Llevar la contabilidad correctamente es clave para evitar sanciones y gestionar tu negocio con éxito. Hoy te explicamos cómo hacerlo paso a paso.

¿Cómo llevar la contabilidad de autónomos en 2025? Guía completa

¿Para qué sirve la contabilidad de un autónomo?

La contabilidad de un autónomo permite conocer la salud financiera de un negocio y tomar decisiones acertadas. Sirve para:

• Tomar decisiones. Conocer ingresos, gastos y beneficios reales para fijar precios, invertir o recortar costes.
• Cumplir con la normativa legal. Presentar correctamente los impuestos (IRPF e IVA) ante la Agencia Tributaria conforme a la Ley General Tributaria (Ley 58/2003).
• Prevenir sanciones. Justificar todas las operaciones y deducciones frente a una inspección.

¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad?

Todos los autónomos, excepto quienes tributan por módulos, están obligados a llevar la contabilidad, según la Ley 58/2003, General Tributaria y la Orden HAC/773/2019.

En el caso de los autónomos que tributan por módulos se recomienda conservar facturas y justificantes.

¿Qué libros contables son obligatorios según el régimen fiscal?

Los libros contables constituyen un registro formal en el que se deja constancia de todas las operaciones económicas y financieras que guardan relación con la actividad que el autónomo realiza.

Dependiendo de tu régimen tendrás que llevar distintos libros:

Autónomos en estimación directa (normal o simplificada)

• Libro de ingresos: tendrás que registrar todos los ingresos de tu actividad, con fecha, número de factura, concepto, importe y forma de pago.
• Libro de gastos: deberás registrar los gastos relacionados con la actividad para justificar deducciones fiscales.
• Libro de bienes de inversión: esto es para activos duraderos (maquinaria, vehículos, equipos informáticos). Incluye fecha, proveedor, importe, vida útil y método de amortización.
• Libro de facturas emitidas: sirve para declarar IVA repercutido (Modelo 303 y 390).
• Libro de facturas recibidas: es para justificar el IVA soportado.

Autónomos en estimación objetiva (módulos)

Los autónomos en módulos no están obligados a llevar libros formales, pero sí deben conservar facturas de ingresos y gastos.

¿Qué declaraciones fiscales debe presentar un autónomo?

Las principales declaraciones fiscales que debe presentar un autónomo son:

¿Cómo deben registrar los autónomos los ingresos y gastos correctamente?

Para que una factura sea válida para la contabilidad:

Ingresos (facturas emitidas)

• Numeración correlativa y serie, inalterable (requisito VeriFactu).
• Fecha de emisión y de operación.
• Datos completos del cliente (Nombre/Razón Social, NIF, Domicilio).
• Concepto (claro y detallado), Base Imponible, tipo de IVA/IRPF (si aplica) y Total a pagar.
• Código QR y la frase «Factura Verificable en la Sede Electrónica de la AEAT» (obligatorio con el software certificado a partir del 1 de julio de 2026).

¿Qué tipo de gastos son deducibles para autónomos?

Un gasto es deducible si cumple la triple condición legal:

• Afectación exclusiva a la actividad: Debe estar directamente relacionado con tu actividad económica (principio de correlación de ingresos y gastos).
• Justificación documental: Debes tener la factura completa (no tickets simplificados, salvo excepciones) con tus datos fiscales (NIF).
• Registro contable: Debe estar correctamente registrado en el Libro de Gastos y, si lleva IVA, en el Libro de Facturas Recibidas.

Ejemplos de gastos deducibles:

• Suministros de oficina (agua, luz, gas, internet).
• Material de oficina y consumibles.
• Alquiler de despacho o coworking.
• Formación relacionada con la actividad profesional.
• Seguros profesionales y cuotas de la Seguridad Social.

¿Qué pasa si un autónomo no lleva correctamente la contabilidad? Estas son las sanciones

No llevar la contabilidad al día puede acarrear multas importantes y problemas con Hacienda. Las sanciones dependen de la gravedad de la infracción:

• Infracción leve: errores no intencionados o datos mal introducidos en los modelos fiscales. Puede suponer una multa de hasta 50% de lo no declarado.
• Infracción grave: omisión deliberada de información contable o fiscal. La multa puede ser de entre el 50% y el 100% de lo que no se pagó.
• Infracción muy grave: fraude evidente o manipulación de la contabilidad. La multa puede ascender hasta el 150% del importe defraudado.

¿Cómo llevar la contabilidad de autónomos de forma correcta?

Para llevar la contabilidad correctamente se recomienda:

• Usa un software de facturación y contabilidad para automatizar procesos y evitar errores.
• Registrar la información contable de forma diferenciada (facturas, recibos, pagos).
• Obtener informes periódicos sobre la situación del negocio.
• Mantenerse al día sobre novedades fiscales, como el sistema VeriFactu.

¡Mucho ánimo!

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