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Papel o digital: Cómo registrar la jornada. Esta es una de las dudas más habituales que nos estáis trasladando. Os resumimos que indica la normativa y además, podrás descargar un modelo aquí para realizar el registro.
¿Cómo tengo que hacer el registro de la jornada, formato papel o digital?
Para resolver esta cuestión vamos a analizar el artículo 10 del nuevo Real Decreto Ley 8/2019, que modifica el artículo 34, del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo lo siguiente:
“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.
Por tanto, la obligación del registro de la jornada, que ya existía para los trabajadores a tiempo parcial, se extiende a todos los trabajadores.
A continuación resumimos las nuevas obligaciones para el registro de la jornada:
Formato del registro de la jornada
La norma no especifica el formato de registro, por tanto se podrá realizar en papel o digital, el formato que más se adapte a las necesidades de la empresa.
Si bien, en la misma norma se abre la puerta a que el Gobierno pueda especificar un formato en futuros desarrollos.
Algo novedoso a tener en cuenta es que ahora serán los convenios colectivos y acuerdos de empresa los que fijen el tipo de opciones permitidas para el registro de la jornada. Por tanto, para convenios recientes, sería conveniente revisar si establece algún formato en concreto con el fin de proteger a los trabajadores.
El registro, según indica la norma, será diario y deberá incluir horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada trabajador.
Es recomendable que dicho registro tenga en cuenta la realización de las horas ordinarias y extraordinarias, además de las paradas para el almuerzo, etc.
Desde Inspección recomiendan que sea en papel o digital, siempre sea un sistema que no se manipule y que garantice que el trabajador sea consciente de que está realizando dicho registro.
Si es en formato papel, se recomienda que sea firmado cada día al final de la jornada, como podrás ver en el ejemplo de formulario de registro que hemos incluido más abajo.
Si es de forma digital, al acceder cada trabajador con su clave y usuario, o registro de huella, se cumpliría perfectamente con la recomendación de Inspección.
El registro deberá conservarse durante 4 años en la empresa.
Otra sugerencia de Inspección: incluir el desglose entre horas ordinarias y extraordinarias, para poder llevar un mejor control de los excesos de jornada.
¿Qué trabajadores deben hacer el registro de la jornada?
Todos los trabajadores deberán realizar el registro de la jornada desde el 12 de mayo de 2019, fecha de entrada en vigor, según fija la Disposición final sexta de la norma.
Citamos textualmente la norma: “de cada persona trabajadora”. Esto incluiría a todos los trabajadores, independientemente de su tipo de contrato, jornada, y perfil de su puesto. La ley no hace distinción, por lo que el registro tampoco debe hacerla.
También sería obligatorio realizarlo para los trabajadores que realizan su función fuera del centro de trabajo: comerciales, limpiadores, sector agrario, etc.
Importante: recordar que siguen vigentes las obligaciones del artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores para los trabajadores a tiempo parcial. Por tanto, para estos trabajadores deberemos hacer una totalización de las horas realizadas y entregarle una copia a final de mes, junto con la nómina.
El registro de la jornada para los trabajadores a tiempo parcial ya es exigible, puesto que la obligación para este colectivo esta vigente desde 2013.
Modalidades para realizar el registro de la jornada
A continuación te ofrecemos diferentes sugerencias para realizar el registro, ya depende de cada empresa optar por el que más se adapte a sus necesidades:
Registro de la jornada digital: TimeLaboris
TimeLaboris es una aplicación que te permite realizar el registro de la jornada de toda tu plantilla. Con esta aplicación podrás dar solución a todo tipo de puestos de los trabajadores, ya que permite que se registren también aquellos que trabajan fuera del centro de trabajo.
Con TimeLaboris la plantilla podrá fichar a través de tres vías diferentes, o incluso combinarlas: ordenador, móvil y sistema de registro de huella.
Por ejemplo, el trabajador inicia la jornada en su centro de trabajo y ficha con el sistema de huella, y luego finaliza su jornada en otra ubicación, y ficha el fin de jornada a través del móvil.
Este sistema tiene numerosas ventajas, te resumimos las más importantes:
- Permite obtener informes sobre el registro de la jornada.
- Es un sistema mucho más respetado por Inspección que el sistema en papel.
- Podrás enviar nóminas, documentación, mensajes también a través de la aplicación.
- Como asesoría, podrás obtener los informes de tus empresas directamente.
- La aplicación incluye un histórico, con el que se da cumplimiento a informar al trabajador, ya que puede consultarlo en cualquier momento. Y también a la conservación durante 4 años, con el consiguiente ahorro en papel y espacio.
Si deseas probar la aplicación TimeLaboris de forma gratuita, puedes solicitarla a continuación:
Registro de la jornada
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Registro de la jornada en formato papel
Para realizar el registro de la jornada en formato papel no existe un formato oficial, pero sí deberá realizarse de forma diaria e incluir los campos que veíamos anteriormente:
- Datos del trabajador y empresa.
- Día, hora de entrada y salida concreta.
- Casillas para posibles paradas, si procede.
- Desglose por horas ordinarias y extraordinarias.
- Casilla para la firma.
Este formato, en el caso de utilizarse para los puestos que se realizan de forma externa es bastante más engorroso, ya que tendrán que llevarlo consigo los trabajadores, e ir completándolo.
En el caso del despacho profesional o gestor de recursos humanos, a final de mes, tendrá que recopilar dicho registro para conservarlo en la empresa a disposición de Inspección durante 4 años.
Otra desventaja de este sistema es que es fácilmente manipulable, por lo que Inspección desconfía bastante de él. Importante: evitar situaciones como que esté firmado antes de salir o rellenar las casillas con la hora de entra y salida previamente, debe hacerse cada día.
A continuación compartimos con vosotros un modelo de registro de jornada, esperando que sea de ayuda para elaborar el vuestro:
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