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6 hábitos que debes cambiar tras la nueva Ley de Protección de datos

6 hábitos que debes cambiar tras la nueva Ley de Protección de datos

Ya han pasado 3 años de la entrada en vigor del Reglamento Europeo en materia de Protección de Datos, conocido como RGPD. Por eso, hoy queremos recordar 6 hábitos que debes aplicar en tu empresa para cumplir la Ley de Protección de Datos y RGPD:

 

1. Protege tu equipo informático

Seguro que confías plenamente en tu entorno de trabajo y muchas veces, cuando te levantas a realizar alguna gestión, dejas abierta tu sesión en el ordenador, porque reconozcámoslo, nos da mucha pereza introducir la contraseña de nuevo e iniciar sesión.

Tras el RGPD lo correcto sería dejar bloqueado tu equipo cuando te ausentes de tu puesto de trabajo. Y por supuesto, no compartir tus contraseñas, ni apuntarlas en lugares visibles. Estos gestos ayudarán a proteger el contenido de tu ordenador.

Ahora que el teletrabajo se ha extendido en muchas empresas, se ha incrementado el uso de memorias externas y USB con datos de clientes o claves. Estos deben ser custodiados debidamente.

Otro hábito saludable es no guardar contraseñas importantes en el «llavero» de Google Chrome o Mozzilla. ¿Sabías lo fácil que resulta para cualquier informático averiguar tus contraseñas desde este llavero?

 

2. Vigila estos detalles cuando envíes email 

Uno de los pasos fundamentales para adaptarse al RGPD es cambiar la firma de tu email, incluyendo las referencias normativas al Reglamento, e informando al usuario al que se envía sobre sus derechos y obligaciones de confidencialidad.

Y por supuesto, se debe especificar qué fin se dará a sus datos y a quién deben dirigirse en caso de no querer que se le continúen enviando emails.

Muy importante: Suele ser el error habitual, cuando envíes un email a varias personas, utiliza siempre la opción CCO. Es decir, con copia oculta. Esto te evitará muchos problemas, ya que si no lo utilizas, estarás enviando el contacto de email de personas a un tercero sin su autorización.

Y por último, todo el personal debe ser informado sobre el uso de internet y correo corporativo, que debe ser sólo con fines profesionales.

 

3. Mantén tu espacio ordenado y sin documentación confidencial

Aquí más de uno/a se estará llevando las manos a la cabeza, porque cuidar este tipo de detalles en pleno mes de impuestos puede ser una locura, ¿verdad?

El RGPD afecta a todos los datos, también a los incluidos en documentos impresos. Si por algún motivo alguno de estos datos llegan a personas inadecuadas, puede suponer un riesgo para tu empresa.

Si dispones de archivo físico, lo recomendable es que establezcáis un protocolo para su uso y que todos los documentos que allí se guardan estén protegidos de alguna manera. Por ejemplo, una cámara de seguridad o un cierre con llave.

En el caso de usar una impresora o escáner, no olvides retirar los originales y todas las copias que hayas hecho.

 

4. Atender adecuadamente a los clientes que quieren ejercer sus derechos 

Tras la entrada en vigor del Reglamento recibimos infinidad de emails informando sobre las políticas de privacidad, sobre el uso de tus datos, y ya llega un momento que ni los leemos, ¿verdad?

Bien, pues debes saber que en la mayoría de ellos te informan sobre tus derechos como usuario, con la entrada en vigor de la nueva normativa tienes derecho a ser informado sobre los datos que constan sobre ti, a su rectificación, y por supuesto a solicitar la baja si no deseas recibir más emails comerciales.

Esto te puede ocurrir también con tus clientes, que te soliciten ejercer sus derechos.

Es fundamental que todas las solicitudes de baja se atiendan adecuadamente y se les dé una respuesta ágil confirmando la baja en tu base de datos.

Y más importante aún, si han solicitado la baja, debes recopilar todas estas solicitudes para evitar enviarle emails de nuevo por error.

