurídica: deberás aportar además la documentación que identifique a la entidad y tus facultades para solicitar el sello.
  • Si se trata de un certificado digital en representación de una persona física o jurídica: te exigirán además un documento público que acredite de forma fehaciente tus facultades para actuar en representación y en su caso, los datos registrales.

 

¿Cómo se solicita un Certificado Digital online?

Para solicitar un Certificado Digital online deberás contactar con una entidad acreditada como Grupo2000. Para el proceso de vídeo-identificación se solicitará tu consentimiento para la grabación, tratamiento y conservación del vídeo. Y te informarán de otras alternativas disponibles para la emisión del certificado, como por ejemplo la emisión presencial en un PVP.

La vídeo-identificación se podrá realizar de forma asistida, con la mediación de un agente o de forma asíncrona. Pero eso sí, deberá revisar posteriormente tu identificación y la comparación biométrica.

Se te identificará como solicitante contrastando la imagen del vídeo con la fotografía de tu DNI o NIE.

El vídeo deberá tener la nitidez suficiente para garantizar su análisis posterior.

El proceso de identificación online se interrumpirá o no se considerará válido si:

  • Se aprecian indicios de falsedad.
  • El documento de identificación no es válido.
  • La calidad de la imagen o sonido impiden verificar la identidad de la persona o el documento que aporta.
  • Existan indicios del uso de archivos pre-grabados o de que la transmisión no se ha utilizado por un único dispositivo.
  • Existen indicios de que la persona solicitante está siendo coaccionada o cualquier otra circunstancia que ponga en duda el proceso de identificación.

En el caso de que se interrumpa o invalide el proceso de vídeo-identificación, se reflejará la causa dejando constancia.

Pasos para solicitar un Certificado Digital online:

  1. Se verificará la autenticidad y vigencia del documento de identificación que aportas y su correspondencia con tu imagen.
  2. Se tomarán medidas para reducir el riesgo de que la identidad del solicitante no coincida con la identidad solicitada.
  3. Si presentas un DNI o NIE, el técnico comprobará tus datos.
  4. Se tomarán las medidas para detectar manipulaciones de la imagen o identidad. Se exigirá una prueba de vida, para ello utilizarán varias vías:
    • Introducir un código único de 6 caracteres para comprobar que el móvil está en tu posesión.
    • Si la identificación se hace por vídeo no asistido, se exigirá que realices interacciones.
  5. Si representas a una persona jurídica, se comprobarán los datos de la constitución y entidad representada y tus facultades de representación.

El vídeo grabado no podrá tener interrupciones y deberá constar la fecha y hora de grabación mediante un sellado de tiempo.

La grabación, fotos y capturas de pantalla con los documentos aportados se conservará durante al menos 15 años desde la extinción del certificado. Igualmente, se conservarán todas las pruebas de procesos de verificación incompletos durante 5 años.

Por el momento, este sistema todavía no estaría activo. En Grupo2000 estamos trabajando ya para ofrecértelo lo antes posible y que puedas solicitar tu Certificado Digital en el momento de forma online.

¿Se podrá solicitar online un Certificado Digital como representante de una empresa?

Según el artículo 7, de la Ley 6/2020, los Certificados Digitales de representantes de personas jurídicas, también se podrán solicitar mediante vídeo-personación.

Para ello, se tendrá que aportar el DNI o NIE y la documentación que acredite la constitución de la empresa y personalidad jurídica, la vigencia de las facultades de representación mediante documentos públicos, si fuera necesario y su inscripción en el registro público, en su caso.

La Autoridad de Registro deberá realizar una consulta en el registro público en el que estén inscritos los documentos de constitución para comprobar que los datos facilitados son ciertos, pudiendo utilizar medios telemáticos.

No obstante, el citado artículo incluye la posibilidad de que el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital pueda desarrollar normativa reglamentaria mediante Orden Ministerial.

 

¿A partir de qué fecha se podrá solicitar un certificado digital por vídeollamada?

Según indica la Orden, los prestadores de servicios de confianza podrán comenzar a emitir certificados digitales por vídeollamada una vez su sistema de verificación de la identidad haya sido autorizado por la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial.

Este proceso esperamos que sea ágil, no obstante en la nueva norma fijan un plazo máximo de 6 meses para resolver las solicitudes.

Grupo2000 es Autoridad de Registro acreditada para emitir Certificados Digitales y disponemos también de una amplia red de Puntos de Verificación Presencial donde puedes solicitar tu Certificado. Ya estamos trabajando para que también puedas solicitar tu Certificado Digital online en breve.

Te avisaremos en cuanto esté todo listo para realizar las emisiones online de certificados.

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