¿Qué documentación necesito para formalizar un contrato de formación en alternancia?

Formalizar un contrato de formación en alternancia es mucho más sencillo de lo que muchas empresas imaginan.

De hecho, la mayor parte del proceso consiste simplemente en facilitar una serie de datos básicos que cualquier empresa ya tiene disponibles. El resto de la documentación obligatoria la prepara el centro de formación.

En este post encontrarás qué documentación necesitas para formalizar un contrato de formación en alternancia, tanto si eres una empresa como una asesoría laboral.

¿Qué documentación tienes que presentar para firmar un contrato de formación en alternancia?

Aunque pueda parecer que hay mucha documentación, la realidad es que el proceso es bastante simple. La documentación necesaria procede de tres partes:

• La empresa, que facilita los datos necesarios para preparar el contrato.
• La persona trabajadora, que aporta su documentación personal y acredita que cumple los requisitos.
• El centro de formación, en este caso, Grupo2000, que prepara toda la documentación formativa obligatoria y coordina el proceso.

En la práctica, la empresa únicamente tendrá que facilitarnos información como sus datos identificativos, el puesto de trabajo, el horario o la persona que ejercerá como tutor o tutora en la empresa.

Con esa información, desde Grupo2000 elaboramos el Plan Formativo Individual, el Acuerdo de Colaboración y el resto de documentos exigidos por la normativa, para que el proceso resulte lo más ágil posible.

A continuación, te explicamos qué documentación aporta cada una de las partes y qué pasos hay que seguir hasta la firma del contrato.

¿Qué documentación debe aportar la empresa para firmar un contrato de formación?

Una vez comprobado que la empresa y la persona trabajadora cumplen los requisitos para formalizar un contrato de formación en alternancia, el siguiente paso es facilitarnos una serie de datos básicos para preparar toda la documentación.

No te preocupes, no tendrás que elaborar ningún documento técnico.

En Grupo2000 nos encargamos de preparar el Plan Formativo Individual, el Acuerdo de Colaboración y el resto de la documentación necesaria para que el contrato cumpla con la normativa vigente.

Ficha de preinscripción

La principal documentación que deberá aportar la empresa es la ficha de preinscripción, un formulario en el que se recopilan todos los datos necesarios para tramitar el contrato.

Entre la información que deberás indicarnos se encuentra:

• Código de Cuenta de Cotización (CCC).
• Convenio colectivo aplicable.
• Jornada anual y número de personas en plantilla.
• Centro de trabajo.
• Ocupación.
• Fecha prevista de incorporación y duración del contrato.

Con estos datos podremos preparar toda la documentación necesaria para formalizar el contrato.

Horario laboral y horario de formación

También necesitaremos conocer cómo se distribuirá la jornada entre el tiempo de trabajo efectivo y el tiempo dedicado a la formación.

Esta información se incorporará al Plan Formativo Individual, documento obligatorio que acompaña al contrato de formación en alternancia.

Tutor o tutora de empresa

La empresa deberá designar una persona que actuará como tutor o tutora de empresa, encargada de acompañar a la persona trabajadora durante su aprendizaje y de coordinarse con el centro de formación.

Para ello únicamente será necesario facilitarnos:

• Nombre y apellidos.
• Teléfono y correo electrónico de contacto.
• Formación o experiencia relacionada con el puesto.

Comprobación de requisitos para firmar el contrato de formación por parte de Grupo2000

Antes de tramitar el contrato revisaremos algunos aspectos para asegurarnos de que la contratación cumple con la normativa y, en su caso, puede beneficiarse de las bonificaciones previstas.

Por ejemplo, comprobaremos si la persona trabajadora ha tenido anteriormente un contrato de formación, si cumple los requisitos para acceder a las bonificaciones o si la empresa reúne las condiciones necesarias para aplicarlas.

No tendrás que preocuparte por estas comprobaciones. Nuestro equipo las revisará por ti antes de iniciar la tramitación.

En Grupo2000 nos encargamos de revisar toda la documentación, elaborar el Plan Formativo Individual y preparar los documentos obligatorios para que la empresa solo tenga que facilitar la información necesaria y firmar el contrato.

¿Qué pasos hay que seguir para formalizar un contrato de formación en alternancia?

Una vez reunida la información necesaria, el resto del proceso es muy sencillo. Estos son los pasos habituales para formalizar un contrato de formación en alternancia:

1. Dar de alta a la persona trabajadora en la Seguridad Social

Antes del inicio de la actividad laboral será necesario tramitar el alta en la Seguridad Social.

