¿Sabías que el registro de la jornada es obligatorio? Así deberá realizarlo tu empresa.

Las compañías que no registren el horario de sus plantillas tendrán que pagar la jornada completa a personas empleadas a tiempo parcial.

Además, en caso de no registrarlo correctamente las empresas podrían enfrentarse a multas por encima de los 10.000 euros, según las últimas informaciones del Gobierno.

Esta medida busca combatir el fraude laboral, ya que en España aún es común que algunas empresas no registren adecuadamente las horas extras realizadas por sus empleados.

En un esfuerzo por reforzar el cumplimiento, el Ministerio de Trabajo ha propuesto que la Inspección tenga acceso remoto a los registros de jornada de las empresas.

Más abajo, te ofrecemos todos los detalles.

Asimismo, hay que recordar que se ha producido una importante novedad respecto a este tema: la AEPD ha prohibido el fichaje con huella o reconocimiento facial para el registro de la jornada.

¿Las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de todos sus trabajadores?

Así es, el artículo 10 del Real Decreto Ley 8/2019 modificó el artículo 34, del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo lo siguiente:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

Por tanto, la obligación del registro de la jornada, que ya existía previamente para las personas trabajadoras a tiempo parcial, se extendió a todas las personas empleadas.

Más abajo, analizamos cómo debe registrarse la jornada laboral.

Además, detallamos todo sobre varias novedades laborales:

• Fichar con huella dactilar ya no es legal.
• Las empresas que no recojan el fichaje de las jornadas a tiempo parcial deberán pagar a sus empleados la jornada completa.
• Las personas trabajadoras tienen la obligación de fichar las pausas para fumar o tomar café.
• Las empresas deberán abonar las horas extras si no aportan el registro.
• Trabajo propone que la Inspección tenga acceso en remoto a los registros de jornada de las empresas.

También analizamos otra importante cuestión: ¿qué pasa si la persona trabajadora se niega a fichar?

¿Fichar con la huella digital es ilegal?

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó hace unos meses una guía en la que cuestionó el uso de tecnologías biométricas para el fichaje de la jornada.

Fichar con la huella dactilar o a través del reconocimiento facial ya no será posible.

El Tribunal Supremo había respaldado en el año 2007 el uso de sistemas biométricos para controlar la jornada laboral.

Sin embargo, las directrices del Comité Europeo de Protección de Datos (abril 2023) han obligado a la AEPD a rectificar su decisión y a modificar el criterio.

Esto es motivado porque el uso de los mencionados sistemas se consideran categorías especiales de datos (suponen el uso y el tratamiento de datos biométricos sensibles) lo que conllevaría la prohibición de su uso.

Por tanto, desde el 23 de noviembre de 2023 las empresas no pueden obligar a sus personas trabajadoras a fichar con huella dactilar o a través del reconocimiento facial.

Para poder usar datos biométricos es necesario que exista un consentimiento voluntario y no una obligación como tal. Por eso, las empresas no pueden obligar a sus empleados a ceder su huella dactilar para fichar.

¿Existen excepciones que permitan usar datos biométricos para fichar?

En cualquier caso, existen casos específicos en los que se podrán usar pero deberán estar debidamente justificados y demostrar que es la única alternativa viable.

Tal y como recoge la guía publicada por la AEPD existe una excepción motivada por la aplicación del artículo 9.2 del RGPD.

Sería posible levantar la prohibición del tratamiento de datos biométricos por concurrencia de la prestación del consentimiento explícito por parte del interesado para el tratamiento de dichos datos personales con uno o más de los fines especificados.

Según el artículo 4.11 del RGPD se entiende como consentimiento de la persona interesada:

«Toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen”.

¡Importante! Es necesario proporcionar a la persona interesada los riesgos de dicho tratamiento, especialmente cuando afecta a personas que se encuentren en situación de vulnerabilidad.

Además, se podría levantar la prohibición del registro de jornada según el artículo 9.2 b) del RGPD si una norma con rango de ley permite el uso de datos biométricos.

¿Las empresas sin registro horario tienen que reconocer la jornada parcial como completa?

Así es, las compañías que no registren el horario de sus trabajadores van a tener que pagar la jornada completa a personas trabajadoras a tiempo parcial.

Así lo recogió la sentencia 651/2023 de 6 de febrero 2023, rec. 1560/2022 del Tribunal Superior de Justicia de Galicia. El caso estudiado fue el siguiente:

Una trabajadora que había sido contratada a tiempo parcial, con una jornada de 20 horas semanales, vio extinguido su contrato laboral en el año 2020.

Al recibir su finiquito denunció a la empresa ya que consideraba que el finiquito recibido no correspondía a lo que realmente debería percibir.

La trabajadora solicitó a la compañía que se le abonaran 586 euros por los días de vacaciones pendientes de disfrute y 4.171 euros en concepto de diferencias salariales más intereses.