Si utilizas alguna herramienta para el envío de email como Activecampaign o Mailchimp, suelen tener un listado donde se almacenan todos los email que han solicitado su baja del fichero e impiden que se le envíen nuevos email a los usuarios incluidos.

 

5. Disponer de un consentimiento informado para recoger los datos

A la hora de recoger los datos de clientes, bien sea vía online, como de forma impresa, tus formularios deben contener un consentimiento informado donde les facilites todos los detalles sobre el uso de esos datos.

El consentimiento informado debe permitir que haya una aceptación «libre, específica, informada e inequívoca por la cual el interesado acepta, mediante clara acción afirmativa, el tratamiento de sus datos personales». Como puede ser por ejemplo, la marcación de un «check box» antes de enviar un formulario en tu web.

En caso de incidencia, tu empresa estará obligada a demostrar que cuenta con ese consentimiento informado para usar los datos de los clientes.

 

6. Conserva los datos según los plazos legales

Algo que también se debe cumplir con rigurosidad, tras la entrada en vigor del RGPD son los plazos de conservación de los documentos.

Según indica el Reglamento, no se deben conservar estos datos más allá del necesario para cumplir con el servicio o del tiempo legalmente establecido.

Normalmente en un despacho profesional este tiempo puede oscilar entre 4 y 10 años, por motivos relacionados con la Ley de prevención de blanqueo de capitales y para atender a posibles requerimientos de las autoridades.

A continuación te ofrecemos un resumen de lo más destacado y sus referencias normativas:

  1. Datos contables y mercantiles: 6 años. (Artículo 30 CC).
  2. Datos fiscales (liquidaciones, deuda, devoluciones, etc..): 4 años. (Artículo 66 de la Ley 58/2003).
  3. Seguridad Social: 4 años. (Artículo 4.2 del Real Decreto Legislativo 5/2000).
  4. Prevención de Riesgos Laborales: 5 años. (Artículo 4.3 del Real Decreto Legislativo 5/2000).
  5. Currículum vitae: se recomienda como máximo un año. Lo recomendable es su destrucción una vez que se haya finalizado el proceso de selección para el que fueron recogidos.

Muy importante: debes informar a tus clientes sobre el margen temporal al que estás obligado a conservar la documentación que incluye sus datos.

Y una vez que ya no sean necesarios, deberán ser destruidos. En el caso del material impreso, te aconsejamos utilizar una destructora de papel o contratar los servicios de una empresa que te facilite una certificación de dicha destrucción si es mucho volumen.

Formación bonificada para empresas de Grupo2000

A continuación compartimos con vosotros esta infografía que hemos elaborado para que os sea más fácil cumplir con estos consejos y la podáis imprimir para tener a mano:

Infografia_LOPD_Grupo2000

Si te preocupa el tema del cumplimiento del Reglamento de Protección de Datos, también puedes leer los siguientes artículos de nuestro blog:

¿Cómo debe adaptarse mi despacho profesional al RGPD?

¿Cómo afecta la normativa de Protección de datos a las pymes?

Qué empresas están obligadas a tener delegado de protección de datos

 

 

 

 

¿Cómo hacer la declaración de la renta en tiempos de coronavirus?

¿Cómo hacer la declaración de la renta en tiempos de coronavirus?

Ya ha comenzado la campaña de la renta con una dificultad añadida: el confinamiento. ¿Cómo hacer la declaración de la renta en tiempos de coronavirus?

El día 1 de abril comenzó la presentación de la que será probablemente la campaña más deseada, miles de contribuyentes desean obtener la devolución de Hacienda lo antes posible para mejorar su situación económica.

Medidas de prevención como el confinamiento de gran parte de la población y el cierre de puertas de AEAT no lo ponen fácil, sobre todo para la identificación del contribuyente.