Si la persona trabajadora ya dispone de número de afiliación, únicamente habrá que comunicar el alta. En caso contrario, será necesario solicitar previamente su número de afiliación.

Cuando la empresa formaliza su primer contrato de formación en alternancia, también deberá solicitar mediante CASIA la activación del código 087 de exclusión de cotización, necesario para aplicar las condiciones específicas de cotización de esta modalidad contractual.

Si tienes cualquier duda, desde Grupo2000 te indicaremos cuándo y cómo realizar este trámite para que no tengas que preocuparte por la gestión.

2. Comunicar el contrato

El siguiente paso será comunicar el contrato a través de los organismos correspondientes.

Tras la reforma laboral existen diferencias entre los códigos utilizados en Sistema RED y en SEPE, por lo que es importante realizar correctamente esta comunicación.

Si quieres conocer todos los detalles, puedes consultar nuestra página Cómo tramitar el contrato de formación en alternancia.

3. Firmar el Anexo I e incorporarlo al contrato

El contrato de formación debe ir acompañado obligatoriamente del Anexo I o Acuerdo de Colaboración, firmado por la empresa, la persona trabajadora y el centro de formación.

Este documento incorpora el Plan Formativo Individual, la organización de la formación, el sistema de tutorías y el reparto de la jornada entre trabajo y formación.

En Grupo2000 elaboramos este documento y te lo facilitamos listo para su firma.

4. Enviar la documentación al centro de formación

Una vez firmado el contrato, únicamente será necesario remitirnos la documentación para completar el expediente. Habitualmente necesitaremos:

• Copia del contrato firmado.
• Huella electrónica del contrato.
• Anexo I firmado.
• Autorización bancaria, cuando corresponda.

Actualmente todo este proceso puede realizarse mediante firma electrónica, por lo que no será necesario imprimir documentación ni realizar desplazamientos.

¿Qué documentación debe aportar la persona trabajadora para firmar un contrato de formación en alternancia?

La documentación que debe aportar la persona trabajadora también es muy sencilla. En la mayoría de los casos bastará con facilitar algunos documentos básicos que permiten comprobar que cumple los requisitos para formalizar el contrato.

Disponer de esta documentación desde el principio agiliza la tramitación y evita retrasos en la incorporación.

• Documento de identidad. Será necesario aportar una copia en vigor de alguno de estos documentos: DNI, NIE (en el caso de personas extranjeras autorizadas para trabajar en España) o pasaporte, cuando proceda.
• Número de afiliación a la Seguridad Social. La persona trabajadora deberá facilitar su número de afiliación a la Seguridad Social. Si todavía no dispone de él, se solicitará antes de tramitar el alta.
• Inscripción como demandante de empleo. Cuando el contrato pueda beneficiarse de las bonificaciones previstas por la normativa, será necesario que la persona trabajadora figure inscrita como demandante de empleo. Desde Grupo2000 revisaremos este requisito antes de iniciar la contratación.
• Titulación o estudios realizados. También será necesario acreditar el nivel de estudios alcanzado para comprobar que la persona trabajadora cumple los requisitos exigidos para esta modalidad contractual. No te preocupes si tienes dudas sobre este aspecto: nuestro equipo revisará previamente la titulación para confirmar que puede formalizarse el contrato.
• Información sobre contratos de formación anteriores. Por último, conviene comprobar si la persona trabajadora ha tenido anteriormente un contrato de formación para la misma ocupación. Esta comprobación permite verificar que no se ha alcanzado la duración máxima permitida y evitar incidencias posteriores.

¿No encuentras una persona que cumpla los requisitos para firmar un contrato de formación?

Si todavía no has encontrado a la persona adecuada, también podemos ayudarte.

En Grupo2000 contamos con una Agencia de Colocación autorizada, desde la que seleccionamos candidatos que cumplen los requisitos para formalizar un contrato de formación en alternancia.

Así podrás ahorrar tiempo en el proceso de selección y asegurarte, antes incluso de iniciar la contratación, de que la persona candidata reúne las condiciones necesarias para acceder a esta modalidad contractual.

¿Necesitas ayuda o tienes alguna duda? Ponte en contacto con nuestro equipo llamando al 958 80 67 60. Te asesoraremos durante todo el proceso y nos encargaremos de que la tramitación sea rápida, sencilla y sin complicaciones para tu empresa.