En el juicio el magistrado aceptó la demanda de la trabajadora y condenó a la empresa al pago de las cuantías mencionadas.

Tras la notificación del fallo la empresa lo recurrió en suplicación ante el tribunal autonómico oponiéndose al reconocimiento de la prestación laboral a tiempo completo.

Desde la compañía afirmaron contar con correos electrónicos enviados a la trabajadora pidiéndole que apuntase sus horas de entrada y salida durante su jornada laboral.

Los magistrados consideraron que los correos electrónicos no acreditaban que la jornada se limitase a veinte horas.

Y recordaron a la compañía la necesidad de registrar de forma obligatoria la jornada a tiempo parcial desde 2013.

Además, atendieron al artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores que indica que:

“En caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios”.

Como la empresa no pudo acreditar el tiempo de trabajo efectivo porque no tenía registro horario efectivo, entonces se presumió que esa trabajadora había realizado sus funciones a tiempo completo.

Otra novedad que afectó al registro de la jornada laboral fue la siguiente:

El Tribunal Supremo avaló en una sentencia que las compañías pueden obligar a las personas trabajadoras a fichar en las pausas para tomar café, fumar o desayunar y descontarlas de la jornada laboral.

Así, rechazó un recurso de casación presentado por CCOO contra las gasolineras Galp.

Desde CCOO exigían que se declarase nulo el cómputo de tiempo derivado de la implantación del sistema de registro de jornada para que no afectara a las pausas para fumar, tomar café y desayunar.

Hasta el momento, esas pausas se estaban integrando como tiempo de trabajo dentro de la jornada y no se fichaban ni se descontaban.

El Tribunal Supremo consideró:

• Que es justo que se fichen esas salidas para no computar ese tiempo como jornada laboral.
• E indicó que la medida impuesta por la compañía no estaría alterando las condiciones laborales de las personas trabajadoras.

El TSJC avala el pago de horas extras si la empresa no aporta el registro horario

Otra novedad sobre el registro de jornada es la decisión del TSJC de avalar el pago de horas extras cuando la empresa no aporte el registro horario (obligatorio desde 2019).

La sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña (núm 4056/2023) se basó en la revisión de una sentencia emitida por el Juzgado de lo Social 2 de Granollers el 29 de abril de 2022.

En dicha sentencia se había desestimado la solicitud de un empleado de recibir el pago de horas extras porque no se demostró la existencia de dichas horas al no presentar un registro horario como prueba.

El TSJC consideró que el incumplimiento de la obligación de la empresa de no llevar un registro diario de la jornada laboral del empleado no podía beneficiar a la compañía cuando se reclamaba el pago de horas extraordinarias.

Para ello, hizo referencia a que no se estaría cumpliendo con el artículo 217.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil al trasladarle la carga de la prueba al demandante en lugar de imponerla al demandado.

Es decir, es la empresa quien debe proporcionar el registro horario para demostrar la realización o no de las horas extras solicitadas.

Así, el TSJC reconoció la totalidad de las horas extraordinarias demandadas por el trabajador, que ascendían a 1.250,50 horas, y ordenó el pago de estas horas, además de aplicar un 10% de interés por la demora.

¿Cómo debe realizarse el registro de la jornada?

A pesar de que la norma lleva desde 2019 en vigor, sigue habiendo empresas que registran mal la jornada de sus plantillas o que directamente no realizan el control horario.

Para evitar sanciones, te indicamos qué aspectos debes tener en cuenta para cumplir con tu obligatoriedad.

No existe un modelo oficial o sistema, pero de manera obligatoria el registro tendrá que incluir el horario concreto de inicio y fin de cada jornada de trabajo.

Además, la empresa tiene la obligación de conservar los registros durante 4 años, en los que deberán estar a disposición de los trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.

Es decir, el registro de jornada deberá:

• Incluir la hora de inicio y la hora de fin de la jornada para poder probar el tiempo efectivo de trabajo.
• Conservar los registros de la jornada durante, al menos, cuatro años.
• Mantener un registro horario claro.
• Respetar el descanso diario y semanal de las personas trabajadoras.
• Controlar también la jornada laboral de los empleados en modalidad de teletrabajo.

Uno de los aspectos que tiene en cuenta la Inspección de Trabajo es la hora de inicio y la de fin de la jornada.

Entre ellas debe haber mínimo 12 horas entre una y otra. Y en la semana tiene que haber al menos un día y medio de descanso.

¿Los empleados en modalidad de teletrabajo deben registrar su jornada laboral?

Los empleados que realicen su actividad laboral en modalidad de teletrabajo también deben registrar el inicio y fin de su jornada.

Esto es con el fin de garantizar el derecho a la desconexión digital.