En principio, si las circunstancias lo permiten, está previsto que el servicio de cita previa de Hacienda comience el 13 de mayo. Pero si no quieres esperar, en este artículo veremos varias opciones para poder hacer la declaración desde casa:

Cómo hacer la Declaración de la Renta online

Hacienda ha habilitado con en años anteriores dos vías online para presentar tu declaración:

  • El servicio de tramitación Renta Web, a través de su página www.agenciatributaria.es
  • A través de su aplicación «Agencia Tributaria», que puedes descargar de forma gratuita en tu teléfono.

Renta Web te permitirá tramitar y presentar tu borrador y declaración.

Desde la aplicación móvil se puede tramitar el borrador en un sólo clic, consultar el estado de tu declaración o solicitar cita previa.

Existe un servicio telefónico «Le llamamos», con el que Hacienda te llamaría para ayudarte a confeccionar la declaración por teléfono a partir del 7 de mayo. No obstante, la saturación de la Administración puede hacer que no funcione como en anteriores ejercicios.

Cualquiera de los trámites online se inician a través de una identificación mediante DNI electrónico, Clave PIN o Certificado Digital.

Tras identificarte, debes consultar o modificar tu declaración. Para ello, debes seleccionar la opción «Borrador/Declaración Renta Web».

Si es la primera vez que accedes, verás tus datos identificativos y componentes de tu unidad familiar. Revisa que está todo correcto y haz las modificaciones que correspondan.

Aunque tu estado civil sea casado, si lo deseas, puedes realizar la declaración individual marcando la casilla que lo indica. Si va a ser conjunta, debes identificar también a tu cónyuge con su referencia.

Si la aplicación detecta que tienes que añadir datos fiscales adicionales, te lo irá indicando. Una vez introducidos, podrás ver un resumen de resultados.

Un consejo: no aceptes el borrador de tu declaración sin comprobar que esté correcto antes con tu asesor fiscal. Son servicios esenciales y siguen trabajando para ayudarte. Y la forma más fiable de realizar tu Renta.

Cómo identificarse. ¿Se puede conseguir un certificado digital online?

 

Cl@ve PIN:

Para identificarse online, puedes utilizar el Sistema Cl@ve PIN. Debes tener en cuenta que esta clave es temporal y tiene una validez limitada para hacer esta gestión. A través de la App Store también existe una aplicación para conseguir tu Cl@ve PIN.

Si estás registrado podrás utilizar este sistema. Si no, tendrás que registrarte en la web de AEAT. Te enviará una carta a tu casa con un código de acceso. La App agiliza el proceso.

Importante: parece que hay más aplicaciones similares no oficiales, que están aprovechando la situación y están creando confusión. Debes tener cuidado ya que la información que facilitas es muy delicada. Un consejo para distinguir la oficial, debe tener el logo de AEAT y en el nombre de autor, debe indicar que es la Agencia Tributaria.

Certificado Digital:

Otra forma de identificación es a través del DNI electrónico. Si no dispones de DNIe, puedes solicitar un Certificado Digital.

Puedes obtener tu Certificado Digital online en el momento, solicitándolo en Grupo2000. Somos Autoridad de Registro. Emitimos el Certificado Digital en la nube con plena validez legal y un sistema de encriptado de máxima seguridad.

La ventaja es que, además de ser el formato más seguro de Certificado Digital, te permitirá realizar tu declaración en el mismo día.

Si lo prefieres, también podrás delegárselo formalmente a tu asesor de confianza, sin moverte de tu casa, a través de tu zona privada FirmaCloud.

La delegación que permite nuestro certificado digital online es imprescindible, ya que puedes limitar el uso que haga el asesor desde tu zona privada (por ejemplo, sólo para realizar tu declaración) y comprobar todas las gestiones que haya realizado con él, puesto que quedan registradas.

Para conseguir tu Certificado, contacta con nosotros en el 958 998 294 o el Punto de Verificación más cercano a tu domicilio.

Si eres un despacho profesional, también puedes ser Punto de Verificación y emitir certificados digitales online a tus clientes en el mismo día. Consúltanos como formar parte de nuestra red.

Novedades importantes para la campaña de la Renta 2019

Esta campaña, que se presenta entre el 1 de abril y el 30 de junio de 2020, trae dos novedades importantes:

Se incrementa el importe exento de declarar con más de 2 pagadores

En la renta del año 2018, estaban obligados a declarar los contribuyentes con más de un pagador cuyos ingresos anuales por rendimiento de trabajo fuesen superiores a 12.643 euros.

Para la declaración de 2019, esta cifra se incrementa hasta los 14.000 euros, estando menos personas obligadas a declarar. Es decir, si has estado contratado por 2 o más empresas y la suma de tus ingresos no llegó a los 14.000 euros, no estarás obligado a hacer la Renta.

Se incluye en un apartado toda la información de inmuebles

De esta forma, incluirán en este apartado toda la información relacionada con inmuebles de los que sea titular el contribuyente y los usos durante el ejercicio.

En caso de que haya habido un arrendamiento, se desglosarán los conceptos para ayudarte a calcular el rendimiento de capital inmobiliario, en concreto, los destinados a amortización.

En la campaña de 2020, este importe de amortización aparecerá directamente en Renta Web.

Así mismo, se especifica que sólo deberán identificarse los NIF de los arrendatarios cuando sea un alquiler de una vivienda destinada a vivienda habitual, no debe informarse de los arrendatarios si es un arrendamiento turístico o local de negocio.

Esperamos que esta información sea de ayuda. ¿Ya has presentado tu declaración? ¿Has tenido dificultades este año? Déjanos un comentario más abajo. ¡Gracias!

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Se puede perdonar el 70% de la deuda del autónomo tras esta sentencia

Se puede perdonar el 70% de la deuda del autónomo tras esta sentencia

Se puede perdonar el 70% de la deuda del autónomo tras esta sentencia del Tribunal Supremo que beneficia a todos aquellos que estén en situación de deuda con la Administración y también se declaren en quiebra.

 

Sentencia del Tribunal Supremo que reconoce el perdón del 70% de la deuda para el autónomo

En 2015 ya se aprobó la Ley de la Segunda Oportunidad, cuyo fin era ayudar a todos aquellos empresarios que deseaban volver a iniciar una actividad por cuenta propia, tras haber cerrado su anterior negocio por motivos de insolvencia.

Esta Ley pretendía que el autónomo pudiese negociar el pago de la deuda de forma que fuera viable para él volver a empezar.

Pero en la práctica, esta Ley no aportaba toda la flexibilidad que una pequeña empresa precisa en esas circunstancia.

Una de las exigencias de ATA: que se incluyan las deudas de Hacienda o Seguridad Social en la Ley de Segunda Oportunidad, todavía no se ha logrado. 

Sin embargo, ahora con esta sentencia del Tribunal Supremo del 2 de julio, se amplía la capacidad de los juzgados de lo mercantil para que sean quien decida si se puede condonar hasta el 70% de la deuda de un autónomo insolvente ante la Administración.

Además, con el resto de la deuda se plantea que el Tribunal pueda definir un plan de pagos fraccionados de hasta 5 años.

Esta sentencia del Supremo desestima el recurso de casación de AEAT y abre la puerta a que a los autónomos deudores se les pueda perdonar más del 50% de su deuda con la Administración, más intereses y recargos.

Este fallo es sin duda una buena noticia para el colectivo, ya que tendrá más posibilidades de poder iniciar un nuevo negocio tras una situación de quiebra.

¿Qué opinas de esta noticia? Nos encantaría conocer tu opinión, déjanos un mensaje más abajo. ¡Gracias!

 

Fuente: CincoDías y ABC.

 

Curso de Gestión Financiera Imprescindible para Pymes

Sanciones de 10.000 euros por trabajador por contratar falsos autónomos

Sanciones de 10.000 euros por trabajador por contratar falsos autónomos

El Gobierno establece sanciones de 10.000 euros por trabajador por contratar falsos autónomos para las empresas que realicen estas malas prácticas.