Lo ideal sería optar por sistemas informatizados o automatizados que garantizan menor manipulación, ya que ante una Inspección en cuanto aprecien irregularidades podrán reclamar incluso todo el registro a la empresa.

Una sentencia de la Audiencia Nacional declaró que una hoja de papel donde el empleado firma cuando inicia su jornada laboral no sirve como sistema válido de registro de jornada.

Una sentencia invalida el registro de la jornada laboral en papel

Todas las empresas deben tener actualizado un registro de la jornada laboral de toda su plantilla que cumpla con los requisitos del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.

Siendo la duración máxima de la jornada ordinaria de 40 horas semanales de trabajo efectivo.

El objetivo es evitar que se hagan horas extra no remuneradas y que las jornadas de trabajo se alarguen más de lo estrictamente necesario.

Para realizar este registro de jornada de forma válida es necesario que se recoja tanto el inicio como el fin de la actividad.

Así lo recogió en una sentencia la Audiencia Nacional que consideró no válido el registro de jornada de una empresa que hacía a su personal firmar en un papel una vez que entraban a trabajar.

La empresa no registraba la hora de salida por lo que ese registro quedaría invalidado.

El registro en papel, en formato impreso, no sería válido por no incluir las referencias de la hora de entrada y la hora de salida de toda la plantilla.

Además, el registro laboral debe ser conservado durante mínimo 4 años (algo que la empresa no estaría cumpliendo).

Es muy importante recalcar que para que un registro de jornada sea válido tiene que:

• Contener la hora y salida de cada persona empleada.
• Y ser conservado por la empresa durante al menos 4 años.

El registro horario se convertirá en uno de los principales focos de la Inspección en 2024

El año pasado, la Inspección aumentó la vigilancia sobre el cumplimiento del registro horario en las empresas, lo que resultó en un aumento del 45% interanual de las infracciones detectadas, con aproximadamente unos 35.5000 procedimientos realizados.

Este enfoque continuará en 2024, especialmente con la posible reducción de la jornada laboral prevista a 38,5 horas semanales.

La mayoría de las sanciones se debieron a la falta de disponibilidad del registro horario.

Para que el registro sea válido, debe ser fiable y accesible en todo momento.

Trabajo propone que la Inspección tenga acceso en remoto a los registros de jornada de las empresas 

Con el objetivo de fortalecer la vigilancia sobre el registro de las jornadas, desde el Ministerio de Trabajo han propuesto que la Inspección pueda acceder de forma remota a los registros horarios.

Esta medida tiene como finalidad asegurar una vigilancia más efectiva para verificar que las empresas están cumpliendo adecuadamente con su obligación de llevar un registro preciso de la jornada laboral.

¿Cuáles son las sanciones para las empresas que no tengan un registro de la jornada laboral?

El artículo 7 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social recoge como infracciones graves:

“La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores”.

Desde que se aprobó el RDL que obligaba a las compañías a mantener un registro de la jornada laboral de todos sus trabajadores, las empresas se han visto envueltas en diversas sanciones.

Para evitar que las empresas sigan incurriendo en infracciones, en el caso de no cumplir con el registro de jornada laboral deberían hacer frente a unas cuantías (dependiendo de la gravedad de los hechos).

El incumplimiento del registro de la jornada queda tipificado como una infracción grave en materia de relaciones laborales, cuya multa oscilará entre 751 a 7.500 euros.

Las sanciones por incumplimiento del registro horario podrían elevarse por encima de los 10.000 euros

Como comentamos, actualmente las multas por no llevar adecuadamente el registro horario pueden ser de hasta 7.500 euros.

Sin embargo, desde el Gobierno han informado que están trabajando en un nuevo sistema, ya que las sanciones actuales podrían no ser lo suficientemente disuasorias para evitar malas conductas.

A través del nuevo sistema las multas por incumplimiento del registro horario podrían suponer hasta más de 10.000 euros para las empresas que no cumplan con la normativa.

¿Qué pasa si los trabajadores se niegan a fichar su jornada laboral?

Hay ocasiones en las que las empresas cumplen con su deber de incorporar un sistema de registro de la jornada, pero son los trabajadores quienes deciden no fichar.

No fichar se puede considerar como un incumplimiento laboral, por lo que la empresa tendrá la potestad de sancionar a las personas trabajadoras que no estén cumpliendo con sus obligaciones.

Es importante entender que al no fichar no hay constancia de las horas que ha trabajado la persona empleada y se puede entender que se ha ausentado de su puesto de trabajo.

Si se trata de un olvido de manera puntual al fichar, simplemente se advertirá a la persona empleada, pero si directamente esa persona se niega a fichar entonces se le sancionará.

La sanción podría ir desde una suspensión temporal hasta un despido.

¿Conocías la obligación de registrar la jornada laboral? Déjanos más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!

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