 

Nuevas sanciones para las empresas que contraten falsos autónomos

El Gobierno, en sintonía con el Plan Director por un Trabajo Digno de la actual campaña de Inspección de Trabajo, ha introducido cambios en la normativa para endurecer las sanciones para las empresas que empleen falsos autónomos.

En concreto, la Disposición Final Cuarta del Real Decreto Ley 28/2018, introduce una nueva infracción en el artículo 22 de la LISOS:

«16. Comunicar la baja en un régimen de la Seguridad Social de trabajadores por cuenta ajena pese a que continúen la misma actividad laboral o mantengan idéntica prestación de servicios, sirviéndose de un alta indebida en un régimen de trabajadores por cuenta propia. A estos efectos se considerará una infracción por cada uno de los trabajadores afectados.»

Es decir, a partir del 1 de enero de 2019, fecha de entrada en vigor de este cambio, las empresas que den de baja a un trabajador, que posteriormente se convierta en autónomo para realizar la misma actividad, serán sancionadas.

Las sanciones que establece la citada Disposición son considerables, y se aplicarán en función de la gravedad:

  • Grado mínimo: de 3.126 € hasta 6.250 €.
  • Grado medio:  de 6.251 € hasta 8.000 €.
  • Grado máximo: de 8.001 € hasta 10.000 €.

 

Campaña de Inspección contra los falsos autónomos

Este cambio normativo tiene el fin de disuadir a las empresas, ante la subida del Salario Mínimo Interprofesional e impuestos, para que no se vean tentadas en realizar estas malas prácticas.

Las sanciones se aplicarán en todas aquellas situaciones en las que se detecten falsos autónomos, que deberían haber sido dados de alta en el Régimen General por cuenta ajena, puesto que trabajan para la empresa.

Hasta ahora, Inspección obligaba a la empresa a regularizar el contrato y a asumir el cargo por la diferencia en las cotizaciones. Normalmente quedaba ahí y no aplicaba sanciones.

En 2019, con la nueva normativa, podrán aplicar sanciones de hasta 10.000 euros. Y más importante aún, dichas sanciones serán por trabajador afectado.

Nos encantará conocer tu opinión sobre el tema. ¿Nos dejas un comentario a continuación?

 

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¿Ya puede hacer el autónomo formación bonificada?

¿Ya puede hacer el autónomo formación bonificada?

¿Ya puede hacer el autónomo formación bonificada? Esta es una de las preguntas que más nos estáis planteando a raíz de los nuevos cambios en la cotización de este colectivo. Os informamos de todo a continuación:

El autónomo cotiza por formación desde el 1 de enero de 2019

El Real Decreto Ley 28/2018, de 28 de Diciembre, en su artículo 7, sobre los tipos de cotización en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores Autónomos establece que serán para 2019, los siguientes:

 

Concepto Tipos de cotización
Por contingencias comunes 28,30 %
Contingencias profesionales IT 0,46 %
Contingencias profesionales IMS 0,44 %
Cese de actividad 0,7 %
Formación Profesional 0,1 %

 

Según establece la norma, desde el 1 de enero de 2019, los autónomos podrán cotizar por la contingencia de Formación Profesional un 0,1%.

Pero esto, ¿qué quiere decir? ¿Significa que podrá acceder a formación bonificada a través de los créditos, como los trabajadores en Régimen General? Lo vemos más adelante.

¿Puede hacer formación bonificada el autónomo a través de los créditos de FUNDAE?

En la Ley 30/2015, de 9 de Septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral, abría la puerta a que el autónomo pudiera realizar formación bonificada a través de las Comunidades Autónomas y organizaciones representativas de los trabajadores autónomos.

Pero a día de hoy, todavía no existe la normativa específica que permita hacer uso de los créditos de formación bonificada (formación continua) a los autónomos para formarse.

Este tipo de formación bonificada, por el momento está limitada a los trabajadores en Régimen General, que son los que pueden realizar estos cursos.

Desde Grupo2000 hemos planteado la consulta ante FUNDAE, que indica que «actualmente no se ha publicado resolución alguna que enmarque al colectivo de trabajadores autónomos como beneficiarios directos de las bonificaciones por formación continua».

Por tanto, a no ser que se apruebe nueva normativa en los próximos meses. De momento, todo parece indicar que el sector de los autónomos tendrá que seguir esperando para poder acceder.

Es un colectivo que se vería enormemente beneficiado de esta medida, que llevan reclamando desde hace tiempo, y les permitiría actualizarse y mejorar la competitividad de su negocio.

Desde Grupo2000 haremos un seguimiento a la evolución de este asunto, y os informaremos en cuanto haya alguna novedad al respecto.

 

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Fuente: BOE y FUNDAE.

 

Entra en vigor la nueva Ley de Protección de Datos

Entra en vigor la nueva Ley de Protección de Datos

Hoy entra en vigor la nueva Ley de Protección de Datos: la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de Diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Esta nueva norma, publicada en el BOE el pasado día 6 de Diciembre,  deroga la antigua Ley Orgánica de Protección de Datos y transpone la normativa europea (RGPD) en materia de protección de datos.

El texto recoge la normativa europea y la adapta a nuestro ordenamiento. Además, en su título X incluye 17 nuevos derechos digitales para los ciudadanos españoles en materia de protección de datos.

Entre las novedades más destacadas que aporta esta nueva Ley destacan las siguientes:

 

  • Permite el uso de datos de terceros por parte de los partidos políticos:

Modifica el artículo 58 bis de la Ley Electoral, permitiendo que se recojan datos de terceros con el fin de utilizarlos con fines políticos.

  • Regula figuras importantes para la empresa como el encargado del tratamiento o el delegado de protección de datos (DPO):

En el Título V de la norma se establecen los requisitos, función y responsabilidad de estas figuras en el seno de la empresa, frente al tratamiento de los datos.

En el artículo 34 se amplía el listado de empresas y entidades obligadas a disponer de un delegado de protección de datos.

  • Principio de responsabilidad activa:

Se vuelve a hacer hincapié en el principio de responsabilidad activa, que requiere que haya una valoración previa del responsable o del encargado del tratamiento sobre el riesgo que pudiera existir el tratamiento que se realice de los datos personales, y así, adoptar las medidas que correspondan.

  • Se modifica el procedimiento sancionador:

El artículo 63 y siguientes, se encargan de establecer las infracciones leves, graves y muy graves, incrementando la cuantía de las sanciones, que pueden llegar a ser incluso de 20 millones de euros. Las sanciones oscilarán en función de la capacidad económica de la empresa sancionada y del criterio del sancionador.

  • Nuevos derechos para los trabajadores en relación a sus datos y a la desconexión digital:

El artículo 88 incluye nuevos derechos laborales, que se modifican el Estatuto de los Trabajadores sobre la desconexión digital y los artículos 89 y siguientes, recogen el derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de vídeo-vigilancia en el lugar de trabajo, el derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de geolocalización, derechos digitales en la negociación colectiva.

  • Cambios en la inclusión en los ficheros de morosos:

Se modifica la cifra a partir de la cual se puede incorporar a un cliente que no paga a este tipo de ficheros, pasando de 1 € (como era hasta ahora) a más de 50 euros.

En el caso de las Administraciones, sólo podrán publicar el nombre completo del ciudadano y cuatro cifras del DNI cuando tengan que publicar anuncios en el BOE, en el caso de que no se conozca el domicilio del infractor o no se le pueda localizar.

Otros nuevos derechos interesantes que se regulan son: la protección de datos de los menores en internet, el derecho al olvido en las búsquedas en internet, redes sociales, etc.

 

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Fuente: BOE.

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